4 Tipps, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren

Für die meisten Unternehmen geht es heute darum, schnell und effizient zu arbeiten. Das gilt vor allem dann, wenn sie auf eine digitale Buchhaltung setzen. Läuft vom Posteingang über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Archivierung alles elektronisch ab, so lässt sich viel Zeit sparen und Arbeitsabläufe gestalten sich wesentlich schneller sowie effektiver. Doch gerade bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen gilt es, einige wichtige Dinge zu beachten. Welche das sind und welche vier wichtigen Tipps Sie kennen sollten, wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kernkompetenzen besser nutzen

Generell gilt: Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, ist auf dem besten Weg, die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung seines Unternehmens wesentlich effizienter zu gestalten. Denn eine digitale Eingangsrechnung sorgt dafür, Kommunikationswege zu verkürzen und direkter zu gestalten. So muss das Personal seine Arbeitszeit nicht für langwierige Routineaufgaben verschwenden, sondern kann sie, seinen Kernkompetenzen entsprechend, für andere gewinnbringende Projekte einsetzen. Damit das in der Praxis tatsächlich funktioniert, sollten Sie die folgenden vier Tipps kennen, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren:

1. Wählen Sie das richtige Aufbewahrungsmedium

Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht. Eine elektronische Archivierung ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Rechnungen mittels digitalem Archiv elektronisch archivieren bedeutet dabei, Dokumente auf einem digitalen Datenträger inhouse oder in der Cloud zu speichern. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.

Geht es darum, steuerlich aufzubewahrende Dokumente zu archivieren, so darf das Medium zur Aufbewahrung nicht frei gewählt werden. Denn elektronische Rechnungen und Belege müssen in jedem Fall elektronisch archiviert sein. Konkret bedeutet das: Eine elektronische Rechnung auszudrucken und abzuheften, ist keine korrekte Archivierung! Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung. Zudem sollte das Speichermedium nicht veränderbar sein. Hier empfiehlt es sich, auf einen Datenträger zu setzen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt.

Wer auf zusätzliche Hardware verzichten möchten, kann seine elektronischen Rechnungen optimal in der Cloud archivieren. Diese digitale Form der Archivierung hat mehrere entscheidende Vorteile: Cloud-Lösungen bieten einen unbegrenzten Speicherplatz, wobei der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks lässt sich mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen und hosten ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für die E-Rechnung.

2. Achten Sie auf Format und Lesbarkeit der Dokumente

Wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren möchten, ist es unbedingt notwendig, darauf zu achten, diese genau in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind. Zwar ist es möglich, alle elektronischen Dokumente wie Rechnungen und Belege in einem betriebsinternen Format abzuspeichern. Diese sind dann jedoch immer in Verknüpfung mit der Originaldatei aufzubewahren. Außerdem ist es ein Muss für die elektronische Archivierung von Rechnungen, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet. Zudem ist es sehr wichtig, dass alle Dateien im elektronischen Archiv innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind.

3. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen. So müssen alle Dokumente mindestens zehn Jahre lang im Archiv liegen und jederzeit zugänglich sein. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf ein Dokument gelöscht werden. Diese Frist ist gesetzlich festgelegt. Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren will, sollte also sicherstellen, dass jedes Dokument rechtlichen Anforderungen gemäß aufbewahrt ist. Gelangt eine Rechnung als Anhang einer E-Mail, also beispielsweise als PDF-Datei, in Ihr Unternehmen, so geht es in erster Linie darum, die angehängte Datei zu archivieren. Die E-Mail selbst hingegen müssen Sie nicht zusätzlich speichern.

Unbedingt berücksichtigen sollten Sie auch, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren geht. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das Rechnungen elektronisch archivieren möchte, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lassen sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern und eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleisten.

4. Wählen Sie das richtige System zur Archivierung

Haben Sie den Entschluss gefasst, in Ihrer Buchhaltung auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung zu setzen, so haben Sie einen entscheidenden Vorteil auf Ihrer Seite: Die digitale Archivierung ist technologieneutral. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, dass Sie in der Wahl des entsprechenden Systems gänzlich frei sind. Dennoch muss dieses ein paar rechtliche Vorgaben erfüllen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen.

Auch wichtig ist, dass die Software, mit der Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren wollen, eine Revisionssicherheit garantiert. Diese stellt für die elektronische Archivierung sicher, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen noch verändert werden kann. Nur damit ist es Ihnen als Unternehmen erlaubt, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu entsorgen. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie zudem auf das Thema Sicherheit legen. So muss die von Ihnen gewählte Software höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.

Beachten Sie diese vier Tipps, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren, sollte das auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Erleichterung und Effizienzsteigerung der alltäglichen Arbeitsprozesse sein.

 

Mit einem Aktenplan zur strukturierten Ablage

Unter einem „Aktenplan“ versteht man die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation – also der Akten. Geht es um die Digitalisierung in Behörden, lässt sich ein solcher Aktenplan ohne weiteres vollständig durch eine moderne Dokumentenmanagement-Software (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) abbilden. Spezielle Systeme für das sogenannte Records Management, wie sie in den USA entwickelt worden sind, werden daher zur digitalen Schriftgutverwaltung oder Aktenführung heute nicht mehr benötigt.

Die Bedeutung eines Aktenplans steigt mit der Zahl der Personen, die arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten (z. B. in Projekten). Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.

Darum lohnt sich ein Aktenplan

Ein Aktenplan ist außerdem vor allem dann sinnvoll, wenn es viele unterschiedliche Arten von Dokumenten gibt, wenn die Dokumente nach mehreren Kriterien abgelegt werden können oder wenn häufig nach Dokumenten gesucht wird. Letzteres kommt meistens dann vor, wenn diese oft falsch abgelegt werden oder sich nicht rein alphabetisch oder numerisch zuordnen lassen. Allein die schiere Menge an Dokumenten, die täglich entsteht, kann Anlass dafür sein, über einen Aktenplan nachzudenken.

Wenn ein digitales DMS oder ein ECM eingeführt wird, kann der Aufbau eines Aktenplanes ein erster Schritt zur Strukturierung des digitalen Archivs sein. Ist die Ablage erst einmal strukturiert, lassen sich intelligent indexierte Dokumente aber auch über frei definierbare Ordnerstrukturen abbilden und schnell wiederfinden. Auch deshalb scheiden sich bei dem Thema Aktenplan in der Praxis die Geister.

Der Aktenplan in der Praxis

Heute übernimmt das DMS die Aufgaben, für die vor der Büroreform in den 1920er- und 1930er-Jahren die sogenannte Registratur zuständig war – als die mit der Schriftgutverwaltung eigens beauftragte Stelle. Kommt in der Verwaltung bereits ein Aktenplan zum Einsatz, wie es bei Behörden die Regel ist, sollte dieser in das digitale Dokumenten-Management übernommen werden.

Wird aber ein Aktenplan in der Praxis nicht „gelebt“, muss dessen Übernahme in das DMS nicht zwingend erfolgen, denn mit einem DMS können sogar Aufbewahrungs-/Aussonderungsfristen schon direkt bei Anlage einer digitalen Akte automatisch mitgegeben werden. Sie müssen also nicht über den Aktenplan geregelt werden, beispielsweise zur Abdeckung von HGB- oder GOBD-Anforderungen. Also lohnt es sich, sich bei der Produktauswahl für ein DMS zu entscheiden, das sowohl Aktenpläne abbilden kann als auch eine geordnete Ablage ohne Aktenplan unterstützt. So kann auf die unterschiedlichen Bedürfnisse einzelner Abteilungen besser reagiert werden.

Das DMS als ganzheitliche Lösung

Integrierte DMS-Lösungen zeichnen sich durch einen ganzheitlichen Ansatz aus; Records Management ist dabei nur einer von vielen Bausteinen, mit denen das DMS den Prozess der Dokumentenverarbeitung durchgängig unterstützt – vom Eingang der Dokumente über Änderungen und Weitergabe bis hin zur Löschung.

Vorteilhaft ist dabei die gemeinsame Benutzung der Dokumente in unterschiedlichsten Anwendungen (z.B. Workflow, Desktop-Bearbeitung, Records Management, Search, Publishing, Archivierung etc.) und die breite Unterstützung von Server-Plattformen und Speichersystemen sowie ERP- und CRM-Programmen.

Aus Anwendersicht ist hier darauf zu achten, dass das DMS die Anforderungen an ein Records Management auch tatsächlich und vollumfänglich erfüllt, denn oft wird lediglich die ohnehin vorhandene Funktionalität der elektronischen Archivierung als Records Management tituliert.

DMS und Records Management

Spezialisiert auf dieses Thema sind Records Management-Systeme, die ihre Wurzeln meistens im anglo-amerikanischen Markt haben. Sie verfügen logischerweise über sämtliche Kernfunktionen: Aktenplan, Life-Cycle-Regeln, Berechtigungsschemata und Metadatenverwaltung. 

Das ist bei der Aktenführung per DMS anders, falls das DMS auch Records Management „kann“ und die wichtigen Merkmale der Aktenführung unterstützt. Neben Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregeln sowie langfristig stabilen und neutralen Berechtigungen zählen dazu vor allem einheitliche Metadaten für alle Objekte. Um die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen zu erfüllen, sind darüber hinaus folgende Eigenschaften und Funktionen wichtig:

Aktenpläne: Ein aufgabenbezogenes, mehrstufiges Ordnungssystem mit hierarchischer Gliederung erlaubt das Bilden und Kennzeichnen von Akten und das Zuordnen von Schriftstücken.
Visualisierung der Ordnungsstrukturen: Anwender können über eine grafische Oberfläche gezielt zu Dokumenten oder anderen Objekten navigieren.
Kontrollierte Ordnungs- und Begriffsbildung: Änderungen werden entweder ausgeschlossen oder aber kontrolliert und bleiben nachvollziehbar.
Audit-Trails: Information über alle Aktivitäten, die einen Einfluss auf die Records haben, werden so gespeichert, dass eine Rekonstruktion dieser Aktivitäten möglich ist.
Medien- und Formatunabhängigkeit in Bezug auf die verwalteten Objekte.
Ordnungsmäßigkeit: Regional und branchenspezifische gesetzliche bzw. regulatorische Anforderungen werden erfüllt.
Der Aktenplan schafft Ordnung

Der Aktenplan wird durch das Hinzufügen von Ebenen aufgebaut, die aus Kategorien und Ordnern bestehen. Dabei gelten die folgenden Regeln:

  • Die oberste Ebene des Aktenplans kann nur Datensatzkategorien enthalten.
  • Eine Kategorie kann andere Kategorien und Ordner enthalten.
  • Ein Ordner kann nur Datensätze enthalten.

Nur wenige Benutzer erhalten überhaupt die Möglichkeit, Ordner und Kategorien hinzuzufügen. Dies wird streng kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Ablage konform zum Aktenplan bleibt. Manche Benutzer dürfen nur Ordner, aber keine Kategorien erstellen, andere können lediglich Datensätze hinzufügen. Diese Fähigkeiten, die einer Benutzerrolle zugewiesen werden, sind nicht dasselbe wie Berechtigungen.

Fähigkeiten definieren generell, was man im DMS tun darf, während Berechtigungen spezifisch für Abschnitte des Aktenplans sind und auf Kategorie- und Ordnerebene angewendet werden. Sie entscheiden darüber, welche Benutzer einen Abschnitt des Aktenplans sehen können – und ob sie in diesem Abschnitt nur lesen oder auch ablegen dürfen.

Aufbau eines neuen Aktenplans

Vor dem Aufbau eines neuen Aktenplans steht immer die Bestandsaufnahme: Welche Dokumente fallen überhaupt an – Lieferscheine, Verträge, Bestellungen? Dann werden alle Sachbegriffe erfasst, zu denen Dokumente abgelegt werden, z.B. Kunden, Produkte oder Regionen. Anschließend werden sinnvolle Hauptgruppen gebildet, zum Beispiel Kontinente oder Branchen. Hier kann es Synonyme geben; deshalb muss sich das Team beim Aufbau des Aktenplans bei den Gruppen sowie Unter- bzw. Sachgruppen immer auf eine Begrifflichkeit einigen, beispielsweise entweder auf „Holland“ oder „Niederlande“. Dann wird der Aktenplan um zusätzliche Arbeitshilfen ergänzt, zum Beispiel um Ablageregeln, Stichwortregister oder Hinweise zu Aufbewahrungsfristen.

Fazit

Ablage und Archiv effektiv nutzbar machen heißt also: Standards entwickeln und durchsetzen – mit einem Aktenplan. Darin wird festgehalten, wo welches Dokument abgelegt wird. Und das unabhängig davon, ob das auf Papier oder in einem digitalen Speichersystem erfolgt. Die Struktur dieses Aktenplans ergibt sich aus den Sachgebieten (= Haupt- oder Obergruppen), entsprechenden Untergruppen und Stichworten. Außerdem wird eindeutig festgelegt, wie die Dokumente benannt werden und nach welchem Ordnungssystem abgelegt wird – zum Beispiel alphabetisch, numerisch, zeitlich oder geografisch.

Die 5 wichtigsten Fragen an DMS-Anbieter

Sucht ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) eine Lösung für seine Probleme beim Dokumenten-Management, lautet oft die erste Frage: Was kostet das DMS? Ist es zu teuer, bleiben die Probleme, weil die Investition in das neue System gescheut wird. Fällt die Entscheidung für ein kostengünstiges DMS und erfolgt die Implementierung „quick and dirty“, werden in der Regel nur einige wenige der akuten Schwachstellen behoben.

Der Grund dafür liegt auf der Hand: Der Fokus auf den Preis ist der falsche Ansatz bei der Auswahl eines DMS. Die richtige Lösung behebt nicht nur das ein oder andere Problem beim Dokumentenmanagement, sondern steigert die Effizienz des Unternehmens nachhaltig. Ist das DMS zu teuer, um das aktuelle Problem zu lösen, wird ein KMU auf den Einsatz verzichten und weiter Zeit, Geld und Arbeit mit dem „Papierkram“ verschwenden. Denn gerade bei kleinen und mittelständischen Betrieben ist es typisch, dass die Ablage aus Papierstapeln auf den Schreibtischen und Aktenordnern in Regalwänden bestehen. Wer schon seit Jahren so arbeitet wird sich zur Not auch in Zukunft damit arrangieren – zumal dann, wenn es im Unternehmen aus unterschiedlichsten Gründen Vorbehalte gegen die Digitalisierung gibt.

Das wäre genauso fatal wie die übereilte Anschaffung einer Software, nur weil sie billig ist. Wenn irgendein Entscheider irgendein DMS schnell kauft, ohne dass die IT-Abteilung und die späteren Nutzer gefragt werden, hapert es beim Einsatz typischerweise an der Akzeptanz und an der Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur. Dieser Quick-and-Dirty-Ansatz mag für Spezialprobleme taugen, nicht aber für die Einführung einer strategischen Lösung für das digitale Dokumenten-Management. Diese soll schließlich langfristig nutzbar sein – früher oder später auch unternehmensweit.

Deshalb ist eine gründliche Analyse sowohl der Softwarelösung als auch des Herstellers entscheidend für den Erfolg der DMS-Einführung. Bevor ein KMU übereilt ein DMS-Projekt startet oder es vorschnell wieder ad acta legt, sollten dem potentiellen Softwarelieferanten fünf grundsätzliche Fragen gestellt werden:

Was wissen Sie über unser Geschäft und die Schwachpunkte unserer Organisation? Das gilt es als Allererstes abzuklären. Ein KMU sollte nur ein DMS in Betracht ziehen, dessen Anbieter auch seine Hausaufgaben erledigt und Verständnis für die individuellen Anforderungen seines Kunden aufbringt.
Welche Lösung empfehlen Sie uns? Gefragt ist hier ein konkreter Plan des Systemlieferanten, mit dem er die akuten Schwächen im Dokumenten-Management beseitigt und auch langfristig für mehr Effizienz sorgt. Für die größten Probleme, beispielsweise bei der Bearbeitung von Rechnungen oder Lieferscheinen, sollte der Anbieter dabei konkrete Lösungsvorschläge auf Basis des DMS machen. Wird diese elementar wichtige Frage nicht gestellt, droht am Ende wegen Teillösungen und Akzeptanzproblemen ein Scheitern des DMS-Projekts.
Welchen betriebswirtschaftlichen Nutzen bietet diese Lösung? Versteht das Software-/Systemhaus die Schwachpunkte in dem Geschäftsmodell des KMU und hat eine Lösung parat, dann sollte es auch aufzeigen können, wie dem Unternehmen zu helfen ist und wie das Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus dem DMS ziehen kann.
Wie rechnet sich die Lösung? Nicht jedes KMU hat einen genauen Überblick über seine Kosten im Dokumenten-Management und tut sich daher schwer bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des DMS-Projekts. Ein kompetenter DMS-Anbieter sollte diese Frage verständlich und nachvollziehbar beantworten – durch eine exakte Kosten-Nutzen-Abschätzung inklusive ROI-Berechnung (Return on Investment).
Welche Erfahrung haben Sie in unserer Branche? Weil Erfahrung immer ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg ist, sollte sie auch der DMS-Lieferant einbringen. Handelt es sich um ein gerade gegründetes Cloud-Startup oder um einen etablierten DMS-Hersteller mit vielen Referenzen?

Die Antworten auf diese fünf Schlüsselfragen helfen jedem KMU bei der Vorbereitung eines erfolgreichen DMS-Projekts. Nach der gründlichen Sondierung des Software-Marktes wird ein KMU kaum noch länger den Preis für den Stillstand beim Dokumenten-Management zahlen. Und kostspielige Quick-and-Dirty-Irrtümer durch übereilte Kaufentscheidungen sind praktisch ausgeschlossen.

Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.

Geschäftsprozesse analysieren, um Workflows zu optimieren

Heute sind viele Mitarbeiter nicht am Hauptsitz eines Unternehmens, sondern an verschiedenen Projektstandorten tätig. Da kann es leicht passieren, dass scheinbar unkomplizierte Prozesse langsam und ineffizient werden.
Nehmen wir einmal an, Sie führen ein Bauunternehmen mit Sitz in München, das auf einer Baustelle in Frankfurt tätig ist. Ihre Lieferanten und Subunternehmer senden Rechnungen wahrscheinlich an Ihren Hauptstandort; die Ingenieure, die sie überprüfen und freigeben müssen, befinden sich vor Ort in Frankfurt. Die Koordination der Freigaben erfordert dadurch zusätzliche Zeit.

Process Mapping ist eine Art von Geschäftsprozessanalyse, die Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung von Workflows identifiziert. Beim Bauunternehmen würde das Abbilden des Geschäftsprozesses Ihnen beispielsweise ermöglichen, Engpässe im Dokumenten-Workflow zu lokalisieren und anschließend die beste Lösung zu finden. Durch die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems könnten Sie eine Rechnung zum Beispiel direkt nach Eingang in der Zentrale einscannen, sie in einem zentralen Dokumenten-Pool speichern und automatisch zur Freigabe weiterleiten.

Anstatt Rechnungen hin- und herzuschicken und eine Freigabe fortwährend nachverfolgen zu müssen, profitieren Sie so von einem wesentlich effizienteren Prozess. Ein Ingenieur vor Ort in Frankfurt könnte mit seinem Mobilgerät die Rechnung innerhalb von Sekunden prüfen und freigeben.

Da Unternehmen papierbasierte Prozesse zunehmend durch digitales Dokumenten-Management ersetzen, ist diese Art von Geschäftsprozessanalyse ein wichtiger Schritt, um optimal von Ihren technologischen Investitionen zu profitieren.

Vorteile, die eine Geschäftsprozessanalyse mit sich bringt:

Erhöhte Transparenz: Process Mapping ermöglicht Ihnen bessere Einblicke bezüglich des Fortschritts eines Prozesses sowie der daran beteiligten Personen. Diese Transparenz ist entscheidend, um Ineffizienzen zu eliminieren.

Verbesserte Koordination: Ein häufiger Engpass in Geschäftsprozessen entsteht, wenn ein Mitarbeiter abwesend oder nicht verfügbar ist. Wenn Sie ein Papierdokument an einen abwesenden Mitarbeiter schicken, bleibt das Dokument vermutlich bis zu seiner Rückkehr in seinem Postfach. Die Optimierung und Automatisierung Ihrer Prozesse umfasst die Identifizierung von Aufgaben, die parallel ausgeführt werden könnten (anstatt auf den Abschluss einer einzelnen vorangehenden Aufgabe zu warten), sowie das Festlegen von Vertretungen.

Durch den Einsatz von einem Workflow Management können Vertretungen oder Alternativen festgelegt werden. Dadurch reagiert Ihr System automatisch, wenn der berechtigte Mitarbeiter abwesend ist. Die elektronische Rechnung wird dann an einen Stellvertretender weitergeleitet.

Zeitersparnis: Durch die Optimierung von Prozessen und die Automatisierung von Arbeitsschritten müssen Ihre Mitarbeiter weniger Zeit für grundlegende Tätigkeiten wie die Suche nach und das Zusammenstellen von Informationen aufwenden.

Mit Process Mapping lässt sich identifizieren, welche Wege Informationen durch Ihr Unternehmen nehmen. Anschließend kann die Workflow-Struktur verfeinert und die Effizienz erhöht werden. Im Grunde genommen erstellen Sie ein funktionales Modell Ihres Unternehmens, das in der Geschäftsprozessanalyse verwendet wird. Dieses Modell hilft Ihnen dabei, zwei Aspekte des Prozesses zu definieren: zum einen den Informationsfluss durch das Unternehmen, zum anderen die Dokumenttypen (in Papierform oder elektronisch) und den Speicherort der Informationen.

Nachdem Sie diese Aspekte definiert haben, können Sie die effektivste Anordnung der Komponenten bestimmen. Während eine einfache, kostengünstige Lösung für einen Geschäftsprozess ausreichen mag, ist für einen anderen Prozess möglicherweise ein komplexeres System erforderlich.

Letzten Endes erfordern Process Mapping und das Einrichten eines effizienten digitalen Workflows gewisse Anstrengungen. Eventuell zahlt es sich aus, die Dienste von professionellen Beratern oder Dienstleistungsunternehmen in Anspruch zu nehmen, um Unterstützung bei der Bewertung und Verbesserung Ihrer Systeme zu erhalten.

Wozu mit einem ECM-System Geschäftsprozesse und Workflows optimieren? Antworten darauf gibt unser Ratgeber „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“.

Feintuning der Prozesse zahlt sich aus

Warum fällt vielen mittelständischen Unternehmen das Management wichtiger Informationen so schwer? Meistens liegt das ganz einfach daran, dass es keine zentrale Stelle für die Ablage ihrer Geschäftsdokumente gibt. Die Dokumente müssen also zunächst an verschiedenen Orten gesucht werden, was den schnellen Zugriff verhindert. Vor allem dann, wenn die Informationen auf Papier und nicht elektronisch gespeichert sind.

Oft sind Informationen sowohl auf Papier als auch digital gespeichert – aber leider nicht sauber strukturiert und geordnet. Mit anderen Worten: Durch Digitalisierung allein werden die Probleme im Dokumenten-Management nicht gelöst.

Digitalisiert ein mittelständisches Unternehmen seine Papierarchive und den Dokumentenfluss, bleiben einige Dokumente trotzdem schwer zugänglich und sind umständlich zu bearbeiten. Das kommt insbesondere dann vor, wenn Prozesse sich dauernd ändern, weil die Organisation der zugehörigen Dokumente – sei es ihre Form oder ihr Name – nicht den Erwartungen der Anwender entspricht.

Ohne das richtige Dokumentenmanagement-System (DMS) als Organisator aller im Unternehmen anfallenden Dokumente im Hintergrund bleibt das digitale Dokumenten-Management genauso chaotisch wie die Papierablage. Denn oft ist es mühsam, Dateien in den digitalen Ordnern des Computers bei Bedarf wiederzufinden.

Wer dabei mit verschiedenen IT-Systemen arbeiten muss und die Informationen nicht auf Anhieb findet, wird sich mit Gedankenstützen und Eselsbrücken behelfen, was neue Ineffizienzen verursacht und das Potential des digitalen Dokumenten-Managements verschenkt. Mit anderen Worten: Ohne ein in die führenden IT-Anwendungen integriertes DMS werden viele Vorteile verschenkt.

Integration führt zur Organisation der Dokumente

Ein übergreifendes DMS lässt eine Arbeitsumgebung im Unternehmen entstehen, die sämtliche Geschäftsdokumente aus allen IT-Systemen – inklusive Buchhaltung, CRM und Warenwirtschaft – konsistent und aktuell bereitstellt, und zwar als Single Point of Truth. Widersprüchliche Informationen aus redundanten Quellen mit teilweise veralteten oder veränderten Dokumentenkopien gehören der Vergangenheit an. Wenige Mausklicks genügen und das DMS stellt die gewünschte Information bereit. Diese Integration des DMS in die IT-Infrastruktur bringt drei entscheidende Vorteile im Arbeitsalltag:

1. Beschleunigung von Anfragen und Absprachen: Ist die Fibu-Software, zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics, Sage oder Datev, in das DMS integriert, lassen sich etwa telefonische Rückfragen zu Rechnungen schnell beantworten. Falls der Kunde erklärt, er habe bereits bezahlt oder nie eine Rechnung erhalten, kann das schon während des Telefonats am Bildschirm geprüft werden. So lässt sich feststellen, ob die Rechnungsadresse stimmt oder ob sich bei der Überweisung ein Zahlendreher in die Rechnungsnummer eingeschlichen hat. Das Gleiche gilt für Reklamationen und Bestellungen, wenn DMS und CRM- beziehungsweise ERP-System integriert sind.

2. Fundiertere Entscheidungen: Die Zentralisierung und Integration des Dokumenten-Managements erleichtert den Einsatz von Tools für Business Analytics, zum Beispiel bei der Auswertung der Ergebnisse einer mit dem CRM-System gestarteten Marketing-Kampagne. Dank Vorher/Nachher-Vergleichen wird schnell klar, ob eine Maßnahme sich lohnt oder ob eine Entscheidung falsch war und korrigiert werden muss. Dieser analytische Informationszugriff macht das Unternehmen wettbewerbsfähiger.

3. Vereinfachte und automatisierte Workflows: Auf Basis des DMS lassen sich digitale Workflows schaffen, die den Fluss der Informationen durch das Unternehmen automatisieren. Das beschleunigt die Geschäftsprozesse nachhaltig. Außerdem ist so nachweislich sichergestellt, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, bevor eine Rechnung bezahlt oder bestellte Ware geliefert wird. Denn alle in den Zahlungs- oder Lieferungsprozess involvierten Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail informiert und mit den für ihre Entscheidung oder Prüfung erforderlichen Dokumenten versorgt. Automatische Erinnerungen an die Empfänger oder die Weiterleitung an Stellvertreter verkürzen den Prozess zusätzlich.

Damit die Workflows auch tatsächlich und nachhaltig effizienter werden, lohnt sich also eine genaue Betrachtung der aktuellen Ausprägung der Geschäftsprozesse. Auf Basis dieser Analyse sollten die Prozesse dann noch vor der DMS-Implementierung optimiert werden. Sonst bringt die Digitalisierung wenig – außer einer Beschleunigung des Chaos.

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Betriebskosten senken für mehr Effizienz

Das Ausarbeiten von Konzepten ist ein kreativer Beitrag zum Unternehmenserfolg im Neugeschäft. Dagegen sind das Inkasso der Forderungen, das Bezahlen der Rechnungen oder das Einholen von Auftragsbestätigungen eher langweilige Routineaufgaben, aber ebenso essentiell für den Geschäftserfolg. Die bei diesen höchst unterschiedlichen Aufgaben erstellten Dokumente sind ebenso wichtig wie die Aufgaben selbst; sie müssen verwaltet und archiviert werden.

Mit diesem Dokumenten-Management sind Kosten verbunden, die allerdings nicht in Stein gemeißelt sind – erst recht nicht mit dem Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Das ist eine gute Nachricht für alle Unternehmer und IT-Chefs, die immer auf der Suche nach Rationalisierungsmöglichkeiten sind. Jede Verbesserung, mit der Mitarbeiter die Dokumente schneller finden, macht das Team effizienter und senkt damit die Betriebskosten. Digitales Dokumenten-Management, auch Enterprise Content Management oder kurz ECM genannt, senkt die Kosten nachhaltig. Moderne Technologien und Methoden sorgen dafür, dass mühsame, zeitraubende Routinearbeiten durch Automatismen eliminiert oder vereinfacht werden. Das spart vor allem an diesen fünf Stellen Kosten:

1. Speicher: Wer papierbasierte Prozesse auf digitales Dokumenten-Management umstellt, muss keine Aktenschränke und Regale mehr kaufen und damit Platz in den Büros und im Archiv verschwenden. Auch die Kosten für zusätzliche Archivräume entfallen und Büromaterial wie Aktenordner und Hefter sind nicht mehr nötig.

2. Kopieren und Drucken: Nach dem Abschied vom Papier besteht keine Notwendigkeit mehr, mehrere Kopien eines Dokuments zu erstellen, um es verschiedenen Abteilungen zur Verfügung zu stellen oder es an mehreren Stellen zu archivieren. Es gibt nur noch eine elektronische Masterkopie des Dokumentes, die im zentralen Dokumenten-Pool des Unternehmens gespeichert ist und dort für alle befugten Mitarbeiter zugänglich ist. Analog müssen auch nicht länger Kopien von Dokumenten auf Papier erstellt und im Unternehmen archiviert werden, die an Kunden oder Lieferanten verschickt worden sind. Das spart Zeit und Geld beim Drucken.

3. Arbeitszeit: Digitales Dokumenten-Management verbessert die Effizienz spürbar, weil die Mitarbeiter viel weniger Zeit für die Ablage der Dokumente sowie die Suche nach Informationen aufwenden müssen. Statt Minuten oder gar Stunden dauert das dank ECM nur noch Sekunden. Außerdem gibt es keine Unsicherheiten mehr bezüglich des aktuellen Informationsstandes, die bei unterschiedlichen Versionen eines Papierdokumentes aufkommen.

4. Prozessabwicklung: Die mit ECM-Systemen verfügbaren digitalen Workflows machen viele Geschäftsprozesse schlanker und schneller – etwa in der Buchhaltung, in Vertrieb und Kundendienst oder im Personalwesen. Abhängig von der Abteilung, können diese Workflows beispielsweise den Zahlungseingang beschleunigen, die Beschaffungskosten senken, die Kundenzufriedenheit steigern oder die Mitarbeiterbindung verbessern.

5. Sicherheit und Katastrophenvorsorge: Durch digitales Dokumenten-Management werden Backups einfach und kostengünstig. Die elektronischen Dokumente können automatisch gesichert werden, auch an anderen Standorten. Das trägt maßgeblich zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs bei, selbst nach Naturkatastrophen oder gravierenden Sicherheitslecks. Die Investition in katastrophensichere Archivräume entfällt ebenso wie die Wartezeit auf Dokumente, die aus diesem Archiv geholt werden müssen.

Das heißt: Verlässt sich ein Unternehmen in seinen Geschäftsprozessen noch auf Papier, sind die Betriebskosten deutlich höher als sie sein müssten. Um diese Kosten zu senken, lohnt sich ein genauerer Blick auf die fünf erwähnten Sparpotenziale. Darüber hinaus kann das digitale Dokumenten-Management auch helfen, neue Geschäftsfelder zu erschließen und das Wachstum des Unternehmens zu beschleunigen.

Wozu mit einem ECM-System Geschäftsprozesse und Workflows optimieren? Antworten darauf gibt unser Ratgeber „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“.

7 Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro

Wer bei der Büroarbeit auf Papier verzichtet, hat klare Vorteile im Wettbewerb. Doch sowohl Großkonzerne als auch Kleinunternehmen kommen heute im Tagesgeschäft nur selten völlig ohne Papier aus. Das hat unterschiedliche Gründe.

Jedem ist es bewusst – der Umgang mit Papier kostet unnötig viel Zeit und verursacht Folgekosten für Drucker und Tinte bzw. Toner, für Aktenordner und Regale oder für Platz in den Büros und Archiven. Doch der Umstieg fällt den meisten schwer.

Arbeitet ein Unternehmen heute bereits vollständig ohne Papier, gehört es zu der noch seltenen Spezies der „Digital Natives“. Doch selbst diese Pioniere sind weiter mit Papierdokumenten konfrontiert, weil manche Kunden und Lieferanten Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine noch immer ganz klassisch per Post oder Fax schicken. Auch die DMS-Pioniere brauchen also Strategien für den Umgang mit Papierdokumenten, um nicht über eine der folgenden 7 Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro zu stolpern:

1. Der gewohnte Umgang mit Papier: Dieses Arbeitsmittel haben wir im Laufe der Jahre kennen und schätzen gelernt; manche Menschen scheuen auch die Lektüre längerer Texte am Bildschirm und drucken die Dokumente deshalb aus. Dabei handelt es sich um erlerntes Verhalten. Das wirksamste Gegenmittel sind nicht Verbote, sondern bessere Technologien.

Wenn beispielsweise interaktive Bildschirme die Lesbarkeit von Texten verbessern und ihre Bearbeitung am PC oder Tablet vereinfachen, dann wird das digitale Dokumenten-Management eher akzeptiert. Manche Unternehmen werden parallel auch die Arbeit mit Papier dulden, weil die Umstellung ein evolutionärer Prozess ist. Die Generation Y hat den Umgang mit digitalen Dokumenten längst verinnerlicht; dieser Trend zur Digitalisierung wird sich mit Sicherheit fortsetzen und die Akzeptanz von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) fördern.

2. Hindernisse durch den Gesetzgeber: Anwender sind sich oft nicht sicher, ob die Aufbewahrung von Originaldokumenten auf Papier noch nötig ist, eventuell sogar diese mit manueller Unterschrift versehen sein müssen. Deshalb lohnt sich die regelmäßige Prüfung, ob sich die konkreten Compliance-Anforderungen an das Dokumenten-Management des Unternehmens geändert haben. Viele Regularien stecken tief in den Köpfen der Anwender und sind oft die größte Hürde auf dem Weg zum papierlosen Büro.

In Deutschland beispielsweise gibt es das Schreiben des Finanzministeriums vom 14. November 2014 zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Hier sind Vorgaben an IT-gestützte Prozesse aus Sicht der Finanzverwaltung beschrieben – und gegenüber den bisher geltenden Vorschriften GoBS und GDPdU nachhaltig modernisiert worden, so dass dem konsequenten DMS-Einsatz im Finanz- und Rechnungswesen hierzulande nichts mehr entgegensteht. Hilfreiche Tipps erhalten Unternehmen beispielsweise durch zahlreiche Publikationen, die der Branchenverband Bitkom auf seiner Website bereitstellt.

3. Die unkomplizierte Nutzung von Druckern: Nie war es so einfach wie heute, eine Datei auszudrucken. Drucker stehen überall im Unternehmen und erstellen bunte Dokumente in jedem gewünschten Format – und das über WLAN und Bluetooth sogar vom Smartphone aus.

Weil das Drucken so unkompliziert ist, fehlt hier ein Anreiz für den Abschied vom Papier – zumindest kurzfristig. Auf Sicht jedoch werden alle Unternehmen sich auf den Weg zum papierlosen Büro machen. Der Markt wird sie dazu zwingen, sobald die Konkurrenz durch den DMS-Einsatz schneller und effizienter wird.

4. Hohe DMS-Kosten befürchtet: Die Umstellung auf digitales Dokumenten-Management ist mit Anschaffungskosten verbunden. Hard- und Software müssen gekauft werden, Schulungen sind erforderlich, beispielsweise für die Umstellung von Prozessen und die nötige Einarbeitung der Belegschaft in die neue Technik und die digitalen Workflows.

 Wer vor diesen Kosten zurückschreckt, hat die Wirtschaftlichkeit der Umstellung auf DMS noch nicht richtig analysiert. Es lohnt sich auf jeden Fall, die Effekte des DMS-Einsatzes auf Mitarbeiter, Prozesse und andere IT-Systeme abzuschätzen. Die Anschaffungskosten amortisieren sich schnell, zum Beispiel in Form gesparter Arbeitszeit, höherer Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit oder zusätzlicher Geschäftschancen.

5. Technische Schranken: Ist das Unternehmen technisch nicht auf der Höhe der Zeit, wird der Sprung zum vollständig papierlosen Büro schwierig. Verfügen die Mitarbeiter noch nicht über Tools für die Bearbeitung eines PDF oder zur Zusammenarbeit an Dokumenten, drohen Probleme durch unterschiedliche Versionen von Dokumenten.

In solchen Situationen sehen insbesondere Mittelständler oft als einzige Lösung die Rückkehr zum Papierdokument. Das ist allerdings ein Irrweg. Die richtige Lösung des Versionsproblems ist die Modernisierung der IT-Infrastruktur, sodass die komplette Belegschaft direkt mit allen digitalen Dokumenten arbeiten kann. Steht diese Infrastruktur parat, ist der Weg zum papierlosen Büro geebnet.

6. Papierbasiertes Umfeld des Unternehmens: Arbeiten die meisten Kunden und Lieferanten noch mit Papier, bringt das papierlose Büro auf den ersten Blick wenig. Das Unternehmen erhält weiterhin Unmengen an Briefpost – und stapelweise Schriftsätze von Anwälten und Partnern, seien es Verträge, Konzepte, Rechnungen oder auch Anregungen und Beschwerden. Dennoch wäre es fatal, einfach beim Papier zu bleiben.

Der richtige Weg ist es, den Posteingang des Unternehmens konsequent zu digitalisieren. Auf welchem Weg auch immer ein Papierdokument eintrifft: Sinnvollerweise wird es sofort gescannt und digitalisiert, sodass keine Workflows und Prozesse im Unternehmen gebremst werden.

7. Unternehmenskultur: Falls eine gewisse Trägheit zur „Corporate Identity“ gehört, wird die Digitalisierung des Dokumenten-Managements alles andere als einfach, weil sie ja Veränderungen voraussetzt. Oft sträuben sich Menschen resolut gegen Innovationen – ohne ihre Auswirkungen überhaupt näher kennenzulernen, denn sie erwarten keinen Nutzen für sich.

Hier muss die Einführungsstrategie ansetzen – und bereits im Vorfeld des Projektes nicht nur den Nutzen des DMS für das Unternehmen herausarbeiten, sondern auch für jede Abteilung und jeden einzelnen Mitarbeiter. Glücklicherweise hilft auch das Aufkommen des cloudbasierten Dokumenten-Managements, diese Verhaltensmuster zu überwinden. Die Cloud senkt den Einstiegsaufwand, weil weder eigene DMS-Hardware noch -Software im Unternehmen zu installieren ist. Das beschleunigt die DMS-Einführung und macht den Nutzen auch für jeden Einzelnen viel schneller deutlich. Alles, was der Mitarbeiter für das papierlose Büro noch braucht, ist ein Scanner und Browser mit Internet-Zugang.

Wer die 7 Hürden identifiziert und nacheinander aus dem Weg räumt, wird das Endziel „Papierloses Büro“ schneller als die Konkurrenz erreichen – und von den damit verbundenen Effizienzvorteilen und Einsparungen früher profitieren.

Ein Digitalisierungsprojekt in weniger als drei Monaten mit einem ECM-System erfolgreich durchführen? Wie`s geht, lesen Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen”.

 

Archivierungssoftware Darauf müssen Sie bei der Auswahl achten

Ob Unternehmen sich für die Einführung einer Archivierungssoftware entscheiden, hängt maßgeblich vom erwarteten Nutzen ab. Dieser Nutzen liegt eigentlich klar auf der Hand und wurde in vielen Marktstudien eindeutig belegt, beispielsweise vom Branchenverband BITKOM in seiner Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ oder in diversen Studien der amerikanischen „Association for Intelligent Information Management“ (AIIM).

Wirtschaftlichkeit von DMS-Lösungen

Das Dokumenten-Management ist und bleibt eine abteilungs-, funktions- und standortübergreifende Herausforderung. Schätzungen des VDMA zufolge sind 85 Prozent der Informationen in Unternehmen unstrukturiert:

  • 30 Prozent der Arbeitszeit entfallen auf das Suchen von Informationen.
  • 40 Prozent der zurechenbaren Arbeitszeit werden für das Handling von Papierdokumenten aufgewendet.

All diese Aktivitäten sind natürlich firmenindividuell unterschiedlich stark ausgeprägt – und sogar höchst abteilungsspezifisch. Folglich lässt sich die Frage nach der Wirtschaftlichkeit von „Enterprise Content Management“ (ECM) nicht allgemein, sondern einzig und allein strikt firmenindividuell beantworten.

Quantifizierung von Entscheidungsparametern kann schwierig sein

Seriös kann diese Antwort nur auf Grundlage klar abgrenzbarer Entscheidungsparameter ausfallen, die im Vorfeld der Investitionsentscheidung ermittelt wurden. Anschließend stellt eine Entscheidungsmatrix die anfallenden Kosten dem erwarteten Nutzen gegenüber. Die jeweiligen Kosten sind stark von der konkreten Auswahl des ECM-Produktes, von der Implementierungsform (On-Premises oder Cloud) und vom gewählten Vertriebsweg beeinflusst.

Zu den wichtigsten quantifizierbaren Nutzenpotenzialen zählen:

  • die Verkürzung der Durchlaufzeit
  • die Einsparung von Sach- und Personalkosten
  • das Erreichen von Skonto-Zielen

Dazu gesellen sich viele qualitative Vorteile, etwa kürzere Reaktionszeiten auf Anfragen, höhere Datenintegration und eine insgesamt bessere Auskunftsbereitschaft. Laut BITKOM erzielen die Unternehmen durch den Einsatz der Software Effizienzvorteile, höhere Sicherheit vor Datenverlust, eine Steigerung der Informationsqualität und eine verbesserte Rechtssicherheit bzw. Compliance.

Verschiedene Anforderungen, unterschiedliche Bewertungen

Jedes Unternehmen wird zu unterschiedlichen Bewertungen der Wirtschaftlichkeit kommen. Daher beginnt die Einführung der Archivierungssoftware in der Regel in ganz unterschiedlichen Abteilungen – immer dort, wo es sich am meisten lohnt: Manchmal steht die digitale Personalakte am Anfang des Abschieds vom Papier, manchmal die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung oder das Management der Kundenkorrespondenz.

Gerade die Eingangsrechnungsverarbeitung bietet großen Spielraum zur Optimierung und Effizienzsteigerung, weil die Automatismen der Archivierungssoftware bei jedem Prozessschritt Zeit und Kosten sparen und so einen beachtlichen ROI versprechen. Außerdem eignet sich die Rechnungsverarbeitung ideal für eine Lösung in der Cloud. Mit selbstlernenden Tools, wie zum Beispiel einem Intelligent Indexing Service, kommt eine äußerst präzise Datenerfassung hinzu.

Skalierungs- und Integrationsprobleme vermeiden

Immer sollte man aber die Ausweitung in Richtung unternehmensweiter Einsatz im Auge behalten. Das vermeidet spätere Skalierungs- und Integrationsprobleme. Die Software darf keine Punktlösung darstellen: Ein Archiv für ERP-Belege, ein weiteres für den Rechnungseingang, ein drittes für die Teamzusammenarbeit und noch ein weiteres für Mailarchivierung – das wird weder aktuellen noch zukünftigen Anforderungen gerecht. Außerdem wird diese Redundanz sehr schnell sehr kostspielig. Empfehlenswert ist vielmehr eine integrative Archivierungssoftware, die das gesamte digitale Dokumenten-Management im Unternehmen abbilden kann und es damit zukunftsfähig macht.

Ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl von bedarfsgerechter Archivierungssoftware ist die digitale Bereitstellung von Dokumenten in einer Form, die den rechtlichen Vorgaben in puncto Verlässlichkeit der Urheberschaft, Unverfälschtheit ihrer Inhalte und Langzeitverfügbarkeit genügt. In Deutschland gelten hier nicht nur HGB und BGB, sondern zum Beispiel auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) oder das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ (GeschGehG).

Außerdem sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) im ECM-Umfeld ebenso relevant wie die Abgabenordnung, weil beide die Optionen und Sorgfaltspflichten bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente definieren. Ist das Unternehmen international aktiv, sind im Ausland natürlich weitere nationale Gesetzgebungen und Usancen zu beachten.

Gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben

All diese gesetzlichen und branchenspezifischen Vorgaben lassen sich mit Archivierungssoftware automatisiert erfüllen. Eine Archivierungssoftware kann z.B. alle Rechnungen revisionssicher gemäß den Anforderungen der GoBD speichern und verarbeiten – und zwar vollautomatisch und hundertprozentig zuverlässig. Weil manipulationssichere Protokoll- und Dokumentationsfunktionen dazugehören, ist das Unternehmen auch für Audits bestens gerüstet.

Also gehen die Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung weit über festgeschriebene mehrjährige Aufbewahrungspflichten hinaus. Wenn es um IT-Compliance geht, ist die digitale Archivierung dennoch nur ein klitzekleines Puzzle-Teil. Es ist wichtig zu verstehen, dass das digitale Archiv selbst nicht gesetzlich reguliert ist. Der Grad der Regulierung ergibt sich erst aus den darin verwalteten Informationen sowie aus den abgebildeten Prozessen.

Digitale Prozesse als Basis für digitalen Wandel

Moderne Archivierungssoftware hat den Anspruch, den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus abzubilden. Hier greift die Software-Technik direkt in die Wertschöpfungskette ein und stellt den digitalen Wandel innerhalb eines Unternehmens auf ein solides Fundament. Dazu gehört die Überführung eingehender Dokumente in digitale Prozesse sowie die Einbindung von Partnern in diese Prozesse.

Auf Basis einer integrativen Archivierungssoftware richtig umgesetzt, eröffnet die digitale Transformation von Geschäftsprozessen Unternehmen und Behörden ganz neue Wege, ihre Produkte und Services am Markt zu platzieren und ihre Organisationen zu verbessern. Prozesse lassen sich effizienter gestalten, Kosten einsparen, Wissen und Informationen besser nutzen. Als Kehrseite dieser Medaille gilt es zu bedenken, dass die Prozesse komplexer werden und potenziell unsicherer; verlagern sie sich doch in eine für alle zugängige Umgebung, die kaum zu kontrollieren ist.

Zwischen Dilettantismus und Perfektionismus

Ein digitales Archiv kann seine Stärken auch nur dann ausspielen, wenn unterschiedlichste Applikationen – wie ERP, Webshop oder CRM – integriert werden. Die Archivierungssoftware sollte eine möglichst offene Architektur und entsprechende Schnittstellen aufweisen. Solche Archivierungssoftware-Produkte werden von vielen Herstellern angeboten und sind in zahlreichen Marktübersichten zu finden.

Wurden möglichst viele der Anforderungen in der Entscheidungsmatrix zusammengetragen, ergibt sich nach der Marktanalyse ein ganzheitlicher Überblick über die infrage kommende Archivierungssoftware. Daher macht sich Sorgfalt beim Einstieg in das digitale Dokumenten-Management schnell bezahlt; die neue Archivierungssoftware sollte daher keinesfalls hastig, sondern im Gegenteil wohlüberlegt ausgewählt und eingeführt werden.

So meistern Sie das ECM-Projekt erfolgreich

Dabei sollten die typischen Fehler bei der Auswahl der passenden Archivierungssoftware vermieden werden. Typisch ist vor allem, die Gesamtbetriebskosten oder die Bedeutung der User-Experience zu unterschätzen. Das Scheitern von ECM-Projekten lässt sich jedoch oft auch darauf zurückzuführen, dass die Entscheidung einzig und allein auf Basis aktueller Anforderungen getroffen wurde, anstatt die langfristige Perspektive zu berücksichtigen. Denn in einem Unternehmen kann sich vieles ändern – und die Archivierungssoftware sollte flexibel genug sein, um mit diesen Anderungen Schritt zu halten.

Umgekehrt gilt es, nicht in die Falle der sogenannten „Analyse-Paralyse“ zu tappen. Manchmal sind die Entscheider unter dem Druck des Tagesgeschäftes ja damit überfordert, die nötige Ruhe zu finden und die vielen Aspekte des Dokumenten-Managements in ihrer ECM-Strategie zu berücksichtigen. Diese Unternehmen bleiben dann oft in der Analysephase des DMS-Projektes stecken, weil sie keine Fehler machen wollen – und müssen die kostspieligen und zeitraubenden Ineffizienzen länger als nötig in Kauf nehmen.

Dabei ist für das ECM-Projekt keinesfalls ein perfekter Masterplan nötig; viel wichtiger ist es, schnell zu starten und möglichst früh von den Vorteilen der Archivierungssoftware zu profitieren. Alle Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro lassen sich dann mit Umsicht einfach aus dem Weg räumen.


Wie E-Invoicing den Gewinn Ihres Unternehmens steigert

500 Milliarden Euro – so viel könnten Wirtschaft und Verwaltung in Deutschland jährlich sparen. Aber nicht etwa, weil sie einen ausgeklügelten Sparkurs fahren, sondern vielmehr, weil sie investieren. Und zwar in ihre Buchhaltung. Denn die kann mehr, als nur Rechnungen bezahlen und Gehälter überweisen. Eine gut organisierte Buchhaltungsabteilung kann die Effizienz eines gesamten Unternehmens steigern, zu seinem Wachstum beitragen und vor allem Zeit und Geld sparen. Der Schlüsselfaktor, den es dabei zu berücksichtigen gilt, ist teuer, träge und trotzdem einer der beliebtesten Werkstoffe in deutschen Büros – Papier. Doch seit einiger Zeit hat das weiße Blatt eine starke Konkurrenz bekommen: das E-Invoicing.

Geht man ins Detail einer möglichen Investition in die Verwaltung eines Unternehmens, offenbart sich schnell, wo die Chancen des E-Invoicing bzw. der elektronischen Rechnungsstellung im Finanz- und Rechnungswesen liegen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wandeln umständliche Verfahren in einfache Workflows um, verlorene Zeit in gut investierte Arbeit und Kosten in verfügbares Kapital – und das ab Tag 1 nach der Einführung. Wie, das zeigen Ihnen diese vier wesentlichen Punkte:

1. Rabatte richtig ausschöpfen

Wer Rechnungen auf Papier via Hauspost durch das Unternehmen befördert, verliert nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld. Bis eine Rechnung bei demjenigen eintrifft, der entsprechende Güter bestellt hat, und dieser sie geprüft sowie genehmigt hat, vergehen oftmals Wochen. Ein Zeitraum, in dem Skonti und Frühzahlerrabatte garantiert verstreichen. Ein intelligentes Dokumenten-Management und die Arbeit mit E-Invoicing können genau das umgehen. Digitale Workflows sorgen dafür, dass jede Eingangsrechnung automatisch an die richtige Stelle gelangen. Zudem ist sichergestellt, dass es auch bei einer Vertretung durch andere, etwa im Fall von Dienstreisen, Urlaub oder Krankheit, keine Verzögerungen gibt. Mit Hilfe eines solchen flüssigen Workflows lassen sich alle erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen schnell erledigen und Rechnungen direkt begleichen. Eine zügige Bezahlung spart dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme. Bei Rechnungen von zig Hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag – zugunsten Ihres Unternehmens!

2. Vermeidung von Überbezahlung

Zeitmangel ist ein großes Problem in vielen Abteilungen des Finanz- und Rechnungswesens – mit verheerenden Folgen. Denn je weniger Zeit Mitarbeiter für die Prüfung von Rechnungen haben, desto weniger akribisch arbeiten sie und übersehen schnell eventuelle Fehler oder falsch berechnete Posten. Am Ende läuft das in eine Überbezahlung zu Gunsten des Rechnungsstellers hinaus. Ein digitales Dokumentenmanagement-System und E-Invoicing können genau das verhindern. Mit einer auf wenige Mausklicks vereinfachten Rechnungsprüfung sind alle relevanten Daten und Dokumente einer Rechnung jederzeit zugänglich. Fragliche Stellen lassen sich damit direkt prüfen und Überbezahlungen vermeiden. So verhelfen ein DMS und E-Invoicing Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern sparen Zeit und schalten mögliche Fehlerquellen aus. Die finanziellen Einsparungen hierbei sind enorm.

3. Sparen von Bußgeldern und Mahnkosten

Eine Rechnung im Papierwust übersehen? Kann passieren, ist ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass man mit digitalem Dokumenten-Management und E-Invoicing einfach und sicher umgehen kann. Intelligente Dokumentenmanagement-Systeme sorgen zunächst dafür, dass Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven, wenn es z.B. um Betriebsprüfungen geht. Ein digitales DMS hilft dem Unternehmen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder vermeiden. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen.

4. Überflüssige Arbeitsprozesse erkennen und beseitigen

Oft hat das Management eines Unternehmens keinen hundertprozentigen Überblick über die Vorgänge in der Buchhaltung. Die Workflows des Dokumentenmanagement-Systems können da Abhilfe schaffen. Da der Zahlungsprozess gänzlich transparent ist, hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden. Zudem protokolliert das DMS alle Zugriffe auf das System und kann zu jeder Zeit Auskunft darüber geben, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Das erleichtert die Einteilung von Arbeitsprozessen, macht diese effizienter – und spart am Ende Geld. Hinzu kommt ein großer qualitativer Nutzen, denn von schnelleren Arbeitsprozessen profitieren auch Ihre Kunden. Und zufriedene Kunden kaufen mehr, was wiederum eine Steigerung des Umsatzes bedeutet.

Auf der sicheren Seite – mit digitalem Dokumenten-Management

Seit der Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist E-Invoicing auf dem Vormarsch und gewinnt mehr und mehr an Relevanz, fordert die Richtlinie doch einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Während Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber bis spätestens 2019 alle Vorgaben der Richtlinie erfüllen müssen, haben Unternehmen aus der privaten Wirtschaft noch Zeit. Allerdings müssen auch sie sich an strenge gesetzliche Vorschriften halten, wenn es um die Rechnungsvorgänge in ihrem Unternehmen geht. So sind sie dazu verpflichtet, alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit den digitalen Rechnungen mindestens zehn Jahre in ihrem Originalzustand aufzubewahren, genau zu dokumentieren und ihre Lesbarkeit zu jedem Zeitpunkt zu garantieren.

Wer Teile einer Rechnung oder die gesamte Datei löscht, handelt rechtswidrig. Trotzdem kann es schnell passieren, dass ein Mitarbeiter Dateien – unzureichend gesichert – im Arbeitsprozess versehentlich ändert oder löscht. Eine Archivierung im E-Mail-System reicht da als Sicherheit nicht aus, müssen doch alle Rechnungen in dem Format abgelegt sein, das sie bei ihrer Übermittlung hatten. Auch bei Änderungen in der IT-Struktur des Unternehmens müssen Rechnungen immer vollständig verfügbar bleiben. Eine Forderung, die ein normales Betriebssystem auf dem Computer überhaupt nicht leisten kann. Doch wer an dieser Stelle schon jetzt auf E-Invoicing und ein digitales Dokumentenmanagement-System setzt, hat nicht nur entscheidende Vorteile im Wettbewerb, sondern spart vor allem Geld.

Die Kosten-Nutzen-Rechnung richtig verstehen

Deutsche Unternehmen verschicken pro Jahr 29 Milliarden Rechnungen per Post – ein Kostenfaktor von rund 30 Milliarden Euro. Und das alleine für den Versand. Dazu kommen Erzeugung, Verarbeitung und Ablage der Dokumente sowie die damit zusammenhängende Arbeitszeit plus die Kosten für den Lagerraum etlicher Ordner. Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten für eindigitales Dokumentenmanagement-System inklusive E-Invoicing sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten sollten allerdings nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales DMS gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle nämlich die Ermittlung des Return on Investment, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann.

Eine Investition in die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens kann also einen großen strategischen Mehrwert liefern, wenn es darum geht, mit E-Invoicing den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern. Studien belegen in diesem Zusammenhang eine Minimierung der Gesamtkosten für die Verarbeitung einer Rechnung von rund 81 %. Und das allein durch die elektronische Rechnungsstellung. Handeln Sie frühzeitig und informieren Sie sich schon jetzt über ein geeignetes Dokumentenmanagement-System, um auch in Ihrer Verwaltung mit E-Invoicing den größtmöglichen finanziellen Nutzen zu generieren.

Digitalisierung im Rechnungswesen So gelingt die Automatisierung

Wer sein Unternehmen digitalisieren und auf die digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall an diesem Punkt: der Digitalisierung im Rechnungswesen. Dazu gesellen sich Fragen wie: Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren? Und welche Anforderungen und Voraussetzungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen? Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für eine erfolgreiche digitale Transformation. Warum das so ist und welche Antworten Sie kennen sollten, damit Sie die Digitalisierung und Automatisierung vorantreiben können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist einfacher, als viele Unternehmen denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wird die Rechnungsverarbeitung zum Kinderspiel. Mit entsprechenden Workflows im DMS kann sie vollständig automatisiert werden.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung sind für alle Abteilungen im Unternehmen ein Mehrwert: Durch die Automatisierung werden die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung entlastet. Fehler werden vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das passiert bei einer elektronischen Rechnungsverarbeitung nicht. Der Prozess der Rechnungsprüfung wird beschleunigt, da er zum großen Teil automatisiert ist. Alle Vorgänge lassen sich transparent überwachen und sind nachvollziehbar. Digitale Workflows bringen dem Management auch eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Dadurch können Manager bei Verzögerungen direkt eingreifen. Aufgaben lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren PC angewiesen sind. Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs lassen sich Skonti und Gutschriften nutzen. Mahngebühren werden vermieden, da die Vorgehensweise der digitalen Rechnungsprüfung sicherstellt, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung fast 20 Euro kostet. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil davon.

Kommt es zu Reklamationen, ist es in papierbasierten Betrieben sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammen zu tragen. Es ist kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs befinden. Zusätzlich ergeben sich durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems und der digitalen Rechnungsprüfung weitere Vorteile für die verschiedenen Abteilungen:

  • Vorgesetzte oder Urlaubsvertretungen können eingreifen, wenn ein Mitarbeiter den Prozess bremst, zum Beispiel weil eine Genehmigung fehlt.
  • Da die Rechnung in digitaler Form vorliegt, gibt es weniger verlorene Dokumente, eine teure Wiederbeschaffung von Dokumenten lässt sich vermeiden.
  • Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden digital aufrufen.
  • Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar.
  • Die Daten aus der digitalen Rechnung lassen sich jederzeit weiterverarbeiten.

 

Der Weg zum papierlosen Rechnungswesen

Zugegeben, diese Vision gibt es schon länger: Ein Büro, in dem sämtliche Prozesse automatisch ablaufen und in dem es keine Aktenschränke gibt oder Papierstapel viel Platz einnehmen. Geht es jedoch um die Umsetzung der Vision in die Wirklichkeit, so hapert es noch bei vielen Unternehmen.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist längst nicht in allen Branchen angekommen. Etliche Betriebe setzen nach wie vor auf eine manuelle Bearbeitung buchhalterischer Aufgaben. Und das kann sich schnell zu einem Problem entwickeln, fordert die Digitalisierung doch eine zunehmend schnellere Bearbeitung von Dokumenten. Wer jetzt nicht auf den Zug in Richtung digitale Zukunft aufspringt, kann auf lange Sicht nicht am Markt bestehen.

Rechnungen müssen schnellstmöglich geprüft und genehmigt werden. Nur dann lassen sich Skonti und andere Frühzahler-Rabatte überhaupt nutzen. Damit das funktioniert, ist ein schneller, automatisierter Genehmigungsprozess notwendig. Sobald dieser eingeführt wurde, auch durch Unterstützung der digitalen Dokumentenverwaltung, lassen sich in der Regel zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme einsparen. Das gelingt aber kaum, wenn Rechnungen noch auf Papier mit der internen Hauspost durch das Unternehmen befördert werden. Geht die Rechnung bei diesem Ablauf sogar ganz verloren, steigen unter Umständen die Kosten durch Mahngebühren und Verzugszinsen weiter an, anstatt durch eine zügige Bezahlung gesenkt zu werden.

Eine Studie des internationalen Wirtschaftsprüfungsunternehmens PricewaterhouseCoopers (PwC) hat jüngst 800 Arbeitnehmer in Deutschland, Österreich und der Schweiz zum Digitalisierungsstand in ihren Abteilungen befragt. Zwar registriert mehr als die Hälfte der Befragten einen abnehmenden Papiereinsatz, jedoch drucken ebenso viele von ihnen nach wie vor E-Mails aus. So geben 56 Prozent an, digitale Konversationen und Dokumente „manchmal“ auszudrucken, 21 Prozent tun dies „fast immer“. Daran zeigt sich deutlich, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen an vielen Stellen noch am Anfang steht. Dabei gibt es gerade hier etliche Vorteile durch digitale Prozesse.

Eine Studie des Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner zeigt auf, dass Unternehmen 1 bis 3% Ihres Umsatzes zum Drucken von Dokumenten ausgeben. Dazu kommen noch weitere Punkte, die Geld kosten, wie zum Beispiel Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld sparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfangen von Rechnungen. Denn hier werden Rechnungen häufig kopiert.

Rechnungswesen 4.0: Die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesen erkennen

Fest steht, die Digitalisierung der Buchhaltung geht mit der Automatisierung ihrer Abläufe einher. Wer auf die Digitalisierung im Rechnungswesen baut, dem tun sich große Chancen auf – die wiederum entscheidend für ein Unternehmen sind, das sich langfristig erfolgreich am Markt halten will. Die Vorteile beginnen bei der Steigerung der  Arbeitsproduktivität, gehen über die Autonomie der Beschäftigten, bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität. Denn eine der stärksten Anforderungen der Digitalisierung ist Schnelligkeit. Schnelligkeit in der Bearbeitung von Dokumenten, in der Entscheidung von Sachverhalten, in der Durchsuchung von Archiven (beispielsweise bei Audits).

Setzt ein Unternehmen jedoch überwiegend auf manuelle Prozesse, so kann es häufig zu Fehlern kommen. Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht der Mangel an Zeit führen schnell dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr korrekt arbeiten. Je öfter das passiert, desto negativer wirkt sich das am Ende auf das ganze Unternehmen aus. Ein Zustand, den niemand gerne haben möchte.

Durch die Digitalisierung der Rechnungen wird sichergestellt, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet werden. Das vermeidet auch, dass die Bezahlung von Rechnungen dadurch verzögert wird, dass diese nicht zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wurden.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann hier Abhilfe schaffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Fehler zu minimieren, regelmäßig wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Das macht ganze Abteilungen effizienter und verschafft Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile.

Rechnungswesen digitalisieren – hier profitieren Sie am meisten

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, seine Buchhaltung zu digitalisieren, geht es um die Frage, welche Prozesse sich besonders gut digitalisieren und automatisieren lassen. Dabei gibt es in erster Linie vier Bereiche, die von einer digitalen Transformation und in Zusammenhang damit von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren.

1. Der Rechnungseingang

Rechnungen können in verschiedenen Formen in ein Unternehmen gelangen: in Papierform, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf die Digitalisierung im Rechnungswesen mit einem digitalen DMS setzt, kann sich die Rechnungsverarbeitung bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales DMS erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung für später vor.

2. Die Weiterleitung von Rechnungen inklusive Freigabeprozess

Hat das DMS alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt es für ihre reibungslose Weiterleitung zum zuständigen Mitarbeiter. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich dabei durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Für die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das ein entscheidender Pluspunkt.

3. Die Rechnungsstellung

Die Digitalisierung im Rechnungswesen betrifft nicht allein die Bearbeitung von Zahlungsforderungen, die von außen eintreffen. Auch das Stellen und Versenden von Rechnungen erfährt durch digitale Prozesse eine massive Erleichterung. Mittels automatisierter Abläufe lassen sich Rechnungen schneller aufsetzen und direkt an den Empfänger versenden. Je schneller eine Zahlungsforderung gestellt ist, umso eher wird die Rechnung gezahlt. Das verbessert am Ende die Liquidität des ganzen Unternehmens. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen für transparente Zahlungsprozesse sorgt. So hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden.

4. Die Archivierung

Keine Frage, wer im Archiv stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen muss, macht alles andere, als Zeit zu sparen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann das ändern. Denn bereits bei Rechnungseingang bereitet ein digitales DMS die Bearbeitung, Indexierung und korrekte Archivierung der Dokumente vor. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert es alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft zudem bei der Einhaltung der Compliance. Und: Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen.

Anforderungen an eine Digitalisierung im Rechnungswesen

Ist die Entscheidung für die Digitalisierung im Rechnungswesen gefallen, geht es noch darum, welche Voraussetzungen und Anforderungen ein Unternehmen zur Umsetzung erfüllen muss:

Wichtig ist hier in erster Linie, dass alle Mitarbeiter am digitalen Wandel beteiligt sind.

Die Mitarbeiter müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und alle an einem Strang ziehen. Nur so wird die Digitalisierung zum Erfolg.

Entsprechende Schulungen helfen außerdem, sich mit der neuen Software anzufreunden und diese sicher benutzen zu können.

Außerdem bietet es sich immer an, einen erfahrenen Partner für die digitale Transformation zu engagieren. Das schützt vor bösen Überraschungen und hilft einem Unternehmen dabei, wirklich die richtige Strategie sowie die passende Software für seine digitale Zukunft zu finden.