4 Tipps, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren

Für die meisten Unternehmen geht es heute darum, schnell und effizient zu arbeiten. Das gilt vor allem dann, wenn sie auf eine digitale Buchhaltung setzen. Läuft vom Posteingang über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Archivierung alles elektronisch ab, so lässt sich viel Zeit sparen und Arbeitsabläufe gestalten sich wesentlich schneller sowie effektiver. Doch gerade bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen gilt es, einige wichtige Dinge zu beachten. Welche das sind und welche vier wichtigen Tipps Sie kennen sollten, wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kernkompetenzen besser nutzen

Generell gilt: Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, ist auf dem besten Weg, die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung seines Unternehmens wesentlich effizienter zu gestalten. Denn eine digitale Eingangsrechnung sorgt dafür, Kommunikationswege zu verkürzen und direkter zu gestalten. So muss das Personal seine Arbeitszeit nicht für langwierige Routineaufgaben verschwenden, sondern kann sie, seinen Kernkompetenzen entsprechend, für andere gewinnbringende Projekte einsetzen. Damit das in der Praxis tatsächlich funktioniert, sollten Sie die folgenden vier Tipps kennen, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren:

1. Wählen Sie das richtige Aufbewahrungsmedium

Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht. Eine elektronische Archivierung ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Rechnungen mittels digitalem Archiv elektronisch archivieren bedeutet dabei, Dokumente auf einem digitalen Datenträger inhouse oder in der Cloud zu speichern. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.

Geht es darum, steuerlich aufzubewahrende Dokumente zu archivieren, so darf das Medium zur Aufbewahrung nicht frei gewählt werden. Denn elektronische Rechnungen und Belege müssen in jedem Fall elektronisch archiviert sein. Konkret bedeutet das: Eine elektronische Rechnung auszudrucken und abzuheften, ist keine korrekte Archivierung! Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung. Zudem sollte das Speichermedium nicht veränderbar sein. Hier empfiehlt es sich, auf einen Datenträger zu setzen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt.

Wer auf zusätzliche Hardware verzichten möchten, kann seine elektronischen Rechnungen optimal in der Cloud archivieren. Diese digitale Form der Archivierung hat mehrere entscheidende Vorteile: Cloud-Lösungen bieten einen unbegrenzten Speicherplatz, wobei der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks lässt sich mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen und hosten ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für die E-Rechnung.

2. Achten Sie auf Format und Lesbarkeit der Dokumente

Wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren möchten, ist es unbedingt notwendig, darauf zu achten, diese genau in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind. Zwar ist es möglich, alle elektronischen Dokumente wie Rechnungen und Belege in einem betriebsinternen Format abzuspeichern. Diese sind dann jedoch immer in Verknüpfung mit der Originaldatei aufzubewahren. Außerdem ist es ein Muss für die elektronische Archivierung von Rechnungen, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet. Zudem ist es sehr wichtig, dass alle Dateien im elektronischen Archiv innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind.

3. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen. So müssen alle Dokumente mindestens zehn Jahre lang im Archiv liegen und jederzeit zugänglich sein. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf ein Dokument gelöscht werden. Diese Frist ist gesetzlich festgelegt. Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren will, sollte also sicherstellen, dass jedes Dokument rechtlichen Anforderungen gemäß aufbewahrt ist. Gelangt eine Rechnung als Anhang einer E-Mail, also beispielsweise als PDF-Datei, in Ihr Unternehmen, so geht es in erster Linie darum, die angehängte Datei zu archivieren. Die E-Mail selbst hingegen müssen Sie nicht zusätzlich speichern.

Unbedingt berücksichtigen sollten Sie auch, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren geht. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das Rechnungen elektronisch archivieren möchte, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lassen sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern und eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleisten.

4. Wählen Sie das richtige System zur Archivierung

Haben Sie den Entschluss gefasst, in Ihrer Buchhaltung auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung zu setzen, so haben Sie einen entscheidenden Vorteil auf Ihrer Seite: Die digitale Archivierung ist technologieneutral. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, dass Sie in der Wahl des entsprechenden Systems gänzlich frei sind. Dennoch muss dieses ein paar rechtliche Vorgaben erfüllen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen.

Auch wichtig ist, dass die Software, mit der Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren wollen, eine Revisionssicherheit garantiert. Diese stellt für die elektronische Archivierung sicher, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen noch verändert werden kann. Nur damit ist es Ihnen als Unternehmen erlaubt, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu entsorgen. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie zudem auf das Thema Sicherheit legen. So muss die von Ihnen gewählte Software höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.

Beachten Sie diese vier Tipps, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren, sollte das auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Erleichterung und Effizienzsteigerung der alltäglichen Arbeitsprozesse sein.

 

So profitieren KMU von der Digitalisierung

Kleine und mittlere Unternehmen – KMU ­– sind der Motor der deutschen Wirtschaft. Entsprechend wichtig ist es, dass sie die Chancen nutzen, die sich ihnen bieten, um auf Dauer wettbewerbsfähig bleiben zu können. Die Digitalisierung ist eine solche Chance, an der für zukunftsorientierte Unternehmen kein Weg vorbeiführen darf. In welchen Bereichen KMU besonders von dem digitalen Wandel profitieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

1. KMU profitieren von einer Digitalisierung der Buchhaltung

Drastische Kosteneinsparungen sind es, welche die Buchhaltung von KMU zum idealen Ansatzpunkt für jegliche Digitalisierungsbemühungen machen. Mithilfe moderner Softwarelösungen kann eine enorme Rentabilität erzielt werden, die direkt auf den Unternehmenserfolg einzahlt. Experten gehen davon aus, dass bereits die umfassende Umstellung auf eine elektronische Rechnungsbearbeitung rund 500 Milliarden Euro in die Kassen der deutschen Wirtschaft spülen würde – und das ist nur ein kleiner Teil der digitalen Möglichkeiten, die ein enormes Einsparungspotenzial mit sich bringen. Zudem sorgt unter anderem auch die Tatsache, dass im Rahmen automatisierter digitaler Workflows menschliche Fehler vermieden werden, für ein dickes Plus in den Kassen. Immerhin schlägt bereits ein einziges falsch abgelegtes Dokument mit durchschnittlich 100 Euro zu Buche, und geht es ganz verloren, erhöht sich diese Summe schnell auf mehrere Hundert Euro. Selbst gut organisierte KMU mussten diese Kosten noch vor einigen Jahren einrechnen, doch in Zeiten elektronischer Archive und automatischer Speicherungen gehören sie der Vergangenheit an. Gleiches gilt auch für die teils beträchtlichen Ausgaben für Papier, Toner oder die Wartung von Kopiergeräten, welche dank einer digitalen Dokumentenbearbeitung maßgeblich reduziert werden können.

2. Effizientere Prozesse sparen in KMU Zeit und Nerven

Nutzen KMU die Chancen der Digitalisierung, wächst ihre Produktivität, denn digitale Workflows verkürzen die Durchlaufzeit und beschleunigen aufwändige Genehmigungsprozesse. Mussten Mitarbeiter bislang rund 30 bis 40 Prozent ihres Arbeitstages für die lästige Suche nach papierbasierten Informationen aufwenden, hat sich diese Tatsache dank eines zentralen digitalen Ablagesystems mittlerweile erledigt. Da moderne Dokumentenmanagementsysteme zudem in der Lage sind, wichtige Dokumente automatisiert zu prüfen, weiterzuleiten und abzuspeichern, wird eine Menge Arbeitszeit freigesetzt, die an anderer Stelle deutlich sinnvoller aufgehoben ist. In der Folge können KMU wesentlich flexibler als früher auf die Anforderungen des Alltags reagieren und sich mit motivierten und entlasteten Mitarbeitern den entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern.

3. Compliance: Mithilfe der Digitalisierung sind KMU auf der sicheren Seite 

Erfahrungsgemäß sind es häufig Rechtsabteilungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen , in denen die Digitalisierung kritisch beäugt wird. Nach wie vor gehen viele Juristen der alten Schule davon aus, dass nur eigenhändig unterschriebene Schriftsätze gültig und rechtsverbindlich sind. Zeitgemäß ist diese Auffassung allerdings schon längst nicht mehr ­­– ganz im Gegenteil: In Zeiten des E-Commerce sind auch digitale Dokumente verbindlich und Compliance-Bedenken gelten im Zuge der Digitalisierung als überflüssig. Mithilfe modernen Technik sind Prozesse transparenter denn je und es kann genau eingesehen werden, wer welche Dokumente wann verändert hat.

Kein Wunder also, dass das Fazit der EY-Studie „Digital. Effizient. Sicher“ wie folgt ausfällt: „Die Digitalisierung schärft die betriebli­chen Sinne und macht sämtliche Pro­zesse lückenlos dokumentierbar und transparent. Unternehmen, CFOs und Steuerabteilungen können sich auf diese Weise vor bösen Überraschungen schützen, intern wie auch gegenüber dem Finanzamt.“

4. Zufriedene Kunden dank digitaler Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen

Bereits heute finden Kundenbeziehungen in Unternehmen zu mehr als 60 Prozent ganz oder teilweise über digitale Kanäle statt, wie die Studie „Digitalisierung im deutschen Mittelstand“ belegt. Diese Tatsache verbessert die Reaktionszeit von KMU enorm und wirkt sich damit direkt auf die Kundenzufriedenheit aus. Neben diesem offensichtlichen „direkten Draht zum Kunden“ gibt es noch weitere Gründe, weshalb sich der digitale Wandel lohnt. Ein klassisches Beispiel ist die elektronische Rechnungsverarbeitung, mit deren Hilfe der gesamte Prozess von der Erstellung bis zur Bezahlung einer Rechnung innerhalb von Tagen erledigt sein kann. Insbesondere im Kontakt zu Geschäftskunden wird diese Fähigkeit immer wichtiger und für so manches Unternehmen sind papierbasierte Rechnungen bei der Wahl potenzieller Geschäftspartner längst schon zum Ausschlusskriterium geworden. Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, arbeitet daher digital und profitiert von der Möglichkeit einer einfachen, zuverlässigen und schnellen Zusammenarbeit.

5. Digitalisierung in KMU führt zu einem besseren Miteinander

Nicht nur die Zusammenarbeit mit Kunden, sondern auch die interne Interaktion kann mithilfe der Digitalisierung in KMU maßgeblich verbessert werden. Meetings sind auch dann noch möglich, wenn sich Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten befinden und dank zentral abrufbarer Informationen kann jedes Teammitglied unabhängig von zeitlichen oder räumlichen Grenzen seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

Die Konsequenzen dieser Entwicklung hat eine Studie der LeadershipGarage Research Group beschrieben: „Machtverhältnisse in Organisationen verschieben sich, hierarchische Strukturen werden zu Netzwerken und Führung findet vermehrt auf Distanz statt.“ KMU, die diesen Veränderungen offen gegenüberstehen und sich auf den technischen Fortschritt einlassen, profitierten von optimierten Arbeitsabläufen und Kommunikationswegen, die noch vor wenigen Jahren kaum denkbar gewesen wären.

Die genannten Beispiele sind nur ein Teil der vielfältigen Möglichkeiten, die sich kleinen und mittleren Unternehmen im Zuge der Digitalisierung bieten. Entsprechend fällt auch das Urteil derer aus, die den Weg in Richtung digitale Zukunft bereits beschritten haben. Laut Bitkom Digital Office Index bestätigten 74 Prozent der befragten Unternehmen, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt habe und zwei Drittel gaben an, dass sie die Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern konnten.

Falls auch Sie die Vorteile der Digitalisierung in KMU nutzen möchten, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu erhöhen und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, erfahren Sie in unserem Ratgeber „Kosten sparen mit Dokumentenmanagement“, wo das Einsparungspotential am größten ist.

Digitalisierung der Arbeitswelt Chancen, Risiken Auswirkungen

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet zusehends voran. Fliegende Menschen, selbstfahrende Autos und Kommunikation mit dem All – Dinge wie diese gehören schon immer zur Faszination des Menschen, wenn es um die Zukunft geht. Bereits im Jahr 1897 träumte die Schokoladenfabrik Gebrüder Stollwerck auf ihren Reklame-Sammelbildern von Polizisten mit Flügeln und vollen Verkehrsstraßen. So zumindest stellten sie sich das Jahr 2000 vor. Heute, fast zwei Jahrzehnte nach der Jahrtausendwende, fliegen Menschen in Drohnen und zumindest teilautomatisierte Autos fahren auf den Straßen der Welt. Die Digitalisierung macht es möglich. Welche Auswirkungen die Digitalisierung auf die Arbeitswelt hat und was sich durch die Arbeit 4.0 ändert, lesen Sie in diesem Beitrag.

Geht es um die Digitalisierung und ihre Auswirkungen auf die Arbeitswelt, gibt es allgemein zwei vorherrschende Meinungen. Auf der einen Seite stehen die Kritiker und Skeptiker, die Fabriken voller Roboter und Maschinen sowie eine Vielzahl an Arbeitslosen sehen. Auf der anderen Seite zeichnen die Befürworter der Digitalisierung ein anderes Bild. Sie sehen ein neues Wirtschaftswunder mit Jobs für alle. Beiden gemein ist auf jeden Fall, dass ihre Ansichten und Diskussionen stark interessengeleitet sind. Einen technologischen Determinismus, der bestimmte Arbeits- und Beschäftigungsformen vorgibt, gibt es nicht. Eher ist die Digitalisierung ein gesellschaftlicher Prozess, der an bestehende Institutionen, Normen und Werte anknüpft. Dabei liegt es an den jeweiligen Interessenvertretungen, diesen Prozess mitzugestalten.

Digitalisierung der Arbeitswelt – was ist das?

Das Wort Digitalisierung ist in aller Munde und jeder hat seine Meinung dazu. Geht es aber um die Digitalisierung im Konkreten, so scheiden sich oft die Geister. Was ist Digitalisierung überhaupt? Welche Prozesse verstecken sich dahinter? Und welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf Arbeitswelt und Alltag von Arbeitnehmern? Fragen wie diese gilt es unbedingt zu klären, wenn man verstehen will, wo die Zukunft hinführen kann.

Generell verstehen Experten unter Digitalisierung mehrere Dinge zugleich. Vor allem geht es dabei aber um die Robotik, die mit fortschreitender technologischer Entwicklung mehr und mehr Unternehmen in eine digitale Zukunft leitet. Zudem ist es das Internet of Things, das zu einer neuen Art der Vernetzung von Mensch und Maschine führt. Darüber hinaus zeigt sich die Digitalisierung auch in cyber-physischen Systemen wie beispielsweise in intelligenten Stromnetzen. Klar ist – sie alle wirken sich auf den Arbeitsalltag der Menschen aus und stellen sie vor neue Herausforderungen. Damit zusammen hängt auch eine starke Veränderung der Arbeitsplätze, wie man sie heute (noch) kennt.

Digitalisierung Arbeitsmarkt: Wie sich viele Berufe verändert

Viele Menschen blicken mit Sorge in die Zukunft einer digitalen Arbeitswelt. Allem voran, steht die Angst vieler Menschen vor einem Jobverlust. Zwar haben, wie Studien belegen, in Deutschland nur rund 15 Prozent aller sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer einen Job mit sehr hohem Substitutionspotential, doch ist die Angst nicht gänzlich unverständlich. Denn es gibt Prozesse, die der Mensch nicht permanent kontrollieren und organisieren muss. Dort ist er zunehmend überflüssig und lässt sich durch Maschinen ersetzen. Dies betrifft vor allem einfache Jobs in der Transport- und Logistikbranche sowie die Industrieproduktion und einige Servicedienstleistungen. Untersuchungen haben ergeben, dass hier in den nächsten Jahren rund sieben Millionen Arbeitsplätze verloren gehen werden. Betroffen sind davon überwiegend Tätigkeiten, die kein hohes kognitives Geschick fordern. Natürlich ist an dieser Stelle nicht ausgeschlossen, dass die Digitalisierung in ferner Zukunft auch Auswirkungen auf die Arbeitswelt anderer Berufe hat, von denen man es heute auf keinen Fall denkt. Experten können hierzu allerdings keine Vorhersage treffen.

Gegenüber dem Verlust einiger Arbeitsplätze steht aber auch die Erschaffung neuer Jobs. Vor allem in den Bereichen Technologie, Medien und Telekommunikation ist es wahrscheinlich, dass sich durch die Digitalisierung etliche Jobs neu bilden. Darüber hinaus prognostizieren Experten einen erhöhten Bedarf an Akademikern, vorzugsweise aus den MINT-Fächern Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik, die maßgeblich an der Entwicklung neuer Technologien beteiligt sein werden. Eine weitere Prognose in Bezug auf die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt ist, dass sich Jobprofile eher verändern werden, als dass sie gänzlich verschwinden. Gleiche Jobs werden andere Anforderungen haben und Ausbildungen werden sich diesen anpassen. Auch heute schon ist das zu beobachten. So muss ein Auszubildender eines handwerklichen Berufs nicht nur die nötigen berufsspezifischen Fachkenntnisse erlernen, sondern zusätzlich mit einem Computer umgehen können.

Hinzu kommt, dass viele kleine und mittelständische Handwerksbetriebe vermehrt auf ihre Präsenz in sozialen Medien setzen. Eine Vielzahl an Sanitär- und Heizungsunternehmen, Bäckereien oder Tischlereien zeigen sich heute bei Facebook, Instagram und Co. So wollen sie attraktiver sein für den Nachwuchs und zeigen damit, dass die Digitalisierung auch Auswirkungen auf ihre Arbeitswelt hat. Die Veränderungen durch den digitalen Wandel sind somit auch in Berufen erkennbar, die auf den ersten Blick nicht auf ihn angewiesen sind, um zukunftsfähig zu bleiben. An dieser Stelle zeigt sich auch, dass ein Wechsel zwischen verschiedenen Berufen und Branchen zukünftig um einiges leichter sein könnte. Die geforderten Qualifikationen ähneln sich und machen die Einarbeitung in einen neuen Job dadurch umso leichter, sind doch die genutzten Technologien die gleichen.

Digitalisierung der Arbeit birgt großes Potenzial

Ein großer Vorteil der Digitalisierung, der auch entscheidende Auswirkungen auf die Arbeitswelt hat, zeigt sich insbesondere an den Grundzügen des digitalen Zeitalters. Dieses ist nämlich von zwei Dingen geprägt: der Speicherung von Informationen in der für Computer verständlichen 0/1-Codierung und in der Nutzung digitaler Codes zur Definition maschineller Algorithmen in Form von Software. Die Elektronik erlaubt es digitalen Maschinen dabei, Informationen zu verarbeiten, darauf zu reagieren und diese selbst weiterzugeben. Mit jeder Verbesserung von Programmcodes, Sensorik und Steuertechnik entwickeln sich diese Maschinen weiter, werden selbständiger, intelligenter und effizienter. Gleichzeitig bedeutet das aber auch, dass sie unabhängiger vom Menschen und seiner Kontrolle werden.

Während viele Menschen darin die Gefahr sehen, ersetzt zu werden, birgt diese Entwicklung auch etliche Chancen. Nehmen Maschinen und Roboter dem Menschen Routineaufgaben ab, so kann dieser sich mehr auf kognitiv anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Und auch dabei hat die Digitalisierung der Arbeit schon jetzt entscheidende positive Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Sie ermöglicht es den Menschen nämlich, wesentlich flexibler zu sein. Das wirkt sich nicht nur auf ihre Leistungen und die Effektivität ihrer Arbeit aus, sondern auch auf die Gestaltung von Freizeit und Privatleben.

Arbeit 4.0: Flexibilität als Ergebnis der Digitalisierung

Arbeiten, wenn es in den Biorhythmus passt, vollausgerüstete Büros stundenweise mieten oder neue branchenübergreifende Kontakte in Coworking-Spaces knüpfen – diese Auswirkungen auf die Arbeitswelt sind typisch für die Digitalisierung. Denn das Modell von Arbeit 4.0 ist längst ein Teil unseres Alltags. Etliche Betriebe setzen bereits jetzt darauf, ihren Mitarbeitern ein flexibles raum- und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Die digitalen Strukturen unserer Zeit spielen ihnen dabei in die Karten. E-Mails, Messenger oder Video-Chats erleichtern die Arbeit. Die einzige Voraussetzung:  Das Internet muss funktionieren. Denn die Verbreitung und Nutzung von Technik hängt maßgeblich von der Infrastruktur zur Datenübertragung ab. Auch deswegen hat die Bundesregierung die Verbesserung der durchschnittlichen Geschwindigkeit von Breitbandanschlüssen auf ihrer Agenda stehen.

Eine ausreichende IT-Infrastruktur ist zu großen Teilen dafür verantwortlich, dass die Digitalisierung der Arbeitswelt erfolgreich voranschreiten kann. Vor allem Konzepte wie Industrie 4.0 hängen von ihr ab. Und auch Anwendungen wie Cloud-Computing und Cloud-basierte Arbeitsmodelle sind auf eine gut funktionierende Technik angewiesen. Dabei begeistert vor allem das Cloud-Computing schon heute viele Unternehmen, bietet es ihnen doch eine bedarfsgerechte und flexible Nutzung, die darüber hinaus auch Kosten spart. So greifen im Arbeitsalltag bereits über 30 Prozent der mittleren und großen Unternehmen auf Cloud-Computing und Cloud-basierte Arbeitsmodelle zurück. Digitale Programme wie ein Enterprise Content Management (ECM) oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) erleichtern hier tägliche Arbeitsabläufe. So haben die Menschen mehr Möglichkeiten, sich auf die Jobs zu konzentrieren, die auf lange Sicht nicht substituierbar sind.

Checkliste So gelingt die Einführung eines DMS

Die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) ist für viele Firmen eine Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe. Es eignet sich insbesondere zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente und fördert dabei ein effizientes und effektives Arbeiten. Auf der einen Seite spart ein Unternehmen mit einem DMS einiges an Kosten, denn der Verzicht auf Papier bedeutet zugleich eine Einsparung von Druckermaterialien, Porto und Platz. Auf der anderen Seite lässt sich durch die Arbeit mit einem DMS und der damit zusammenhängenden Automatisierung von Routineaufgaben auch viel Arbeitszeit sparen, die die Mitarbeiter eines Unternehmens wiederum in andere, komplexere Aufgaben investieren können. Wie die Umstellung auf ein DMS gelingt, verrät Ihnen diese Checkliste zur Einführung eines DMS. 

Bevor Sie überhaupt mit der Planung zur Einführung eines DMS beginnen, sollten Sie sich mit allen betroffenen Fachabteilungen beraten. Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass ein digitales DMS zwar eine Umstellung ist, diese auf lange Sicht aber nicht mehr, sondern erheblich weniger Arbeit bedeutet. Fragen Sie die Fachabteilungen vorab nach ihrer Meinung und erfahren Sie darüber mögliche Verbesserungspotentiale. Sind alle Mitarbeiter von der Arbeit mit einem digitalen DMS überzeugt, kann die Planung starten. Wie Sie dabei konkret vorgehen sollten, zeigen Ihnen die folgenden Punkte der Checkliste zur Einführung eines DMS.

1. Vorstudie und Orientierung

Zuerst ist es nötig, dass Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und seiner Abteilungen ermitteln, die zukünftig mit einem DMS arbeiten sollen. Analysieren Sie den jeweiligen Zustand und ermitteln Sie im Gespräch mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf. Hierbei gilt: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potenzial zur Umstrukturierung. Um die Zielformulierung festzusetzen, fragen Sie sich, welchen Nutzen das digitale DMS Ihrem Unternehmen bringen soll. Eine Verbesserung betrieblicher Abläufe, eine Einsparung von teurem Büro- und Archivraum oder eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – die Möglichkeiten sind vielfältig. Haben Sie und Ihre Mitarbeiter ein Ziel gesetzt, gilt es, einen kompetenten Berater zu kontaktieren. Nennen Sie diesem die „Must-Haves“ und die „Nice-to-Haves“, damit er sich ein Bild von Ihren Wünschen machen kann. Anhand Ihrer Zielvorstellung wird er dann eine Lösung erarbeiten. Damit haben Sie bereits den ersten Punkt der Checkliste zur Einführung einer DMS Software erfüllt.

2. Die Lösungspräsentation des Anbieters

Hat der Anbieter auf Grundlage Ihrer Zielformulierung einen ersten Lösungsvorschlag erarbeitet, wird er ihn in Ihrem Unternehmen präsentieren. Professionelle Anbieter bieten diese Präsentation in den meisten Fällen kostenfrei an, gehört das doch zum Service eines kompetenten Partners. Zeigen Sie sich deswegen erkenntlich, indem sie alle wichtigen Mitarbeiter des Betriebs zur Präsentation dazu bitten. Dabei sollten Sie sowohl die zukünftigen Anwender wie auch budgetverantwortliche Entscheider und IT-Verantwortliche berücksichtigen. Ein wichtiger Punkt dieser Checkliste zur Einführung eines DMS an dieser Stelle: Entscheiden Sie gemeinsam mit allen Beteiligten, ob Ihnen die präsentierte Lösung zusagt oder nicht. Schließlich sollen am Ende alle von der Arbeit mit dem DMS profitieren. Und das geht nur, wenn alle mit der Lösung zufrieden sind.

Aus Ihrer vorhergehenden Orientierungsphase ist dem Anbieter bereits bekannt, wo die groben Einsatzgebiete liegen und welchen Nutzen Sie sich von der Einführung des DMS erhoffen. Bei seiner Präsentation wird ein professioneller Anbieter einen umfassenden Überblick über das für Sie und Ihr Unternehmen passende DMS geben. Wichtig hierbei ist, dass beide Seiten miteinander einen offenen, vertrauensvollen Umgang mit dem Thema pflegen. Im Idealfall bietet Ihnen der Anbieter eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung mit dem gewünschten Funktionsumfang inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand an. Sind Sie nicht von seinem Lösungsvorschlag überzeugt, ist es natürlich möglich, dass Sie ein zusätzliches Angebot von einem weiteren Anbieter einholen.

3. Workshops zur gewählten Lösung veranstalten

Sie haben sich für einen Anbieter entschieden und sind nun bereit für den nächsten Schritt? Dann sollten Sie mit dem ausgewählten Anbieter einen Lösungsworkshop vereinbaren. So kann er ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Angebot erstellen. Professionelle Anbieter stellen Ihnen diese Leistung bereits in Rechnung, doch es ist eine Investition, die sich lohnt. Nur so bekommen Sie ein wirklich individuelles Angebot, das Sie schon einen Schritt weiter in Richtung Ihrer Zielvorstellung bringt.

Ein wichtiger Punkt, der sich in einem Lösungsworkshop klären lässt, ist zudem der Umgang mit dem Dokumenten-Altbestand. Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung sein? Oder wollen Sie den Altbestand in Eigenleistung digitalisieren? Fragen wie diese lassen sich bestens in einem Workshop beantworten. Die Überlegung, welchen Nutzen die Anwender haben sollen, ist an dieser Stelle auch ein wichtiger Aspekt der Checkliste zur Einführung des DMS. Damit alle vom DMS überzeugt sind, sollte sich dieses flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.

4. Angebot und Kauf 

Als nächster Punkt auf Ihrer Checkliste zur Einführung eines DMS sollte ein professionelles Angebot inklusive verbindlicher Preise stehen. Dieses muss in jedem Fall die Preisangaben für Software, Hardware und sämtliche Dienstleistungen enthalten. Ein gutes Angebot ist zudem so strukturiert, dass es auch für Dritte gut nachvollziehbar ist. Weiterhin sollte es die eingangs von Ihnen formulierte Zielvorstellung inkludieren. Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte System alle notwendigen rechtlichen Vorgaben, z.B. aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Umsatzsteuergesetz, abdeckt. Gefordert ist dabei nicht nur eine fachgerechte digitale Archivierung aller Dokumente, sondern auch die Dokumentation über die Eingangszeit von Dokumenten sowie die Sicherheit vertraulicher Daten. Gerade im Hinblick auf den Umgang mit Personalakten ist es unabdingbar, dass diese gut geschützt sind. 

Ein kompetenter Partner, der auch Ihre Checkliste zur Einführung des DMS berücksichtigt, verfügt dabei über folgende Eigenschaften:

  • Er bietet Ihnen als verlässlicher Partner einen weitergehenden Service an, er verwendet eine Technik auf neuestem Stand und er ist flexibel.
  • Falls Sie sich momentan noch nicht für den Einsatz eines Cloud-Systems entscheiden, achten Sie darauf, dass er Ihnen bei Bedarf auch einen einfachen Wechsel zu einer Cloud-Lösung ermöglichen kann. Im besten Fall macht er Ihnen dazu direkt ein zweites Angebot, bevor es mit dem nächsten Schritt der Checkliste zur Einführung des DMS weitergehen kann.

 

5. Einrichtung des DMS und Mitarbeiterschulung

Damit die Einführung des DMS sich nicht zur Mehrarbeit entwickelt, ist eine nahtlose Integration in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell. Die Einrichtung sollte den laufenden Betrieb dabei so wenig wie möglich beeinträchtigen. Achten Sie mit Hilfe der Checkliste zur Einführung des DMS darauf, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern.

6. Review-Workshop

Ist das DMS bereits erfolgreich eingeführt, sollten Sie noch einen letzten Punkt der Checkliste zur Einführung des DMS beachten: den Review-Workshop. Damit sich das Investment in ein DMS wirklich lohnt, empfiehlt es sich, nach circa sechs bis zwölf Wochen den Anbieter für eine nachgehende Betrachtung zu engagieren. Dieser besucht den laufenden Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer alltäglichen Arbeit. So kann er unmittelbare Tipps geben und den Anwendern zu Produktivitätsfortschritten verhelfen. Das steigert nicht nur die allgemeine Zufriedenheit, sondern sichert darüber hinaus die Einhaltung Ihrer Ziele. Auf diesem Weg wird die Einführung des DMS auch in Ihrem Unternehmen zum Erfolg.

 

Effiziente Ablage im Büro Zuerst organisieren, dann digitalisieren

Das volldigitale Büro wird zwar schon seit 30 Jahren propagiert, ist aber bis heute nur selten Wirklichkeit geworden. Wenn, dann in Großkonzernen oder aber in kleinen, dynamischen Start-ups – jedoch kaum im Mittelstand, dem Motor der deutschen Wirtschaft. Papierarme oder sogar papierlose Prozesse, Ablagen und Archive dagegen sind auch im Mittelstand längst tausendfach erfolgreich im Einsatz. Denn elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und die Automation der damit verbundenen Prozesse stehen weit oben auf der Prioritätenliste der meisten IT-Chefs.

Warum es sich lohnt, die Büro Ablage zu organisieren und zu digitalisieren, liegt auf der Hand: Schnellere Bearbeitung durch Wegfall von Hauspost und Liegezeiten auf den Schreibtischen, Zeiteinsparungen bei der Aktenorganisation, weniger Kosten und Raumbedarf für Papierakten. Gleichzeitig mehr Sicherheit und Compliance bei der Dokumentenbearbeitung, etwa durch die effiziente Erfüllung der rechtlichen – insbesondere steuerrechtlichen – Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen.

Papierdokumente werden gescannt, verschlagwortet und dann digital archiviert. Elektronische Formulare können einen Teil der heutigen Papierformulare ersetzen – und insgesamt wird weniger gedruckt und kopiert. Ein papierloses Büro spart nicht nur Kosten, sondern ist auch ökologisch sinnvoll.

Suche nach Informationen entfällt

Die zeitraubende Suche nach Informationen entfällt, denn in der elektronischen Kunden-, Personal- oder Projektakte können sämtliche Dokumente zu einem Kunden oder Interessenten, Mitarbeiter oder Entwicklungsprojekt gesammelt werden. Das Dokumentenmanagementsystem verwaltet dabei die unterschiedlichsten Ursprungsformate (Papier, Office-Dateien, CAD-Output, E-Mail, elektronisch erstellte Reports) und Dokumenttypen (Protokolle, Dokumentationen, Zeichnungen, Anträge, Prüfberichte, Standards und Normen) in einem gemeinsamen, thematisch geordneten Dokumenten-Pool mit einheitlicher Aktenstruktur.

Werden Inhalte in einer digitalen Büro Ablage organisiert, zentral gespeichert und korrekt indexiert, ist der Zugriff ganz einfach. Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr auf die Suche nach diesen Dokumenten verwenden und können Informationen schnell weitergeben. Es sind keine Kopien mehr nötig – weder auf Papier noch digital. Damit entfällt auch der gravierende Nachteil der Redundanz. Zusätzlich wird vermieden, dass unter Umständen verschiedene Kopien dieser Dokumente durch Änderungen unterschiedliche Informationen enthalten können.

Compliance inklusive

Alle Zugriffe auf Dokumente können überwacht, Freigaben elektronisch gesteuert und Dokumentversionen verwaltet werden. Der Zugriff ist mit unterschiedlichen Endgeräten an beliebigen Orten zeitunabhängig möglich. Durch die geordnete, zentrale Bereitstellung aller relevanten Unterlagen quasi per Mausklick wird Zeit für das Suchen gespart, der Entwicklungsprozess beschleunigt und damit die „Time to Market“ reduziert, sei es zum Beispiel für neue Produkte, sei es für die Erledigungen von Kundenanfragen oder für die Erledigung von Reparaturarbeiten.

Das digitale Büro wird so zur Steuerzentrale der digitalen Transformation, konstatierte DocuWare-Gründer Jürgen Biffar bereits im Vorwort des Bitkom Digital Office Index 2018. Ökologisch höchst fragwürdige Papierberge wandern in die Cloud, die digitale Signatur ersetzt das Fax und Video-Meetings ermöglichen persönliche Gespräche trotz großer Distanz zu Kollegen oder Kunden – in Zeiten wie diesen ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Dazu kommen Vorteile wie aufgeräumte Büros, optimierte Workflows, geringere Kopier- und Druckkosten, mehr Agilität, weniger Geschäftsrisiken, bessere Kundenbeziehungen sowie erhöhte Transparenz – und last but not least eine positive Ökobilanz.

Von der Wunschvorstellung zur Wirklichkeit

Die Experten sind sich absolut einig: Die Digitalisierung von Büro-, Verwaltungs- oder kompletten Geschäftsprozessen verspricht ein erhebliches Effizienz- und Innovationspotenzial. Doch wie schon anfangs erwähnt – noch ist das digitale Büro vor allem im Mittelstand eine Wunschvorstellung und höchstens in Start-ups und einigen Großkonzernen gelebte Realität. Auch die Sachbearbeiter in den Behörden müssen aus unterschiedlichsten Gründen notgedrungen immer noch mit Papier arbeiten.

Dafür gibt es verschiedene Ursachen: Je größer das Unternehmen, desto größer in der Regel sein Dokumentenvolumen, desto höher die Komplexität der Organisationsstrukturen und desto stärker die Formalisierung der Abläufe. Das führt insgesamt zu mehr Rationalisierungspotenzial durch den DMS-Einsatz als bei kleineren Unternehmen, auch wenn diese ebenfalls stark mit der zunehmenden Papierflut zu kämpfen haben. Der Handlungsbedarf, die Büro Ablage zu organisieren und zu digitalisieren, war deshalb bis dato nicht ganz so hoch. So öffnet sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen aktuell immer weiter, wie sich beim Digital Office Index 2018 zeigt.

Auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten erreichen die mehr als 1.000 dazu befragten Unternehmen einen Durchschnitt von 54 (2016: 50). Dabei steht 0 für „überhaupt nicht digitalisiert“ und 100 für „vollständig digitalisiert“. Großunternehmen mit über 500 Mitarbeitern erzielen demnach einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58), Mittelständler mit 100 bis 499 Mitarbeiten 58 Punkte (2016: 53) und Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern nur 53 Punkte (2016: 49). 

Viele Wege führen zum digitalen Büro

Dass sie strukturierter und formalisierter arbeiten, erleichtert Großunternehmen und Behörden den Weg zur Digitalisierung enorm. Daher sollten auch Mittelständler, die viel Wert auf ihre Dynamik und Flexibilität legen, vor der Digitalisierung erst die Büro Ablage organisieren. Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung ist ja, dass die Strukturen und die Prozesse stimmen, dann erst folgt die IT – ganz nach den Worten von Lufthansa-Vorstand Thorsten Dirks: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“

Für die vernünftige Organisation der Büro Ablage gibt es zahllose Ratgeber. Ein Prinzip steht bei allen ganz oben: Unwichtiges sofort wegwerfen! Das ist schon im Papierarchiv reiner Ballast – und sollte auf keinen Fall digitalisiert werden. Es spart zudem Speicherplatz und dient der Übersichtlichkeit.

Die Ablage optimieren

Völlig zu Unrecht wird die Büro Ablage bei der Organisation häufig stiefmütterlich behandelt, denn jedes Unternehmen und jedes Büro benötigt ein Archiv. Unterlagen müssen aufbewahrt werden, sei es aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, aus Dokumentationsgründen oder wegen firmeninterner Vereinbarungen. Alles, was darüber hinaus archiviert wird, schränkt die Übersicht ein und erfordert Platz, woraus höhere Raum- bzw. im digitalen Fall Speicherkosten resultieren.

Also muss im Unternehmen klargemacht werden, was genau und wie lange archiviert werden muss. Dann werden oft Berge von Akten und Unterlagen nicht mehr einfach sicherheitshalber archiviert, sondern verschwinden. Jeder Archivbehälter – Akte, Mappe oder Karton – wird deutlich mit dem „Verfallsdatum“ gekennzeichnet – also mit dem Datum, an dem die Unterlagen vernichtet werden können. Auch die Zuständigkeit für die Entsorgung sollte geklärt sein, denn wenn sich dafür niemand zuständig fühlt, bleiben die Unterlagen bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag archiviert.

Wenn aber Anwender einbezogen werden und die Büro Ablage beizeiten organisiert wird, dann wird die Digitalisierung des Büros auch im Mittelstand Nutzen stiften und das Leben eines jeden Beteiligten erleichtern. Erleichtert im wahrsten Sinne des Wortes wird die Digitalisierung des Büros aber auch durch Umzüge, sei es beim Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung oder Filiale, sei es bei Umzug einer ganzen Niederlassung zu einem neuen Standort. Dann muss dort nur der PC eingerichtet werden – und sofort sind sämtliche Akten im Zugriff. Den Papierballast gibt es ja nicht mehr! Oder zumindest kaum noch.

Digitalisierung im Rechnungswesen So gelingt die Automatisierung

Wer sein Unternehmen digitalisieren und auf die digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall an diesem Punkt: der Digitalisierung im Rechnungswesen. Dazu gesellen sich Fragen wie: Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren? Und welche Anforderungen und Voraussetzungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen? Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für eine erfolgreiche digitale Transformation. Warum das so ist und welche Antworten Sie kennen sollten, damit Sie die Digitalisierung und Automatisierung vorantreiben können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist einfacher, als viele Unternehmen denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wird die Rechnungsverarbeitung zum Kinderspiel. Mit entsprechenden Workflows im DMS kann sie vollständig automatisiert werden.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung sind für alle Abteilungen im Unternehmen ein Mehrwert: Durch die Automatisierung werden die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung entlastet. Fehler werden vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das passiert bei einer elektronischen Rechnungsverarbeitung nicht. Der Prozess der Rechnungsprüfung wird beschleunigt, da er zum großen Teil automatisiert ist. Alle Vorgänge lassen sich transparent überwachen und sind nachvollziehbar. Digitale Workflows bringen dem Management auch eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Dadurch können Manager bei Verzögerungen direkt eingreifen. Aufgaben lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren PC angewiesen sind. Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs lassen sich Skonti und Gutschriften nutzen. Mahngebühren werden vermieden, da die Vorgehensweise der digitalen Rechnungsprüfung sicherstellt, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung fast 20 Euro kostet. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil davon.

Kommt es zu Reklamationen, ist es in papierbasierten Betrieben sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammen zu tragen. Es ist kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs befinden. Zusätzlich ergeben sich durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems und der digitalen Rechnungsprüfung weitere Vorteile für die verschiedenen Abteilungen:

  • Vorgesetzte oder Urlaubsvertretungen können eingreifen, wenn ein Mitarbeiter den Prozess bremst, zum Beispiel weil eine Genehmigung fehlt.
  • Da die Rechnung in digitaler Form vorliegt, gibt es weniger verlorene Dokumente, eine teure Wiederbeschaffung von Dokumenten lässt sich vermeiden.
  • Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden digital aufrufen.
  • Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar.
  • Die Daten aus der digitalen Rechnung lassen sich jederzeit weiterverarbeiten.

 

Der Weg zum papierlosen Rechnungswesen

Zugegeben, diese Vision gibt es schon länger: Ein Büro, in dem sämtliche Prozesse automatisch ablaufen und in dem es keine Aktenschränke gibt oder Papierstapel viel Platz einnehmen. Geht es jedoch um die Umsetzung der Vision in die Wirklichkeit, so hapert es noch bei vielen Unternehmen.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist längst nicht in allen Branchen angekommen. Etliche Betriebe setzen nach wie vor auf eine manuelle Bearbeitung buchhalterischer Aufgaben. Und das kann sich schnell zu einem Problem entwickeln, fordert die Digitalisierung doch eine zunehmend schnellere Bearbeitung von Dokumenten. Wer jetzt nicht auf den Zug in Richtung digitale Zukunft aufspringt, kann auf lange Sicht nicht am Markt bestehen.

Rechnungen müssen schnellstmöglich geprüft und genehmigt werden. Nur dann lassen sich Skonti und andere Frühzahler-Rabatte überhaupt nutzen. Damit das funktioniert, ist ein schneller, automatisierter Genehmigungsprozess notwendig. Sobald dieser eingeführt wurde, auch durch Unterstützung der digitalen Dokumentenverwaltung, lassen sich in der Regel zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme einsparen. Das gelingt aber kaum, wenn Rechnungen noch auf Papier mit der internen Hauspost durch das Unternehmen befördert werden. Geht die Rechnung bei diesem Ablauf sogar ganz verloren, steigen unter Umständen die Kosten durch Mahngebühren und Verzugszinsen weiter an, anstatt durch eine zügige Bezahlung gesenkt zu werden.

Eine Studie des internationalen Wirtschaftsprüfungsunternehmens PricewaterhouseCoopers (PwC) hat jüngst 800 Arbeitnehmer in Deutschland, Österreich und der Schweiz zum Digitalisierungsstand in ihren Abteilungen befragt. Zwar registriert mehr als die Hälfte der Befragten einen abnehmenden Papiereinsatz, jedoch drucken ebenso viele von ihnen nach wie vor E-Mails aus. So geben 56 Prozent an, digitale Konversationen und Dokumente „manchmal“ auszudrucken, 21 Prozent tun dies „fast immer“. Daran zeigt sich deutlich, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen an vielen Stellen noch am Anfang steht. Dabei gibt es gerade hier etliche Vorteile durch digitale Prozesse.

Eine Studie des Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner zeigt auf, dass Unternehmen 1 bis 3% Ihres Umsatzes zum Drucken von Dokumenten ausgeben. Dazu kommen noch weitere Punkte, die Geld kosten, wie zum Beispiel Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld sparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfangen von Rechnungen. Denn hier werden Rechnungen häufig kopiert.

Rechnungswesen 4.0: Die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesen erkennen

Fest steht, die Digitalisierung der Buchhaltung geht mit der Automatisierung ihrer Abläufe einher. Wer auf die Digitalisierung im Rechnungswesen baut, dem tun sich große Chancen auf – die wiederum entscheidend für ein Unternehmen sind, das sich langfristig erfolgreich am Markt halten will. Die Vorteile beginnen bei der Steigerung der  Arbeitsproduktivität, gehen über die Autonomie der Beschäftigten, bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität. Denn eine der stärksten Anforderungen der Digitalisierung ist Schnelligkeit. Schnelligkeit in der Bearbeitung von Dokumenten, in der Entscheidung von Sachverhalten, in der Durchsuchung von Archiven (beispielsweise bei Audits).

Setzt ein Unternehmen jedoch überwiegend auf manuelle Prozesse, so kann es häufig zu Fehlern kommen. Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht der Mangel an Zeit führen schnell dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr korrekt arbeiten. Je öfter das passiert, desto negativer wirkt sich das am Ende auf das ganze Unternehmen aus. Ein Zustand, den niemand gerne haben möchte.

Durch die Digitalisierung der Rechnungen wird sichergestellt, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet werden. Das vermeidet auch, dass die Bezahlung von Rechnungen dadurch verzögert wird, dass diese nicht zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wurden.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann hier Abhilfe schaffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Fehler zu minimieren, regelmäßig wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Das macht ganze Abteilungen effizienter und verschafft Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile.

Rechnungswesen digitalisieren – hier profitieren Sie am meisten

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, seine Buchhaltung zu digitalisieren, geht es um die Frage, welche Prozesse sich besonders gut digitalisieren und automatisieren lassen. Dabei gibt es in erster Linie vier Bereiche, die von einer digitalen Transformation und in Zusammenhang damit von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren.

1. Der Rechnungseingang

Rechnungen können in verschiedenen Formen in ein Unternehmen gelangen: in Papierform, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf die Digitalisierung im Rechnungswesen mit einem digitalen DMS setzt, kann sich die Rechnungsverarbeitung bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales DMS erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung für später vor.

2. Die Weiterleitung von Rechnungen inklusive Freigabeprozess

Hat das DMS alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt es für ihre reibungslose Weiterleitung zum zuständigen Mitarbeiter. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich dabei durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Für die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das ein entscheidender Pluspunkt.

3. Die Rechnungsstellung

Die Digitalisierung im Rechnungswesen betrifft nicht allein die Bearbeitung von Zahlungsforderungen, die von außen eintreffen. Auch das Stellen und Versenden von Rechnungen erfährt durch digitale Prozesse eine massive Erleichterung. Mittels automatisierter Abläufe lassen sich Rechnungen schneller aufsetzen und direkt an den Empfänger versenden. Je schneller eine Zahlungsforderung gestellt ist, umso eher wird die Rechnung gezahlt. Das verbessert am Ende die Liquidität des ganzen Unternehmens. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen für transparente Zahlungsprozesse sorgt. So hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden.

4. Die Archivierung

Keine Frage, wer im Archiv stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen muss, macht alles andere, als Zeit zu sparen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann das ändern. Denn bereits bei Rechnungseingang bereitet ein digitales DMS die Bearbeitung, Indexierung und korrekte Archivierung der Dokumente vor. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert es alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft zudem bei der Einhaltung der Compliance. Und: Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen.

Anforderungen an eine Digitalisierung im Rechnungswesen

Ist die Entscheidung für die Digitalisierung im Rechnungswesen gefallen, geht es noch darum, welche Voraussetzungen und Anforderungen ein Unternehmen zur Umsetzung erfüllen muss:

Wichtig ist hier in erster Linie, dass alle Mitarbeiter am digitalen Wandel beteiligt sind.

Die Mitarbeiter müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und alle an einem Strang ziehen. Nur so wird die Digitalisierung zum Erfolg.

Entsprechende Schulungen helfen außerdem, sich mit der neuen Software anzufreunden und diese sicher benutzen zu können.

Außerdem bietet es sich immer an, einen erfahrenen Partner für die digitale Transformation zu engagieren. Das schützt vor bösen Überraschungen und hilft einem Unternehmen dabei, wirklich die richtige Strategie sowie die passende Software für seine digitale Zukunft zu finden.

 

7 Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro

Wer bei der Büroarbeit auf Papier verzichtet, hat klare Vorteile im Wettbewerb. Doch sowohl Großkonzerne als auch Kleinunternehmen kommen heute im Tagesgeschäft nur selten völlig ohne Papier aus. Das hat unterschiedliche Gründe.

Jedem ist es bewusst – der Umgang mit Papier kostet unnötig viel Zeit und verursacht Folgekosten für Drucker und Tinte bzw. Toner, für Aktenordner und Regale oder für Platz in den Büros und Archiven. Doch der Umstieg fällt den meisten schwer.

Arbeitet ein Unternehmen heute bereits vollständig ohne Papier, gehört es zu der noch seltenen Spezies der „Digital Natives“. Doch selbst diese Pioniere sind weiter mit Papierdokumenten konfrontiert, weil manche Kunden und Lieferanten Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine noch immer ganz klassisch per Post oder Fax schicken. Auch die DMS-Pioniere brauchen also Strategien für den Umgang mit Papierdokumenten, um nicht über eine der folgenden 7 Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro zu stolpern:

1. Der gewohnte Umgang mit Papier: Dieses Arbeitsmittel haben wir im Laufe der Jahre kennen und schätzen gelernt; manche Menschen scheuen auch die Lektüre längerer Texte am Bildschirm und drucken die Dokumente deshalb aus. Dabei handelt es sich um erlerntes Verhalten. Das wirksamste Gegenmittel sind nicht Verbote, sondern bessere Technologien.

Wenn beispielsweise interaktive Bildschirme die Lesbarkeit von Texten verbessern und ihre Bearbeitung am PC oder Tablet vereinfachen, dann wird das digitale Dokumenten-Management eher akzeptiert. Manche Unternehmen werden parallel auch die Arbeit mit Papier dulden, weil die Umstellung ein evolutionärer Prozess ist. Die Generation Y hat den Umgang mit digitalen Dokumenten längst verinnerlicht; dieser Trend zur Digitalisierung wird sich mit Sicherheit fortsetzen und die Akzeptanz von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) fördern.

2. Hindernisse durch den Gesetzgeber: Anwender sind sich oft nicht sicher, ob die Aufbewahrung von Originaldokumenten auf Papier noch nötig ist, eventuell sogar diese mit manueller Unterschrift versehen sein müssen. Deshalb lohnt sich die regelmäßige Prüfung, ob sich die konkreten Compliance-Anforderungen an das Dokumenten-Management des Unternehmens geändert haben. Viele Regularien stecken tief in den Köpfen der Anwender und sind oft die größte Hürde auf dem Weg zum papierlosen Büro.

In Deutschland beispielsweise gibt es das Schreiben des Finanzministeriums vom 14. November 2014 zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Hier sind Vorgaben an IT-gestützte Prozesse aus Sicht der Finanzverwaltung beschrieben – und gegenüber den bisher geltenden Vorschriften GoBS und GDPdU nachhaltig modernisiert worden, so dass dem konsequenten DMS-Einsatz im Finanz- und Rechnungswesen hierzulande nichts mehr entgegensteht. Hilfreiche Tipps erhalten Unternehmen beispielsweise durch zahlreiche Publikationen, die der Branchenverband Bitkom auf seiner Website bereitstellt.

3. Die unkomplizierte Nutzung von Druckern: Nie war es so einfach wie heute, eine Datei auszudrucken. Drucker stehen überall im Unternehmen und erstellen bunte Dokumente in jedem gewünschten Format – und das über WLAN und Bluetooth sogar vom Smartphone aus.

Weil das Drucken so unkompliziert ist, fehlt hier ein Anreiz für den Abschied vom Papier – zumindest kurzfristig. Auf Sicht jedoch werden alle Unternehmen sich auf den Weg zum papierlosen Büro machen. Der Markt wird sie dazu zwingen, sobald die Konkurrenz durch den DMS-Einsatz schneller und effizienter wird.

4. Hohe DMS-Kosten befürchtet: Die Umstellung auf digitales Dokumenten-Management ist mit Anschaffungskosten verbunden. Hard- und Software müssen gekauft werden, Schulungen sind erforderlich, beispielsweise für die Umstellung von Prozessen und die nötige Einarbeitung der Belegschaft in die neue Technik und die digitalen Workflows.

 Wer vor diesen Kosten zurückschreckt, hat die Wirtschaftlichkeit der Umstellung auf DMS noch nicht richtig analysiert. Es lohnt sich auf jeden Fall, die Effekte des DMS-Einsatzes auf Mitarbeiter, Prozesse und andere IT-Systeme abzuschätzen. Die Anschaffungskosten amortisieren sich schnell, zum Beispiel in Form gesparter Arbeitszeit, höherer Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit oder zusätzlicher Geschäftschancen.

5. Technische Schranken: Ist das Unternehmen technisch nicht auf der Höhe der Zeit, wird der Sprung zum vollständig papierlosen Büro schwierig. Verfügen die Mitarbeiter noch nicht über Tools für die Bearbeitung eines PDF oder zur Zusammenarbeit an Dokumenten, drohen Probleme durch unterschiedliche Versionen von Dokumenten.

In solchen Situationen sehen insbesondere Mittelständler oft als einzige Lösung die Rückkehr zum Papierdokument. Das ist allerdings ein Irrweg. Die richtige Lösung des Versionsproblems ist die Modernisierung der IT-Infrastruktur, sodass die komplette Belegschaft direkt mit allen digitalen Dokumenten arbeiten kann. Steht diese Infrastruktur parat, ist der Weg zum papierlosen Büro geebnet.

6. Papierbasiertes Umfeld des Unternehmens: Arbeiten die meisten Kunden und Lieferanten noch mit Papier, bringt das papierlose Büro auf den ersten Blick wenig. Das Unternehmen erhält weiterhin Unmengen an Briefpost – und stapelweise Schriftsätze von Anwälten und Partnern, seien es Verträge, Konzepte, Rechnungen oder auch Anregungen und Beschwerden. Dennoch wäre es fatal, einfach beim Papier zu bleiben.

Der richtige Weg ist es, den Posteingang des Unternehmens konsequent zu digitalisieren. Auf welchem Weg auch immer ein Papierdokument eintrifft: Sinnvollerweise wird es sofort gescannt und digitalisiert, sodass keine Workflows und Prozesse im Unternehmen gebremst werden.

7. Unternehmenskultur: Falls eine gewisse Trägheit zur „Corporate Identity“ gehört, wird die Digitalisierung des Dokumenten-Managements alles andere als einfach, weil sie ja Veränderungen voraussetzt. Oft sträuben sich Menschen resolut gegen Innovationen – ohne ihre Auswirkungen überhaupt näher kennenzulernen, denn sie erwarten keinen Nutzen für sich.

Hier muss die Einführungsstrategie ansetzen – und bereits im Vorfeld des Projektes nicht nur den Nutzen des DMS für das Unternehmen herausarbeiten, sondern auch für jede Abteilung und jeden einzelnen Mitarbeiter. Glücklicherweise hilft auch das Aufkommen des cloudbasierten Dokumenten-Managements, diese Verhaltensmuster zu überwinden. Die Cloud senkt den Einstiegsaufwand, weil weder eigene DMS-Hardware noch -Software im Unternehmen zu installieren ist. Das beschleunigt die DMS-Einführung und macht den Nutzen auch für jeden Einzelnen viel schneller deutlich. Alles, was der Mitarbeiter für das papierlose Büro noch braucht, ist ein Scanner und Browser mit Internet-Zugang.

Wer die 7 Hürden identifiziert und nacheinander aus dem Weg räumt, wird das Endziel „Papierloses Büro“ schneller als die Konkurrenz erreichen – und von den damit verbundenen Effizienzvorteilen und Einsparungen früher profitieren.

Ein Digitalisierungsprojekt in weniger als drei Monaten mit einem ECM-System erfolgreich durchführen? Wie`s geht, lesen Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“.

 

Archivierungssoftware Darauf müssen Sie bei der Auswahl achten

Ob Unternehmen sich für die Einführung einer Archivierungssoftware entscheiden, hängt maßgeblich vom erwarteten Nutzen ab. Dieser Nutzen liegt eigentlich klar auf der Hand und wurde in vielen Marktstudien eindeutig belegt, beispielsweise vom Branchenverband BITKOM in seiner Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ oder in diversen Studien der amerikanischen „Association for Intelligent Information Management“ (AIIM).

Wirtschaftlichkeit von DMS-Lösungen

Das Dokumenten-Management ist und bleibt eine abteilungs-, funktions- und standortübergreifende Herausforderung. Schätzungen des VDMA zufolge sind 85 Prozent der Informationen in Unternehmen unstrukturiert:

  • 30 Prozent der Arbeitszeit entfallen auf das Suchen von Informationen.
  • 40 Prozent der zurechenbaren Arbeitszeit werden für das Handling von Papierdokumenten aufgewendet.

All diese Aktivitäten sind natürlich firmenindividuell unterschiedlich stark ausgeprägt – und sogar höchst abteilungsspezifisch. Folglich lässt sich die Frage nach der Wirtschaftlichkeit von „Enterprise Content Management“ (ECM) nicht allgemein, sondern einzig und allein strikt firmenindividuell beantworten.

Quantifizierung von Entscheidungsparametern kann schwierig sein

Seriös kann diese Antwort nur auf Grundlage klar abgrenzbarer Entscheidungsparameter ausfallen, die im Vorfeld der Investitionsentscheidung ermittelt wurden. Anschließend stellt eine Entscheidungsmatrix die anfallenden Kosten dem erwarteten Nutzen gegenüber. Die jeweiligen Kosten sind stark von der konkreten Auswahl des ECM-Produktes, von der Implementierungsform (On-Premises oder Cloud) und vom gewählten Vertriebsweg beeinflusst.

Zu den wichtigsten quantifizierbaren Nutzenpotenzialen zählen:

  • die Verkürzung der Durchlaufzeit
  • die Einsparung von Sach- und Personalkosten
  • das Erreichen von Skonto-Zielen

Dazu gesellen sich viele qualitative Vorteile, etwa kürzere Reaktionszeiten auf Anfragen, höhere Datenintegration und eine insgesamt bessere Auskunftsbereitschaft. Laut BITKOM erzielen die Unternehmen durch den Einsatz der Software Effizienzvorteile, höhere Sicherheit vor Datenverlust, eine Steigerung der Informationsqualität und eine verbesserte Rechtssicherheit bzw. Compliance.

Verschiedene Anforderungen, unterschiedliche Bewertungen

Jedes Unternehmen wird zu unterschiedlichen Bewertungen der Wirtschaftlichkeit kommen. Daher beginnt die Einführung der Archivierungssoftware in der Regel in ganz unterschiedlichen Abteilungen – immer dort, wo es sich am meisten lohnt: Manchmal steht die digitale Personalakte am Anfang des Abschieds vom Papier, manchmal die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung oder das Management der Kundenkorrespondenz.

Gerade die Eingangsrechnungsverarbeitung bietet großen Spielraum zur Optimierung und Effizienzsteigerung, weil die Automatismen der Archivierungssoftware bei jedem Prozessschritt Zeit und Kosten sparen und so einen beachtlichen ROI versprechen. Außerdem eignet sich die Rechnungsverarbeitung ideal für eine Lösung in der Cloud. Mit selbstlernenden Tools, wie zum Beispiel einem Intelligent Indexing Service, kommt eine äußerst präzise Datenerfassung hinzu.

Skalierungs- und Integrationsprobleme vermeiden

Immer sollte man aber die Ausweitung in Richtung unternehmensweiter Einsatz im Auge behalten. Das vermeidet spätere Skalierungs- und Integrationsprobleme. Die Software darf keine Punktlösung darstellen: Ein Archiv für ERP-Belege, ein weiteres für den Rechnungseingang, ein drittes für die Teamzusammenarbeit und noch ein weiteres für Mailarchivierung – das wird weder aktuellen noch zukünftigen Anforderungen gerecht. Außerdem wird diese Redundanz sehr schnell sehr kostspielig. Empfehlenswert ist vielmehr eine integrative Archivierungssoftware, die das gesamte digitale Dokumenten-Management im Unternehmen abbilden kann und es damit zukunftsfähig macht.

Ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl von bedarfsgerechter Archivierungssoftware ist die digitale Bereitstellung von Dokumenten in einer Form, die den rechtlichen Vorgaben in puncto Verlässlichkeit der Urheberschaft, Unverfälschtheit ihrer Inhalte und Langzeitverfügbarkeit genügt. In Deutschland gelten hier nicht nur HGB und BGB, sondern zum Beispiel auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) oder das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ (GeschGehG).

Außerdem sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) im ECM-Umfeld ebenso relevant wie die Abgabenordnung, weil beide die Optionen und Sorgfaltspflichten bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente definieren. Ist das Unternehmen international aktiv, sind im Ausland natürlich weitere nationale Gesetzgebungen und Usancen zu beachten.

Gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben

All diese gesetzlichen und branchenspezifischen Vorgaben lassen sich mit Archivierungssoftware automatisiert erfüllen. Eine Archivierungssoftware kann z.B. alle Rechnungen revisionssicher gemäß den Anforderungen der GoBD speichern und verarbeiten – und zwar vollautomatisch und hundertprozentig zuverlässig. Weil manipulationssichere Protokoll- und Dokumentationsfunktionen dazugehören, ist das Unternehmen auch für Audits bestens gerüstet.

Also gehen die Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung weit über festgeschriebene mehrjährige Aufbewahrungspflichten hinaus. Wenn es um IT-Compliance geht, ist die digitale Archivierung dennoch nur ein klitzekleines Puzzle-Teil. Es ist wichtig zu verstehen, dass das digitale Archiv selbst nicht gesetzlich reguliert ist. Der Grad der Regulierung ergibt sich erst aus den darin verwalteten Informationen sowie aus den abgebildeten Prozessen.

Digitale Prozesse als Basis für digitalen Wandel

Moderne Archivierungssoftware hat den Anspruch, den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus abzubilden. Hier greift die Software-Technik direkt in die Wertschöpfungskette ein und stellt den digitalen Wandel innerhalb eines Unternehmens auf ein solides Fundament. Dazu gehört die Überführung eingehender Dokumente in digitale Prozesse sowie die Einbindung von Partnern in diese Prozesse.

Auf Basis einer integrativen Archivierungssoftware richtig umgesetzt, eröffnet die digitale Transformation von Geschäftsprozessen Unternehmen und Behörden ganz neue Wege, ihre Produkte und Services am Markt zu platzieren und ihre Organisationen zu verbessern. Prozesse lassen sich effizienter gestalten, Kosten einsparen, Wissen und Informationen besser nutzen. Als Kehrseite dieser Medaille gilt es zu bedenken, dass die Prozesse komplexer werden und potenziell unsicherer; verlagern sie sich doch in eine für alle zugängige Umgebung, die kaum zu kontrollieren ist.

Zwischen Dilettantismus und Perfektionismus

Ein digitales Archiv kann seine Stärken auch nur dann ausspielen, wenn unterschiedlichste Applikationen – wie ERP, Webshop oder CRM – integriert werden. Die Archivierungssoftware sollte eine möglichst offene Architektur und entsprechende Schnittstellen aufweisen. Solche Archivierungssoftware-Produkte werden von vielen Herstellern angeboten und sind in zahlreichen Marktübersichten zu finden.

Wurden möglichst viele der Anforderungen in der Entscheidungsmatrix zusammengetragen, ergibt sich nach der Marktanalyse ein ganzheitlicher Überblick über die infrage kommende Archivierungssoftware. Daher macht sich Sorgfalt beim Einstieg in das digitale Dokumenten-Management schnell bezahlt; die neue Archivierungssoftware sollte daher keinesfalls hastig, sondern im Gegenteil wohlüberlegt ausgewählt und eingeführt werden.

So meistern Sie das ECM-Projekt erfolgreich

Dabei sollten die typischen Fehler bei der Auswahl der passenden Archivierungssoftware vermieden werden. Typisch ist vor allem, die Gesamtbetriebskosten oder die Bedeutung der User-Experience zu unterschätzen. Das Scheitern von ECM-Projekten lässt sich jedoch oft auch darauf zurückzuführen, dass die Entscheidung einzig und allein auf Basis aktueller Anforderungen getroffen wurde, anstatt die langfristige Perspektive zu berücksichtigen. Denn in einem Unternehmen kann sich vieles ändern – und die Archivierungssoftware sollte flexibel genug sein, um mit diesen Anderungen Schritt zu halten.

Umgekehrt gilt es, nicht in die Falle der sogenannten „Analyse-Paralyse“ zu tappen. Manchmal sind die Entscheider unter dem Druck des Tagesgeschäftes ja damit überfordert, die nötige Ruhe zu finden und die vielen Aspekte des Dokumenten-Managements in ihrer ECM-Strategie zu berücksichtigen. Diese Unternehmen bleiben dann oft in der Analysephase des DMS-Projektes stecken, weil sie keine Fehler machen wollen – und müssen die kostspieligen und zeitraubenden Ineffizienzen länger als nötig in Kauf nehmen.

Dabei ist für das ECM-Projekt keinesfalls ein perfekter Masterplan nötig; viel wichtiger ist es, schnell zu starten und möglichst früh von den Vorteilen der Archivierungssoftware zu profitieren. Alle Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro lassen sich dann mit Umsicht einfach aus dem Weg räumen.


Betriebskosten senken für mehr Effizienz

Das Ausarbeiten von Konzepten ist ein kreativer Beitrag zum Unternehmenserfolg im Neugeschäft. Dagegen sind das Inkasso der Forderungen, das Bezahlen der Rechnungen oder das Einholen von Auftragsbestätigungen eher langweilige Routineaufgaben, aber ebenso essentiell für den Geschäftserfolg. Die bei diesen höchst unterschiedlichen Aufgaben erstellten Dokumente sind ebenso wichtig wie die Aufgaben selbst; sie müssen verwaltet und archiviert werden.

Mit diesem Dokumenten-Management sind Kosten verbunden, die allerdings nicht in Stein gemeißelt sind – erst recht nicht mit dem Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Das ist eine gute Nachricht für alle Unternehmer und IT-Chefs, die immer auf der Suche nach Rationalisierungsmöglichkeiten sind. Jede Verbesserung, mit der Mitarbeiter die Dokumente schneller finden, macht das Team effizienter und senkt damit die Betriebskosten. Digitales Dokumenten-Management, auch Enterprise Content Management oder kurz ECM genannt, senkt die Kosten nachhaltig. Moderne Technologien und Methoden sorgen dafür, dass mühsame, zeitraubende Routinearbeiten durch Automatismen eliminiert oder vereinfacht werden. Das spart vor allem an diesen fünf Stellen Kosten:

1. Speicher: Wer papierbasierte Prozesse auf digitales Dokumenten-Management umstellt, muss keine Aktenschränke und Regale mehr kaufen und damit Platz in den Büros und im Archiv verschwenden. Auch die Kosten für zusätzliche Archivräume entfallen und Büromaterial wie Aktenordner und Hefter sind nicht mehr nötig.

2. Kopieren und Drucken: Nach dem Abschied vom Papier besteht keine Notwendigkeit mehr, mehrere Kopien eines Dokuments zu erstellen, um es verschiedenen Abteilungen zur Verfügung zu stellen oder es an mehreren Stellen zu archivieren. Es gibt nur noch eine elektronische Masterkopie des Dokumentes, die im zentralen Dokumenten-Pool des Unternehmens gespeichert ist und dort für alle befugten Mitarbeiter zugänglich ist. Analog müssen auch nicht länger Kopien von Dokumenten auf Papier erstellt und im Unternehmen archiviert werden, die an Kunden oder Lieferanten verschickt worden sind. Das spart Zeit und Geld beim Drucken.

3. Arbeitszeit: Digitales Dokumenten-Management verbessert die Effizienz spürbar, weil die Mitarbeiter viel weniger Zeit für die Ablage der Dokumente sowie die Suche nach Informationen aufwenden müssen. Statt Minuten oder gar Stunden dauert das dank ECM nur noch Sekunden. Außerdem gibt es keine Unsicherheiten mehr bezüglich des aktuellen Informationsstandes, die bei unterschiedlichen Versionen eines Papierdokumentes aufkommen.

4. Prozessabwicklung: Die mit ECM-Systemen verfügbaren digitalen Workflows machen viele Geschäftsprozesse schlanker und schneller – etwa in der Buchhaltung, in Vertrieb und Kundendienst oder im Personalwesen. Abhängig von der Abteilung, können diese Workflows beispielsweise den Zahlungseingang beschleunigen, die Beschaffungskosten senken, die Kundenzufriedenheit steigern oder die Mitarbeiterbindung verbessern.

5. Sicherheit und Katastrophenvorsorge: Durch digitales Dokumenten-Management werden Backups einfach und kostengünstig. Die elektronischen Dokumente können automatisch gesichert werden, auch an anderen Standorten. Das trägt maßgeblich zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs bei, selbst nach Naturkatastrophen oder gravierenden Sicherheitslecks. Die Investition in katastrophensichere Archivräume entfällt ebenso wie die Wartezeit auf Dokumente, die aus diesem Archiv geholt werden müssen.

Das heißt: Verlässt sich ein Unternehmen in seinen Geschäftsprozessen noch auf Papier, sind die Betriebskosten deutlich höher als sie sein müssten. Um diese Kosten zu senken, lohnt sich ein genauerer Blick auf die fünf erwähnten Sparpotenziale. Darüber hinaus kann das digitale Dokumenten-Management auch helfen, neue Geschäftsfelder zu erschließen und das Wachstum des Unternehmens zu beschleunigen.

Wozu mit einem ECM-System Geschäftsprozesse und Workflows optimieren? Antworten darauf gibt unser Ratgeber „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“.

Wie E-Invoicing den Gewinn Ihres Unternehmens steigert

500 Milliarden Euro – so viel könnten Wirtschaft und Verwaltung in Deutschland jährlich sparen. Aber nicht etwa, weil sie einen ausgeklügelten Sparkurs fahren, sondern vielmehr, weil sie investieren. Und zwar in ihre Buchhaltung. Denn die kann mehr, als nur Rechnungen bezahlen und Gehälter überweisen. Eine gut organisierte Buchhaltungsabteilung kann die Effizienz eines gesamten Unternehmens steigern, zu seinem Wachstum beitragen und vor allem Zeit und Geld sparen. Der Schlüsselfaktor, den es dabei zu berücksichtigen gilt, ist teuer, träge und trotzdem einer der beliebtesten Werkstoffe in deutschen Büros – Papier. Doch seit einiger Zeit hat das weiße Blatt eine starke Konkurrenz bekommen: das E-Invoicing.

Geht man ins Detail einer möglichen Investition in die Verwaltung eines Unternehmens, offenbart sich schnell, wo die Chancen des E-Invoicing bzw. der elektronischen Rechnungsstellung im Finanz- und Rechnungswesen liegen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wandeln umständliche Verfahren in einfache Workflows um, verlorene Zeit in gut investierte Arbeit und Kosten in verfügbares Kapital – und das ab Tag 1 nach der Einführung. Wie, das zeigen Ihnen diese vier wesentlichen Punkte:

1. Rabatte richtig ausschöpfen

Wer Rechnungen auf Papier via Hauspost durch das Unternehmen befördert, verliert nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld. Bis eine Rechnung bei demjenigen eintrifft, der entsprechende Güter bestellt hat, und dieser sie geprüft sowie genehmigt hat, vergehen oftmals Wochen. Ein Zeitraum, in dem Skonti und Frühzahlerrabatte garantiert verstreichen. Ein intelligentes Dokumenten-Management und die Arbeit mit E-Invoicing können genau das umgehen. Digitale Workflows sorgen dafür, dass jede Eingangsrechnung automatisch an die richtige Stelle gelangen. Zudem ist sichergestellt, dass es auch bei einer Vertretung durch andere, etwa im Fall von Dienstreisen, Urlaub oder Krankheit, keine Verzögerungen gibt. Mit Hilfe eines solchen flüssigen Workflows lassen sich alle erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen schnell erledigen und Rechnungen direkt begleichen. Eine zügige Bezahlung spart dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme. Bei Rechnungen von zig Hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag – zugunsten Ihres Unternehmens!

2. Vermeidung von Überbezahlung

Zeitmangel ist ein großes Problem in vielen Abteilungen des Finanz- und Rechnungswesens – mit verheerenden Folgen. Denn je weniger Zeit Mitarbeiter für die Prüfung von Rechnungen haben, desto weniger akribisch arbeiten sie und übersehen schnell eventuelle Fehler oder falsch berechnete Posten. Am Ende läuft das in eine Überbezahlung zu Gunsten des Rechnungsstellers hinaus. Ein digitales Dokumentenmanagement-System und E-Invoicing können genau das verhindern. Mit einer auf wenige Mausklicks vereinfachten Rechnungsprüfung sind alle relevanten Daten und Dokumente einer Rechnung jederzeit zugänglich. Fragliche Stellen lassen sich damit direkt prüfen und Überbezahlungen vermeiden. So verhelfen ein DMS und E-Invoicing Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern sparen Zeit und schalten mögliche Fehlerquellen aus. Die finanziellen Einsparungen hierbei sind enorm.

3. Sparen von Bußgeldern und Mahnkosten

Eine Rechnung im Papierwust übersehen? Kann passieren, ist ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass man mit digitalem Dokumenten-Management und E-Invoicing einfach und sicher umgehen kann. Intelligente Dokumentenmanagement-Systeme sorgen zunächst dafür, dass Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven, wenn es z.B. um Betriebsprüfungen geht. Ein digitales DMS hilft dem Unternehmen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder vermeiden. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen.

4. Überflüssige Arbeitsprozesse erkennen und beseitigen

Oft hat das Management eines Unternehmens keinen hundertprozentigen Überblick über die Vorgänge in der Buchhaltung. Die Workflows des Dokumentenmanagement-Systems können da Abhilfe schaffen. Da der Zahlungsprozess gänzlich transparent ist, hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden. Zudem protokolliert das DMS alle Zugriffe auf das System und kann zu jeder Zeit Auskunft darüber geben, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Das erleichtert die Einteilung von Arbeitsprozessen, macht diese effizienter – und spart am Ende Geld. Hinzu kommt ein großer qualitativer Nutzen, denn von schnelleren Arbeitsprozessen profitieren auch Ihre Kunden. Und zufriedene Kunden kaufen mehr, was wiederum eine Steigerung des Umsatzes bedeutet.

Auf der sicheren Seite – mit digitalem Dokumenten-Management

Seit der Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist E-Invoicing auf dem Vormarsch und gewinnt mehr und mehr an Relevanz, fordert die Richtlinie doch einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Während Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber bis spätestens 2019 alle Vorgaben der Richtlinie erfüllen müssen, haben Unternehmen aus der privaten Wirtschaft noch Zeit. Allerdings müssen auch sie sich an strenge gesetzliche Vorschriften halten, wenn es um die Rechnungsvorgänge in ihrem Unternehmen geht. So sind sie dazu verpflichtet, alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit den digitalen Rechnungen mindestens zehn Jahre in ihrem Originalzustand aufzubewahren, genau zu dokumentieren und ihre Lesbarkeit zu jedem Zeitpunkt zu garantieren.

Wer Teile einer Rechnung oder die gesamte Datei löscht, handelt rechtswidrig. Trotzdem kann es schnell passieren, dass ein Mitarbeiter Dateien – unzureichend gesichert – im Arbeitsprozess versehentlich ändert oder löscht. Eine Archivierung im E-Mail-System reicht da als Sicherheit nicht aus, müssen doch alle Rechnungen in dem Format abgelegt sein, das sie bei ihrer Übermittlung hatten. Auch bei Änderungen in der IT-Struktur des Unternehmens müssen Rechnungen immer vollständig verfügbar bleiben. Eine Forderung, die ein normales Betriebssystem auf dem Computer überhaupt nicht leisten kann. Doch wer an dieser Stelle schon jetzt auf E-Invoicing und ein digitales Dokumentenmanagement-System setzt, hat nicht nur entscheidende Vorteile im Wettbewerb, sondern spart vor allem Geld.

Die Kosten-Nutzen-Rechnung richtig verstehen

Deutsche Unternehmen verschicken pro Jahr 29 Milliarden Rechnungen per Post – ein Kostenfaktor von rund 30 Milliarden Euro. Und das alleine für den Versand. Dazu kommen Erzeugung, Verarbeitung und Ablage der Dokumente sowie die damit zusammenhängende Arbeitszeit plus die Kosten für den Lagerraum etlicher Ordner. Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten für eindigitales Dokumentenmanagement-System inklusive E-Invoicing sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten sollten allerdings nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales DMS gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle nämlich die Ermittlung des Return on Investment, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann.

Eine Investition in die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens kann also einen großen strategischen Mehrwert liefern, wenn es darum geht, mit E-Invoicing den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern. Studien belegen in diesem Zusammenhang eine Minimierung der Gesamtkosten für die Verarbeitung einer Rechnung von rund 81 %. Und das allein durch die elektronische Rechnungsstellung. Handeln Sie frühzeitig und informieren Sie sich schon jetzt über ein geeignetes Dokumentenmanagement-System, um auch in Ihrer Verwaltung mit E-Invoicing den größtmöglichen finanziellen Nutzen zu generieren.