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Igel FIBu/Real
Rechnungsprüfung mit Überblick | Vollintegration mit FIBU und Objektbverwaltung
Die Freigabe von Eingangsrechnungen ist Voraussetzung für effizientes Cash-Management, insbesondere für die Wahrung von Skontofristen. Der meist von Papierdokumenten gesteuerte Prozesse wird durch Abwesenheit von Verantwortlichen oder Fehlleitung der Belege oft behindert. Mitarbeiter verbringen kostbare Zeit mit Nachtverfolgung und halten Zahlungstermine nicht ein.
Diese Lösung baut auf unserer standardisiterten Lösung zur Rechnungsprüfung auf und erweitert die Fibu Referenzdaten mit den Daten zu den Objekten aus dem Igel. Der Funktionsumfang ist um den Bereich der Weiterverechung (z.B. bei Versicherungsschäden erweitert)

Problem Analloge Prüfung
Lösung digitale Prüfung


Problem analoge Prüfung
- Formelle Rechnungsprüfung (z.B. Lieferdatum, Umsatzsteuer-Konformität)
- Mehrfachprüfung der Einzelposten und des Netto-, MWSt- und Gesamtbetrags
- Rahmenvereinbarungen und Sonderkonditionen redundant
- Kopien / Mehrfachablage in unterschiedlichen Abteilungen
- Dokumente bleiben liegen, sind nicht auffindbar oder verschwinden gar
- Skonto-Verluste durch lange Durchlaufzeiten
- teilweise Doppelbezahlungen von Rechnungen
- manuelle Überprüfung von Zahlungskonditionen
- Rückfragen aufwendig und nicht Dokumentiert


Lösung digitale Prüfung
- Alle Rechnungen und relevanten Dokumente als Vorgang im Überblick
- Benachrichtigungsdienst informiert Anwender automatisiert
- alle arbeiten mit dem Original Beleg
- transparente Vorgänge mit Protokollierung und Historisierung
- Wiedervorlage
- Stellvertreter
- Mehrstufige Eskalationen
- Live Zugriff im Prozess auf Mesonic WinLine Daten zur Kontierung / Buchung
- Übergabe der Prozess Daten in die Mesonic Buchung
- Synchronisierung der Zahlungsvorschlagsliste
- Synchronisierung der gebuchten Zahlung
- Rechtesystem (Gruppen, Rollen, dynamisch wer am Vorgang beteiligt war)
Problem Analloge Prüfung
Lösung digitale Prüfung
Problem analoge Prüfung
- Formelle Rechnungsprüfung (z.B. Lieferdatum, Umsatzsteuer-Konformität)
- Mehrfachprüfung der Einzelposten und des Netto-, MWSt- und Gesamtbetrags
- Rahmenvereinbarungen und Sonderkonditionen
- Unkontrollierter Rechnungskontrolle- und Freigabeprozess
- Fotokopieren von Rechnungen
- Mehrfachablage in unterschiedlichen Abteilungen
- Dokumente bleiben liegen, sind nicht auffindbar oder verschwinden gar
- Skonto-Verluste durch lange Durchlaufzeiten
- teilweise Doppelbezahlungen von Rechnungen
- manuelle Überprüfung von Zahlungskonditionen
- Rückfragen aufwendig und nicht Dokumentiert
Lösung digitale Prüfung
- Alle Rechnungen und relevanten Dokumente als Vorgang im Überblick
- Benachrichtigungsdienst informiert Anwender automatisiert
- alle arbeiten mit dem Original Beleg
- transparente Vorgänge mit Protokollierung und Historisierung
- Wiedervorlage
- Stellvertreter
- Mehrstufige Eskalationen
- Live Zugriff im Prozess auf Mesonic WinLine Daten zur Kontierung / Buchung
- Übergabe der Prozess Daten in die Mesonic Buchung
- Synchronisierung der Zahlungsvorschlagsliste
- Synchronisierung der gebuchten Zahlung
- Rechtesystem (Gruppen, Rollen, dynamisch wer am Vorgang beteiligt war)
Funktionsumfang
- Verteilen
- Prüfen Sachbearbeiter
- Prüfen Verantwortlicher
- Kontrollstelle
- Prüfen Vorgesetzter
- Buchen
- beliebige Buchungsmandanten
- Pro Mandant unterschiedliche FiBu Systeme
Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen
- Konten (Soll, Haben) nach Konto Klassen
- Kostenstelle
- Kostenart
- Kostenträger
- Steuercode
- Zahlkondition
- Top (Immobilien Verwaltung)
- Projekt
- offene Buchungsperioden
- unterschiedliche FiBu Stapel
- Automatisches Verbuchen mit Schnittstellen zur FiBu
- Der Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt
- Verteilung an Kostenstellenverantwortliche parallel
- Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.
- reicht das Prüflimit nicht aus wird der nächste Prüfer ermittelt
- Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg sichergestellt
Gutschriften / Reklamationen werden direkt aus dem Prüf Dialog erstellt und an den Lieferanten per E-Mail versendet und in die Vorgangsmappe archiviert.
- Verteilen
- Prüfen Sachbearbeiter
- Prüfen Verantwortlicher
- Kontrollstelle
- Prüfen Vorgesetzter
- Buchen
- beliebige Buchungsmandanten
- Pro Mandant unterschiedliche FiBu Systeme
Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen
- Konten (Soll, Haben) nach Konto Klassen
- Kostenstelle
- Kostenart
- Kostenträger
- Steuercode
- Zahlkondition
- Top (Immobilien Verwaltung)
- Projekt
- offene Buchungsperioden
- unterschiedliche FiBu Stapel
- Automatisches Verbuchen mit Schnittstellen zur FiBu
- Der Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt
- Verteilung an Kostenstellenverantwortliche parallel
- Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.
- reicht das Prüflimit nicht aus wird der nächste Prüfer ermittelt
- Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg sichergestellt
Gutschriften / Reklamationen werden direkt aus dem Prüf Dialog erstellt und an den Lieferanten per E-Mail versendet und in die Vorgangsmappe archiviert.
- Verteilen
- Prüfen Sachbearbeiter
- Prüfen Verantwortlicher
- Kontrollstelle
- Prüfen Vorgesetzter
- Buchen
- beliebige Buchungsmandanten
- Pro Mandant unterschiedliche FiBu Systeme
Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen
- Konten (Soll, Haben) nach Konto Klassen
- Kostenstelle
- Kostenart
- Kostenträger
- Steuercode
- Zahlkondition
- Top (Immobilien Verwaltung)
- Projekt
- offene Buchungsperioden
- unterschiedliche FiBu Stapel
- Automatisches Verbuchen mit Schnittstellen zur FiBu
- Der Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt
- Verteilung an Kostenstellenverantwortliche parallel
- Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.
- reicht das Prüflimit nicht aus wird der nächste Prüfer ermittelt
- Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg sichergestellt
Gutschriften / Reklamationen werden direkt aus dem Prüf Dialog erstellt und an den Lieferanten per E-Mail versendet und in die Vorgangsmappe archiviert.
Die Vertreter Regelung aus dem Kostenstellen Plan wird eingehalten
Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.
Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.
Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler – als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.
Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die spezifische Anforderungen individualisiert werden
Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt. Diese dient al Match, damit die FiBu Software direkt den Beleg öffnen kann.
Die Vertreter Regelung aus dem Kostenstellen Plan wird eingehalten
Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.
Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.
Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler – als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.
Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die spezifische Anforderungen individualisiert werden
Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt. Diese dient al Match, damit die FiBu Software direkt den Beleg öffnen kann.
Die Vertreter Regelung aus dem Kostenstellen Plan wird eingehalten
Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.
Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.
Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler – als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.
Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die spezifische Anforderungen individualisiert werden
Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt. Diese dient al Match, damit die FiBu Software direkt den Beleg öffnen kann.
Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.
- Alle Workflow Schritte können Sie mit entsprechenden Übersichten verfolgt werden.
- Absolute Transparenz welcher Beleg von wem mit welchen Daten bearbeitet wird / wurde
In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden
Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.
- Eine Zeit Überwachung Informiert über Fälligkeiten der Bearbeitung und informiert via E-Mail oder verteilt den Schritt neu.
- Gemessen wir die Zeit der Zustellung an den Prüfer und die Endfälligkeit des Vorganges um möglichen Skontoverlust aufzuzeigen.
Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden – Digitale Vorgangs Akte.
Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung …)
Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.
- Alle Workflow Schritte können Sie mit entsprechenden Übersichten verfolgt werden.
- Absolute Transparenz welcher Beleg von wem mit welchen Daten bearbeitet wird / wurde
In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden
Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.
- Eine Zeit Überwachung Informiert über Fälligkeiten der Bearbeitung und informiert via E-Mail oder verteilt den Schritt neu.
- Gemessen wir die Zeit der Zustellung an den Prüfer und die Endfälligkeit des Vorganges um möglichen Skontoverlust aufzuzeigen.
Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden – Digitale Vorgangs Akte.
Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung …)
Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.
- Alle Workflow Schritte können Sie mit entsprechenden Übersichten verfolgt werden.
- Absolute Transparenz welcher Beleg von wem mit welchen Daten bearbeitet wird / wurde
In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden
Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.
- Eine Zeit Überwachung Informiert über Fälligkeiten der Bearbeitung und informiert via E-Mail oder verteilt den Schritt neu.
- Gemessen wir die Zeit der Zustellung an den Prüfer und die Endfälligkeit des Vorganges um möglichen Skontoverlust aufzuzeigen.
Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden – Digitale Vorgangs Akte.
Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung …)
- Alle Schritte des Vorganges (Zeit der Zustellung und Zeit der Fertigstellung) sowie die Inhalte
- Die Daten der Dialoge aller Prüfer werden lückenlos gespeichert.
- Historie der gesendeten FiBu Buchungssätze
- Die Buchungslogik verbleibt im FiBu System.
- Die übertragenen Buchungssätze werden direkt an Igel übergeben. Bei einer Fehlerhaften Buchung wird diese im Prozess zur Korrektur an die FiBu vorgelegt
Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen integriert werden.
Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt oder aus dem Zahlungsvorschlag.
- Alle Schritte des Vorganges (Zeit der Zustellung und Zeit der Fertigstellung) sowie die Inhalte
- Die Daten der Dialoge aller Prüfer werden lückenlos gespeichert.
- Historie der gesendeten FiBu Buchungssätze
- Die Buchungslogik verbleibt im FiBu System.
- Die übertragenen Buchungssätze werden direkt an Igel übergeben. Bei einer Fehlerhaften Buchung wird diese im Prozess zur Korrektur an die FiBu vorgelegt
Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen integriert werden.
Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt oder aus dem Zahlungsvorschlag.
- Alle Schritte des Vorganges (Zeit der Zustellung und Zeit der Fertigstellung) sowie die Inhalte
- Die Daten der Dialoge aller Prüfer werden lückenlos gespeichert.
- Historie der gesendeten FiBu Buchungssätze
- Die Buchungslogik verbleibt im FiBu System.
- Die übertragenen Buchungssätze werden direkt an Igel übergeben. Bei einer Fehlerhaften Buchung wird diese im Prozess zur Korrektur an die FiBu vorgelegt
Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen integriert werden.
Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt oder aus dem Zahlungsvorschlag.
Natürlich kann die Lösung auf Ihre persönlichen Wünsche angepasst werden. Ebenso wie Rechnungen können auch Kontoauszüge oder Barbelege gebucht werden.
Der Ausbau ist modular gestaltet, und kann individuell „mitwachsen“. Eine Mehrsprachigkeit ist möglich abhängig von den verwendeten JobRouter Lizenz.
Umgesetzt ist die Lösung als Web Anwendung zur Verwendung als Nutzungslizenz.
Verfügbar als
Web Anwendung Nutzungslizenz
Benötigte Software Produkte
- JobRouter (JobTable, JobTimer),
- DocuWare (Cloud / onPremise)
- Datenträger Lösungsprozess (ER / AR Immo)
- Datenträger JobStart
- MS SQL Server
- MS Windows Server
- Igel Referenzdaten (Rest) Modul
- Igel DocuWare Integration (Belegaufruf, DocuWare Index Update, Zahllauf)
Optionale Module (je nach Ausbaustufe)
JobRouter
- JobSub, JobData, JobSelect, JobFerd, JobPdf, JobShift, JobMultilingual
DocuWare
- Intelligent Indexing
- Connect to Outlook
- AutoIndex
Datenträger
- AutoStamp
- OutlookSync Kalender / Aufgaben
- OutlookWebUrl
- E-Mail-Robot
- DW-DateiImport
- Lösungsprozesse AddOn
(ER E-Mail, ER ZugFerd, ER Abbruch, ER Aviso, AR Print)
Kofax
- Express Desktop – Scan Client
Verfügbar als
Web Anwendung Nutzungslizenz
Benötigte Produkte
- JobRouter (JobTable, JobTimer)
- DocuWare (Cloud / onPremise)
- Datenträger Lösungsprozess (ER / AR Immo)
- Datenträger JobStart
- MS SQL Server
- MS Windows Server
- Igel Referenzdaten (Rest) Modul
- Igel DocuWare Integration (Belegaufruf, DocuWare Index Update, Zahllauf)
Optionale Produkte
JobRouter
- JobSub
- JobData
- JobSelect
- JobFerd
- JobPdf
- JobShift
- JobMultilingual
DocuWare
- Intelligent Indexing
- AutoIndex
- Connect to Outlook
Kofax
- Express Desktop – Scan Client
Datenträger
- AutoStamp
- OutlookSync Kalender / Aufgaben
- OutlookWebUrl
- E-Mail-Robot
- DW-DateiImport
- Lösungsprozesse AddOn
(ER E-Mail, ER ZugFerd, ER Abbruch, ER Aviso, AR Print)
Verfügbar als
Web Anwendung Nutzungslizenz
Benötigte Produkte
- JobRouter (JobTable, JobTimer)
- DocuWare (Cloud / onPremise)
- Datenträger Lösungsprozess (ER / AR Immo)
- Datenträger JobStart
- MS SQL Server
- MS Windows Server
- Igel Referenzdaten (Rest) Modul
- Igel DocuWare Integration (Belegaufruf, DocuWare Index Update, Zahllauf)
Optionale Produkte
JobRouter
- JobSub
- JobData
- JobSelect
- JobFerd
- JobPdf
- JobShift
- JobMultilingual
DocuWare
- Intelligent Indexing
- AutoIndex
- Connect to Outlook
Kofax
- Express Desktop – Scan Client
Datenträger
- AutoStamp
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- OutlookWebUrl
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