Mauerbach
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Die Freigabe von Eingangsrechnungen ist Voraussetzung für effizientes Cash-Management, insbesondere für die Wahrung von Skontofristen. Die meist von Papierdokumenten gesteuerten Prozesse werden durch Abwesenheit von Verantwortlichen oder Fehlleitung der Belege oft behindert. Mitarbeiter:innen verbringen kostbare Zeit mit Nachtverfolgung und halten Zahlungstermine nicht ein.
Neben den genannten FiBu Lösungen wie Mesonic Winline, Igel Software, Sage 100, dvo, K5, Microsoft Dynamics AX kann so gut wie jedes FiBu-System in den Rechnungsprüfungs-Prozess eingebunden werden. Damit meinen wir auch in einem Prozess können je nach Mandanten unterschiedliche FiBu- oder ERP-Systeme verwendet werden – für die Anwender:innen sieht das jedoch aus wie immer.
Fragen Sie uns gerne, ob wir Ihre FiBu schon realisiert haben oder anbinden können …
Problem analoge Prüfung
Problem analoge Prüfung
Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen
Gutschriften / Reklamationen werden direkt aus dem Prüfdialog erstellt und an die Lieferant:innen per E-Mail versendet und in die Vorgangsmappe archiviert.
beliebige Buchungsmandanten können in einem Workflow abgebildet
Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen
● Konten (Soll, Haben)
● Kostenstelle
● Kostenart
● Kostenträger
● Steuercode
● Zahlkondition
Buchungen können auf offene Buchungsperioden eingeschränkt werden Pro Mandant und Buchhalter separierte FiBu Stapel Automatisches VerbuchenDer Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt
Verteilung nach Kostenaufteilung an Person mit Prüflimit
Verteilung nach Kostenaufteilung an Kostenstellen. Der Kostenstellen wird eine verantwortliche Person oder Gruppe zugewiesen.
Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.
Ab einem bestimmten Betrag wird ein weiterer Vorgesetzter zur Prüfung angesteuert (Prüfer – Vorgesetzter – Vorstand)
Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg ausgewählt
Definierten Kostenarten übersteuern die Kostenstellen-Verantwortlichen und werden mit alternativen Verantwortlichen ersetzt
Die Standard-Steuerung nach Kostenstellen wird übersteuert. Als Beispiel eine interne Verrechnungen bei der dann kein Vorstandsmitglied nach den regulären Regeln benötigt wird.
Die Vertreter Regelung aus dem Kostenstellen Plan wird auch eingehalten, wenn der aktuelle Prüfer als Vertreter jemanden definiert hat, der bereits vor Ihm im Prozess freigegeben hat. Es muss dann ein anderer Vertreter definiert werden
Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.
Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.
Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler – als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.
Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die spezifische Anforderungen individualisiert werden
Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt. Diese dient al Match, damit die FiBu Software direkt den Beleg öffnen kann.
Definierten Kostenarten übersteuern die Kostenstellen-Verantwortlichen mit alternativen Verantwortlichen
Die Standard Steuerung nach Kostenstellen wird übersteuert (interne Verrechnungen benötigen keinen Vorstand)
● Kreditoren Konten (Verbundene Unternehmen)
● Kostenarten
● Kombination von Kreditoren und Kostenarten
● Kombination von Kreditoren und Kostenträgern
● Kostenstellen
Die Vertreter Regelung wird auch eingehalten wenn ein Vertreter bereits als Prüfer freigegeben hat.
Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.
Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.
Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler – als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.
Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die Anforderungen individualisiert werden
Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt.
Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.
In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden
Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.
Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden – Digitale Vorgangs Akte.
Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung …)
Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System
und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.
Alle Workflow Schritte können Sie mit entsprechenden Übersichten verfolgt werden.
Absolute Transparenz welcher Beleg von wem mit welchen Daten bearbeitet wird / wurde
Zeitstempel der Zustellung und Bearbeitung
In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden
Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.
Eine Zeitüberwachung Informiert über Fälligkeiten der Bearbeitung und informiert via Email oder verteilt den Schritt neu.
Gemessen wir die Zeit der Zustellung an den Prüfer und die Endfälligkeit des Vorganges um möglichen Skonto- Verlust
aufzuzeigen.
Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden.
Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung …)
Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen integriert werden.
Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt.
Alle Schritte des Vorganges (Zeit der Zustellung und Zeit der Fertigstellung) sowie die Inhalte
der Dialoge werden lückenlos gespeichert. Dazu gehören auch die an Mesonic übertragenen Buchungssätze.
Die Buchungslogik verbleibt in WinLine.
Die übertragenen Buchungssätze werden in Winline als Stapel eingelesen und verbucht.
Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen integriert werden.
Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt.
beliebige Buchungsmandanten können in einem Workflow abgebildet
Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen
● Konten (Soll, Haben)
● Kostenstelle
● Kostenart
● Kostenträger
● Steuercode
● Zahlkondition
Buchungen können auf offene Buchungsperioden eingeschränkt werden Pro Mandant und Buchhalter separierte FiBu Stapel Automatisches VerbuchenDer Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt
Verteilung nach Kostenaufteilung an Person mit Prüflimit
Verteilung nach Kostenaufteilung an Kostenstellen. Der Kostenstellen wird eine verantwortliche Person oder Gruppe zugewiesen.
Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.
Ab einem bestimmten Betrag wird ein weiterer Vorgesetzter zur Prüfung angesteuert (Prüfer – Vorgesetzter – Vorstand)
Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg ausgewählt
Definierten Kostenarten übersteuern die Kostenstellen-Verantwortlichen mit alternativen Verantwortlichen
Die Standard Steuerung nach Kostenstellen wird übersteuert (interne Verrechnungen benötigen keinen Vorstand)
● Kreditoren Konten (Verbundene Unternehmen)
● Kostenarten
● Kombination von Kreditoren und Kostenarten
● Kombination von Kreditoren und Kostenträgern
● Kostenstellen
Die Vertreter Regelung wird auch eingehalten wenn ein Vertreter bereits als Prüfer freigegeben hat.
Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.
Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.
Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler – als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.
Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die Anforderungen individualisiert werden
Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt.
Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System
und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.
Alle Workflow Schritte können Sie mit entsprechenden Übersichten verfolgt werden.
Absolute Transparenz welcher Beleg von wem mit welchen Daten bearbeitet wird / wurde
Zeitstempel der Zustellung und Bearbeitung
In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden
Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.
Eine Zeitüberwachung Informiert über Fälligkeiten der Bearbeitung und informiert via Email oder verteilt den Schritt neu.
Gemessen wir die Zeit der Zustellung an den Prüfer und die Endfälligkeit des Vorganges um möglichen Skonto- Verlust
aufzuzeigen.
Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden.
Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung …)
beliebige Buchungsmandanten können in einem Workflow abgebildet
Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen
● Konten (Soll, Haben)
● Kostenstelle
● Kostenart
● Kostenträger
● Steuercode
● Zahlkondition
Buchungen können auf offene Buchungsperioden eingeschränkt werden Pro Mandant und Buchhalter separierte FiBu Stapel Automatisches VerbuchenDer Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt
Verteilung nach Kostenaufteilung an Person mit Prüflimit
Verteilung nach Kostenaufteilung an Kostenstellen. Der Kostenstellen wird eine verantwortliche Person oder Gruppe zugewiesen.
Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.
Ab einem bestimmten Betrag wird ein weiterer Vorgesetzter zur Prüfung angesteuert (Prüfer – Vorgesetzter – Vorstand)
Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg ausgewählt
Alle Schritte des Vorganges (Zeit der Zustellung und Zeit der Fertigstellung) sowie die Inhalte
der Dialoge werden lückenlos gespeichert. Dazu gehören auch die an Mesonic übertragenen Buchungssätze.
Die Buchungslogik verbleibt in WinLine.
Die übertragenen Buchungssätze werden in Winline als Stapel eingelesen und verbucht.
Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen integriert werden.
Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt.
Natürlich kann die Lösung auf Ihre persönlichen Wünsche angepasst werden. Ebenso wie Rechnungen können auch Kontoauszüge oder Barbelege gebucht werden.
Der Ausbau ist modular gestaltet, und kann individuell „mitwachsen“. Eine Mehrsprachigkeit ist möglich abhängig von den verwendeten JobRouter Lizenz.
Umgesetzt ist die Lösung als Web Anwendung zur Verwendung als Nutzungslizenz.
Web Anwendung
JobRouter
DocuWare
Kofax
Datenträger
DocuWare
Kofax
Datenträger
JobRouter
Web Anwendung
JobRouter
DocuWare
Datenträger
Kofax
Gerne nehmen wir uns Zeit um Ihre Fragen persönlich zu beantworten!
Vereinbaren Sie die Präsentation und lassen Sie sich von unseren Lösungen überzeugen!
