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DocuWare Suite - Import, Barcode&Forms

Dokumente automatisch importieren

DocuWare importiert alle Dokumente ins zentrale Archiv, ob gescannt oder schon im Original digital vorliegend, ob eingehend oder ausgehend und unabhängig von Speicherort und Erstellungsprogramm. Beim Import indexiert DocuWare jedes Dokument automatisch anhand von Metadaten, Dokumentinhalten oder auch Barcodes.

Woher die Dokumente auch kommen, sie wandern vollständig indexiert und ohne manuelle Dateneingabe in Ihr DocuWare-Archiv:

  • Papierdokumente, die Sie am Arbeitsplatz oder von Netzwerkgeräten scannen. 
  • Elektronische Dokumente, die DocuWare automatisch aus überwachten Dateiordnern importiert. 
  • Mit Ihrer Software erstellte Dokumente, die Sie über die Druckfunktion in DocuWare ablegen, beispielsweise Ihre Korrespondenz, Verträge oder Konstruktionszeichnungen. 

Aus jeder Quelle schnell ins Archiv

Woher die Dokumente auch kommen, sie wandern vollständig indexiert und ohne manuelle Dateneingabe in Ihr DocuWare-Archiv:

  • Papierdokumente, die Sie am Arbeitsplatz oder von Netzwerkgeräten scannen. 
  • Elektronische Dokumente, die DocuWare automatisch aus überwachten Dateiordnern importiert. 
  • Mit Ihrer Software erstellte Dokumente, die Sie über die Druckfunktion in DocuWare ablegen, beispielsweise Ihre Korrespondenz, Verträge oder Konstruktionszeichnungen. 

Ihre Dokumente indexieren und archivieren sich selbst

  • Importieren Sie elektronische Rechnungen: E-Rechnungen mit XML-Metadaten können Sie sofort automatisch buchen und archivieren. Das verringert die Kosten, denn es entfällt die Datenübernahme von Hand oder über komplizierte Formular-Lesesoftware. Erfassungsfehler gibt es nicht mehr.
  • Papierrechnungen digitalisiert archivieren: Versehen Sie eingehende Rechnungen mit 1D- oder 2D-Barcode-Aufklebern, zum Beispiel mit einer Dokumentnummer und scannen Sie die Rechnungen in einen überwachten Ordner. Beim Import wird die Dokumentnummer aus dem Barcode ausgelesen und die Dokumente wandern indexiert ins Archiv.
  • Arbeiten Sie mit einem ERP-System, das alle Rechnungen, Gutschriften und sonstigen Dokumente als PDF exportiert, können Sie diese Dokumente automatisch in DocuWare speichern.
  • Drucken Sie Ihre Dokumente ins Archiv: Per Klick auf „Drucken“ speichern Sie Dokumente aus Excel, Word oder anderen Programmen in DocuWare – dank erweiterter Druckfunktionalität.
  • Indexierung mit Bestandsdaten anreichern: Erweitern Sie die Indexierung um Informationen aus Ihren bestehenden Datenbanken, zum Beispiel Ihres ERP-Systems.
  • Verteilen Sie Dokumente beim Scannen direkt an Mitarbeiter:Mit einem Netzwerk-Scanner können Sie Dokumente auch schon beim Scannen an Ihre Mitarbeiter weiterleiten. DocuWare überwacht das Netzwerk-Verzeichnis und legt die gescannten Dateien in den DocuWare-Briefkörben der Mitarbeiter ab.

Viele Dokumente

Große Dokumentmengen archiviert DocuWare automatisch und komplett indexiert.

Vollautomatisch

Sie legen einmal die Regeln für den Import fest. Den Rest erledigt DocuWare.

Nahtlos integriert

Alle DocuWare-Funktionen stehen direkt in Outlook zur Verfügung.

Optimal verfügbar

Einmal archiviert, sind die E-Mails für Kollegen mit ausreichender Berechtigung verfügbar.

BROSCHÜRE HERUNTERLADEN
BROSCHÜRE HERUNTERLADEN

So starten Sie den automatisierten Import

Cloud

Alle Funktionen für den umfassenden Import mit Indexierung, auch über Barcodes, sind Bestandteil jeder DocuWare Cloud-Lizenz. DocuWare Cloud beinhaltet außerdem Intelligent Indexing, Workflow Manager und weitere nützliche Module.

On-Premises

Für lokal installierte DocuWare-Systeme steht der DocuWare Signature Service als kostenpflichtiges Zusatzmodul zur Verfügung. Es ist die Lizenz für die Nutzung des Workflow Managers erforderlich.

Zusätzlich müssen die Signatur-Zertifikate von externen Anbietern müssen erworben werden.

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Docuware live erleben

Sie möchten die vielfältige Funktionen von DocuWare selbst erleben und in Ruhe testen, ob das DMS für Sie in Frage kommt?
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