Skip to content

DocuWare Suite - Connect to Outlook

Connect to Outlook

Integrieren Sie Microsoft Outlook in Ihre Büro-Automation. Ein- und ausgehende E-Mails werden sicher archiviert und in Workflows eingebunden. Wichtige Suchansichten sind direkt in Outlook eingebettet, so dass Sie Ihren E-Mail-Client nicht verlassen müssen, um zu recherchieren.

DEMO ANSEHEN: SO ARBEITEN MICROSOFT OUTLOOK UND DOCUWARE ZUSAMMEN

Outlook mit Archivfunktionen erweitern

Um E-Mails abzulegen und im Archiv zu recherchieren, müssen Sie Ihren Mail-Client nicht verlassen. Die Funktionen stehen direkt in Outlook zur Verfügung:

  • Archivieren Sie E-Mails per Mausklick.
  • Oder Sie verwenden den automatischen Import von Mails in DocuWare.
  • Mails, die Sie in Outlook behalten möchten, automatisch als abgelegt markieren lassen.
  • Seien Sie wählerisch: Dubletten und nichtssagende Standard-Anschreiben werden auf Wunsch automatisch aussortiert.
  • Um Mails in Workflows einbinden zu können, reichert DocuWare sie mit den nötigen Indexdaten wie Absender, Betreff etc. an.
  • Personen- und Unternehmensnamen lassen sich bei der Indexierung aus externen Quellen wie Adressbüchern oder dem CRM ergänzen.
  • Starten Sie direkt aus Outlook eine Suche im Archiv. Die Treffer werden im E-Mail-Client angezeigt.

Outlook mit Archivfunktionen erweitern

DocuWare fügt sich nahtlos in Outlook ein. Im DocuWare-Menüband und über das Rechtsklick-Kontextmenü können Sie Mails ablegen oder suchen

Um E-Mails abzulegen und im Archiv zu recherchieren, müssen Sie Ihren Mail-Client nicht verlassen. Die Funktionen stehen direkt in Outlook zur Verfügung:

  • Archivieren Sie E-Mails per Mausklick.
  • Oder Sie verwenden den automatischen Import von Mails in DocuWare.
  • Mails, die Sie in Outlook behalten möchten, automatisch als abgelegt markieren lassen.
  • Seien Sie wählerisch: Dubletten und nichtssagende Standard-Anschreiben werden auf Wunsch automatisch aussortiert.
  • Um Mails in Workflows einbinden zu können, reichert DocuWare sie mit den nötigen Indexdaten wie Absender, Betreff etc. an.
  • Personen- und Unternehmensnamen lassen sich bei der Indexierung aus externen Quellen wie Adressbüchern oder dem CRM ergänzen.
  • Starten Sie direkt aus Outlook eine Suche im Archiv. Die Treffer werden im E-Mail-Client angezeigt.

E-Mails in Geschäftsprozesse einbinden

Machen Sie mehr aus Ihren Mails in Microsoft Outlook und binden Sie sie in Ihre Geschäftsprozesse ein. Zwei Beispiele:

Eine Rechnung, die per Mail eingegangen ist, wird im Archiv abgelegt. Dadurch wird direkt der Freigabe-Workflow angestoßen und Sie halten bequem die Skontofrist ein.
Kollegen können schnell auf eine Kundenanfrage reagieren, auch wenn der zuständige Mitarbeiter außer Haus ist, da sie im Archiv den Überblick über die gesamte Korrespondenz mit dem Kunden haben.

Archivierte E-Mails lassen sich zusammen mit anderen Dokumenttypen verwalten. So verbessern Sie die Organisation zusammengehöriger Inhalte, zum Beispiel Projektdaten, Kundenkorrespondenz oder Firmendaten.

Zentral organisiert

E-Mails können im Archiv zusammen mit anderen geschäftsrelevanten Dokumenten aufgerufen werden.

Optimal verfügbar

Einmal archiviert, sind die E-Mails für Kollegen mit ausreichender Berechtigung verfügbar.

Nahtlos integriert

Alle DocuWare-Funktionen stehen direkt in Outlook zur Verfügung.

GOBD-konform

Als geschäftsrelevante Dokumente unterliegen E-Mails gesetzlichen Bestimmungen. Um die Einhaltung kümmert sich DocuWare als GOBD-konformes Dokumenten-Management.

E-Mails in Geschäftsprozesse einbinden

Machen Sie mehr aus Ihren Mails in Microsoft Outlook und binden Sie sie in Ihre Geschäftsprozesse ein. Zwei Beispiele:

Eine Rechnung, die per Mail eingegangen ist, wird im Archiv abgelegt. Dadurch wird direkt der Freigabe-Workflow angestoßen und Sie halten bequem die Skontofrist ein.
Kollegen können schnell auf eine Kundenanfrage reagieren, auch wenn der zuständige Mitarbeiter außer Haus ist, da sie im Archiv den Überblick über die gesamte Korrespondenz mit dem Kunden haben.

Archivierte E-Mails lassen sich zusammen mit anderen Dokumenttypen verwalten. So verbessern Sie die Organisation zusammengehöriger Inhalte, zum Beispiel Projektdaten, Kundenkorrespondenz oder Firmendaten.

Zentral organisiert

E-Mails können im Archiv zusammen mit anderen geschäftsrelevanten Dokumenten aufgerufen werden.

paper_airplane

Optimal verfügbar

Einmal archiviert, sind die E-Mails für Kollegen mit ausreichender Berechtigung verfügbar.

integration

Nahtlos integriert

Alle DocuWare-Funktionen stehen direkt in Outlook zur Verfügung.

hr_compliance

GOBD-konform

Als geschäftsrelevante Dokumente unterliegen E-Mails gesetzlichen Bestimmungen. Um die Einhaltung kümmert sich DocuWare als GOBD-konformes Dokumenten-Management.

BROSCHÜRE HERUNTERLADEN

DocuWare Info Videos

Mit DocuWare fällt perfektes E-Mail-Management leicht. Mit dem Zusatzmodul Connect to Outlook legen Sie Ihre E-Mails schnell und intuitiv direkt aus Microsoft Outlook in DocuWare ab.
BROSCHÜRE HERUNTERLADEN

DocuWare Info Videos

Mit DocuWare fällt perfektes E-Mail-Management leicht. Mit dem Zusatzmodul Connect to Outlook legen Sie Ihre E-Mails schnell und intuitiv direkt aus Microsoft Outlook in DocuWare ab.

So starten Sie mit Connect to Outlook

Cloud

Connect to Outlook ist mit Client und Konfigurations-Modul Bestandteil jeder DocuWare Cloud Lizenz. DocuWare Cloud beinhaltet außerdem Intelligent Indexing, Workflow Manager und weitere nützliche Module.

On-Premises

Verwenden Sie DocuWare als lokal installiertes System, steht Ihnen DocuWare Connect to Outlook als Zusatzmodul zur Verfügung.

Persönliche Präsentation vereinberaen

Docuware live erleben

Sie möchten die vielfältige Funktionen von DocuWare selbst erleben und in Ruhe testen, ob das DMS für Sie in Frage kommt?
Fordern Sie hier Ihre kostenlose Testversion an.

Kostenlos und unverbindlich testen