Mauerbach
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Nutzen Sie die Vorteile eines Cloud-Systems für Ihren Alltag um Standortübergreifendes ECM zu realisieren und die Vorteile eines OnPremise Systems für die Belegprüfung mit Fibu-Integration oder Langzeitarchivierung oder verwenden Sie dieses Modul für eine Adhoc-Backup-Lösung – Ransomware Save.
Die Anforderungen an Digitalisierungskonzepte verändern sich zunehmend durch das volatile Marktumfeld und die Verfügbarkeit von Dokumenten in mehr als einem System oder Adhoc-Backupsystem werden immer wichtiger.
DocuWare Transfer ist ein von DatenTräger entwickeltes Modul, dessen Hauptzweck darin besteht, die Übertragung von Dokumenten nahezu in Echtzeit zwischen DocuWare Systemen sicherzustellen.
Verwendung findet es:
Dokumente, die in einen Langzeitspeicher ausgelagert werden, können wieder in das Produktivsystem eingegliedert werden. Der gesamte Datenindex im Quellsystem bleibt zum Suchen der Dokumente bestehen. Somit stehen alle benötigten Informationen zur Verfügung, während das Hauptsystem schlank bleibt und mit hoher Effizienz arbeiten kann.
Das Modul kann zwischen DocuWare Cloud-basierten Systemen (DW Cloud) oder lokalen DocuWare-System (On Premises) beliebig kombiniert werden und ist nach DocuWare Standard entwickelt.
Dieses Konzept ist nicht nur erforderlich, wenn Sie Ihre Dokumente von einem System auf ein anderes übertragen wollen, sondern kann auch bei einem Ransomware Angriff relevant sein, um Ihre Daten und Dokumente zu schützen. Im Bedarfsfall kann spontan das Zweitsystem als „Plan „B“ während einem Cyberangriff genutzt werden, um uneingeschränkt Zugriff auf die Dokumente zu haben. Dies wird erreicht, indem die Dokumente praktisch fast in Echtzeit „abgeholt“ werden und auch aufgrund der Tatsache, dass dieses Zweitsystem vom restlichen Netzwerk abgekapselt und damit keinen negativen Einflüssen von außen ausgesetzt ist.
Das Service am Zielsystem steuert den Prozess zum Zweck der Übertragung und die Dokumente werden damit kontinuierlich abgearbeitet. Das Zielsystem ist vom restlichen Netzwerk vollständig isoliert und kann jederzeit für einen Notbetrieb benützt werden.
Es muss nicht gewartet werden, bis die Server Infrastruktur überprüft, gesäubert und / oder wiederaufgebaut ist und vielleicht noch ein Datenbackup vom Band wiederhergestellt werden musste. Die Ausfallzeit der gesamten Organisation wird damit verhindert und in der Außenwirkung kann mit Kunden und Lieferanten weiterhin interagiert werden.
Dokumente, die in einen Langzeitspeicher ausgelagert werden, können wieder in das Produktivsystem eingegliedert werden. Der gesamte Datenindex im Quellsystem bleibt zum Suchen der Dokumente bestehen. Somit stehen alle benötigten Informationen zur Verfügung, während das Hauptsystem schlank bleibt und mit hoher Effizienz arbeiten kann.
Das Modul kann zwischen DocuWare Cloud-basierten Systemen (DW Cloud) oder lokalen DocuWare-System (On Premises) beliebig kombiniert werden und ist nach DocuWare Standard entwickelt.
Dieses Konzept ist nicht nur erforderlich, wenn Sie Ihre Dokumente von einem System auf ein anderes übertragen wollen, sondern kann auch bei einem Ransomware Angriff relevant sein, um Ihre Daten und Dokumente zu schützen. Im Bedarfsfall kann spontan das Zweitsystem als „Plan „B“ während einem Cyberangriff genutzt werden, um uneingeschränkt Zugriff auf die Dokumente zu haben. Dies wird erreicht, indem die Dokumente praktisch fast in Echtzeit „abgeholt“ werden und auch aufgrund der Tatsache, dass dieses Zweitsystem vom restlichen Netzwerk abgekapselt und damit keinen negativen Einflüssen von außen ausgesetzt ist.
Das Service am Zielsystem steuert den Prozess zum Zweck der Übertragung und die Dokumente werden damit kontinuierlich abgearbeitet. Das Zielsystem ist vom restlichen Netzwerk vollständig isoliert und kann jederzeit für einen Notbetrieb benützt werden.
Es muss nicht gewartet werden, bis die Server Infrastruktur überprüft, gesäubert und / oder wiederaufgebaut ist und vielleicht noch ein Datenbackup vom Band wiederhergestellt werden musste. Die Ausfallzeit der gesamten Organisation wird damit verhindert und in der Außenwirkung kann mit Kunden und Lieferanten weiterhin interagiert werden.
Nachliefern von Dokumenten bei bereits begonnener Übertragung nach Unterbrechung
Zeitmesspunkte für die Dauer der einzelnen Aktivitäten
immer wiederkehrende Prozesse laufen automatisch und im Hintergrund ab
– zwischen DocuWare Produktiv und DocuWare Backup Systemen
– zwischen DocuWare On Premises und DocuWare Online System
Bidirektionaler Transfer von Dokumenten und Indexdaten
zwischen DocuWare Produktiv und DocuWare Backup Systemen
zwischen DocuWare On Premises und DocuWare Online System
Viele der Funktionen wären in einzelnen DocuWare Komponenten zwar enthalten (kostenpflichtige Module: DocuWare Auto Index, DocuWare Workflow Manager | kostenfreie Module im DocuWare Server: DocuWare Request, DocuWare Workflow Sync und Dokumente löschen). Diese Module so zu konfigurierten, dass die Funktionsweise in ähnlicher Weise zur Verfügung stehen, ist sehr aufwändig. Nachteilig daran ist, das keine durchgehend automatisierbare Prozessüberwachung möglich ist. Stoppt ein Baustein in der Verarbeitungskette, unterbricht der Prozess und es gibt dazu keine aktive Fehlerinformation.
Aus diesem Grund haben wir all diese Funktionen in einem Datenträger Modul zusammengeführt um eine lückenlose Dokumentation zu allen übertragenen Dokumenten zu garantieren. Die Möglichkeiten, die dieses Modul bietet, reichen über das Backup, den Transfer oder das Synchronisationskonzept hinaus. Die einzelnen Funktionsbausteine für Index oder Stempel können ebenso verwendet werden um den Arbeitsalltag zu unterstützen.
So können die Modulbausteine beliebig innerhalb einer Transferkonfiguration oder auch in einzelnen Konfigurationen (z.B. als Stempelroboter) verwendet werden.
Wir haben darauf Wert gelegt, die Funktionsbausteine so zu entwickeln, dass mit geringstem Konfigurationsaufwand ein maximum an Funktionsumfang und Stabilität gegeben ist.
Viele der Funktionen wären in einzelnen DocuWare Komponenten zwar enthalten (kostenpflichtige Module: DocuWare Auto Index, DocuWare Workflow Manager | kostenfreie Module im DocuWare Server: DocuWare Request, DocuWare Workflow Sync und Dokumente löschen). Diese Module so zu konfigurierten, dass die Funktionsweise in ähnlicher Weise zur Verfügung stehen, ist sehr aufwändig. Nachteilig daran ist, das keine durchgehend automatisierbare Prozessüberwachung möglich ist. Stoppt ein Baustein in der Verarbeitungskette, unterbricht der Prozess und es gibt dazu keine aktive Fehlerinformation.
Aus diesem Grund haben wir all diese Funktionen in einem Datenträger Modul zusammengeführt um eine lückenlose Dokumentation zu allen übertragenen Dokumenten zu garantieren. Die Möglichkeiten, die dieses Modul bietet, reichen über das Backup, den Transfer oder das Synchronisationskonzept hinaus. Die einzelnen Funktionsbausteine für Index oder Stempel können ebenso verwendet werden um den Arbeitsalltag zu unterstützen.
So können die Modulbausteine beliebig innerhalb einer Transferkonfiguration oder auch in einzelnen Konfigurationen (z.B. als Stempelroboter) verwendet werden.
Wir haben darauf Wert gelegt, die Funktionsbausteine so zu entwickeln, dass mit geringstem Konfigurationsaufwand ein maximum an Funktionsumfang und Stabilität gegeben ist.
Gewiss könnte der Funktionsblock Index auch mit dem DocuWare Modul AutoIndex (wenn dies lizenziert ist) gelöst werden, jedoch ist dies dann nicht mehr innerhalb eines zentralen Prozesses konfigurier- und überwachbar. Sollte der vorgelagerte AutoIndex einmal stoppen, ist der Ablauf unterbrochen und die stabile Funktion ist nicht mehr gewährleistet.
Dieser Modulbaustein kann vor der Übertragung im Quellsystem oder nach der Übertragung im Zielsystem eingesetzt werden oder auch als einzelner „nur“ Index Daten Clear Modulbaustein in einem Einzelsystem.
Indexdaten Clear
Es passiert immer wieder, dass Indexdaten uneinheitlich gespeichert werden. Ein Klassiker dafür sind UID, IBAN, oder Belegnummern. Oft sind darin Leezeichen oder OCR Fehlerzeichen (z.B. „~“ oder „_“) enthalten. Indexdaten Clear entfernt aus DocuWare Indexfeldern an Hand einer Blacklist die beliebig hinterlegten Zeichen. Und garantiert/sichert somit einen homogenen Datenbestand.
Indexdaten Konsolidieren
Oft ist der Anwendungsfall jener, dass DocuWare Indexdaten aus einem oder mehreren Feldern in ein anders Indexfeld oder ein Listenfeld/Tabellen upgedatet werden sollen. Dies kann beispielsweise für Belegnummern zutreffen, die zum Verlinken mit anderen Belegen nötig sind und zu einem gemeinsamen Geschäftsfall gehören. (z.B. eine Rechnung hat mehrere Lieferscheinnummern). Auch kann es einfach nur verwendet werden, um einen sinnvollen Dateinamen zu generieren.
Indexdaten Update
Es können fixe Indexwerte eingetragen werden. Damit können die einzelnen Phasen in der Prozesskette individuell auch auf die Dokumente indexiert werden damit der User jederzeit einen Überblick hat, „wo“ sich das Dokument befindet. Es kann aber auch genauso gut verwendet werden, um einzelne Indexfelder zu anonymisieren. In Kombination mit der DocuWare Berechtigung (Indexwertprofilen) wird damit der Dokumentenzugriff der User gesteuert.
Diese Funktionen dient zur Nutzung bei zwei oder mehreren DocuWare Systemen. Sowohl das Quellsystem oder das Zielsystem kann ein DocuWare On Premises, ein Cloud oder ein Private Cloud System sein. Je nachdem wie ein oder mehrere Prozesse konfiguriert sind, können Szenarien für Backup, Archivierung und Synchronisation abgebildet werden.
adhoc Backup
DocuWare Dokumente können im Quellsystem gefiltert und in ein DocuWare Backupsystem übertragen werden. Dabei kann eine Version oder mehrere Versionen des Quelldokumentes im Backupsystem gespeichert werden.
Bei einem DocuWare Cloud System ist dies eine einfache Variante, alle Dokumente „Vorort“ in „eigener Hoheit“ als sofort im Zugriff befindliches Backup bereit zu haben. Damit können Anforderungen aus Firmen- oder Finanzrichtlinien automatisiert werden ebenso wie einfach ein gelöschtes Dokument mit wenigen Handgriffen im DocuWare Cloud System wiederherzustellen (was manuell bis zu einem Tag dauern kann ). Bei On Premises Systemen dient dies oft dazu, um aus einem virtuellem Netzwerk, das nicht von User zu sehen ist, vom Produktivsystem alle Dokumente abzuholen und zu sichern. Bei sorgfältiger Konfiguration ist dies ein ausgezeichneter Schutz gegen Ransomware und Cyberkriminalität. Infizierte Dokumente können nicht in das Backup System übertragen werden.
Ebenfalls ein klassischer Anwendungsfall ist das Backup der Dokumente auf ein Notebook eines Geschäftsführers um die Dokumente offline außer Haus zu sichern und gleichzeitig dabei jederzeit einen Zugriff zu haben.
Transfer
Sie haben ein DocuWare On Premises System und wollen sicht mir Geschäftspartnern oder Kunden austauschen ohne Ihr eigenes System zu öffnen. Dann können sie mit dem Transfer Dokumente in ein DocuWare Cloud System hochladen, oder Dokumente, die in der Cloud erstellt wurden, in Ihr System übertragen.
Langzeitarchivierung
Dies ist hauptsächlich für eine DocuWare Cloud Variante, für ein DocuWare on Premises System mit großem Volumen oder der kleinsten DocuWare On Premises Variante dem Business Server (der nur über 4 GB große Archive verfügt), interessant. Ziel dabei ist, das Produktiv System so schlank und effizient wie möglich zu halten.
Der Prozess wird bidirektional konfiguriert, so dass Dokumente, die nicht mehr im permanenten Zugriff benötigt werden (Live Cycle Management), in das Langzeit DocuWaresystem übertragen werden. Dabei bleibt der DocuWare Indexeintrag im Quellsystem erhalten und wird als „übertragen“ gekennzeichnet und das Dokument selbst gelöscht. Alle Datenbankeinträge bleiben für die Recherche erhalten. Wird das „ausgelagerte“ Dokument wieder benötigt, kann dieses Dokument vom Langzeitbackupsystem angefordert werden. Es wird in das Quellsystem retour übertragen und steht danach wieder zur Verfügung.
Speziell bei DocuWare Cloud Systemen und bei DocuWare Business Servern ist die Menge des Speicherplatzes ein zu betrachtender Faktor.
Synchronisieren
In dieser Konfigurationsvariante werden zwei DocuWare Systeme permanent in Dokumenten und Datengleichheit gehalten. Wird in einem der beiden Systeme eine Änderung am Dokument durchgeführt, erfolgt die Übertragung dieses Dokumentes in das andere System. Das bereits vorhandene „Alte“ Dokument wird dabei als zu löschen markiert und kann entfernt werden.
Werden die DocuWare Dokumente als Master / Slave betrieben, besteht immer eine Version des Dokumentes und der Index Daten. Ebenso ist eine Konfiguration mit Dokumentenhistorisierung möglic
Gewiss könnte der Funktionsblock Index auch mit dem DocuWare Modul AutoIndex (wenn dies lizenziert ist) gelöst werden, jedoch ist dies dann nicht mehr innerhalb eines zentralen Prozesses konfigurier- und überwachbar. Sollte der vorgelagerte AutoIndex einmal stoppen, ist der Ablauf unterbrochen und die stabile Funktion ist nicht mehr gewährleistet.
Dieser Modulbaustein kann vor der Übertragung im Quellsystem oder nach der Übertragung im Zielsystem eingesetzt werden oder auch als einzelner „nur“ Index Daten Clear Modulbaustein in einem Einzelsystem.
Indexdaten Clear
Es passiert immer wieder, dass Indexdaten uneinheitlich gespeichert werden. Ein Klassiker dafür sind UID, IBAN, oder Belegnummern. Oft sind darin Leezeichen oder OCR Fehlerzeichen (z.B. „~“ oder „_“) enthalten. Indexdaten Clear entfernt aus DocuWare Indexfeldern an Hand einer Blacklist die beliebig hinterlegten Zeichen. Und garantiert/sichert somit einen homogenen Datenbestand.
Indexdaten Konsolidieren
Oft ist der Anwendungsfall jener, dass DocuWare Indexdaten aus einem oder mehreren Feldern in ein anders Indexfeld oder ein Listenfeld/Tabellen upgedatet werden sollen. Dies kann beispielsweise für Belegnummern zutreffen, die zum Verlinken mit anderen Belegen nötig sind und zu einem gemeinsamen Geschäftsfall gehören. (z.B. eine Rechnung hat mehrere Lieferscheinnummern). Auch kann es einfach nur verwendet werden, um einen sinnvollen Dateinamen zu generieren.
Indexdaten Update
Es können fixe Indexwerte eingetragen werden. Damit können die einzelnen Phasen in der Prozesskette individuell auch auf die Dokumente indexiert werden damit der User jederzeit einen Überblick hat, „wo“ sich das Dokument befindet. Es kann aber auch genauso gut verwendet werden, um einzelne Indexfelder zu anonymisieren. In Kombination mit der DocuWare Berechtigung (Indexwertprofilen) wird damit der Dokumentenzugriff der User gesteuert.
Diese Funktionen dient zur Nutzung bei zwei oder mehreren DocuWare Systemen. Sowohl das Quellsystem oder das Zielsystem kann ein DocuWare On Premises, ein Cloud oder ein Private Cloud System sein. Je nachdem wie ein oder mehrere Prozesse konfiguriert sind, können Szenarien für Backup, Archivierung und Synchronisation abgebildet werden.
adhoc Backup
DocuWare Dokumente können im Quellsystem gefiltert und in ein DocuWare Backupsystem übertragen werden. Dabei kann eine Version oder mehrere Versionen des Quelldokumentes im Backupsystem gespeichert werden.
Bei einem DocuWare Cloud System ist dies eine einfache Variante, alle Dokumente „Vorort“ in „eigener Hoheit“ als sofort im Zugriff befindliches Backup bereit zu haben. Damit können Anforderungen aus Firmen- oder Finanzrichtlinien automatisiert werden ebenso wie einfach ein gelöschtes Dokument mit wenigen Handgriffen im DocuWare Cloud System wiederherzustellen (was manuell bis zu einem Tag dauern kann ). Bei On Premises Systemen dient dies oft dazu, um aus einem virtuellem Netzwerk, das nicht von User zu sehen ist, vom Produktivsystem alle Dokumente abzuholen und zu sichern. Bei sorgfältiger Konfiguration ist dies ein ausgezeichneter Schutz gegen Ransomware und Cyberkriminalität. Infizierte Dokumente können nicht in das Backup System übertragen werden.
Ebenfalls ein klassischer Anwendungsfall ist das Backup der Dokumente auf ein Notebook eines Geschäftsführers um die Dokumente offline außer Haus zu sichern und gleichzeitig dabei jederzeit einen Zugriff zu haben.
Transfer
Sie haben ein DocuWare On Premises System und wollen sicht mir Geschäftspartnern oder Kunden austauschen ohne Ihr eigenes System zu öffnen. Dann können sie mit dem Transfer Dokumente in ein DocuWare Cloud System hochladen, oder Dokumente, die in der Cloud erstellt wurden, in Ihr System übertragen.
Langzeitarchivierung
Dies ist hauptsächlich für eine DocuWare Cloud Variante, für ein DocuWare on Premises System mit großem Volumen oder der kleinsten DocuWare On Premises Variante dem Business Server (der nur über 4 GB große Archive verfügt), interessant. Ziel dabei ist, das Produktiv System so schlank und effizient wie möglich zu halten.
Der Prozess wird bidirektional konfiguriert, so dass Dokumente, die nicht mehr im permanenten Zugriff benötigt werden (Live Cycle Management), in das Langzeit DocuWaresystem übertragen werden. Dabei bleibt der DocuWare Indexeintrag im Quellsystem erhalten und wird als „übertragen“ gekennzeichnet und das Dokument selbst gelöscht. Alle Datenbankeinträge bleiben für die Recherche erhalten. Wird das „ausgelagerte“ Dokument wieder benötigt, kann dieses Dokument vom Langzeitbackupsystem angefordert werden. Es wird in das Quellsystem retour übertragen und steht danach wieder zur Verfügung.
Speziell bei DocuWare Cloud Systemen und bei DocuWare Business Servern ist die Menge des Speicherplatzes ein zu betrachtender Faktor.
Synchronisieren
In dieser Konfigurationsvariante werden zwei DocuWare Systeme permanent in Dokumenten und Datengleichheit gehalten. Wird in einem der beiden Systeme eine Änderung am Dokument durchgeführt, erfolgt die Übertragung dieses Dokumentes in das andere System. Das bereits vorhandene „Alte“ Dokument wird dabei als zu löschen markiert und kann entfernt werden.
Werden die DocuWare Dokumente als Master / Slave betrieben, besteht immer eine Version des Dokumentes und der Index Daten. Ebenso ist eine Konfiguration mit Dokumentenhistorisierung möglic
Es gibt viele Backup Szenarien und diese haben alle Ihre Berechtigung. Sollte jedoch aus einem Backup Container nur wenige einzelne Dokumente angefordert werden, oder ein vollständiges Restore benötigt werden, dann kann dies oft sehr hohen Aufwand bedeuten.
Der Vorteil in dieser Lösung besteht darin, dass sämtliche Dokumente in einem dem Quell System identen DocuWare Archiv gespeichert werden und somit mit minimalem Aufwand auch wiederhergestellt werden können – unabhängig ob einzelne Dokumente oder ein komplettes Archiv im Falle eines Desaster-Recovery-Scenarios. Dabei werden die Dokumente vom Sicherungs-System aus dem Quell System abgeholt und Ransomware hat keine Chance.
So könne nicht nur On Premise Systeme gesichert werden, sondern es eignet sich ideal um ein DocuWare Cloud System zu sichern.
Es gibt viele Backup Szenarien und diese haben alle Ihre Berechtigung. Sollte jedoch aus einem Backup Container nur wenige einzelne Dokumente angefordert werden, oder ein vollständiges Restore benötigt werden, dann kann dies oft sehr hohen Aufwand bedeuten.
Der Vorteil in dieser Lösung besteht darin, dass sämtliche Dokumente in einem dem Quell System identen DocuWare Archiv gespeichert werden und somit mit minimalem Aufwand auch wiederhergestellt werden können – unabhängig ob einzelne Dokumente oder ein komplettes Archiv im Falle eines Desaster-Recovery-Scenarios. Dabei werden die Dokumente vom Sicherungs-System aus dem Quell System abgeholt und Ransomware hat keine Chance.
So könne nicht nur On Premise Systeme gesichert werden, sondern es eignet sich ideal um ein DocuWare Cloud System zu sichern.
Ideal für eine Hybride Lösung von 2 DocuWare Systemen. Im wesentlichen finden wir folgende Ausgangs-Varianten vor:
Im produktiven DocuWare System werden die Dokumente zum „veröffentlichen“ markiert. im Hintergrundladen sich die Dokumente in
das zweite System. Alte Versionen werden dabei ersetzt
Dokumente werden nach der Dokumentenklassifizierung ermittelt und in ein wesentlich günstigeres Backup zur Langzeitarchivierung ausgelagert (Beispielsweise eine eigene On Premises System). Dabei bleiben die Datensätze im Cloud System bestehen. Wird nun das Dokument benötigt, kann dies vom Backup angefordert werden und steht in kurzer Zeit wieder zur Verfügung.
Sie möchten Vorteile eines DocuWare Cloud Systems nutzen – Beispielsweise für Online Formulare oder protokollierten Newsletter An- und Abmeldungen und haben dabei nicht die Module in Ihrer Installation lizenziert oder auch nicht die Strategie das eigene System nach öffentlich erreichbar zu machen. Wir verbinden beide Systeme und eröffnen unzählig neue Möglichkeiten für Lösungen.
Sie kennen das Thema, nach vielen Jahren ist es oft sinnvoll, eine neue Server Infrastruktur aufzubauen. Mit DocuWare Board mitteln kann vom Archiv ein xml zur Übernehme erstellt werden, aber wie kommen dann die Dokumente aus dem Archiv hinterher.
Hier bietet das Tool die ideale Lösung. Das neue System kann in Ruhe frisch aufgebaut und die nötigen Re-Designs eingearbeitet werden. Ist die neue Infrastruktur fertig, werden die Dokumente nachgeliefert.
Nutzen Sie noch heute alle Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements und profitieren Sie davon! Archivieren, prüfen, teilen und verwalten Sie Ihre Unterlagen digital.
Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation.
