Unter einem „Aktenplan“ versteht man die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation – also der Akten. Geht es um die Digitalisierung in Behörden, lässt sich ein solcher Aktenplan ohne weiteres vollständig durch eine moderne Dokumentenmanagement-Software (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) abbilden. Spezielle Systeme für das sogenannte Records Management, wie sie in den USA entwickelt worden sind, werden daher zur digitalen Schriftgutverwaltung oder Aktenführung heute nicht mehr benötigt.
Die Bedeutung eines Aktenplans steigt mit der Zahl der Personen, die arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten (z. B. in Projekten). Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.
Darum lohnt sich ein Aktenplan
Ein Aktenplan ist außerdem vor allem dann sinnvoll, wenn es viele unterschiedliche Arten von Dokumenten gibt, wenn die Dokumente nach mehreren Kriterien abgelegt werden können oder wenn häufig nach Dokumenten gesucht wird. Letzteres kommt meistens dann vor, wenn diese oft falsch abgelegt werden oder sich nicht rein alphabetisch oder numerisch zuordnen lassen. Allein die schiere Menge an Dokumenten, die täglich entsteht, kann Anlass dafür sein, über einen Aktenplan nachzudenken.
Wenn ein digitales DMS oder ein ECM eingeführt wird, kann der Aufbau eines Aktenplanes ein erster Schritt zur Strukturierung des digitalen Archivs sein. Ist die Ablage erst einmal strukturiert, lassen sich intelligent indexierte Dokumente aber auch über frei definierbare Ordnerstrukturen abbilden und schnell wiederfinden. Auch deshalb scheiden sich bei dem Thema Aktenplan in der Praxis die Geister.
Der Aktenplan in der Praxis
Heute übernimmt das DMS die Aufgaben, für die vor der Büroreform in den 1920er- und 1930er-Jahren die sogenannte Registratur zuständig war – als die mit der Schriftgutverwaltung eigens beauftragte Stelle. Kommt in der Verwaltung bereits ein Aktenplan zum Einsatz, wie es bei Behörden die Regel ist, sollte dieser in das digitale Dokumenten-Management übernommen werden.
Wird aber ein Aktenplan in der Praxis nicht „gelebt“, muss dessen Übernahme in das DMS nicht zwingend erfolgen, denn mit einem DMS können sogar Aufbewahrungs-/Aussonderungsfristen schon direkt bei Anlage einer digitalen Akte automatisch mitgegeben werden. Sie müssen also nicht über den Aktenplan geregelt werden, beispielsweise zur Abdeckung von HGB- oder GOBD-Anforderungen. Also lohnt es sich, sich bei der Produktauswahl für ein DMS zu entscheiden, das sowohl Aktenpläne abbilden kann als auch eine geordnete Ablage ohne Aktenplan unterstützt. So kann auf die unterschiedlichen Bedürfnisse einzelner Abteilungen besser reagiert werden.
Das DMS als ganzheitliche Lösung
Integrierte DMS-Lösungen zeichnen sich durch einen ganzheitlichen Ansatz aus; Records Management ist dabei nur einer von vielen Bausteinen, mit denen das DMS den Prozess der Dokumentenverarbeitung durchgängig unterstützt – vom Eingang der Dokumente über Änderungen und Weitergabe bis hin zur Löschung.
Vorteilhaft ist dabei die gemeinsame Benutzung der Dokumente in unterschiedlichsten Anwendungen (z.B. Workflow, Desktop-Bearbeitung, Records Management, Search, Publishing, Archivierung etc.) und die breite Unterstützung von Server-Plattformen und Speichersystemen sowie ERP- und CRM-Programmen.
Aus Anwendersicht ist hier darauf zu achten, dass das DMS die Anforderungen an ein Records Management auch tatsächlich und vollumfänglich erfüllt, denn oft wird lediglich die ohnehin vorhandene Funktionalität der elektronischen Archivierung als Records Management tituliert.
DMS und Records Management
Spezialisiert auf dieses Thema sind Records Management-Systeme, die ihre Wurzeln meistens im anglo-amerikanischen Markt haben. Sie verfügen logischerweise über sämtliche Kernfunktionen: Aktenplan, Life-Cycle-Regeln, Berechtigungsschemata und Metadatenverwaltung.
Das ist bei der Aktenführung per DMS anders, falls das DMS auch Records Management „kann“ und die wichtigen Merkmale der Aktenführung unterstützt. Neben Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregeln sowie langfristig stabilen und neutralen Berechtigungen zählen dazu vor allem einheitliche Metadaten für alle Objekte. Um die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen zu erfüllen, sind darüber hinaus folgende Eigenschaften und Funktionen wichtig:
Aktenpläne: Ein aufgabenbezogenes, mehrstufiges Ordnungssystem mit hierarchischer Gliederung erlaubt das Bilden und Kennzeichnen von Akten und das Zuordnen von Schriftstücken.
Visualisierung der Ordnungsstrukturen: Anwender können über eine grafische Oberfläche gezielt zu Dokumenten oder anderen Objekten navigieren.
Kontrollierte Ordnungs- und Begriffsbildung: Änderungen werden entweder ausgeschlossen oder aber kontrolliert und bleiben nachvollziehbar.
Audit-Trails: Information über alle Aktivitäten, die einen Einfluss auf die Records haben, werden so gespeichert, dass eine Rekonstruktion dieser Aktivitäten möglich ist.
Medien- und Formatunabhängigkeit in Bezug auf die verwalteten Objekte.
Ordnungsmäßigkeit: Regional und branchenspezifische gesetzliche bzw. regulatorische Anforderungen werden erfüllt.
Der Aktenplan schafft Ordnung
Der Aktenplan wird durch das Hinzufügen von Ebenen aufgebaut, die aus Kategorien und Ordnern bestehen. Dabei gelten die folgenden Regeln:
- Die oberste Ebene des Aktenplans kann nur Datensatzkategorien enthalten.
- Eine Kategorie kann andere Kategorien und Ordner enthalten.
- Ein Ordner kann nur Datensätze enthalten.
Nur wenige Benutzer erhalten überhaupt die Möglichkeit, Ordner und Kategorien hinzuzufügen. Dies wird streng kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Ablage konform zum Aktenplan bleibt. Manche Benutzer dürfen nur Ordner, aber keine Kategorien erstellen, andere können lediglich Datensätze hinzufügen. Diese Fähigkeiten, die einer Benutzerrolle zugewiesen werden, sind nicht dasselbe wie Berechtigungen.
Fähigkeiten definieren generell, was man im DMS tun darf, während Berechtigungen spezifisch für Abschnitte des Aktenplans sind und auf Kategorie- und Ordnerebene angewendet werden. Sie entscheiden darüber, welche Benutzer einen Abschnitt des Aktenplans sehen können – und ob sie in diesem Abschnitt nur lesen oder auch ablegen dürfen.
Aufbau eines neuen Aktenplans
Vor dem Aufbau eines neuen Aktenplans steht immer die Bestandsaufnahme: Welche Dokumente fallen überhaupt an – Lieferscheine, Verträge, Bestellungen? Dann werden alle Sachbegriffe erfasst, zu denen Dokumente abgelegt werden, z.B. Kunden, Produkte oder Regionen. Anschließend werden sinnvolle Hauptgruppen gebildet, zum Beispiel Kontinente oder Branchen. Hier kann es Synonyme geben; deshalb muss sich das Team beim Aufbau des Aktenplans bei den Gruppen sowie Unter- bzw. Sachgruppen immer auf eine Begrifflichkeit einigen, beispielsweise entweder auf „Holland“ oder „Niederlande“. Dann wird der Aktenplan um zusätzliche Arbeitshilfen ergänzt, zum Beispiel um Ablageregeln, Stichwortregister oder Hinweise zu Aufbewahrungsfristen.
Fazit
Ablage und Archiv effektiv nutzbar machen heißt also: Standards entwickeln und durchsetzen – mit einem Aktenplan. Darin wird festgehalten, wo welches Dokument abgelegt wird. Und das unabhängig davon, ob das auf Papier oder in einem digitalen Speichersystem erfolgt. Die Struktur dieses Aktenplans ergibt sich aus den Sachgebieten (= Haupt- oder Obergruppen), entsprechenden Untergruppen und Stichworten. Außerdem wird eindeutig festgelegt, wie die Dokumente benannt werden und nach welchem Ordnungssystem abgelegt wird – zum Beispiel alphabetisch, numerisch, zeitlich oder geografisch.
