So profitieren KMU von der Digitalisierung

Kleine und mittlere Unternehmen – KMU ­– sind der Motor der deutschen Wirtschaft. Entsprechend wichtig ist es, dass sie die Chancen nutzen, die sich ihnen bieten, um auf Dauer wettbewerbsfähig bleiben zu können. Die Digitalisierung ist eine solche Chance, an der für zukunftsorientierte Unternehmen kein Weg vorbeiführen darf. In welchen Bereichen KMU besonders von dem digitalen Wandel profitieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

1. KMU profitieren von einer Digitalisierung der Buchhaltung

Drastische Kosteneinsparungen sind es, welche die Buchhaltung von KMU zum idealen Ansatzpunkt für jegliche Digitalisierungsbemühungen machen. Mithilfe moderner Softwarelösungen kann eine enorme Rentabilität erzielt werden, die direkt auf den Unternehmenserfolg einzahlt. Experten gehen davon aus, dass bereits die umfassende Umstellung auf eine elektronische Rechnungsbearbeitung rund 500 Milliarden Euro in die Kassen der deutschen Wirtschaft spülen würde – und das ist nur ein kleiner Teil der digitalen Möglichkeiten, die ein enormes Einsparungspotenzial mit sich bringen. Zudem sorgt unter anderem auch die Tatsache, dass im Rahmen automatisierter digitaler Workflows menschliche Fehler vermieden werden, für ein dickes Plus in den Kassen. Immerhin schlägt bereits ein einziges falsch abgelegtes Dokument mit durchschnittlich 100 Euro zu Buche, und geht es ganz verloren, erhöht sich diese Summe schnell auf mehrere Hundert Euro. Selbst gut organisierte KMU mussten diese Kosten noch vor einigen Jahren einrechnen, doch in Zeiten elektronischer Archive und automatischer Speicherungen gehören sie der Vergangenheit an. Gleiches gilt auch für die teils beträchtlichen Ausgaben für Papier, Toner oder die Wartung von Kopiergeräten, welche dank einer digitalen Dokumentenbearbeitung maßgeblich reduziert werden können.

2. Effizientere Prozesse sparen in KMU Zeit und Nerven

Nutzen KMU die Chancen der Digitalisierung, wächst ihre Produktivität, denn digitale Workflows verkürzen die Durchlaufzeit und beschleunigen aufwändige Genehmigungsprozesse. Mussten Mitarbeiter bislang rund 30 bis 40 Prozent ihres Arbeitstages für die lästige Suche nach papierbasierten Informationen aufwenden, hat sich diese Tatsache dank eines zentralen digitalen Ablagesystems mittlerweile erledigt. Da moderne Dokumentenmanagementsysteme zudem in der Lage sind, wichtige Dokumente automatisiert zu prüfen, weiterzuleiten und abzuspeichern, wird eine Menge Arbeitszeit freigesetzt, die an anderer Stelle deutlich sinnvoller aufgehoben ist. In der Folge können KMU wesentlich flexibler als früher auf die Anforderungen des Alltags reagieren und sich mit motivierten und entlasteten Mitarbeitern den entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern.

3. Compliance: Mithilfe der Digitalisierung sind KMU auf der sicheren Seite 

Erfahrungsgemäß sind es häufig Rechtsabteilungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen , in denen die Digitalisierung kritisch beäugt wird. Nach wie vor gehen viele Juristen der alten Schule davon aus, dass nur eigenhändig unterschriebene Schriftsätze gültig und rechtsverbindlich sind. Zeitgemäß ist diese Auffassung allerdings schon längst nicht mehr ­­– ganz im Gegenteil: In Zeiten des E-Commerce sind auch digitale Dokumente verbindlich und Compliance-Bedenken gelten im Zuge der Digitalisierung als überflüssig. Mithilfe modernen Technik sind Prozesse transparenter denn je und es kann genau eingesehen werden, wer welche Dokumente wann verändert hat.

Kein Wunder also, dass das Fazit der EY-Studie „Digital. Effizient. Sicher“ wie folgt ausfällt: „Die Digitalisierung schärft die betriebli­chen Sinne und macht sämtliche Pro­zesse lückenlos dokumentierbar und transparent. Unternehmen, CFOs und Steuerabteilungen können sich auf diese Weise vor bösen Überraschungen schützen, intern wie auch gegenüber dem Finanzamt.“

4. Zufriedene Kunden dank digitaler Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen

Bereits heute finden Kundenbeziehungen in Unternehmen zu mehr als 60 Prozent ganz oder teilweise über digitale Kanäle statt, wie die Studie „Digitalisierung im deutschen Mittelstand“ belegt. Diese Tatsache verbessert die Reaktionszeit von KMU enorm und wirkt sich damit direkt auf die Kundenzufriedenheit aus. Neben diesem offensichtlichen „direkten Draht zum Kunden“ gibt es noch weitere Gründe, weshalb sich der digitale Wandel lohnt. Ein klassisches Beispiel ist die elektronische Rechnungsverarbeitung, mit deren Hilfe der gesamte Prozess von der Erstellung bis zur Bezahlung einer Rechnung innerhalb von Tagen erledigt sein kann. Insbesondere im Kontakt zu Geschäftskunden wird diese Fähigkeit immer wichtiger und für so manches Unternehmen sind papierbasierte Rechnungen bei der Wahl potenzieller Geschäftspartner längst schon zum Ausschlusskriterium geworden. Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, arbeitet daher digital und profitiert von der Möglichkeit einer einfachen, zuverlässigen und schnellen Zusammenarbeit.

5. Digitalisierung in KMU führt zu einem besseren Miteinander

Nicht nur die Zusammenarbeit mit Kunden, sondern auch die interne Interaktion kann mithilfe der Digitalisierung in KMU maßgeblich verbessert werden. Meetings sind auch dann noch möglich, wenn sich Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten befinden und dank zentral abrufbarer Informationen kann jedes Teammitglied unabhängig von zeitlichen oder räumlichen Grenzen seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

Die Konsequenzen dieser Entwicklung hat eine Studie der LeadershipGarage Research Group beschrieben: „Machtverhältnisse in Organisationen verschieben sich, hierarchische Strukturen werden zu Netzwerken und Führung findet vermehrt auf Distanz statt.“ KMU, die diesen Veränderungen offen gegenüberstehen und sich auf den technischen Fortschritt einlassen, profitierten von optimierten Arbeitsabläufen und Kommunikationswegen, die noch vor wenigen Jahren kaum denkbar gewesen wären.

Die genannten Beispiele sind nur ein Teil der vielfältigen Möglichkeiten, die sich kleinen und mittleren Unternehmen im Zuge der Digitalisierung bieten. Entsprechend fällt auch das Urteil derer aus, die den Weg in Richtung digitale Zukunft bereits beschritten haben. Laut Bitkom Digital Office Index bestätigten 74 Prozent der befragten Unternehmen, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt habe und zwei Drittel gaben an, dass sie die Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern konnten.

Falls auch Sie die Vorteile der Digitalisierung in KMU nutzen möchten, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu erhöhen und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, erfahren Sie in unserem Ratgeber „Kosten sparen mit Dokumentenmanagement“, wo das Einsparungspotential am größten ist.

Digitalisierung der Arbeitswelt Chancen, Risiken Auswirkungen

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet zusehends voran. Fliegende Menschen, selbstfahrende Autos und Kommunikation mit dem All – Dinge wie diese gehören schon immer zur Faszination des Menschen, wenn es um die Zukunft geht. Bereits im Jahr 1897 träumte die Schokoladenfabrik Gebrüder Stollwerck auf ihren Reklame-Sammelbildern von Polizisten mit Flügeln und vollen Verkehrsstraßen. So zumindest stellten sie sich das Jahr 2000 vor. Heute, fast zwei Jahrzehnte nach der Jahrtausendwende, fliegen Menschen in Drohnen und zumindest teilautomatisierte Autos fahren auf den Straßen der Welt. Die Digitalisierung macht es möglich. Welche Auswirkungen die Digitalisierung auf die Arbeitswelt hat und was sich durch die Arbeit 4.0 ändert, lesen Sie in diesem Beitrag.

Geht es um die Digitalisierung und ihre Auswirkungen auf die Arbeitswelt, gibt es allgemein zwei vorherrschende Meinungen. Auf der einen Seite stehen die Kritiker und Skeptiker, die Fabriken voller Roboter und Maschinen sowie eine Vielzahl an Arbeitslosen sehen. Auf der anderen Seite zeichnen die Befürworter der Digitalisierung ein anderes Bild. Sie sehen ein neues Wirtschaftswunder mit Jobs für alle. Beiden gemein ist auf jeden Fall, dass ihre Ansichten und Diskussionen stark interessengeleitet sind. Einen technologischen Determinismus, der bestimmte Arbeits- und Beschäftigungsformen vorgibt, gibt es nicht. Eher ist die Digitalisierung ein gesellschaftlicher Prozess, der an bestehende Institutionen, Normen und Werte anknüpft. Dabei liegt es an den jeweiligen Interessenvertretungen, diesen Prozess mitzugestalten.

Digitalisierung der Arbeitswelt – was ist das?

Das Wort Digitalisierung ist in aller Munde und jeder hat seine Meinung dazu. Geht es aber um die Digitalisierung im Konkreten, so scheiden sich oft die Geister. Was ist Digitalisierung überhaupt? Welche Prozesse verstecken sich dahinter? Und welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf Arbeitswelt und Alltag von Arbeitnehmern? Fragen wie diese gilt es unbedingt zu klären, wenn man verstehen will, wo die Zukunft hinführen kann.

Generell verstehen Experten unter Digitalisierung mehrere Dinge zugleich. Vor allem geht es dabei aber um die Robotik, die mit fortschreitender technologischer Entwicklung mehr und mehr Unternehmen in eine digitale Zukunft leitet. Zudem ist es das Internet of Things, das zu einer neuen Art der Vernetzung von Mensch und Maschine führt. Darüber hinaus zeigt sich die Digitalisierung auch in cyber-physischen Systemen wie beispielsweise in intelligenten Stromnetzen. Klar ist – sie alle wirken sich auf den Arbeitsalltag der Menschen aus und stellen sie vor neue Herausforderungen. Damit zusammen hängt auch eine starke Veränderung der Arbeitsplätze, wie man sie heute (noch) kennt.

Digitalisierung Arbeitsmarkt: Wie sich viele Berufe verändert

Viele Menschen blicken mit Sorge in die Zukunft einer digitalen Arbeitswelt. Allem voran, steht die Angst vieler Menschen vor einem Jobverlust. Zwar haben, wie Studien belegen, in Deutschland nur rund 15 Prozent aller sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer einen Job mit sehr hohem Substitutionspotential, doch ist die Angst nicht gänzlich unverständlich. Denn es gibt Prozesse, die der Mensch nicht permanent kontrollieren und organisieren muss. Dort ist er zunehmend überflüssig und lässt sich durch Maschinen ersetzen. Dies betrifft vor allem einfache Jobs in der Transport- und Logistikbranche sowie die Industrieproduktion und einige Servicedienstleistungen. Untersuchungen haben ergeben, dass hier in den nächsten Jahren rund sieben Millionen Arbeitsplätze verloren gehen werden. Betroffen sind davon überwiegend Tätigkeiten, die kein hohes kognitives Geschick fordern. Natürlich ist an dieser Stelle nicht ausgeschlossen, dass die Digitalisierung in ferner Zukunft auch Auswirkungen auf die Arbeitswelt anderer Berufe hat, von denen man es heute auf keinen Fall denkt. Experten können hierzu allerdings keine Vorhersage treffen.

Gegenüber dem Verlust einiger Arbeitsplätze steht aber auch die Erschaffung neuer Jobs. Vor allem in den Bereichen Technologie, Medien und Telekommunikation ist es wahrscheinlich, dass sich durch die Digitalisierung etliche Jobs neu bilden. Darüber hinaus prognostizieren Experten einen erhöhten Bedarf an Akademikern, vorzugsweise aus den MINT-Fächern Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik, die maßgeblich an der Entwicklung neuer Technologien beteiligt sein werden. Eine weitere Prognose in Bezug auf die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt ist, dass sich Jobprofile eher verändern werden, als dass sie gänzlich verschwinden. Gleiche Jobs werden andere Anforderungen haben und Ausbildungen werden sich diesen anpassen. Auch heute schon ist das zu beobachten. So muss ein Auszubildender eines handwerklichen Berufs nicht nur die nötigen berufsspezifischen Fachkenntnisse erlernen, sondern zusätzlich mit einem Computer umgehen können.

Hinzu kommt, dass viele kleine und mittelständische Handwerksbetriebe vermehrt auf ihre Präsenz in sozialen Medien setzen. Eine Vielzahl an Sanitär- und Heizungsunternehmen, Bäckereien oder Tischlereien zeigen sich heute bei Facebook, Instagram und Co. So wollen sie attraktiver sein für den Nachwuchs und zeigen damit, dass die Digitalisierung auch Auswirkungen auf ihre Arbeitswelt hat. Die Veränderungen durch den digitalen Wandel sind somit auch in Berufen erkennbar, die auf den ersten Blick nicht auf ihn angewiesen sind, um zukunftsfähig zu bleiben. An dieser Stelle zeigt sich auch, dass ein Wechsel zwischen verschiedenen Berufen und Branchen zukünftig um einiges leichter sein könnte. Die geforderten Qualifikationen ähneln sich und machen die Einarbeitung in einen neuen Job dadurch umso leichter, sind doch die genutzten Technologien die gleichen.

Digitalisierung der Arbeit birgt großes Potenzial

Ein großer Vorteil der Digitalisierung, der auch entscheidende Auswirkungen auf die Arbeitswelt hat, zeigt sich insbesondere an den Grundzügen des digitalen Zeitalters. Dieses ist nämlich von zwei Dingen geprägt: der Speicherung von Informationen in der für Computer verständlichen 0/1-Codierung und in der Nutzung digitaler Codes zur Definition maschineller Algorithmen in Form von Software. Die Elektronik erlaubt es digitalen Maschinen dabei, Informationen zu verarbeiten, darauf zu reagieren und diese selbst weiterzugeben. Mit jeder Verbesserung von Programmcodes, Sensorik und Steuertechnik entwickeln sich diese Maschinen weiter, werden selbständiger, intelligenter und effizienter. Gleichzeitig bedeutet das aber auch, dass sie unabhängiger vom Menschen und seiner Kontrolle werden.

Während viele Menschen darin die Gefahr sehen, ersetzt zu werden, birgt diese Entwicklung auch etliche Chancen. Nehmen Maschinen und Roboter dem Menschen Routineaufgaben ab, so kann dieser sich mehr auf kognitiv anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Und auch dabei hat die Digitalisierung der Arbeit schon jetzt entscheidende positive Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Sie ermöglicht es den Menschen nämlich, wesentlich flexibler zu sein. Das wirkt sich nicht nur auf ihre Leistungen und die Effektivität ihrer Arbeit aus, sondern auch auf die Gestaltung von Freizeit und Privatleben.

Arbeit 4.0: Flexibilität als Ergebnis der Digitalisierung

Arbeiten, wenn es in den Biorhythmus passt, vollausgerüstete Büros stundenweise mieten oder neue branchenübergreifende Kontakte in Coworking-Spaces knüpfen – diese Auswirkungen auf die Arbeitswelt sind typisch für die Digitalisierung. Denn das Modell von Arbeit 4.0 ist längst ein Teil unseres Alltags. Etliche Betriebe setzen bereits jetzt darauf, ihren Mitarbeitern ein flexibles raum- und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Die digitalen Strukturen unserer Zeit spielen ihnen dabei in die Karten. E-Mails, Messenger oder Video-Chats erleichtern die Arbeit. Die einzige Voraussetzung:  Das Internet muss funktionieren. Denn die Verbreitung und Nutzung von Technik hängt maßgeblich von der Infrastruktur zur Datenübertragung ab. Auch deswegen hat die Bundesregierung die Verbesserung der durchschnittlichen Geschwindigkeit von Breitbandanschlüssen auf ihrer Agenda stehen.

Eine ausreichende IT-Infrastruktur ist zu großen Teilen dafür verantwortlich, dass die Digitalisierung der Arbeitswelt erfolgreich voranschreiten kann. Vor allem Konzepte wie Industrie 4.0 hängen von ihr ab. Und auch Anwendungen wie Cloud-Computing und Cloud-basierte Arbeitsmodelle sind auf eine gut funktionierende Technik angewiesen. Dabei begeistert vor allem das Cloud-Computing schon heute viele Unternehmen, bietet es ihnen doch eine bedarfsgerechte und flexible Nutzung, die darüber hinaus auch Kosten spart. So greifen im Arbeitsalltag bereits über 30 Prozent der mittleren und großen Unternehmen auf Cloud-Computing und Cloud-basierte Arbeitsmodelle zurück. Digitale Programme wie ein Enterprise Content Management (ECM) oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) erleichtern hier tägliche Arbeitsabläufe. So haben die Menschen mehr Möglichkeiten, sich auf die Jobs zu konzentrieren, die auf lange Sicht nicht substituierbar sind.

Checkliste So gelingt die Einführung eines DMS

Die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) ist für viele Firmen eine Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe. Es eignet sich insbesondere zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente und fördert dabei ein effizientes und effektives Arbeiten. Auf der einen Seite spart ein Unternehmen mit einem DMS einiges an Kosten, denn der Verzicht auf Papier bedeutet zugleich eine Einsparung von Druckermaterialien, Porto und Platz. Auf der anderen Seite lässt sich durch die Arbeit mit einem DMS und der damit zusammenhängenden Automatisierung von Routineaufgaben auch viel Arbeitszeit sparen, die die Mitarbeiter eines Unternehmens wiederum in andere, komplexere Aufgaben investieren können. Wie die Umstellung auf ein DMS gelingt, verrät Ihnen diese Checkliste zur Einführung eines DMS. 

Bevor Sie überhaupt mit der Planung zur Einführung eines DMS beginnen, sollten Sie sich mit allen betroffenen Fachabteilungen beraten. Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass ein digitales DMS zwar eine Umstellung ist, diese auf lange Sicht aber nicht mehr, sondern erheblich weniger Arbeit bedeutet. Fragen Sie die Fachabteilungen vorab nach ihrer Meinung und erfahren Sie darüber mögliche Verbesserungspotentiale. Sind alle Mitarbeiter von der Arbeit mit einem digitalen DMS überzeugt, kann die Planung starten. Wie Sie dabei konkret vorgehen sollten, zeigen Ihnen die folgenden Punkte der Checkliste zur Einführung eines DMS.

1. Vorstudie und Orientierung

Zuerst ist es nötig, dass Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und seiner Abteilungen ermitteln, die zukünftig mit einem DMS arbeiten sollen. Analysieren Sie den jeweiligen Zustand und ermitteln Sie im Gespräch mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf. Hierbei gilt: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potenzial zur Umstrukturierung. Um die Zielformulierung festzusetzen, fragen Sie sich, welchen Nutzen das digitale DMS Ihrem Unternehmen bringen soll. Eine Verbesserung betrieblicher Abläufe, eine Einsparung von teurem Büro- und Archivraum oder eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – die Möglichkeiten sind vielfältig. Haben Sie und Ihre Mitarbeiter ein Ziel gesetzt, gilt es, einen kompetenten Berater zu kontaktieren. Nennen Sie diesem die „Must-Haves“ und die „Nice-to-Haves“, damit er sich ein Bild von Ihren Wünschen machen kann. Anhand Ihrer Zielvorstellung wird er dann eine Lösung erarbeiten. Damit haben Sie bereits den ersten Punkt der Checkliste zur Einführung einer DMS Software erfüllt.

2. Die Lösungspräsentation des Anbieters

Hat der Anbieter auf Grundlage Ihrer Zielformulierung einen ersten Lösungsvorschlag erarbeitet, wird er ihn in Ihrem Unternehmen präsentieren. Professionelle Anbieter bieten diese Präsentation in den meisten Fällen kostenfrei an, gehört das doch zum Service eines kompetenten Partners. Zeigen Sie sich deswegen erkenntlich, indem sie alle wichtigen Mitarbeiter des Betriebs zur Präsentation dazu bitten. Dabei sollten Sie sowohl die zukünftigen Anwender wie auch budgetverantwortliche Entscheider und IT-Verantwortliche berücksichtigen. Ein wichtiger Punkt dieser Checkliste zur Einführung eines DMS an dieser Stelle: Entscheiden Sie gemeinsam mit allen Beteiligten, ob Ihnen die präsentierte Lösung zusagt oder nicht. Schließlich sollen am Ende alle von der Arbeit mit dem DMS profitieren. Und das geht nur, wenn alle mit der Lösung zufrieden sind.

Aus Ihrer vorhergehenden Orientierungsphase ist dem Anbieter bereits bekannt, wo die groben Einsatzgebiete liegen und welchen Nutzen Sie sich von der Einführung des DMS erhoffen. Bei seiner Präsentation wird ein professioneller Anbieter einen umfassenden Überblick über das für Sie und Ihr Unternehmen passende DMS geben. Wichtig hierbei ist, dass beide Seiten miteinander einen offenen, vertrauensvollen Umgang mit dem Thema pflegen. Im Idealfall bietet Ihnen der Anbieter eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung mit dem gewünschten Funktionsumfang inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand an. Sind Sie nicht von seinem Lösungsvorschlag überzeugt, ist es natürlich möglich, dass Sie ein zusätzliches Angebot von einem weiteren Anbieter einholen.

3. Workshops zur gewählten Lösung veranstalten

Sie haben sich für einen Anbieter entschieden und sind nun bereit für den nächsten Schritt? Dann sollten Sie mit dem ausgewählten Anbieter einen Lösungsworkshop vereinbaren. So kann er ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Angebot erstellen. Professionelle Anbieter stellen Ihnen diese Leistung bereits in Rechnung, doch es ist eine Investition, die sich lohnt. Nur so bekommen Sie ein wirklich individuelles Angebot, das Sie schon einen Schritt weiter in Richtung Ihrer Zielvorstellung bringt.

Ein wichtiger Punkt, der sich in einem Lösungsworkshop klären lässt, ist zudem der Umgang mit dem Dokumenten-Altbestand. Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung sein? Oder wollen Sie den Altbestand in Eigenleistung digitalisieren? Fragen wie diese lassen sich bestens in einem Workshop beantworten. Die Überlegung, welchen Nutzen die Anwender haben sollen, ist an dieser Stelle auch ein wichtiger Aspekt der Checkliste zur Einführung des DMS. Damit alle vom DMS überzeugt sind, sollte sich dieses flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.

4. Angebot und Kauf 

Als nächster Punkt auf Ihrer Checkliste zur Einführung eines DMS sollte ein professionelles Angebot inklusive verbindlicher Preise stehen. Dieses muss in jedem Fall die Preisangaben für Software, Hardware und sämtliche Dienstleistungen enthalten. Ein gutes Angebot ist zudem so strukturiert, dass es auch für Dritte gut nachvollziehbar ist. Weiterhin sollte es die eingangs von Ihnen formulierte Zielvorstellung inkludieren. Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte System alle notwendigen rechtlichen Vorgaben, z.B. aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Umsatzsteuergesetz, abdeckt. Gefordert ist dabei nicht nur eine fachgerechte digitale Archivierung aller Dokumente, sondern auch die Dokumentation über die Eingangszeit von Dokumenten sowie die Sicherheit vertraulicher Daten. Gerade im Hinblick auf den Umgang mit Personalakten ist es unabdingbar, dass diese gut geschützt sind. 

Ein kompetenter Partner, der auch Ihre Checkliste zur Einführung des DMS berücksichtigt, verfügt dabei über folgende Eigenschaften:

  • Er bietet Ihnen als verlässlicher Partner einen weitergehenden Service an, er verwendet eine Technik auf neuestem Stand und er ist flexibel.
  • Falls Sie sich momentan noch nicht für den Einsatz eines Cloud-Systems entscheiden, achten Sie darauf, dass er Ihnen bei Bedarf auch einen einfachen Wechsel zu einer Cloud-Lösung ermöglichen kann. Im besten Fall macht er Ihnen dazu direkt ein zweites Angebot, bevor es mit dem nächsten Schritt der Checkliste zur Einführung des DMS weitergehen kann.

 

5. Einrichtung des DMS und Mitarbeiterschulung

Damit die Einführung des DMS sich nicht zur Mehrarbeit entwickelt, ist eine nahtlose Integration in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell. Die Einrichtung sollte den laufenden Betrieb dabei so wenig wie möglich beeinträchtigen. Achten Sie mit Hilfe der Checkliste zur Einführung des DMS darauf, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern.

6. Review-Workshop

Ist das DMS bereits erfolgreich eingeführt, sollten Sie noch einen letzten Punkt der Checkliste zur Einführung des DMS beachten: den Review-Workshop. Damit sich das Investment in ein DMS wirklich lohnt, empfiehlt es sich, nach circa sechs bis zwölf Wochen den Anbieter für eine nachgehende Betrachtung zu engagieren. Dieser besucht den laufenden Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer alltäglichen Arbeit. So kann er unmittelbare Tipps geben und den Anwendern zu Produktivitätsfortschritten verhelfen. Das steigert nicht nur die allgemeine Zufriedenheit, sondern sichert darüber hinaus die Einhaltung Ihrer Ziele. Auf diesem Weg wird die Einführung des DMS auch in Ihrem Unternehmen zum Erfolg.

 

Effiziente Ablage im Büro Zuerst organisieren, dann digitalisieren

Das volldigitale Büro wird zwar schon seit 30 Jahren propagiert, ist aber bis heute nur selten Wirklichkeit geworden. Wenn, dann in Großkonzernen oder aber in kleinen, dynamischen Start-ups – jedoch kaum im Mittelstand, dem Motor der deutschen Wirtschaft. Papierarme oder sogar papierlose Prozesse, Ablagen und Archive dagegen sind auch im Mittelstand längst tausendfach erfolgreich im Einsatz. Denn elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und die Automation der damit verbundenen Prozesse stehen weit oben auf der Prioritätenliste der meisten IT-Chefs.

Warum es sich lohnt, die Büro Ablage zu organisieren und zu digitalisieren, liegt auf der Hand: Schnellere Bearbeitung durch Wegfall von Hauspost und Liegezeiten auf den Schreibtischen, Zeiteinsparungen bei der Aktenorganisation, weniger Kosten und Raumbedarf für Papierakten. Gleichzeitig mehr Sicherheit und Compliance bei der Dokumentenbearbeitung, etwa durch die effiziente Erfüllung der rechtlichen – insbesondere steuerrechtlichen – Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen.

Papierdokumente werden gescannt, verschlagwortet und dann digital archiviert. Elektronische Formulare können einen Teil der heutigen Papierformulare ersetzen – und insgesamt wird weniger gedruckt und kopiert. Ein papierloses Büro spart nicht nur Kosten, sondern ist auch ökologisch sinnvoll.

Suche nach Informationen entfällt

Die zeitraubende Suche nach Informationen entfällt, denn in der elektronischen Kunden-, Personal- oder Projektakte können sämtliche Dokumente zu einem Kunden oder Interessenten, Mitarbeiter oder Entwicklungsprojekt gesammelt werden. Das Dokumentenmanagementsystem verwaltet dabei die unterschiedlichsten Ursprungsformate (Papier, Office-Dateien, CAD-Output, E-Mail, elektronisch erstellte Reports) und Dokumenttypen (Protokolle, Dokumentationen, Zeichnungen, Anträge, Prüfberichte, Standards und Normen) in einem gemeinsamen, thematisch geordneten Dokumenten-Pool mit einheitlicher Aktenstruktur.

Werden Inhalte in einer digitalen Büro Ablage organisiert, zentral gespeichert und korrekt indexiert, ist der Zugriff ganz einfach. Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr auf die Suche nach diesen Dokumenten verwenden und können Informationen schnell weitergeben. Es sind keine Kopien mehr nötig – weder auf Papier noch digital. Damit entfällt auch der gravierende Nachteil der Redundanz. Zusätzlich wird vermieden, dass unter Umständen verschiedene Kopien dieser Dokumente durch Änderungen unterschiedliche Informationen enthalten können.

Compliance inklusive

Alle Zugriffe auf Dokumente können überwacht, Freigaben elektronisch gesteuert und Dokumentversionen verwaltet werden. Der Zugriff ist mit unterschiedlichen Endgeräten an beliebigen Orten zeitunabhängig möglich. Durch die geordnete, zentrale Bereitstellung aller relevanten Unterlagen quasi per Mausklick wird Zeit für das Suchen gespart, der Entwicklungsprozess beschleunigt und damit die „Time to Market“ reduziert, sei es zum Beispiel für neue Produkte, sei es für die Erledigungen von Kundenanfragen oder für die Erledigung von Reparaturarbeiten.

Das digitale Büro wird so zur Steuerzentrale der digitalen Transformation, konstatierte DocuWare-Gründer Jürgen Biffar bereits im Vorwort des Bitkom Digital Office Index 2018. Ökologisch höchst fragwürdige Papierberge wandern in die Cloud, die digitale Signatur ersetzt das Fax und Video-Meetings ermöglichen persönliche Gespräche trotz großer Distanz zu Kollegen oder Kunden – in Zeiten wie diesen ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Dazu kommen Vorteile wie aufgeräumte Büros, optimierte Workflows, geringere Kopier- und Druckkosten, mehr Agilität, weniger Geschäftsrisiken, bessere Kundenbeziehungen sowie erhöhte Transparenz – und last but not least eine positive Ökobilanz.

Von der Wunschvorstellung zur Wirklichkeit

Die Experten sind sich absolut einig: Die Digitalisierung von Büro-, Verwaltungs- oder kompletten Geschäftsprozessen verspricht ein erhebliches Effizienz- und Innovationspotenzial. Doch wie schon anfangs erwähnt – noch ist das digitale Büro vor allem im Mittelstand eine Wunschvorstellung und höchstens in Start-ups und einigen Großkonzernen gelebte Realität. Auch die Sachbearbeiter in den Behörden müssen aus unterschiedlichsten Gründen notgedrungen immer noch mit Papier arbeiten.

Dafür gibt es verschiedene Ursachen: Je größer das Unternehmen, desto größer in der Regel sein Dokumentenvolumen, desto höher die Komplexität der Organisationsstrukturen und desto stärker die Formalisierung der Abläufe. Das führt insgesamt zu mehr Rationalisierungspotenzial durch den DMS-Einsatz als bei kleineren Unternehmen, auch wenn diese ebenfalls stark mit der zunehmenden Papierflut zu kämpfen haben. Der Handlungsbedarf, die Büro Ablage zu organisieren und zu digitalisieren, war deshalb bis dato nicht ganz so hoch. So öffnet sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen aktuell immer weiter, wie sich beim Digital Office Index 2018 zeigt.

Auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten erreichen die mehr als 1.000 dazu befragten Unternehmen einen Durchschnitt von 54 (2016: 50). Dabei steht 0 für „überhaupt nicht digitalisiert“ und 100 für „vollständig digitalisiert“. Großunternehmen mit über 500 Mitarbeitern erzielen demnach einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58), Mittelständler mit 100 bis 499 Mitarbeiten 58 Punkte (2016: 53) und Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern nur 53 Punkte (2016: 49). 

Viele Wege führen zum digitalen Büro

Dass sie strukturierter und formalisierter arbeiten, erleichtert Großunternehmen und Behörden den Weg zur Digitalisierung enorm. Daher sollten auch Mittelständler, die viel Wert auf ihre Dynamik und Flexibilität legen, vor der Digitalisierung erst die Büro Ablage organisieren. Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung ist ja, dass die Strukturen und die Prozesse stimmen, dann erst folgt die IT – ganz nach den Worten von Lufthansa-Vorstand Thorsten Dirks: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“

Für die vernünftige Organisation der Büro Ablage gibt es zahllose Ratgeber. Ein Prinzip steht bei allen ganz oben: Unwichtiges sofort wegwerfen! Das ist schon im Papierarchiv reiner Ballast – und sollte auf keinen Fall digitalisiert werden. Es spart zudem Speicherplatz und dient der Übersichtlichkeit.

Die Ablage optimieren

Völlig zu Unrecht wird die Büro Ablage bei der Organisation häufig stiefmütterlich behandelt, denn jedes Unternehmen und jedes Büro benötigt ein Archiv. Unterlagen müssen aufbewahrt werden, sei es aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, aus Dokumentationsgründen oder wegen firmeninterner Vereinbarungen. Alles, was darüber hinaus archiviert wird, schränkt die Übersicht ein und erfordert Platz, woraus höhere Raum- bzw. im digitalen Fall Speicherkosten resultieren.

Also muss im Unternehmen klargemacht werden, was genau und wie lange archiviert werden muss. Dann werden oft Berge von Akten und Unterlagen nicht mehr einfach sicherheitshalber archiviert, sondern verschwinden. Jeder Archivbehälter – Akte, Mappe oder Karton – wird deutlich mit dem „Verfallsdatum“ gekennzeichnet – also mit dem Datum, an dem die Unterlagen vernichtet werden können. Auch die Zuständigkeit für die Entsorgung sollte geklärt sein, denn wenn sich dafür niemand zuständig fühlt, bleiben die Unterlagen bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag archiviert.

Wenn aber Anwender einbezogen werden und die Büro Ablage beizeiten organisiert wird, dann wird die Digitalisierung des Büros auch im Mittelstand Nutzen stiften und das Leben eines jeden Beteiligten erleichtern. Erleichtert im wahrsten Sinne des Wortes wird die Digitalisierung des Büros aber auch durch Umzüge, sei es beim Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung oder Filiale, sei es bei Umzug einer ganzen Niederlassung zu einem neuen Standort. Dann muss dort nur der PC eingerichtet werden – und sofort sind sämtliche Akten im Zugriff. Den Papierballast gibt es ja nicht mehr! Oder zumindest kaum noch.

Leitfaden zur E-Mail-Archivierung in Unternehmen

Sie ist schnell, unkompliziert und weltweit äußerst beliebt: die E-Mail. Ob privat oder beruflich genutzt – jeden Tag werden über 280 Milliarden Mails versendet, Tendenz steigend. Für Unternehmen kann sich das mittlerweile tatsächlich zu einer Herausforderung entwickeln. Denn nach den GoBD sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, ihre gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren. Und dazu gehören nicht nur Rechnungen. Von der Angebotsanfrage über die Auftragserteilung bis hin zur Rückabwicklung sind auch alle E-Mails wichtig. So gibt es seit 2017 die Pflicht zur Mailarchivierung. Und das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Hinzu kommen die Vorgaben der DSGVO – und das Chaos ist perfekt.

Doch das muss nicht sein. Denn mit den richtigen Methoden und der passenden Software geht die Mailarchivierung fast wie von selbst. Worauf Sie dabei achten sollten und wie die Mailarchivierung ohne Schwierigkeiten funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mailarchivierung – darum ist sie so wichtig

Zugegeben, so richtig spannend klingt das Thema Mailarchivierung nicht. Dennoch ist es extrem wichtig für kleine, mittlere und große Unternehmen. Sie alle erhalten jeden Tag eine Fülle an E-Mails, die bearbeitet werden wollen. Nur ist es damit allein nicht getan. Aus rechtlichen Gründen muss jede E-Mail, die entweder steuerlich relevant ist oder geschäftsrelevante persönliche Daten enthält, gespeichert und für viele Jahre archiviert werden.

So regeln in Deutschland unter anderem § 257 des Handelsgesetzbuches sowie § 147 der Abgabenordnung die Aufbewahrungspflicht von E-Mails. Abhängig vom Dokumententyp schreiben sie vor, dass geschäftsrelevante E-Mails zwischen sechs und zehn Jahren archiviert werden müssen – und zwar so, dass sie im Falle eines Audits oder einer sonstigen Prüfung schnell, unkompliziert und vor allem unverändert aufzufinden sind. Eine korrekte Mailarchivierung ist dafür entscheidend.

Hinzu kommen die Vorgaben der DSGVO, die einen transparenteren Umgang mit Daten ermöglichen wollen. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen dazu, auf Nachfrage detaillierte Auskunft über gespeicherte persönliche Daten geben zu können. Eine strukturierte Mailarchivierung trägt auch in diesem Fall dazu bei, alle von der DSGVO festgesetzten Anforderungen zu erfüllen.

Backup oder Mailarchivierung? Nicht das gleiche, aber gleich wichtig

Wer denkt, ein regelmäßiges Backup aller E-Mails sei die Lösung, um jede gesetzliche Anforderung zu erfüllen, liegt leider falsch. Denn Achtung: Backup und Mailarchivierung sind nicht das gleiche. Wichtig ist jedoch beides.

Während das Backup Daten bzw. E-Mails nur für einen bestimmten Zeitraum sichert, damit sich diese im Bedarfsfall wiederherstellen lassen, gewährleistet die Mailarchivierung eine ständige und auf Wunsch jahrzehntelange Verfüg- und Wiederauffindbarkeit jeder E-Mail. Zudem wird jede eingehende E-Mail durch eine digitale Archivierung sofort erfasst, verschlagwortet, indexiert und gesichert. Bei einem reinen Backup passiert das nicht, und so lassen sich E-Mails ganz einfach löschen, verändern oder manipulieren. Das ist weder sicher noch gesetzeskonform. Hinzu kommt, dass das Backup auf einem Server extrem viel Speicherplatz benötigt, der wiederum Kosten produziert.

Die Vorteile der digitalen Mailarchivierung

Fest steht, irgendwann stoßen Server an ihre Grenzen, und die enorme Menge an E-Mails kann nicht mehr gesichert werden. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens extrem viel Zeit mit dem Sortieren von E-Mails verbringen. Das ist weder effektives Arbeiten noch kann es die Pflicht zur Mailarchivierung zufriedenstellend erfüllen – ganz zu schweigen von den Nerven, die die Mailschwemme die Mitarbeiter kostet.

Wer also seine E-Mails korrekt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend archivieren will, der sollte auf eine automatische Mailarchivierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen. Das digitale DMS erkennt vollautomatisch alle geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails und legt sie mit einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten, wie beispielsweise Scans oder elektronischen Rechnungen, im digitalen Archiv ab. Informationsinseln, die typisch für die Arbeit mit E-Mails sind, haben so keine Chance.

Effektiveres Arbeiten ohne Mehraufwand

Durch eine Ergänzung von Indexbegriffen sowie eine intelligente Volltextsuche sorgt das digitale DMS dafür, dass sich E-Mails und deren Anhänge schnell und einfach wiederfinden lassen. Relevante Unterlagen, z.B. zu einem Kunden, sind mit einem Klick verfügbar – und das inklusive der gesamten E-Mail-Korrespondenz. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis, die sie wiederum in andere gewinnbringende Projekte investieren können. So fördert die Mailarchivierung stressfreies und vor allem effektives Arbeiten. Hinzu kommt, dass die Mailarchivierung mittels digitalem DMS durch den verringerten Zeitaufwand für Ablage und Suche dabei hilft, dass Unternehmen einen wesentlichen Teil ihrer internen Kosten einsparen können.

Die Archivierung der E-Mails im txt-Dateiformat garantiert, dass alle Dateien über viele Jahre hinweg lesbar sind und somit auch sämtliche rechtliche Anforderungen erfüllen. Hinzu kommt das Thema der Business Continuity. Denn was passiert bei einem Serverausfall? Wer seine E-Mails nur sporadisch per Backup sichert, hat spätestens dann ein Problem. Im Zweifel lassen sich verlorene Korrespondenzen nicht wiederherstellen. Anders ist es bei der Mailarchivierung mittels digitalem DMS. Durch die sofortige, vollautomatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails entstehen keine Lücken in der Ablage. So hält sich das Chaos nach einem Serverausfall in Grenzen und der Betrieb kann schnell weitergeführt werden. Das ist maximaler Datenschutz.

Tausendsassa DMS – das sollte eine Software zur Mailarchivierung können

Wer den Schritt von der manuellen zur digitalen Mailarchivierung gehen möchte, muss sich darüber im Klaren sein, dass er nicht nur neue, sondern auch einige bereits existierende Mails zu verarbeiten hat. Deswegen ist es in erster Linie wichtig, dass die gewählte Software zur Mailarchivierung dazu in der Lage ist, alle schon vorhandenen E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Boxes oder Mailboxes zu identifizieren und abzulegen. Zudem sollte sie mit allen gängigen Mailprogrammen kompatibel sein. Ebenfalls sollten entsprechende Zertifizierungen die Rechtssicherheit des DMS bestätigen.

Wichtig bei der Wahl einer Software für die automatische Mailarchivierung ist zudem ihre Installation und Inbetriebnahme. Beide sollten so unkompliziert wie möglich sein, damit ein Unternehmen schnellstmöglich und effektiv mit dem System arbeiten kann. Sind diese Punkte alle erfüllt, so stellt sich schnell heraus, dass die digitale Mailarchivierung nicht nur aus sicherheitstechnischen, sondern auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen eine gute Wahl ist – und überquellende Postfächer auf überlasteten Servern keine Chance mehr haben.

 

Fünf Ideen, mit denen Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren können

Große Unternehmen machen es schon lange vor: die Digitalisierung der Buchhaltung. Ganz ohne Papier und mit automatisierten Prozessen zeigen sie, wie die digitale Transformation funktionieren kann. Der deutsche Mittelstand hinkt in diesem Zusammenhang hinterher – noch, denn die Möglichkeiten, mit denen Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren können, sind vielfältig. Fünf davon sowie die besten Tipps zur Umsetzung verrät Ihnen dieser Beitrag.

Den Innovationsmotor antreiben

Mittelständische Unternehmen gelten als der Motor der deutschen Wirtschaft. Sie wirken sich entscheidend auf das Wachstum und den Wohlstand des Landes aus, indem sie Arbeitsplätze schaffen, junge Menschen ausbilden und die Wettbewerbsfähigkeit auf den Märkten der Welt aufrecht erhalten. Ob kleiner Handwerksbetrieb, traditionsreiches Familienunternehmen oder Selbstständige, sie alle sind ein branchenübergreifend wichtiger Faktor für die Volkswirtschaft. Ihre Innovationen entscheiden über die Zukunftsfähigkeit von ganz Deutschland. Zu einer dieser Innovationen gehört zweifelsohne die Digitalisierung mit ihren vielen Facetten. Dabei ist es ein wichtiger Schritt, dass Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren.

Wer seine Spitzenposition in der Wirtschaft behalten will, muss neue, kreative Wege gehen. Innovatives Denken gehört deswegen zur ersten Idee, mit der Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren können:

1. Setzen Sie auf eine Disruption vom Alltag

An zukunftsträchtigen Ideen mangelt es dem Mittelstand nicht. Doch der Arbeitsalltag, eingeschliffene Denkweisen und Zeitdruck wirken wie eine Bremse auf die Digitalisierung. Sie machen es unmöglich, Bestehendes grundlegend zu reflektieren, zu ändern und neue Ansätze zu wagen. Deswegen haben sich viele mittelständische Unternehmen bisher dagegen gewehrt, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Nun sehen sie aber, dass es an der Zeit ist, zu handeln und sich von einer manuellen, papierbasierten Arbeit in der Buchhaltung zu verabschieden.

Der erste Schritt dorthin liegt in der Disruption vom Alltag. Geben Sie Ihren Mitarbeitern genügend Zeit, unabhängig von den täglich anfallenden Aufgaben, neue Denkwege zu gehen und sich mit den neuen Methoden der digitalen Buchhaltung auseinanderzusetzen. Ermitteln Sie gemeinsam mit den Arbeitskräften in Ihrer Buchhaltung, wo Verbesserungspotentiale liegen und an welchen Stellen sich wertvolle Arbeitszeit zu Gunsten anderer, gewinnbringender Projekte einsparen lässt. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter dabei aktiv in die Entscheidungsfindung ein. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, welche Vorteile ihnen das bringt und warum die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung absolut nötig ist, um zukunftsfähig zu bleiben, werden Sie sich gerne in den Prozess einbringen. Dass alle in Ihrem Unternehmen an einem Strang ziehen, ist essenziell, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen.

2. Verabschieden Sie sich vom Papier – endgültig

Hier noch eine Rechnung aus dem Taxi, da noch ein Bewirtungsbeleg und nicht zu schweigen von den ganzen alten Rechnungen im Archiv. Keine Frage, Papier ist in vielen mittelständischen Unternehmen nach wie vor allgegenwärtig. Irgendwo kommt doch immer noch etwas angeflattert, das definitiv nicht digital ist. Doch wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen, müssen Sie damit Schluss machen. Eliminieren Sie papierbasierte Vorgänge vollständig. Hier bietet es sich an, zunächst eine Bestandsaufnahme zu machen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Papier-Archiv und digitalisieren Sie alles, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital in einem zentralen Archiv gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS).

Die Nutzung eines DMS kann Ihnen viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Und Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen.

3. Die Buchhaltung digitalisieren mittels Prozess-Automatisierung

Derzeit sieht es in vielen mittelständischen Unternehmen ähnlich aus: Etliche Prozesse sind durch Papier und softwaretechnische Insellösungen geprägt. Wer seine Buchhaltung digitalisieren möchte, kommt so allerdings nicht weiter. Denn die Basis des digitalen Erfolgs liegt in der Anbindung sämtlicher Unternehmensbereiche an ein zentrales System. Sind alle Abteilungen, wie zum Beispiel Produktion, Lagerorganisation, Vertrieb, Einkauf, Personalwirtschaft und Buchhaltung, miteinander verbunden, gestalten sich die Kommunikationsprozesse zwischen ihnen wesentlich unkomplizierter und effizienter. Keine langen E-Mail-Verteiler, keine zwischen den Zuständigkeiten herumirrenden Rechnungen, keine Verzögerungen der Bearbeitung im Urlaubs- oder Krankheitsfall – mittels digitalem Dokumentenmanagement-System ist das möglich.

Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie auf ein umfassendes DMS setzen, das ist in der Lage ist, verschiedene Informationen aus unterschiedlichsten Quellen aufzunehmen und zu verarbeiten. Das erleichtert Ihnen nicht nur die innerbetriebliche Kommunikation, sondern auch die zu Ihren Kunden, Lieferanten und Kooperationspartnern. Diese sollten Sie unbedingt einbeziehen, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren. Flexible Schnittstellen machen es möglich. Trotzdem können jederzeit Ausnahmen oder Fehler auftreten. Deswegen sollte ein DMS auch darauf ausgelegt sein, Unstimmigkeiten sofort zu erkennen. Digitale Prozesse sollten für ein sofortiges Abgleichen aller Pflichtangaben einer eingehenden Rechnung sorgen und Fehler oder Doubletten direkt identifizieren. So verhilft ein digitales DMS Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus. Sie sehen: Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, sind auch die finanziellen Einsparungen nicht unbeachtlich.

4. Heben Sie räumliche Trennungen auf

Um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren, empfiehlt es sich, auf eine standortübergreifende Vernetzung Ihrer Geschäftsbereiche sowie auf den Einsatz gemeinsam genutzter Software zu setzen. So verliert die räumliche Distanz zwischen Mitarbeitern und Abteilungen an Relevanz und Sie können viele neue Arbeitsmöglichkeiten schaffen. Ortsunabhängige Arbeitsteams oder eine Verknüpfung zu Mitarbeitern im Homeoffice schaffen Ihnen völlig neue Optionen zu Verteilung von Aufgaben. So lassen sich buchhalterische Prozesse effizienter verteilen und effektiver bearbeiten – und das ganz unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter gerade befinden. Damit gestaltet sich die gesamte Rechnungsverarbeitung mittels DMS wesentlich schneller. Davon profitiert am Ende Ihr ganzes Unternehmen.

5. Wählen Sie den richtigen Partner

Auf eigene Faust die Buchhaltung digitalisieren? Geht, ist aber nicht erfolgversprechend. Um die Umstellung von papierbasiert auf digital ohne großartige Zeitverzögerung und Störung der alltäglichen Arbeitsabläufe durchzuführen, bietet es sich an, einen kompetenten Partner zu engagieren. Dieser kann Sie von Anfang an bei der Wahl der richtigen Software unterstützen und Ihnen in der ersten Zeit der Anwendung wertvolle und praktische Tipps zu Ihrem digitalen Dokumentenmanagement-System geben. So können Sie schnellstmöglich mit dem Erfolg Ihrer digitalen Buchhaltung rechnen.

Finanzplanung und Steuerprüfung leicht gemacht

Die Qualität der Finanzplanung eines Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, wie die Buchhaltungsunterlagen verwaltet werden. Sind die nötigen Informationen schwer zugänglich, weil sie sich auf Papier in einem Aktenschrank stapeln, sind Probleme bei der Kosten-, Budget- oder Liquiditätsplanung ebenso vorprogrammiert wie Schwierigkeiten bei Audits oder Steuerprüfungen.

Jeder Gewerbetreibende in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Art der Dokumente betragen die Fristen sechs bzw. zehn Jahre. Dokumente länger als nötig aufzubewahren, ist aus zwei Gründen von Nachteil: Erstens fallen überflüssige Kosten für Speicherplatz und Dokumenten-Management an, zweitens erhalten die Prüfer unnötige Anhaltspunkte für etwaige Beanstandungen, da sie alle vorliegenden Unterlagen nutzen dürfen.

Auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, vernichten viele Unternehmen die Dokumente nicht. Oftmals erschwert die Art der Ablage bzw. Speicherung dieses, da es meistens ein mühsamer manueller Vorgang. Mit dem „Records Management“ eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) dagegen ist eine präzise Einhaltung der Aufbewahrungsfrist jedes Dokumentes automatisch möglich. Beispielsweise lassen sich die Metadaten eines Dokumentes bei der Aufnahme in das elektronische Archiv per Workflow um Erstellungs- oder Empfangsdatum sowie Dokumententyp, etwa Rechnung oder Bilanz, ergänzen.

Danach kümmert sich das DMS um das elektronische Dokument. Läuft seine Aufbewahrungsfrist ab, wird das alte Dokument automatisch gelöscht oder in ein separates historisches Archiv exportiert. Das erleichtert auch die Vorbereitung von Audits und Steuerprüfungen. Mit Papierdokumenten sind diese oft eine Tortur – sowohl für die Buchhalter als auch für die Prüfer. Sollen zum Beispiel alle Rechungen aus dem Jahr 2010 geprüft werden, erhalten die Prüfer die entsprechenden Aktenordner und arbeiten sich mühsam durch die Papierberge.

Mit einem DMS ist die Buchhaltung besser vorbereitet. Anfragen der Prüfer können damit so exakt beantwortet werden, dass keine unnötigen Belege mehr ausgehändigt werden müssen. Statt der Belege eines kompletten Jahrgangs im Ordner erhalten die Prüfer die gewünschten Informationen auf DVD – und ausschließlich nur diese Informationen; diese DVD wird einfach mit den Ergebnissen einer simplen Abfrage des DMS gebrannt. Das vereinfacht die Arbeit sowohl für die Buchhalter als auch für die Prüfer.

Außerdem verbessert ein DMS Datenschutz und Datensicherheit der vertraulichen Finanzdaten in der Buchhaltung. Damit lässt sich der Zugriff auf bestimmte Dokumente so einschränken, dass nur berechtige Personen damit arbeiten können. Einmal definierte Buchungskontrollen und Prüfpfade machen jederzeit transparent, wer welche Dokumente wann genutzt hat. Das ist wichtig in Bezug auf interne Kontrollsysteme (IKS) und Risikomanagementsysteme (RMS), die sowohl von KonTraG, GoBD, IFRS und HGB als auch vom amerikanischen Sarbanes-Oxley Act und seinen europäischen sowie japanischen Ablegern EuroSOX und J-SOX vorgeschrieben sind.

Kostenanalysen lassen sich mit dem DMS durch die Berücksichtigung von Informationen verbessern, die nicht im ERP-System vorliegen. Das können beispielsweise Details zu Zahlungen sein, die über Termin und Betrag hinausgehen, sich in den Rechnungsdokumenten oder im begleitenden Schriftwechsel befinden und im elektronischen Archiv abgelegt sind. Mit Hilfe des DMS lassen sich die Kostenstrukturen detaillierter analysieren, weil auch die Einflüsse anderer Faktoren – beispielsweise von Lieferverzögerungen oder Reklamationen – berücksichtigt werden können. Diese Zusatzinformationen helfen bei der Kostenplanung enorm; wer genau weiß, warum in der Vergangenheit mehr Geld ausgegeben wurde als vorgesehen wird auch bessere Entscheidungen über künftige Investitionen oder Einkäufe treffen.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

Ein DMS allein reicht nicht zur effizienten Aktenführung

Ein gutes System für die Aktenführung sorgt für Effizienz in der Buchhaltung. Stand der Technik ist hier modernes elektronisches Dokumenten-Management, auch wenn in der Vergangenheit diverse Verfahren und Systeme zur Verwaltung der Buchhaltungsunterlagen, etwa Schriftgutverwaltung bzw. Records Management, ausreichten. Viele Buchhalter müssen heute noch mit derartigen Oldtimern arbeiten – entweder weil es noch kein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Unternehmen gibt oder weil es nicht genutzt wird.

Ein DMS in der Buchhaltung spart jedoch nicht nur bares Geld, weil dank der zügigeren Rechnungsbearbeitung mehr Skonti ausgenutzt werden und weniger Mahngebühren bzw. Säumniszuschläge anfallen. Die Software sorgt nebenbei auch dafür, dass die Buchhalter für etwaige Audits oder Steuerprüfungen nicht in wochenlanger Arbeit die erforderlichen Dokumente zusammensuchen müssen – mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-System stehen alle Unterlagen schnell zur Verfügung. Außerdem sind alle Dokumente sicher vor unbefugtem Zugriff und werden durch Disaster-Recovery-Vorkehrungen der IT-Abteilung vor dem unwiderruflichem Verlust geschützt – sogar bei Feuer, Hochwasser oder anderen Katastrophen. Um all das müssen sich die Buchhalter nicht mehr kümmern.

Die Einführung von elektronischem Dokumenten-Management allein reicht aber bei weitem nicht für eine zeitgemäß effiziente Buchhaltung, denn in der alltäglichen Praxis werden immer wieder typische Fehler gemacht. Allen voran sind das die weiterhin manuelle Dateneingabe sowie schlecht bzw. gar nicht definierte Geschäftsprozesse.

Der Rückgriff auf die manuelle Dateneingabe für die Verwaltung der Buchungsunterlagen trotz aller DMS-Automatismen hat zwei Gründe: Eine unvollständige Datenbasis oder lückenhaft definierte Geschäftsprozesse. Beides ist ebenso schädlich wie unnötig. Die unvollständige Datenbasis ist auf die fehlende Historie (nach wie vor im Papierakten-Archiv), das unvollständige Scannen und Digitalisieren der nach wie vor auf Papier eingehenden Dokumente oder auf schlecht integrierte IT-Systeme, etwa kaufmännische Anwendungen, zurückzuführen.

Diese Mankos müssen die Buchhalter durch die Eingabe der Daten ausbügeln, die sie von Briefen, Druckerlisten oder aus Excel und anderen Anwendungen wie dem Warenwirtschaftssystem abtippen. Das ist nicht nur mühsam und nervig, sondern auch zeitraubend und fehleranfällig – also auch kostspielig. 

Eine Digitalisierung der eingehenden Dokumente und der historischen Archive schafft Abhilfe. Das Abtippen erübrigt sich vollständig, sobald die Buchhaltungssoftware mit dem DMS integriert ist. Dann lassen sich alle relevanten Informationen automatisch importieren.

Auch lückenhaft definierte Geschäftsprozesse sind absolut kontraproduktiv in einer sauber strukturierten Buchhaltung. Manche Dokumente können dann nicht automatisch verarbeitet und abgelegt werden, so dass der Buchhalter sie von Hand den richtigen Kostenstellen zuordnen muss – von den Schwierigkeiten, alte Dokumente wiederzufinden, einmal ganz zu schweigen. Das macht die ordnungsgemäße Buchhaltung abhängig von einzelnen Personen und erschwert die nachweislich korrekte Abwicklung der Prozesse.

Sind die Geschäftsprozesse aber vollständig und korrekt in den Workflows des DMS abgebildet, erfolgen sowohl die Ablage als auch die Dokumentation aller relevanten Vorgänge in der Buchhaltung automatisiert. Beispielsweise stellen die Workflows dann durch die Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Stellen sicher, dass es für jede Rechnung die nötigen Kontrollen und Genehmigungen gibt. Das wird außerdem durch ebenfalls automatisch generierte Prüfprotokolle dokumentiert. So kann ein Unternehmen bei künftigen Audits auch seine Compliance ohne Probleme nachweisen.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

ECM – mehr Effizienz in der Buchhaltung

Eine gute Buchhaltungsabteilung unterscheidet sich von einer mittelmäßigen durch automatisierte, effiziente Prozesse. Deutlich macht das eine Studie der Aberdeen Group, die bei mehr als 180 Unternehmen durchgeführt wurde. Im Bereich der Kreditoren ist der Unterschied zwischen den gut (obere 20 Prozent der Befragten) und den schlecht organisierten Abteilungen (untere 30 Prozent) beachtlich.

Die gut organisierten Abteilungen bearbeiteten eine Eingangsrechnung in durchschnittlich 4,1 Tagen; der Durchschnitt über alle Unternehmen lag bei 6,1 Tagen. Die Bearbeitung einer Rechnung kostete 2,70 €, während der Durchschnitt dafür fast das Doppelte (5 Euro) aufwendete. Außerdem nutzten hier 90 Prozent die möglichen Skonti – ebenfalls fast doppelt soviel wie der Durchschnitt.
Die Kreditorenbuchhaltung bei den Nachzüglern fiel dagegen deutlich ab. Die schlecht organisierten Buchhaltungsabteilungen verarbeiteten eine Rechnung in 16,3 Tagen, ließen sich das 13,34 Euro kosten und nutzten nur 18 Prozent der möglichen Skonti.

Die meisten Buchhalter können nicht annähernd so effizient arbeiten wie die Besten in dieser Studie. Das liegt daran, dass sie bei ihrer Arbeit umständlichen und fehlerträchtigen Prozessen folgen müssen, beispielsweise beim Rechnungseingang per Briefpost.

Arbeiten die Buchhalter noch mit Papier, erfordert das unnötig viel Raum und Zeit. Seine Arbeitszeit kann ein Buchhalter sinnvoller nutzen als mit dem Sortieren, Ablegen und Suchen von Dokumenten; das ist eine Vergeudung seiner Kompetenzen und der Ressourcen des Unternehmens.

Abhilfe schafft Enterprise Content Management (ECM). Damit kann die Buchhaltung Platz für das Archiv und Zeit für die Prozesse sparen. Und weil ein ECM-System nicht nur Rechnungen, sondern alle Dokumentarten elektronisch verwalten und per Mausklick bereitstellen kann, lässt sich der Einsatz problemlos auf andere Bereiche ausweiten.

In der Debitorenbuchhaltung etwa kann der direkte Zugriff auf alle Informationen über einen Kunden viele Vorteile und einen großen Zeitgewinn bedeuten. Säumige Zahler haben ja üblicherweise gute Ausreden; oft behaupten sie einfach, dass ihnen bestimmte Dokumente fehlen oder dass falsche Ware geliefert worden sei. Läuft der Informationsfluss noch auf Papier, kann der Buchhalter an dieser Stelle nicht weiter argumentieren, weil er die Fakten nicht kennt. Oft dauert es dann Tage, bis er die nötigen Details aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen hat.

Mit einem ECM-System hat er alle Fakten noch während des Telefonates parat – und kann die Sache klären oder die fehlenden Dokumente per Fax oder E-Mail sofort nachliefern. Das spart nicht nur Zeit und Geld, weil der Zahlungseingang beschleunigt wird, sondern schont auch die Nerven aller Beteiligten.

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Digitale Workflows für mehr Effektivität

Die Digitalisierung betrifft alle Branchen. Ob industrielle Produktion oder Medizin, Logistik oder Einzelhandel, sie alle müssen sich früher oder später mit dem digitalen Wandel auseinandersetzen und digitale Workflows in ihren Unternehmen etablieren. Gerade in Sachen Human Resources und Buchhaltung verhilft ihnen das auf lange Sicht zu mehr Effektivität – ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, den Anforderungen der digitalen Zukunft zu genügen. In welchen Bereichen digitale Workflows auch Ihrem Unternehmen zu mehr Effektivität verhelfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Vorteile digitaler Workflows

Nicht alle Betriebe sind gleich weit mit der Umsetzung digitaler Prozesse in ihren Abteilungen. So kommt es dazu, dass papierbasiertes Arbeiten in etlichen Unternehmen nach wie vor zum Arbeitsalltag gehört. Doch die Bearbeitung von Rechnungen, Krankmeldungen, Bewerbungen oder anderen Papierdokumenten ist umständlich und kostet viel Zeit. Diese fehlt den Mitarbeitern eines Unternehmens oftmals an anderen Stellen. Hier kann ein Workflow Management Abhilfe schaffen. Sie ersetzen manuelle, papierbasierte Arbeiten, indem sie bei alltäglichen und wiederholt anfallende Arbeiten auf Prozessautomatisierung setzen. So benötigen diese keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Arbeit und somit auf gewinnbringende Prozesse konzentrieren.

Zudem gestalten sich alle Geschäftsabläufe innerhalb eines Unternehmens durch digitale Workflows transparenter. Das fördert die Kontrolle über sämtliche Prozesse. Gerade in Abteilungen wie der Buchhaltung kommt eine solche Transparenz der Liquidität des ganzen Unternehmens zugute. Außerdem begünstigen digitale Workflows eine schnelle Reaktion auf Kundenwünsche und Marktgeschehnisse. Das verschafft einem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile, was für die Zukunftsfähigkeit einer Firma nicht unwichtig ist.

Talente finden mit digitalen Workflows

Der Fachkräftemangel fordert heutzutage branchenübergreifend die Unternehmen. (Potenzielle) Bewerber sind heiß umkämpft. Klar im Vorteil sind deswegen Betriebe, die in Sachen Human Resources, Recruiting und Personalmanagement auf digitale Workflows setzen. Denn gerade in der Personalabteilung laufen viele Prozesse zusammen, die sich gegenseitig beeinflussen und letztendlich das ganze Unternehmen betreffen. Alleine die Recruiter müssen sich bei der Talentsuche mit verschiedensten Prozessen befassen: Mit welcher Methode machen sie Bewerber auf sich aufmerksam? Welche Plattformen nutzen sie? Und womit überzeugen sie neue Talente, in das Unternehmen zu kommen? An dieser Stelle setzen digitale Workflows an, indem sie für das reibungslose Zusammenspiel aller Recruiting-Prozesse sorgen.

Wer digitale Workflows nutzt und so beim Recuriting auf standardisierte und optimierte Prozesse setzt, schafft ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Dazu gehört eine detaillierte Abstimmung der Anforderungsprofile potentieller Bewerber mit den betreffenden Abteilungen. Mittels Online-Bewerbungsformularen können sich diese schnell und einfach für einen Arbeitsplatz bewerben. Die eingegangenen Bewerbungen lassen sich umgehend von allen Berechtigten einsehen. Kommt es zu einem Bewerbungsgespräch gestaltet sich dessen Koordination und die Organisation von Terminabstimmungen wesentlich leichter. Das fördert einen reibungslosen Informationsfluss sowie die Effektivität der Kandidatensuche insgesamt.

Personalangelegenheiten effizienter und schneller bearbeiten

Von Einarbeitungen und Kündigungen, über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement – um alle Unterlagen schnell und effizient bearbeiten zu können, muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich des Unternehmens vertraut sein. Dabei bieten vor allem alltägliche Routineaufgaben ein großes Potential zur Optimierung, handelt es sich hierbei doch überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Digitale Workflows helfen an dieser Stelle dabei, sämtliche Abläufe zu beschleunigen und unnötige Arbeitsschritte zu eliminieren. So verhindern sie beispielsweise mittels Standardisierung lange E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch langwierige Terminabsprachen. Mittels digitaler Workflows lassen sich letztere nämlich besser planen und organisieren. Das verschafft den Mitarbeitern zusätzliche Zeit, die sie gewinnbringend in andere Projekte investieren können.

Gleiches gilt auch für die Buchhaltung in einem Unternehmen. Hier gibt es ebenfalls eine Menge an Routineaufgaben, die durch digitale Workflows schneller und effizienter ablaufen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Digitale Workflows wandeln umständliche Verfahren in einfache und automatisierte Abläufe um. Verlorene Zeit gehört damit der Vergangenheit an. Digitale Workflows machen Platz für gut investierte Arbeit und wandeln Kosten in verfügbares Kapital um. Und das schon ab dem ersten Tag nach der Einführung.

Digitale Workflows sorgen für Effektivität in der Buchhaltung

Wer bei der Rechnungsverarbeitung auf digitale Workflows setzt, hat einen entscheidenden Schritt in Richtung gesteigerte Effektivität gemacht. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst formatunabhängig alle eingehenden Rechnungen automatisch und gleicht sie direkt ab. Es liest Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferantendaten, Rechnungsnummern oder Beträge, schnell und direkt aus und gleicht sie mit der Bestellung ab. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Dokumente lassen sich ohne manuelle Dateneingabe erfassen und mittels automatisch vordefinierter Datenfelder indexieren. Das spart viel Zeit, was am Ende dem gesamten Unternehmen zugute kommt. Sind nämlich alle Dokumente jederzeit und schnell verfügbar, begünstigt das einen transparenten und reibungslosen Informationsfluss durch alle Abteilungen – ein wichtiger Faktor in Sachen Effektivität.

Wer für mehr Effektivität auf digitale Workflows setzt, kommt auch um Cloud-Lösungen nicht herum. Denn diese fördern eine effektive Arbeit. Zum einen entfallen durch die Datenspeicherung in einer Cloud die Bereitstellung und Betreuung von Speichersystemen und -medien im Unternehmen, da das ganze System in der Cloud läuft. Zum anderen bieten Cloud-Lösungen größtmögliche Sicherheit: Seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Daten einsehen kann. Zudem hosten sie ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es beispielsweise zu einem Serverabsturz kommt. Außerdem bieten Cloud-Lösungen einem Unternehmen unbegrenzten Speicherplatz. So kann ein Unternehmen als Nutzer von Cloud-Services seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks kann es mehr Speicherplatz bekommen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass ein Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. Damit gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Speichermethode für digitale Daten.

Ganz gleich, ob es sich nun um die Personalabteilung, die Buchhaltung oder den Umgang mit Dokumenten allgemein handelt, wenn Unternehmen Prozesse digitalisieren, profitieren am Ende alle. Digitale Workflows fördern die Effektivität eines ganzen Unternehmens. Sie sorgen dafür, dass sämtliche Prozesse und Arbeitsabläufe erheblich schneller ablaufen. Die gesparte Zeit können Mitarbeiter in andere gewinnbringende Projekte investieren. Und das verhilft dem ganzen Unternehmen zu mehr Wirtschaftlichkeit und Erfolg.