Es gibt mindestens vier Typen von Dokumentenmanagementsystemen. Doch eigentlich ist nur ein Typ wichtig: Der, der Ihrem Unternehmen bei der Digitalisierung weiterhilft. Es kann sein, dass für einen bestimmten Anwendungsfall ein isoliertes Dokumentenmanagementsystem ausreicht. In der Regel entfalten DMS- oder ECM-Systeme dann aber das tatsächliche Potenzial des Unternehmens, wenn sie vollständig in die IT-Infrastruktur integriert sind. Erfahren Sie in diesem Blogpost, wieso der Prozess für Ihre Dokumentenarbeit ausschlaggebend ist und worauf Sie bei der Software-Lösung achten sollten.
1. Das Dokument als Auslaufmodell: Darum stehen Prozesse im Fokus
Abläufe definieren unseren Arbeitsalltag. Die Prozesse, die diesen zugrunde liegen, verbinden Aufgaben, Mitarbeiter und Software in einem geregelten System. Im besten Fall laufen diese Prozesse nach einem vorgegebenen Schema und entlang eines definierten Rechte- und Rollen-Managements. Im allerbesten Fall laufen sie soweit möglich automatisiert und digital, um dem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen zu bringen. Unsere Arbeitsgrundlage beschreiben folglich Prozesse, Workflows, Abläufe.
Und genau hier liegt die Krux: Es ist in der Historie der Dokumenten-Management-Systeme begründet das Dokument als Dreh- und Angelpunkt der Büroarbeit zu denken. Vom Dokument aus werden Prozesse definiert, Rechte vergeben und Workflows etabliert. Die Grenzen des Dokumenten-Management-Systems bilden dann ebenso oft auch die Grenzen des digitalen Potenzials eines Unternehmens oder des Digitalisierungsgrades. Denn nicht jeder Prozess enthält Dokumente, nicht jede Rolle kann an einem Dokument beschlossen, nicht jedes Recht anhand eines Dokuments vergeben werden. Deshalb kommt es nicht selten vor, dass alle nicht digitalisierbaren Zwischenschritte von Hand bearbeitet oder mit weiteren „Insellösungen“ überbrückt werden müssen. Der Dokumenten-Workflow greift nicht alle Prozessschritte ab und bindet Regeln und Berechtigungen nicht an unternehmensweite Rollen.
2. Prozesse bilden das Grundgerüst unserer Arbeit
Prozesse definieren unseren Arbeitsablauf. Sie beschreiben Rollen und verbinden diese mit Berechtigungen, Aufgaben und schließlich Personen. Es gibt datengetriebene, dokumentenbezogene oder Meta-Prozesse, die alle in einem bestimmten Verhältnis in einem Workflow vorkommen. Es zeigt sich also, dass Abläufe unabhängig von Dokumenten digital abgebildet werden sollten – und das vollumfänglich: im End-to-End-Workflow. Um diesem Ziel vom papierlosen Büro so nah wie möglich zu kommen, ist der Workflow innerhalb des Dokumenten-Management-Systems ausschlaggebend. Sofern sich das Unternehmen nicht für eine Plattform entscheidet, um alle Geschäftsprozesse zu digitalisieren.
Die Workflow-Lösung innerhalb einesguten Dokumentenmanagementsystems sollte eine Reihe von Funktionen mitringen, die den digitalen Arbeitsalltag unterstützen, feste Regeln einhalten und dabei nicht an Flexibilität verlieren. Abgesehen von den Standard-Funktionen, sind folgende Zusätze besonders wichtigю
3. Moderne Dokumentenmanagementsysteme benötigen eine breite Kernfunktionalität
- Schnittstellen und Integrationen zu Drittsystemen
- regelbasierte Workflows
- erfasst strukturierte und nicht strukturierte Daten durch integrierte OCR-Erkennung
- Unterbau eines Rechte- und Rollen-Managements inkl. Positionsbezogener Schwärzung
- gestuftes Eskalationsmanagement
- revisionssicheres Archiv mit regelbasierter Archivierung
- Verschlagwortung und automatische Anreicherung mit Metadaten
- Vorgangsmonitoring
- Versionierung
- Protokollierung
- Dunkelbuchung
- Rechtssicheres Stempeln inkl. Metadatenspeicherung
- Rechtskonforme digitale Signatur
- gemeinsame Informationsbasis durch webbasierten / Cloud-basierten Zugriff
- gesicherte Bereitstellung von Informationen
Dokumente digitalisieren, erstellen, teilen, verwalten und digital archivieren: Die Liste der allgemeinen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems oder Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) liest sich bei allen Software-Anbietern weitestgehend gleich. Der Unterschied muss folglich in der Arbeit liegen, die zwischen den einzelnen Schritten und Funktionen entsteht. Wie automatisiert und medienbruchfrei einzelne Zwischenschritte durchlaufen, hängt von der Leistung der Prozessautomatisierung ab. Ist diese global angesetzt, wird die Organisation vernetzt – und manuell ergänzende oder Prüfarbeit reduziert.
4. Manuelle Nacharbeiten schädigen Ihr Unternehmenswachstum
Jeder Entscheider sollte sich bewusst sein, dass sich jede Unterbrechung eines digitalen Prozesses negativ auf die Gesamteffizienz des Unternehmens auswirkt. Beispielsweise durch manuelle Zwischenschritte oder die manuelle Prüfung. Ein kontinuierliches oder sogar exponentielles Unternehmenswachstum, das die Geschäftsprozessdigitalisierung verspricht, wird gehemmt. Überall dort, wo Medienbrüche entstehen, kann es zu langen Liegezeiten kommen: Aufgaben werden nach Empfinden des Mitarbeiters erledigt, eine Nachverfolgung, Erinnerung oder Vertreterregelung ist nicht automatisiert möglich. In der zwingenden Konsequenz, müssen alle Folgeschritte warten. Wichtiges Potenzial geht verloren – mitunter auch marktorientierte Entscheidungsvorteile oder Skonti.
Jeder Prozess, der nicht automatisiert geregelt ist, birgt eine höhere Gefahr für Flüchtigkeitsfehler, Auslassungen oder einen unzureichenden Informationsaustausch. Dies kann sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken. In einem weiteren Schluss, können darunter die Arbeitseffizienz und Güte leiden, was sich abermals negativ auf das Gesamtergebnis des Unternehmens übertragen kann. Lange Wartezeiten, Unsicherheiten, erhöhte Fehlerpotenziale, Unterbrechungen im Prozessdurchlauf – sie alle schmälern den Tageserfolg.
5. Dokumentenmanagementysteme auf Workflowbasis sind leistungsstärker
Ein Dokumentenmanagementsystem, das eine starke Prozessautomatisierung im Kern der Software hat, automatisiert sowohl dokumentbasierte als auch datengetriebene Prozesse. Der Mitarbeiter bleibt flexibel und kann einen Prozess von Anfang bis Ende digital bearbeiten. Denn: der Workflow steuert die Dokumentenarbeit unternehmensweit.
Acht Funktionen im Prozessmanagement, die den Unterschied machen:
- Partner und Externe können leicht eingebunden werden (Link, Webbrowser, Rechtemanagement)
- Dokumente können im Laufe eines Prozesses erstellt, bearbeitet oder kommentiert werden
- Dokumente können rechtsverbindlich digital signiert werden, sowohl durch Mitarbeiter als auch Externe
- Dokumente können mit unterschiedlichsten Daten aus angebundenen Systemen automatisch angereichert werden
- Dokumente bzw. entsprechende Daten erreichen alle Personen und Systeme im Unternehmen
- Manuelles Nacharbeiten, Zwischenarbeiten oder Korrekturen entfallen weitestgehend
- Daten werden automatisch erkannt und entsprechend der Rollen und Rechte unternehmensweit weitergeleitet
- Prozesse werden vollumfänglich und durchgängig dokumentiert
6. Durchgängige Prozesse maximieren den Unternehmenserfolg
Im Vergleich dazu zeigt eine jüngst veröffentlichte Studie auf, dass rund 19 Prozent der befragten Unternehmen ihre Profitabilität in Form höherer Gewinne bereits frühzeitig durch die Einführung einer Digitalisierungs-Software steigern konnten. Ziel war oftmals die Automatisierung von Abläufen. Des Weiteren hatte die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zur Folge, dass die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden konnte. Auch wenn diese in einigen Fällen erstmals Mehrarbeit hatten.
Ausschlaggebend für den messbaren Erfolg des Unternehmens war in jedem Fall die gewählte Digitalisierungsstrategie. Dafür spielt die wachstumsorientierte Auswahl der Software ebenso eine Rolle wie die durchgängige, digitale Abbildung von Geschäftsprozessen.
