Digital Process Automation (DPA) ist die Weiterentwicklung von Prozessmanagement und unterstützt Unternehmen bei ihrer ganzheitlichen digitalen Transformation. Prozessmanagement hat im Gegensatz zu DPA zunächst nichts mit digitaler Transformation zu tun. Um die angestrebten Verbesserungen zu erreichen, geht damit aber in der Regel auch einher, dass Unternehmen Prozesse digitalisieren und letztendlich automatisieren. Bei DPA rücken unternehmensweite Geschäftsprozesse mit externen Beteiligten stärker in den Fokus. DPA ist eine Technologie, die dafür sorgt, dass Prozesse und Systeme nicht nur digitalisiert, sondern Schrittabfolgen automatisiert werden, die normalerweise manuelles Zutun erfordern.
Der BPM-Lebenszyklus
Prozessmanagement ist eine fortlaufende Tätigkeit, die verschiedene Schritte beinhaltet und sich anhand eines Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen, sie beinhalten aber in der Regel eine Modellierungs-, Ausführungs- und Überwachungsphase.
In der Analysephase werden Prozesse zunächst ermittelt und analysiert (Personen, Tätigkeiten, einzelne Schritte, Zeitpunkte usw.)
Die Modellierungsphase beinhaltet im Kern das Auswählen und Anpassen von Prozessen, die umgesetzt werden sollen.
Sobald die Prozesse festgelegt sind, beginnt die Ausführungsphase, einschließlich dem Bestreben, Geschäftsprozesse zu automatisieren.
Die Überwachungsphase ist die Voraussetzung für die spätere Optimierung und dient der gezielten Prozesssteuerung.
In einem weiteren Schritt beginnt dann die Optimierungsphase. Durch die gewonnenen Erkenntnisse ist es nun möglich, die Prozesse zu verbessern. Es ist beispielsweise denkbar, dass Teilaufgaben noch nicht automatisiert sind, unnötige Schritte ausgeführt werden oder generell die Datenstruktur ein Nachjustieren notwendig macht.
Digitales Prozessmanagement: Beispiele für die Anwendung
In ganzen Unternehmen oder in einzelnen Abteilungen gibt es verschiedene Workflows, die einzelne Schritte, Handlungsanweisungen und Verantwortlichkeiten beinhalten. Diese Prozesse können sowohl intern als auch extern ablaufen. Beispiele für interne Prozesse sind die Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbieter oder die Bestellung von Bürobedarf. Rechnungsprozesse (Eingangsrechnungsverarbeitung oder auch Rechnungserstellung) sind dagegen externe Abläufe, da Außenstehende (Kunden, Partner oder Lieferanten) involviert sind.
Einsatzszenarien, die das gesamte Unternehmen betreffen, sind zum Beispiel:
- Buchhaltung und Finanzen
- Einkaufsentscheidungen
- Verwaltungtätigkeiten
- Kundenservices
- Gebäudemanagement
- Personalmanagement
- Auftragsabwicklung
- Leistungsmessung
- Lagerhaltung, Logistik
- Standard-Arbeitsanweisungen
- Leistung und Schulung der Mitarbeiter
- Lieferanten- und Kundenportale
Zusätzlich gibt es Vorgänge, deren Ursprung einer bestimmten Abteilung zuzuordnen ist. All diese Workflows lassen sich digital abbilden. Auch wenn das eigentliche Prozessmanagement losgelöst von digitalen Lösungen ist, lässt es sich damit wesentlich einfacher umsetzen. Digitale und automatisierte Geschäftsprozesse verbessern die Leistungsfähigkeit in allen Abteilungen – das senkt den Overhead und ermöglicht Flexibilität im Unternehmen.
Personalwesen
Mit dem Fortschritt digitaler Strukturen ändert sich auch die HR-Abteilung – und gewinnt an Bedeutung. Neben administrativen Aufgaben wie Urlaubsanträge freigeben oder Bewerbungen prüfen, kommt der Personalabteilung zudem im „War for Talents“ eine strategische Rolle zu. Dabei sollen zukünftig weniger administrative Aufgaben auf der Agenda stehen als kreative, intelligente Tätigkeiten im Unternehmensumfeld. Das setzt wiederum voraus, dass Unternehmen ehemals aufwendige HR-Prozesse digitalisieren, automatisieren und diese mit den entsprechenden Daten sowie Abteilungen vernetzen. Flexiblere Arbeitsstrukturen, die Unternehmenskultur weiterentwickeln und Mitarbeiter bei der digitalen Transformation (Stichwort: Change-Management) begleiten, sind heute schon die neue Priorität. Um Zeit für diese strategischen und wertschöpfenden Tätigkeiten zu erhalten, müssen HR-Mitarbeiter bei Ihren administrativen Aufgaben entlastet werden. Das geschieht durch gezieltes Geschäftsprozessmanagement. Hier kommen einige Workflows, die sich im Personalwesen digitalisieren und automatisieren lassen:
- Urlaubsantrag
- Digitale Personalakte
- Reisekostenabrechnung
- Bewerbungsmanagement
- Mitarbeiter-Onboarding
- Spesenabrechnung
- Dienstreiseantrag
Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung gerade im HR-Bereich lohnt:
- Förderung von New Work und mobilem Arbeiten
- Steigerung von Mitarbeiterzufriedenheit durch schnelle Abwicklung
- Transparenz bei der Mitarbeiterverantwortung
- Vereinfachtes Change-Management
- medienbruchfreier Informationsaustausch
Verwaltung
Wer hat nicht schon mal einen Vertrag abgewickelt oder eine Genehmigung eingeholt? Auf dem analogen Weg sind diese Aufgaben oft zeitintensiv. Administrative Prozesse digital abzubilden, gehört deshalb zu einer jeden Digitalisierungsstrategie dazu. Auch nehmen sie oft wegen ihrer abteilungsübergreifenden Rolle eine dominanten Part im Prozessmanagement ein. Arbeitsabläufe können jedoch erst dann wirksam beschleunigt werden, wenn alle Systeme, Anwendungen und Unternehmensbereiche lokal und dezentral vernetzt sind. Dafür müssen Unternehmen analoge Abläufe überdenken, manchmal neugestalten und in der Regel straffen. Die Folge: Die heterogene IT-Landschaft wird vernetzt, das Unternehmen bleibt agil und Entscheider können sich auf Managementaufgaben konzentrieren, während Mitarbeiter ihre Zeit effektiver nutzen – und stets die Kontrolle über alle physischen und elektronischen Unterlagen behalten. Zusätzlich hilft die neugeschaffene Transparenz dabei, betriebliche Engpässe zu identifizieren und Abläufe kontinuierlich zu verbessern. Hier kommen einige Workflows, die sich in der Verwaltung digitalisieren und automatisieren lassen:
- Vertragsverwaltung
- Schulungsverwaltung
- Genehmigungsprozesse
- Digitale Bauakte / Digitale Projektakte
- Werkstattauftrag
- Fuhrparkmanagement
Und das sind die Gründe, warum sich die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen lohnt:
- Enorme Zeitersparnis über alle Abteilungen hinweg
- Schnellere und aktuellere Buchführung
- Schneller, sicherer Zugriff auf alle Unterlagen und Daten
- Effiziente Abläufe dank durchgängiger Prozesse
- Optimierter Service durch zeitnahen, proaktiven Kontakt
- Tagesaktuelle Buchhaltungs- und Lohnauswertungen
- Reduzierte Gesamtprozesskosten
- Fundierte Entscheidungen durch erhöhte Transparenz
- Strenge Sicherheitsstandards für Dokumente und Datenaustausch
Finanzbuchhaltung
Noch füllen administrative Aufgaben das Tagesgeschäft, doch laut einer KPMG-Studie gehen 96 Prozent der Entscheider davon aus, dass sich ein beträchtlicher Teil der klassischen Aufgaben in der Finanzbuchhaltung zukünftig vollautomatisiert abwickeln lässt. Experten sind überzeugt: Mitarbeiter in Finanzabteilungen entwickeln sich mit der Digitalisierung zu Businesspartnern, sie beantworten richtungsweisende Fragen, interpretieren Daten und leisten einen steigenden Wertbeitrag für ihre Organisation. Problematisch wird es, wenn die Zahl an abteilungsübergreifenden, steuerungsrelevanten Daten weiter zunimmt – Prozessmanagement und daraus anlysierte, nutzstiftende Prozesse zur Verwaltung aber nicht implementiert werden. Da Echtzeit- und Ad-hoc-Analysen entlang der gesamten Wertschöpfungskette an Bedeutung zunehmen, wird es in der Praxis also darum gehen, ein vernetztes Wertschöpfungssystem aufzusetzen. Hier kommen einige Workflows, die sich in der Finanzbuchhaltung digitalisieren und automatisieren lassen:
- Treasury Management
- Risikobewertung
- Purchase-to-Pay
- Rechnungseingangsprüfung
- Rechnungsausgangsbearbeitung
- Ausgabenplanung
- Bankenreport
- Datencontrolling
- Debitorenanlage
Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung lohnt:
- Mehr Leistung durch integrierten Datenaustausch
- Erstellung elektronischer Rechnungen mit Informationsverknüpfung
- Etablierung einer papierlosen Ablage als zentrales Nachschlagewerk für alle Unterlagen
- Möglichkeit, Belege ohne Materialkosten auszutauschen und zu archivieren
- Optimierte Kostenkontrolle
Dass sich digitale Beschaffungsprozesse mittlerweile vollständig automatisieren lassen, ist kein Geheimnis. Unternehmen setzen zusätzlich auf operative und innerbetriebliche digitale Prozesse wie Bedarfserfassung und Preisgestaltung, deren Daten aus unterschiedlichen Quellen vernetzt werden. Erst aber der umfassende Austausch von Informationen bringt den Vorteil der Digitalisierung im Einkauf ans Tageslicht: Nachhaltige Prozesse erfordern mehr als ein strategisches Daten-Management. Der Vernetzungsgrad zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Systemen bestimmt, wie digital und leistungsfähig der Einkauf ist. Einen bessere Vernetzung lässt sich wiederum mit Geschäftsprozessmanagement erreichen. Im Tagesgeschäft zeigt sich das an der Optimierung der Lieferkette oder der Maximierung der Reaktionszeit: Der moderne Einkäufer behält mit einem gezielten Prozessmanagement bei der großen Anzahl an Einkaufsprozessen jederzeit volle Kontrolle und Transparenz über Prozesse, Aufgaben und Zahlen, während er Entscheidungen in Echtzeit trifft. Hier kommen einige Workflows, die sich im Einkauf digitalisieren und automatisieren lassen:
- Investitionsantrag
- Wareneingangsprozess
- Bestellprozess
- Auftragsbearbeitung
- Inventurprozess
- Lieferfreigabe
Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Einkauf lohnt:
- Vertrags-, Lieferanten- und Beschaffungsmanagement ohne Medienbrüche
- Optimierte Lieferketten
- Maximierte Reaktionsgeschwindigkeit
- Automatisierte Routineabläufe (Artikeldispositionen, Erstellen von Bestellvorschlägen oder Preisanfragen)
- Transparente Buchungen und Lagerbestände
- Neue Einsparungspotenziale
- Reduzierte Bearbeitungszeit
Vertrieb
Heute gehören schon über 50 Prozent der neuen Mitarbeiter zur Generation „Digital Native“, die mit digitalen Hilfsmitteln und veränderten Arbeitsweisen aufgewachsen ist und diese in den Arbeitsalltag überträgt. Sie halten nicht viel von Dokumentenbergen, Excellisten mit manuell aufbereiteten Daten oder Zettelwirtschaft. Ebenso haben Kunden neue Informationskanäle erschlossen: Bis zum Erstkontakt mit dem Vertrieb ist die Entscheidung oft bereits gefallen, deshalb muss – auf allen Kanälen – vorgearbeitet werden. Denn der Kunde sollte die Wahl haben, wie er in Kontakt treten möchte; und der Angestellte sollte nahtlos zwischen den Kanälen wechseln können, um einen Lead effizient zu qualifizieren. Informationsüberfluss und Aufmerksamkeitsdefizite der Interessenten fordern, dass Unternehmen alle Vertriebsprozesse straffen und mit Business Process Management digital optimieren. Informationen müssen schnell und einfach auffindbar, Daten effizient nutzbar sein. Hier kommen einige Workflows, die sich im Vertrieb digitalisieren und automatisieren lassen:
- Auftragsabwicklung
- Informationsdownload
- Angebotsfreigabe
- Zusammenstellen von Produktblättern
- B2B-Vertriebsprozess
Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Vertrieb lohnt:
- Vereinfachung von Abläufen, Kommunikation und Beratung
- Höhere Reichweite und gesteigerter Umsatz
- Optimierte Vertriebsproduktivität
- Vertrauen aufbauen und Misstrauen verhindern
- Geminderte Kosten für Verwaltung und Organisation
- Erhöhte Effektivität und verringerte Fehleranfälligkeit
- Vereinfachte Kontaktaufnahme, Datenpflege & Kollaboration
- Nachhaltiger Wettbewerbsvorteil
Personal-, Finanz- und Rechnungsthemen digital hoch im Kurs
Aus einer aktuellen Studie des Digitalisierungsverbands Bitkom geht hervor, dass Unternehmen vor allem im Personal-, Finanz- und Rechnungswesen digital an Fahrt gewinnen, jedoch noch lange nicht alle Möglichkeiten ausschöpfen. Voraussetzung für die Digitalisierung dieser Bereiche ist dabei das Prozessmanagement. Denn um Prozesse digitalisieren zu können, müssen Sie zunächst erfasst und beschrieben werden. Unternehmen, die Prozessmanagement einführen wollen, sollten in der Theorie einen ganzheitlichen Plan verfolgen und in der Praxis in kleinen Schritt vorangehen. Ob andere Bereiche erst später auf der Agenda stehen und deshalb digital hinterherhinken, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.
Wie lässt sich Prozessmanagement umsetzen?
Wie Prozessmanagement in der Theorie funktioniert, lässt sich mit dem BPM-Lebenszyklus erklären. Doch Theorie und Praxis sind oft nur bedingt vergleichbar. In der Praxis sollte Ihnen bewusst sein, dass Prozessmanagement kein starres Abarbeiten von To-Do-Listen ist, sondern viel mit Kommunikation und Teamarbeit zu tun hat. Eine Studie von Accenture belegt, dass in Unternehmen viele Pilotprojekte zur Digitalisierung isoliert voneinander starten. Das Ergebnis: Vier von fünf Pilotprojekten werden gestoppt oder erfolglos beendet. Gehen Unternehmen digitales Prozessmanagement von vorneherein ganzheitlich mit der notwendigen Kommunikation an, kann das Scheitern möglicherweise verhindert werden. Wichtig ist es zudem, den Rückhalt aller Beteiligten inklusive des Managements zu haben, um Prozessmanagement in Gänze einführen und vorantreiben zu können.
Erfahren Sie hier drei essenzielle Schritte, um Prozessmanagement umzusetzen.
Prozesse strukturieren
Haben Sie die Gunst im Unternehmen hinsichtlich dieses Themas gewonnen, kommt der erste Schritt: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die externen wie internen Prozesse in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen und skizzieren Sie alle Arbeitsabläufe. Optimalerweise halten Sie bereits alle Prozesse, die sich im Unternehmen abspielen, fest. Alternativ können Sie abteilungsspezifisch herangehen und zum Beispiel zuerst Geschäftsprozesse im Personalwesen oder in der Verwaltung analysieren. Nützlich ist dabei zu wissen, dass es verschiedene Prozessarten gibt, die unterschiedliche Aufgaben und Zwecke erfüllen und Ihnen letztendlich helfen, Geschäftsprozesse zu strukturieren. In der Regel werden Wertschöpfungs-, Support- und Managementprozesse voneinander unterschieden.
Wertschöpfungsprozesse
Wertschöpfungsprozesse sind für die Erstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung unabdingbar. Sie umschreiben alle Unternehmenstätigkeiten, die auf Kundenbedürfnisse ausgerichtet sind. Welche Wertschöpfungsprozesse ein Unternehmen hat, hängt stark von seiner Branchenausrichtung beziehungsweise seinen Kernkompetenzen ab. Typischerweise gehören Vertriebs- und Marketingprozesse fast immer zu den Wertschöpfungsprozessen. Charakteristisch ist zusätzlich, dass unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens in die Wertschöpfungsprozesse integriert sind.
Supportprozesse
Supportprozesse –auch unterstützende Prozesse genannt – sind erstmal nicht kundenorientiert, aber notwendig, um Wertschöpfungs- und Managementprozesse durchführen, steuern und optimieren zu können. Dazu gehört beispielsweise die Personalauswahl und -qualifizierung sowie der Einkauf oder die Begleichung von Rechnungen. Im Gegensatz zu den Wertschöpfungsprozessen lassen sich Supportprozesse oft einer einzigen Abteilung zuordnen.
Managementprozesse
Managementprozesse beziehen sich auf das Unternehmen als Ganzes, tragen zur Planung und Kontrolle der Kern- und Supportprozesse bei und dienen dazu, ein Unternehmen strategisch zu führen. Ähnlich wie die Supportprozesse hängt diese Prozessart nicht unmittelbar mit der Wertschöpfung eines Unternehmens zusammen. Beispiele für Managementprozesse sind: Unternehmen strategisch ausrichten, Unternehmensleitbild definieren oder Unternehmensziele formulieren.
Prozesslandkarte erstellen
Der zweite Schritt geht aus den Gesprächen mit internen und externen Beteiligten hervor. Die Prozesslandkarte bildet alle Prozesse im Unternehmen grafisch ab. Die Einteilung nach Kern-, Support- und Managementprozessen wird um die Wechselwirkungen/Abhängigkeiten von Geschäftsprozessen untereinander ergänzt. Bildlich gesprochen ist die Prozesslandkarte Ihr Kompass, um auf dem Weg zum Prozessmanagement den Fokus zu behalten. Außerdem kann die Prozesslandkarte hinzugezogen werden, um Mitarbeitern das Prozessmanagement-Projekt zu erklären. Die transparente Darstellung hilft, Verständnis für das (Change-)Projekt zu gewinnen. Außerdem lassen sich anhand einer grafischen Darstellung Optimierungspotentiale besonders leicht ermitteln. Eine Prozesslandkarte erstellen Sie, indem Sie Ihre Kern-, Support und Managementprozesse mit weiteren Informationen (zum Beispiel verantwortliche Abteilung/Mitarbeiter) anreichern und diese nochmal weiter in Teilprozesse (sofern sinnvoll) unterteilen sowie um benötigte Drittsysteme, Dokumente, Kennzahlen ergänzen.
Prozesse realisieren und optimieren
Ist nun eine Übersicht geschaffen, können Sie Schritt für Schritt die Geschäftsprozesse aus Ihrer Landkarte abarbeiten, digitalisieren und sogar automatisieren. Mit der anschließenden Prozessoptimierung beginnt der BPM-Lebenszyklus dann wieder erneut.
Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, sollten Sie jedoch wichtige Aufgaben erledigt haben:
- Beziehen Sie Mitarbeiter frühzeitig ein und bieten Sie Schulungen an.
- Halten Sie Prozessschritte, Verantwortlichkeiten und weitere wichtige Informationen in einer Dokumentation fest.
- Identifizieren und kontaktieren Sie alle Stakeholder rechtzeitig. Denken Sie auch an diejenigen, die zwar keine direkten Berührungspunkte mit dem Prozess haben, ihn aber freigeben müssen – zum Beispiel Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragte.
Es empfiehlt sich außerdem, regelmäßige Abstimmungs- und Reviewtermine noch vor der Einführung festzulegen. So sorgen Sie von Beginn an dafür, dass Prozesse immer wieder neu hinterfragt, gegebenenfalls angepasst oder gar eliminiert werden.
Wir haben Ihnen zusätzlich fünf weitere Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, Ihr Projektmanagement erfolgreich umzusetzen.
5 Tipps für erfolgreiches Prozessmanagement
Aus der Praxis denken
Nehmen wir einen Bestellprozess als Beispiel: Wissen Sie, wer was in Ihrem Unternehmen bestellt und welche Genehmigungen dafür eingeholt werden müssen? Nein? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen auch. Lösen Sie sich daher von der Idee, dass Sie oder das Management selbst, Prozesse nachvollziehen können und denken Sie aus der Praxis. Die besten Ansprechpartner sind immer noch diejenigen, die regelmäßig mit dem Prozess arbeiten. Hängen Sie sich nicht zu sehr an der Theorie auf: Im Gespräch mit Kollegen erfahren Sie bereits einzelne Prozessschritte und alles Weitere, was Sie für den Anfang wissen müssen.
Klein anfangen
„Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen“ oder „Aller Anfang ist schwer“ – zwei Redewendungen, die für Prozessmanagement nicht treffender sein könnten. Machen Sie es sich daher nicht unnötig schwer und fangen Sie klein an. Suchen Sie sich einfache Prozesse aus, die den IST-Zustand abdecken und vermeiden Sie Überforderung. Gerade wenn Prozessmanagement neu ist, sollten Sie kleine Etappen ansteuern, die sich schnell und unkompliziert umsetzen lassen. Der Erfolg beflügelt zu mehr – so können Sie schrittweise weitere, noch unerprobte Prozesse im Unternehmen angehen.
Zeitplan erstellen
Sie werden wahrscheinlich schnell merken, dass vieles deutlich länger dauert als anfangs angenommen. Es ist dennoch sinnvoll, einen Zeitplan zu erstellen, der großzügig Meilensteine einplant und von Ihnen regelmäßig überprüft sowie angepasst wird. Prozessmanagement ist nichts, was man mal so eben nebenbei macht. Wichtig ist es deshalb, allen involvierten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen genügend Zeit einzuräumen. Nur dann können Sie sich mit dem Thema ausführlich auseinandersetzen und ihre Aufgaben erfolgreich umsetzen.
Austausch ermöglichen
Wie bei jedem neuen großen Projekt, tauchen früher oder später Herausforderungen auf. Umstrukturierungen, neue Dienstleister und vieles mehr kann dazu führen, dass Sie Ihren so gut durchdachten Plan schon wieder über Bord werfen müssen. Um Veränderungen frühzeitig zu erfahren und um sich gegenseitig zu unterstützen, sind regelmäßige Meetings geeignet. Bringen Sie sich auf den neuesten Stand, diskutieren Sie Problemstellungen und inspirieren Sie sich gegenseitig. In welchen zeitlichen Abständen Sie Meetings einplanen, hängt davon ab, wie viel Besprechungsbedarf Sie haben. Es empfiehlt sich gerade zu heißen Phasen, etwa zu Beginn, geringere Abstände zu wählen. Wenn sich schließlich alles eingespielt hat, sind auch wöchentliche oder monatliche Besprechungen denkbar.
Hilfsmittel einsetzen
Mit Ihrer Prozesslandkarte haben Sie bereits ein starkes Hilfsmittel an der Hand. Sie ist Grundlage für Analysen, Besprechungen und Weiterentwicklungen und sollte daher in den regelmäßigen Abstimmungsterminen nicht fehlen. Aber auch die Wahl eines geeigneten Kommunikationsmittels ist von entscheidender Bedeutung. E-Mails führen oft zu Missverständnissen und tragen letztendlich mehr zur Verwirrung bei, als dass sie den Ablauf unterstützen. Schreiben Sie E-Mails daher nur, wenn sich Ihr Anliegen kurz und bündig erklären lasst und legen Sie wichtige Dokumente zusätzlich an einem vereinbarten Ort ab. Hier haben sich Projektmanagement-Tools als Mittel der ersten Wahl erprobt, da sie die komplette Kommunikation bestehend aus Dokumenten, Zeitplänen, To-Do-Listen etc. bündeln. Es gibt eine Reihe von Software-Angeboten, die sich sogar teilweise kostenlos nutzen lassen – zum Beispiel Asana oder Trello.
