Zwei Dinge sind bei der Umstellung des DMS von manuell und analog auf automatisch und digital entscheidend: Schnelligkeit und Einfachheit. Denn wer auf Automatisierung setzt, erwartet in erster Linie eine Arbeitserleichterung. Damit dieses Ziel auch wirklich erreichbar ist, kommt es auf die Auswahl der richtigen DMS-Software an. Welche Kriterien Sie dabei unbedingt beachten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Individuelle Anforderungen brauchen individuelle Lösungen

Eines vorweg: In Sachen DMS-Software gibt es keine Pauschallösung. Jedes Unternehmen arbeitet anders, nutzt unterschiedliche Dokumente und hat andere Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System. Darum sollte eine Software individuell an die Wünsche eines Betriebs angepasst sein – ein Grund, weswegen der Markt etliche Produkte anbietet. Zu sagen, Software A ist besser als Software B, ist jedoch auch nicht der richtige Weg. Wer eine für sein Unternehmen perfekt passende DMS-Software finden möchte, sollte klare Faktoren definieren, die ihm bei der Auswahl der richtigen Software helfen. Eine Orientierung geben dabei die folgenden fünf Tipps:

1. Flexibilität ist entscheidend

Ein Betrieb, der jeden Tag mit nur einer Art von Dokumenten zu tun hat? Das ist so gut wie unmöglich. In der Realität gestaltet es sich immer so, dass ein Unternehmen mit den unterschiedlichsten Dokumententypen arbeiten muss. Ob eingescannte Papierunterlagen, elektrisch erzeugte PDF-Dateien oder E-Mails und deren Anhänge – eine Dokumentenmanagement Software sollte im Umgang mit den unterschiedlichsten Arten von Dokumenten flexibel sein.

Hinzu kommen unternehmensspezifische Dokumente, wie beispielsweise CAD-Zeichnungen, Material- und Stücklisten oder Fotos und Videos. Auch diese sollte eine DMS-Software problemlos verarbeiten können. Hier empfiehlt es sich, vor Auswahl der Software eine Liste anzulegen, auf der alle für das Unternehmen notwendigen Dokumententypen aufgeführt sind. Diese bildet eine gute Grundlage beim Abgleich der eigenen Anforderungen mit den Funktionen der Software-Lösung.

Achten Sie zudem darauf, dass die von Ihnen gewählte DMS-Software wirklich jedes Dokument automatisch erkennt und direkt an die Stelle leitet, an der es weiterbearbeitet oder abgelegt werden soll. Das geschieht im besten Fall, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss.

2. Automatisches Aktenanlegen

Einer der Vorteile des DMS ist es, dass sich hierbei alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort bündeln lassen – mithilfe elektronischer Akten. Deswegen ist es ratsam, bei der Auswahl Ihrer DMS-Software zu prüfen, ob diese über eine Funktion für das automatische Anlegen von elektronischen Akten verfügt. So können Sie alle Daten zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und auch Projekten gebündelt speichern und abteilungsübergreifend ohne Papier von A nach B transportieren. Geschieht dies automatisch, sparen Sie eine ganze Menge an Zeit, die Ihre Mitarbeiter besser an anderer, wichtigerer Stelle einbringen können.

3. Einfache Arbeitsschritte beim digitalen Dokumenten-Management

Dass sich jedes digitale Dokumenten-Management um die Verarbeitung Ihrer Dokumente kümmert, steht außer Frage. Entscheidend ist jedoch, wie unkompliziert das abläuft. Eine zentrale und extrem wichtig Frage, die Sie sich bei der Auswahl Ihrer Dokumentenmanagement-Software stellen sollten, lautet deswegen: Was muss ein Mitarbeiter alles tun, um Dokumente digitalisieren bzw. bearbeiten zu können?

Bei der Beantwortung dieser Fragen sollte die Einfachheit ein relevanter Faktor sein. Denn je weniger ein Mitarbeiter für die digitale Bearbeitung der Dokumente tun muss und je schneller und einfacher ein Dokument genau an die richtige Stelle gelangt, umso besser. Bedeutet die DMS-Software nämlich weniger Arbeit, so fällt nicht nur die Umstellung auf das neue System leichter, sondern es wird auch von Mitarbeiterseite schneller akzeptiert.

Beispielhaft zeigen lässt sich das beim Thema Archivierung. Das lange Suchen von Dokumenten in den Tiefen eines Archivs kennt sicher jeder. Es kostet nicht nur Zeit, sondern meistens auch eine Menge Nerven. Da sich eine DMS-Software zeitsparend auf die Arbeitsprozesse im Unternehmen auswirken sollte, ist es wichtig, dass die verarbeiteten Dokumente nicht alle einzeln und aufwendig verschlagwortet werden müssen. Klar im Vorteil sind Sie hier mit einer Software, die Ihre Dokumente weitestgehend automatisch verschlagwortet. In Sachen Zeiteffizienz bietet das einen enormen Vorteil.

Lassen Sie sich deswegen bei der Auswahl Ihrer DMS-Software vom Anbieter unbedingt genau zeigen, welche Schritte beim Umgang mit der Software in Ihrem Arbeitsalltag nötig sind. Hier gilt: Weniger ist mehr!

4. Dokumente schnell und einfach wiederfinden

Um beim Thema Archivierung zu bleiben – bei allen verfügbaren Software-Lösungen gibt es große Unterschiede in Sachen Suchfunktion. Daher ist es wichtig, dass Sie im Vorfeld abklären, wie genau sich die Filter der Suchfunktion einstellen lassen und wie komplex oder verschachtelt die Suche angelegt sein darf. Je feiner die Suche gefiltert werden kann, desto besser ist es für Sie.

Ebenfalls vorteilhaft ist es, wenn Sie häufig benötigte Suchanfragen als Vorlage speichern können. So müssen Sie bei immer wiederkehrenden Suchen nicht jedes Mal aufs Neue alle Parameter eingeben, sondern haben diese mit wenigen Klicks verfügbar. Das spart ebenfalls eine Menge Zeit.

5. Rechtskonformität und Sicherheit

Wer seine Dokumente digital und automatisch managt, muss darauf achten, jedes Dokument gemäß rechtlicher und auch unternehmensinterner Anforderungen aufzubewahren. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verlorengehen darf. Konkret bedeutet das: Eine DMS-Software muss wirklich alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das auf eine DMS-Software setzt, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lässt sich eine nachträgliche und gegebenenfalls unberechtigte Veränderung der Dokumente verhindern.

Zudem muss die von Ihnen gewählte DMS-Software so programmierbar sein, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die Ihre Software-Lösung berücksichtigen muss.

Haben Sie diese fünf Tipps bei der Auswahl Ihrer DMS-Software im Kopf, so finden Sie garantiert die richtige Lösung – für ein schnelles und sicheres Arbeiten.