Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Ein Leitfaden.

Reibungslose Arbeitsabläufe wünscht sich jedes Unternehmen. Je schneller, unkomplizierter und fehlerfreier die Mitarbeiter arbeiten, umso effizienter läuft am Ende der ganze Betrieb. Auf dem richtigen Weg ist, wer auf die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse setzt. Denn damit zusammen hängt ein digitales Workflow Management und das ist die Voraussetzung für effiziente betriebliche Arbeitsprozesse. Wie Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse am besten umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.


Digitalisierung und Prozess-Management – das sind die großen Vorteile

Das richtige Prozess-Management ist das Geheimnis einer erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Prozess-Management meint dabei alle Abläufe und Vorgänge rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse aller zusammenhängenden Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens, also aller Geschäftsprozesse. Diese können von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Inhalte und Schwerpunkte haben. Dabei profitieren gerade die Abteilungen eines Unternehmens von der Digitalisierung, die sich mit den zentralen Aufgaben beschäftigen. Das sind in erster Linie Buchhaltungs- und Personalabteilungen. Diese haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, gestaltet dies ihre alltägliche Arbeit doch wesentlich schneller und einfacher.

Als Folge zunehmender Digitalisierung haben Unternehmen in allen Branchen mit einer stetig steigenden Menge an täglich zu verarbeitenden Daten umzugehen. Gleichzeitig müssen sie immer ein Augenmerk auf den Wettbewerb legen, um nicht den Anschluss an den Markt zu verpassen und um weiterhin oben mitmischen zu können. Darum ist es für jedes Unternehmen essenziell, ein intelligentes System zur Organisation und Bearbeitung von Dokumenten und den dazugehörigen Arbeitsabläufen zu haben. Nur so lassen sich letztere effizient und effektiv planen sowie umsetzen. Doch für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse kommt es maßgeblich auf die gewählte Software für Ihr Prozess-Management sowie den richtigen Anbieter an.

Schritt für Schritt zum digitalen Prozess-Management

Während die gute alte Hauspost langsam, aber sicher ihren Rückzug aus den Unternehmen der heutigen Zeit antritt, ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse auf dem Vormarsch. Damit die digitale Transformation funktioniert und Sie ab Tag eins nach Implementierung von Ihrem Prozess-Management profitieren, sollten Sie unbedingt die folgenden Schritte beachten:

1. Durchleuchten Sie Ihr Unternehmen von oben bis unten

Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse umzusetzen bedeutet zugleich, Abschied zu nehmen – und zwar vom Papier. Denn das ist heutzutage ein wirklich unangenehmer Zeitgenosse, kostet papierbasiertes Arbeiten doch eine Menge an Arbeitszeit und Geld. Wer jedoch so weit wie möglich auf Papier verzichtet und die manuelle, fehleranfällige Bearbeitung durch automatisierte und damit schnelle sowie anpassungsfähige Prozesse ersetzt, hat das Erfolgsrezept für mehr Effizienz gefunden. So können sich Ihre Mitarbeiter wieder mehr auf wesentliche Aufgaben konzentrieren und den Fokus ihrer Arbeit auf strategische und gewinnbringende Projekte richten. Ein effizientes Prozess-Management bedeutet nämlich auch, dass Sie alle Scans, Office-Dateien, Mails sowie sämtliche andere Dokumente in nur einem einzigen sicheren, durchsuchbaren, elektronischen Archiv kombinieren und aufbewahren können – eine automatische Verschlagwortung zur besseren Auffindbarkeit inklusive.

Doch damit Sie so weit wie möglich auf Papier verzichten können, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über alle Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen verschaffen und diese im Idealfall genau dokumentieren. So sehen Sie genau, an welchen Stellen manuelle Arbeiten die Effizienz Ihres Betriebs bremsen. Auf dieser Grundlage können Sie dann definieren, wo automatisierte Geschäftsprozesse das Ruder übernehmen sollen. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich zudem einen Überblick über Ihr Papier-Archiv verschaffen und alles digitalisieren, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital und auf nur einem Server gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System.

2. Nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS)

Geschäftsprozesse automatisieren lohnt sich und kann Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.

Gleiches gilt für die Personalabteilung. Hier dreht sich alles um die wichtigste Ressource, die Ihr Betrieb besitzt: die Mitarbeiter. Ohne diese würden kein Prozess und keine Produktion funktionieren. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um die Klassiker der administrativen Routinearbeit, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Zeiterfassungen, als auch um strategische Aufgaben, wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, die in jedem Fall sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert sein müssen – Geschäftsprozesse, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung bieten.

3. Wählen Sie Cloud-basierte Systeme

Gerade, wenn es um die Verarbeitung und Speicherung der wachsenden Datenmenge innerhalb eines Unternehmens geht, profitieren Sie in Bezug auf die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und das Prozess-Management ganz entscheidend von Cloud-Lösungen. Denn Cloud Services sind die Zukunft aller Unternehmen, die schnell, agil und flexibel auf Marktgeschehnisse reagieren wollen. Deswegen sollten Sie bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens auf jeden Fall an Cloud-Lösungen denken. Als komplett digitale Plattform zur Datenspeicherung ermöglichen diese ihren Nutzern den Verzicht auf zusätzliche Hardware. Die Zeiten von externen Festplatten, die unnötig Kosten verursachen und Platz beanspruchen, sind damit vorbei. Wer seine Daten in der Cloud speichert, profitiert von einem unbegrenzt skalierbaren Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern lässt. Doch das ist längst nicht alles. Etliche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht.

Hinzu kommt der Sicherheitsfaktor, der bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse extrem wichtig ist. Auch hier können Cloud-Lösungen entscheidend weiterhelfen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Dokumente einsehen kann. Zudem hosten diese ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören ebenfalls regelmäßige Backups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für elektronische Rechnungen.

Langwierig oder kurzfristig – so sollte die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ablaufen

Haben Sie die ersten drei Schritte gemacht, so haben Sie die wichtigste Basis zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und zu einem gelungenen Prozess-Management gemacht. Denn beides erfordert heute längst keine langwierige und schwere Planung mehr. In kürzester Zeit implementiert, schafft die richtige Software für das Prozess-Management produktive Geschäftsprozesse, von denen Ihr gesamtes Unternehmen nur profitieren kann. Kostensparend, effizient und flexibel können Sie so den Anforderungen des digitalen Zeitalters standhalten und sich gleichzeitig gegen den Wettbewerb behaupten. Wichtig ist dabei nur, dass Sie wirklich alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten in die digitale Transformation einbeziehen. Denn je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung.

5 Tipps zur Auswahl einer DMS-Software

Zwei Dinge sind bei der Umstellung des DMS von manuell und analog auf automatisch und digital entscheidend: Schnelligkeit und Einfachheit. Denn wer auf Automatisierung setzt, erwartet in erster Linie eine Arbeitserleichterung. Damit dieses Ziel auch wirklich erreichbar ist, kommt es auf die Auswahl der richtigen DMS-Software an. Welche Kriterien Sie dabei unbedingt beachten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Individuelle Anforderungen brauchen individuelle Lösungen

Eines vorweg: In Sachen DMS-Software gibt es keine Pauschallösung. Jedes Unternehmen arbeitet anders, nutzt unterschiedliche Dokumente und hat andere Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System. Darum sollte eine Software individuell an die Wünsche eines Betriebs angepasst sein – ein Grund, weswegen der Markt etliche Produkte anbietet. Zu sagen, Software A ist besser als Software B, ist jedoch auch nicht der richtige Weg. Wer eine für sein Unternehmen perfekt passende DMS-Software finden möchte, sollte klare Faktoren definieren, die ihm bei der Auswahl der richtigen Software helfen. Eine Orientierung geben dabei die folgenden fünf Tipps:

1. Flexibilität ist entscheidend

Ein Betrieb, der jeden Tag mit nur einer Art von Dokumenten zu tun hat? Das ist so gut wie unmöglich. In der Realität gestaltet es sich immer so, dass ein Unternehmen mit den unterschiedlichsten Dokumententypen arbeiten muss. Ob eingescannte Papierunterlagen, elektrisch erzeugte PDF-Dateien oder E-Mails und deren Anhänge – eine Dokumentenmanagement Software sollte im Umgang mit den unterschiedlichsten Arten von Dokumenten flexibel sein.

Hinzu kommen unternehmensspezifische Dokumente, wie beispielsweise CAD-Zeichnungen, Material- und Stücklisten oder Fotos und Videos. Auch diese sollte eine DMS-Software problemlos verarbeiten können. Hier empfiehlt es sich, vor Auswahl der Software eine Liste anzulegen, auf der alle für das Unternehmen notwendigen Dokumententypen aufgeführt sind. Diese bildet eine gute Grundlage beim Abgleich der eigenen Anforderungen mit den Funktionen der Software-Lösung.

Achten Sie zudem darauf, dass die von Ihnen gewählte DMS-Software wirklich jedes Dokument automatisch erkennt und direkt an die Stelle leitet, an der es weiterbearbeitet oder abgelegt werden soll. Das geschieht im besten Fall, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss.

2. Automatisches Aktenanlegen

Einer der Vorteile des DMS ist es, dass sich hierbei alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort bündeln lassen – mithilfe elektronischer Akten. Deswegen ist es ratsam, bei der Auswahl Ihrer DMS-Software zu prüfen, ob diese über eine Funktion für das automatische Anlegen von elektronischen Akten verfügt. So können Sie alle Daten zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und auch Projekten gebündelt speichern und abteilungsübergreifend ohne Papier von A nach B transportieren. Geschieht dies automatisch, sparen Sie eine ganze Menge an Zeit, die Ihre Mitarbeiter besser an anderer, wichtigerer Stelle einbringen können.

3. Einfache Arbeitsschritte beim digitalen Dokumenten-Management

Dass sich jedes digitale Dokumenten-Management um die Verarbeitung Ihrer Dokumente kümmert, steht außer Frage. Entscheidend ist jedoch, wie unkompliziert das abläuft. Eine zentrale und extrem wichtig Frage, die Sie sich bei der Auswahl Ihrer Dokumentenmanagement-Software stellen sollten, lautet deswegen: Was muss ein Mitarbeiter alles tun, um Dokumente digitalisieren bzw. bearbeiten zu können?

Bei der Beantwortung dieser Fragen sollte die Einfachheit ein relevanter Faktor sein. Denn je weniger ein Mitarbeiter für die digitale Bearbeitung der Dokumente tun muss und je schneller und einfacher ein Dokument genau an die richtige Stelle gelangt, umso besser. Bedeutet die DMS-Software nämlich weniger Arbeit, so fällt nicht nur die Umstellung auf das neue System leichter, sondern es wird auch von Mitarbeiterseite schneller akzeptiert.

Beispielhaft zeigen lässt sich das beim Thema Archivierung. Das lange Suchen von Dokumenten in den Tiefen eines Archivs kennt sicher jeder. Es kostet nicht nur Zeit, sondern meistens auch eine Menge Nerven. Da sich eine DMS-Software zeitsparend auf die Arbeitsprozesse im Unternehmen auswirken sollte, ist es wichtig, dass die verarbeiteten Dokumente nicht alle einzeln und aufwendig verschlagwortet werden müssen. Klar im Vorteil sind Sie hier mit einer Software, die Ihre Dokumente weitestgehend automatisch verschlagwortet. In Sachen Zeiteffizienz bietet das einen enormen Vorteil.

Lassen Sie sich deswegen bei der Auswahl Ihrer DMS-Software vom Anbieter unbedingt genau zeigen, welche Schritte beim Umgang mit der Software in Ihrem Arbeitsalltag nötig sind. Hier gilt: Weniger ist mehr!

4. Dokumente schnell und einfach wiederfinden

Um beim Thema Archivierung zu bleiben – bei allen verfügbaren Software-Lösungen gibt es große Unterschiede in Sachen Suchfunktion. Daher ist es wichtig, dass Sie im Vorfeld abklären, wie genau sich die Filter der Suchfunktion einstellen lassen und wie komplex oder verschachtelt die Suche angelegt sein darf. Je feiner die Suche gefiltert werden kann, desto besser ist es für Sie.

Ebenfalls vorteilhaft ist es, wenn Sie häufig benötigte Suchanfragen als Vorlage speichern können. So müssen Sie bei immer wiederkehrenden Suchen nicht jedes Mal aufs Neue alle Parameter eingeben, sondern haben diese mit wenigen Klicks verfügbar. Das spart ebenfalls eine Menge Zeit.

5. Rechtskonformität und Sicherheit

Wer seine Dokumente digital und automatisch managt, muss darauf achten, jedes Dokument gemäß rechtlicher und auch unternehmensinterner Anforderungen aufzubewahren. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verlorengehen darf. Konkret bedeutet das: Eine DMS-Software muss wirklich alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das auf eine DMS-Software setzt, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lässt sich eine nachträgliche und gegebenenfalls unberechtigte Veränderung der Dokumente verhindern.

Zudem muss die von Ihnen gewählte DMS-Software so programmierbar sein, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die Ihre Software-Lösung berücksichtigen muss.

Haben Sie diese fünf Tipps bei der Auswahl Ihrer DMS-Software im Kopf, so finden Sie garantiert die richtige Lösung – für ein schnelles und sicheres Arbeiten.