So profitieren Sie von der Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen Unternehmen, die langfristig wettbewerbs- und zukunftsfähig sein möchten, kommen heute um eines nicht herum: Agilität. Nur wer agil und flexibel handelt, kann auf lange Sicht am Markt bestehen. Leider gibt es nach wie vor einen Faktor, der viele Betriebe bei ihrem Ziel bremst – das Papier. Denn papierbasierte Prozesse verlangsamen die Produktivität eines Unternehmens. Doch mittels Workflow-Automatisierung lässt sich das ändern. Wie genau das funktioniert und in welchen Bereichen Workflow-Automatisierung Ihrem Unternehmen zu einer neuen Produktivität verhilft, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das goldene Zeitalter der Digitalisierung (endlich) richtig nutzen
Jedes Unternehmen hat mindestens in einer Abteilung mit häufig wiederkehrenden Aufgaben und täglich zu treffenden Entscheidungen zu tun. Nach wie vor setzen etliche Betriebe dabei auf papierbasierte Prozesse. Doch die Bearbeitung von Rechnungen, Krankmeldungen, Bewerbungen oder anderen Papierdokumenten ist umständlich und kostet viel Zeit. Das lässt sich ändern: mit einer Workflow-Automatisierung. Denn Routineaufgaben und alltägliche Entscheidungen lassen sich mit einer solchen Büroautomationslösung wesentlich schneller und einfacher erledigen. Lenken nämlich Workflows den Dokumenten- und Informationsfluss, haben die Mitarbeiter eines Unternehmens mehr Zeit für andere, produktivere Arbeiten.
Generell hilft die Workflow-Automatisierung dabei, manuelle, papierbasierte Arbeiten zu ersetzen. Alltägliche und wiederholt anfallende Arbeitsprozesse benötigen so keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft, und die Knowledge Worker eines Unternehmens sind von zeitraubenden Prozessen entlastet. In welchen Bereichen Workflow Management zu einer besonderen Steigerung der Produktivität beitragen kann, zeigen die folgenden vier Beispiele:
1. Workflow-Automatisierung in der Buchhaltungsabteilung
Rechnungen lesen, den Zuständigkeiten entsprechend weiterleiten, bearbeiten oder ablegen – das alles kostet viel Zeit, die hochgerechnet auf einen ganzen Arbeitstag regelrecht vergeudet wird. Doch gerade im Bereich des Rechnungswesens lässt sich diese wertvolle Zeit mittels Workflow-Automatisierung einsparen. Beispielhaft zeigen lässt sich das an einem typischen Fakturierungsvorgang.
Nicht automatisiert würde der Vorgang einer Rechnungsbearbeitung wie folgt aussehen: Eine Rechnung gelangt auf elektronischem Wege oder in Papierform in ein Unternehmen. Dann wird sie meist erst von der Person geprüft und freigegeben, die die Waren oder die Dienstleistungen bestellt hat. Im nächsten Schritt wird die Rechnung an die Führungsetage und das Finanzteam weitergeleitet – ein manueller, linearer Prozess, der sich endlos hinziehen kann. Wer jedoch auf eine Prozessautomatisierung setzt, kann den Vorgang massiv beschleunigen. Denn mithilfe der Büroautomation werden eingehende Rechnungen sofort digital erfasst, auf intelligente Weise indexiert, automatisch zur Freigabe weitergeleitet und im ERP-System verbucht. Menschliche Eingriffe bleiben dabei minimal. So verkürzt ein automatisierter Workflow den Fakturierungsvorgang von Wochen auf wenige Tage.
2. Workflow-Automatisierung in der Personalabteilung
Auch die Arbeit in der Personalabteilung eines Unternehmens dreht sich überwiegend um alltägliche Routineaufgaben. Einarbeitungen und Kündigungen, die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen oder das Bewerbermanagement kosten die Mitarbeiter viel Zeit – und bieten gleichzeitig ein großes Potenzial zur Workflow-Automatisierung. Digitale Workflows beschleunigen sämtliche Abläufe und eliminieren unnötige Arbeitsschritte. So verhindern sie mittels Standardisierung beispielsweise lange E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch langwierige Terminabsprachen. Die Workflow-Automatisierung hilft dabei, Meetings besser zu planen und zu organisieren. Das verschafft den Mitarbeitern zusätzliche Zeit, die sie gewinnbringend in andere Projekte investieren können. Für das Unternehmen bedeutet diese Zeitersparnis zudem eine erhebliche Kostenreduktion.
3. Audits besser durchführen mittels Workflow-Automatisierung
Eine lückenlose Dokumentenkontrolle auf belastbaren Prüfpfaden ist sicherlich der Traum eines jeden Auditors. Und es muss kein Traum bleiben – sofern Unternehmen Abstand nehmen vom Papier. Denn in Betrieben, die auf manuelle Prozesse und papierbasierte Daten angewiesen sind, entwickelt sich ein Audit schnell zu einem ausgewachsenen Albtraum. Und das für Auditor und Finanzbuchhaltung gleichermaßen. Denn von der zeitraubenden Suche nach Dokumenten in den Tiefen des Archivs und endlos langen Prüfverfahren sind alle betroffen. Wer hier allerdings auf Workflow-Automatisierung setzt, ist auf dem besten Weg zu lückenlosen, genauen und sicheren Audits.
Mittels Workflow-Automatisierung und einer intelligenten, digitalen Dokumentenmanagement-Lösung lassen sich interne sowie externe Audits einfach und schnell vorbereiten. Automatisierte Workflows erfassen mithilfe einfacher Abfragen relevante Daten und wandeln diese ganz einfach in digitale Informationen um, die sich jederzeit für den Auditor abrufen lassen. Verzögerungen und drohende Bußgelder gehören damit der Vergangenheit an. Darüber hinaus müssen insbesondere börsennotierte Unternehmen, die zur Einhaltung des Sarbanes-Oxley verpflichtet sind, engmaschig alle Zugriffsberechtigungen auf hochsensible Finanzdaten überwachen. Auch das lässt sich durch Workflow-Automatisierung umsetzen. So haben alle Abteilungen von Finanzwesen und Controlling über Personalwesen bis hin zur Beschaffung künftige Audits vollständig im Griff. Deswegen empfiehlt es sich, in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Workflow-Automatisierung zu investieren.
4. Mit Workflow-Automatisierung in die Cloud wechseln
Die Zukunft wettbewerbsfähiger Unternehmen liegt in der Cloud. Alte Technologien, wie zum Beispiel On-Premises-Lösungen, sind auf lange Sicht zu unflexibel und können die Anforderungen der Digitalisierung nicht zu einhundert Prozent erfüllen. Es gilt also, eine leistungsstarke Technologie zu finden, die sowohl sicher und kostengünstig als auch datenorientiert ist. Cloud-Services sind hier ein fester Bestandteil des technologischen Strategieplans – ausnahmslos und vor allem im Bereich der Workflow-Automatisierung.
So ist der Wandel der On-Premises-IT zu maßgeschneiderten Cloud-Services bereits das Technologie-Highlight des letzten Jahrzehnts. Neben einer einfachen Bereitstellung und Wartung sind es vor allem die Mitarbeiterorientierung und die nutzungsbasierten Kosten, mit denen Cloud-Services überzeugen. Hinzu kommt ein umfassendes Sicherheitskonzept, bei dem die Anbieter Skaleneffekte nutzen und ein Sicherheitssystem bereitstellen können, das weit über die Möglichkeiten eines einzelnen Unternehmens hinausgeht. Statt Patches zu verwalten, kann sich das firmeninterne IT-Team anderen, wichtigen Projekten, wie z.B. der Systemintegration, widmen. Hinzu kommt, dass die Nutzung von Workflow-Automatisierung in Verbindung mit Cloud-Services einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Inhalte ermöglicht. Das macht Unternehmen erst recht produktiv und agil.
Wer jedoch denkt, Workflow-Automatisierung meint die Ablösung des Menschen durch Maschinen, der liegt falsch. Im Gegenteil: Digitale, automatisierte Workflows sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht mehr um zeit- und nervenraubende Prozesse kümmern müssen, sondern endlich wirklich produktiv arbeiten können – für eine stärkere Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit des ganzen Unternehmens.
