Mauerbach
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Die Freigabe von Eingangsrechnungen ist Voraussetzung für effizientes Cash-Management, insbesondere für die Wahrung von Skontofristen. Der meist von Papierdokumenten gesteuerte Prozesse wird durch Abwesenheit von Verantwortlichen oder Fehlleitung der Belege oft behindert. Mitarbeiter verbringen kostbare Zeit mit Nachtverfolgung und halten Zahlungstermine nicht ein.
● formelle Rechnungsprüfung (z.B. Lieferdatum, Umsatzsteuer-Konformität)
● Mehrfachprüfung der Einzelposten und des Netto-, MWSt- und Gesamtbetrags
● Rahmenvereinbarungen und Sonderkonditionen
● Unkontrollierter Rechnungskontrolle- und Freigabeprozess
● Fotokopieren von Rechnungen
● Mehrfachablage in unterschiedlichen Abteilungen
● Dokumente bleiben liegen, sind nicht auffindbar oder verschwinden gar
● Skonto-Verluste durch lange Durchlaufzeiten
● teilweise Doppelbezahlungen von Rechnungen
● manuelle Überprüfung von Zahlungskonditionen
● Rückfragen aufwendig und nicht Dokumentiert
● Alle Rechnungen und relevanten Dokumente als Vorgang im Überblick
● Benachrichtigungsdienst informiert Anwender automatisiert
● alle arbeiten mit dem Original Beleg
● transparente Vorgänge mit Protokollierung und Historisierung
● Wiedervorlage
● Stellvertreter
● Mehrstufige Eskalationen
● Live Zugriff im Prozess auf Mesonic WinLine Daten zur Kontierung / Buchung
● Übergabe der Prozess Daten in die Mesonic Buchung
● Synchronisierung der Zahlungsvorschlagsliste
● Synchronisierung der gebuchten Zahlung
● Rechtesystem (Gruppen, Rollen, dynamisch wer am Vorgang beteiligt war)
Scannen
● Ein spezieller Posteingangsstempel wird auf das eingelangte Dokument angebracht
● Der Stapel wird gescannt und automatisch nach Belegen aufgeteilt
● automatische Bildverbesserung
● Datenkomprimierung bei PDF
● Postfächer werden überwacht
● die Anhänge der Emails werden abgeholt
Intelligentes Indexieren
● Belege werden nach dem Scannen analysiert
● Kopfdaten (Lieferant, Belegnummer, Datum, Betrag, ...) werden erkannt
● per Click werden unerkannte Belege vom Anwender trainiert
Archivieren
● Belege werden mit den relevanten Indexdaten archiviert
● automatischer Start des Workflows
Vorerfassen / Eingangsrechnungsbuch
● Der Vorgang wird mit den vor indexierten Daten gestartet
● Die UID Nummer dient zum ermitteln der Zahlungskonditionen aus dem
Mesonic Kontodaten Stamm
● Berechung der Fälligkeit und Skontofristen
● Vorerfassen der Kontierung
● Live Zugriff auf Mesonic Stammdaten (Konten, Kostenstellen, Kostenarten,
Steuerschlüssel, Zahlungskonditionen)
Verteilen zur Prüfung
● Verteilen des Vorganges an die Kostenstellenverantwortlichen
● lineare oder parallele Prüfung
● Zeitüberwachung der Bearbeitungsfrist
● Zeitüberwachung der Fälligkeitsfrist
● Urlaubsvertretung
● Rückfragen, Nachverfolgen, Kommentare beim Vorgang erfasst
● Übersicht aller Belege über Status und Verteilung
● Email mit Information und Direktlink eines neuen oder Zeit überschrittenen Beleges
Prüfen
● lineare oder parallele Prüfketten
● Ablehnung mit Begründung
● beliebige Dokumente an den Vorgang anhängen
● vollständige Vorgangsmappe mit Belegen wie Bestellung, Auftragsbestätigung
Lieferschein, Rechnung, Emails, Kalkulationen, Verträgen ...
● Wiedervorlage
Kostenstellen erfassen
● Aufteilung nach Kostenstellen
● live Zugriff auf Mesonic WinLine Kostenstellen
● Überprüfung der Summe der Kostenstellen Aufteilung und Rechnung
weiter Verteilen
● interne Rückfragen und Antworten
● weitere Verteilung nach Prüflimit für Vorgesetzte
● Info an Lohnverrechnung
● Nachverfolgen
Buchen in Mesonic
● Überleiten der erfassten Rechnungsdaten in Mesonic EXIM Schnittstelle
● Verbuchen des Beleges in Mesonic WinLine
● Direkt öffnen des Beleges per click in Mesonic WinLine
Zahllauf
● Erstellen der Zahlungsvorschlagsliste in Mesonic WinLine
● Synchronisieren der Vorgänge zur Zahlungsvorschlagsliste
● Kontrolle der Zahlungsvorschlagsliste
● Synchronisieren der Vorgänge mit Datum der gebuchten Zahlung
Protokoll
● Daten der Belege
● Durchlaufzeiten (Zustellung, bearbeitet)
● Rückfragen und Antworten
● Kommentare
● Infodialog für Controlling / Revision
Ablauf Logik
technisches Vorbereiten >
Verteilen > Prüfen Sachbearbeiter > Prüfen Verantwortlicher > Kontrollstelle > Prüfen Vorgesetzter > Kontrollstelle >
Fibu > ( Mesonic, Igel, Sage, dvo, ….)
Mandanten fähig
beliebige Buchungsmandanten können in einem Workflow abgebildet
Fibu Jahr / Buchungsperiode
Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen
– Konten (Soll, Haben)
– Kostenstelle
– Kostenart
– Kostenträger
– Steuercode
– Zahlkondition
Buchungen können auf offene Buchungsperioden eingeschränkt werden
Pro Mandant und Buchhalter separierte FiBu Stapel
Automatisches Verbuchen
Verteilung – Linear
Der Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt
Verteilung – Parallel
Verteilung nach Kostenaufteilung an Person mit Prüflimit
Verteilung nach Kostenaufteilung an Kostenstellen. Der Kostenstellen wird eine verantwortliche Person oder Gruppe zugewiesen.
Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.
Betragslimit für Prüfer
Ab einem bestimmten Betrag wird ein weiterer Vorgesetzter zur Prüfung angesteuert (Prüfer – Vorgesetzter – Vorstand)
4 Augen Prinzip
Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg ausgewählt
Kostenarten übersteuern Kostenstellen
Definierten Kostenarten übersteuern die Kostenstellen-Verantwortlichen mit alternativen Verantwortlichen
Portfolio Regelung
Die Standard Steuerung nach Kostenstellen wird übersteuert (interne Verrechnungen benötigen keinen Vorstand)
– Kreditoren Konten (Verbundene Unternehmen)
– Kostenarten
– Kombination von Kreditoren und Kostenarten
– Kombination von Kreditoren und Kostenträgern
– Kostenstellen
Vertreterregelung
Die Vertreter Regelung wird auch eingehalten wenn ein Vertreter bereits als Prüfer freigegeben hat.
Dubletten Kontrolle
Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.
Eingaben Validierung
Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.
Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler – als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.
Individualisierte Dialoge
Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die Anforderungen individualisiert werden
Automatisch ermittelte interne Belegnummer
Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt.
Vorgänge Aussteuern
Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System
und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.
Nachverfolgung
Alle Workflow Schritte können Sie mit entsprechenden Übersichten verfolgt werden.
Absolute Transparenz welcher Beleg von wem mit welchen Daten bearbeitet wird / wurde
Zeitstempel der Zustellung und Bearbeitung
Digitalte Beleginfo
In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden
Interne Kommunikation – Frage / Antwort
Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.
Zeitüberwachung
Eine Zeitüberwachung Informiert über Fälligkeiten der Bearbeitung und informiert via Email oder verteilt den Schritt neu.
Gemessen wir die Zeit der Zustellung an den Prüfer und die Endfälligkeit des Vorganges um möglichen Skonto- Verlust
aufzuzeigen.
Dokumente sammeln im Prüfprozess
Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden.
Elektronische Vorgangsmappe
Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung …)
Lückenlose Historisierung
Alle Schritte des Vorganges (Zeit der Zustellung und Zeit der Fertigstellung) sowie die Inhalte
der Dialoge werden lückenlos gespeichert. Dazu gehören auch die an Mesonic übertragenen Buchungssätze.
Buchhalterische Prüfung in Mesonic
Die Buchungslogik verbleibt in WinLine.
Die übertragenen Buchungssätze werden in Winline als Stapel eingelesen und verbucht.
Beleg Aufruf aus FiBu (Mesonic, Igel, Sage 100, dvo, …)
Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen integriert werden.
Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt.
Natürlich kann die Lösung auf Ihre persönlichen Wünsche angepasst werden. Ebenso wie Rechnungen können auch Kontoauszüge oder Barbelege gebucht werden.
Der Ausbau ist modular gestaltet, und kann individuell „mitwachsen“. Eine Mehrsprachigkeit ist möglich abhängig von den verwendeten JobRouter Lizenz.
Umgesetzt ist die Lösung als Web Anwendung.
– Web Anwendung
– JobRouter (JobTable, JobTimer)
– DocuWare (Cloud / onPremise)
– Datenträger Lösungsprozess
– Datenträger JobStart
– MS SQL Server
JobRouter
– JobSub
– JobShift
– JobSelect
– JobMultiLingual
– JobData
DocuWare
– Intelligent Indexing
– AutoIndex
– Connect to Outlook
Kofax
– Express Scan Client
Datenträger
– AutoStamp
– OutlookSync Kalender / Aufgaben
– OutlookWebUrl
– EMailRobot
– DateiActiveImport
Es können in der Regel alle FiBu Systeme eingebunden werden.
Fragen Sie uns gerne, ob wir Ihre FiBu schon realisiert haben.
