Mauerbach
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DocuWare für Rechnungsverarbeitung als vorkonfigurierte Cloud-Lösung automatisiert den gesamten Rechnungseingangsprozess. Die zentralen Schritte dabei sind: ·
Die einzelnen Schritte im Detail:
Wie werden Eingangsrechnungen in DocuWare erfasst?
Rechnungen lassen sich in DocuWare rasch und problemlos von einem mit dem Netzwerk verbundenen Scanner oder Multifunktionsdrucker, direkt aus dem E-Mail-Postfach (z.B. durch überwachte Ordner) oder per „Drag-and-Drop“ vom Desktop aus erfassen. DocuWare kann Rechnungen aus unterschiedlichen Quellformaten erfassen, z. B. PDF, TIFF, JPEG und anderen Grafikformaten sowie aus Textquellen wie etwa E-Mails.
Wie werden die Rechnungen archiviert und wie finde ich sie?
Vor der Ablage ins Rechnungsarchiv werden die Rechnungen nach vordefinierten Kriterien indexiert. Manuelle Eingaben sind dafür nicht notwendig. DocuWare Intelligent Indexing (eine maschinelle Lerntechnologie) liest relevante Rechnungsdaten wie etwa Lieferantenname, Lieferantennummer, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, ausgewiesene Umsatzsteuer und Bruttobetrag automatisiert aus jeder Rechnung aus. Wird eine Rechnung einmal nicht vollständig richtig ausgelesen, kann der Benutzer die richtigen Informationen auf der Rechnung markieren und die Indexierung auf diese einfache Weise korrigieren. Dies merkt sich die Lösung für künftige Rechnungen dieser Art. Der Vorgang dauert nur wenige Sekunden. Ist die Rechnung vollständig indexiert, wird sie mit einem Klick GoBD-konform und sicher archiviert. Über die ausgelesenen Indexbegriffe (z.B. Lieferantenname) ebenso wie über eine Volltextsuche können die Rechnungen jederzeit in Sekundenschnelle gefunden und aufgerufen werden.
Wie werden die Rechnungen sachlich geprüft?
DocuWare überprüft im ersten Schritt den Lieferantennamen auf der Rechnung mit den gespeicherten Lieferanten-Datensätzen in DocuWare – der Lieferantenstamm kann im Vorfeld komplett in DocuWare hinterlegt werden. Sind Skontokonditionen definiert, werden diese angewendet. Falls kein entsprechender Lieferant vorhanden ist, kann dieser direkt aus dem Prozess mit einem Formular automatisiert neu angelegt werden. Gleichzeitig wird geprüft, ob eine Rechnung bereits vorhanden ist, um doppelte Zahlungen ebenso wie das Risiko des Rechnungsbetrugs auszuschließen. Darüber hinaus stellt die Lösung die sachliche Rechnungsprüfung gemäß § 14 UStG sicher. Die Rechnungsdaten werden dabei auf Vollständigkeit sowie Richtigkeit geprüft.
Wie werden die Rechnungen fachlich geprüft und weiterverarbeitet?
Je nachdem, ob eine einfache Genehmigung in Ihrem Team ausreicht oder ein erweiterter Genehmigungsprozess unter Beteiligung von Kostenstellenverantwortlichen erforderlich ist, bietet die Lösung Konfigurationen für zwei unterschiedliche Freigabeworkflows, die Sie entsprechend Ihrer Anforderungen aktivieren können:
a) Einfache Freigabe (Besteller-Prüfung): Die Rechnung wird direkt vom Besteller geprüft und freigegeben.
b) Erweiterte Freigabe (Genehmigung je Kostenstelle): Die Rechnung wird mehreren Kostenstellenverantwortlichen zugewiesen, wobei der Rechnungsbetrag auf die unterschiedlichen Kostenstellen aufgeteilt werden kann.
Wie funktionieren die Genehmigungsprozesse genau?
Bestellerprüfung: Ist die einfache Freigabe gewünscht, wird die Rechnung automatisch an den Besteller zur Genehmigung weitergeleitet und er sieht sie als Aufgabe in seiner Aufgabenliste. Er gibt die Rechnung frei und kann auch bereits die Kontierung vornehmen. Nach seiner Freigabe wird die Rechnung zur Buchung übergeben, ganz ohne manuellen Eingriff.
Genehmigung je Kostenstelle: Das System weist die Rechnung nach Ihren Vorgaben den verschiedenen Kostenstellenverantwortlichen zu, wobei der Rechnungsbetrag auf die unterschiedlichen Kostenstellen aufgeteilt werden kann. Auch hier wird in einem automatischen Vorgang der zugewiesene Entscheider benachrichtigt und sieht die ausstehende Rechnung in seiner Aufgabenliste. Wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig bearbeitet wird, leitet DocuWare die Aufgabe an einen festgelegten Vertreter für die Kostenstelle weiter. Für alle an der Rechnungsprüfung beteiligten Mitarbeiter können im Vorfeld Berechtigungsstufen und maximale Genehmigungsbeträge hinterlegt werden. Verweigert mindestens ein Verantwortlicher die Freigabe, wird die Rechnung zurück an die Buchhaltung zur individuellen Prüfung gegeben. Selbstverständlich unterstützt die Lösung auch die Ausnahmen. Sollte z.B. eine Rechnung abgelehnt oder neu angefordert werden, profitieren Sie von automatischen E-Mails an den Lieferanten. Alle Rechnungen werden final von den dafür verantwortlichen Mitarbeitern geprüft.
Wie werden die Rechnungen an die Buchhaltung übergeben?
Im DocuWare-Workflow werden während des gesamten Prozesses Transaktionsdaten erfasst. Sobald die Verarbeitung der Rechnung abgeschlossen ist, können diese Daten heruntergeladen und an Ihr ERP-System übergeben werden. Darüber hinaus erzeugt das System automatisch täglich einen Buchungsstapel aus Buchungssätzen der abgeschlossenen Rechnungen im standardisierten Übergabeformat gemäß DATEV zur Übergabe an Ihr ERP-System. Eine manuelle Erfassung entfällt daher auch an dieser Stelle. Optional wird die Zahlung abschließend in DocuWare bestätigt und mit dem Zahldatum eingetragen. Falls Sie keinen Buchungsstapel brauchen, kann die Erzeugung deaktiviert werden.
DocuWare hat weltweit über 12.000 Kunden. Mehr als die Hälfte von ihnen nutzen DocuWare vor allem in den verschiedenen Bereichen der Finanzverwaltung – in der Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Verwaltung von Personalakten oder in der Vertragsverwaltung. Die vorkonfigurierte Cloud-Lösung DocuWare für Rechnungsverarbeitung ist eine Best-Practice-Lösung, die auf Basis jahrelanger Erfahrung in der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung in hunderten Unternehmen entwickelt wurde. Die Lösung eignet sich für alle Buchhaltungsteams, die ihre Eingangsrechnungsverarbeitung schnell, kosteneffizient und ohne Spezialanforderungen automatisieren möchten
DocuWare für Rechnungsverarbeitung nutzt DocuWare Cloud als Plattform und basiert auf den entsprechenden DocuWare Cloud Lizenzmodellen, die Benutzer und Speicher wie folgt definieren:
Benutzer und Speicher können jederzeit flexibel skaliert werden.
Ja. Die vorkonfigurierte Lösung DocuWare für Rechnungsverarbeitung ist ein vorkonfiguriertes DocuWare Cloud System. Somit erhalten Sie den vollen Funktionsumfang ebenso wie die Sicherheit, Skalierbarkeit und Flexibilität von DocuWare Cloud. Profile, Workflows, Einstellungen usw. sind bereits eingerichtet und können sofort verwendet werden. DocuWare Cloud wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt, die mit der Microsoft Azure-Infrastruktur auf der öffentlichen Cloud aufsetzt. DocuWare ist für Unternehmen, bei denen eine Bereitstellung im eigenen Rechenzentrum erforderlich ist, auch als On-Premises-Lösung verfügbar. Die Workflows und Vorlagen für die Rechnungsverarbeitung müssen dann jedoch durch DocuWare Professional Services individuell konfiguriert werden. Außerdem werden auch Hybridlösungen mit Cloud- und On-Premises-Elementen unterstützt.
DocuWare für Rechnungsverarbeitung wird für Sie vom DatenTräger Team eingerichtet. Da es sich bei DocuWare für Rechnungsverarbeitung um ein vorkonfiguriertes DocuWare Cloud System handelt, bietet Ihnen die Lösung das Beste aus zwei Welten: eine hochflexible Cloud-Plattform, die immer verfügbar ist (ohne lokales Rechenzentrum und lange IT-Vorlaufzeiten), kombiniert mit vorkonfigurierten und sofort einsatzbereiten Best-Practice-Workflows für die Rechnungsverarbeitung und -archivierung. Die Bereitstellung dauert anstelle von Wochen nur wenige Tage.
Im Gegensatz zu anderen Lösungen sind die Preisstufen bei DocuWare Cloud nicht nach Funktionsumfang gestaffelt. Auch mit der vorkonfigurierten Lösung DocuWare für Rechnungsverarbeitung erhalten Sie den vollen Funktionsumfang von DocuWare Cloud. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob diese oder jene Funktion enthalten ist oder nicht, denn alle Funktionen sind vom ersten Tag an für Sie freigeschaltet und verfügbar. So können Sie die Nutzung von DocuWare für Rechnungsverarbeitung voll und ganz auf Ihre geschäftlichen Bedürfnisse abstimmen und bei Bedarf erweitern.
DocuWare für Rechnungsverarbeitung ist flexibel. Wenn Sie möchten, können Sie auch klein anfangen – z.B. zuerst nur Eingangsrechnungen digitalisieren und archivieren – und die Lösung erst nach und nach erweitern.
DocuWare für Rechnungsverarbeitung eignet sich hervorragend zur effizienten Vorbereitung aller erforderlichen Unterlagen für Audits und Buchprüfungen. Alle Rechnungen sind mit wenigen Klicks auffindbar und von Prüfern und Auditoren leicht zu handhaben. Sie lassen sich nach Lieferanten, Betrag, Rechnungsdatum und anderen Informationen durchsuchen. Alle Bearbeitungsschritte sind transparent und leicht nachvollziehbar. Wenn Sie DocuWare in Ihre Finanzanwendung integriert haben, können Sie auch von dort aus direkt auf die Rechnungen zugreifen.
Die vorkonfigurierte DocuWare-Lösung für die Rechnungsverarbeitung kann in drei Tagen oder schneller bereitgestellt werden, je nach Komplexität der Implementierung und einschließlich Nutzerschulung. In unseren Konfigurationshinweisen sind die Implementierungsschritte festgehalten. Nutzer, Rollen und nicht Workflow-bezogene Felder lassen sich einfach ändern. Wir führen Installation und Schulung aus der Ferne durch, um Unterbrechungen in Ihrem Unternehmen auf ein Minimum zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz und Produktivität Ihrer Buchhaltungsabteilung in wenigen Tagen zu steigern. Die Anwender können mit jedem Standard-Webbrowser auf das DocuWare-System zugreifen – einfach anmelden und loslegen.
Ja. Sie können aus Ihrer Finanzanwendung auf Ihre in DocuWare archivierten Rechnungen zugreifen, wenn Sie ADDISON, DATEV, Sage, Microsoft Dynamics, SAP Business One oder eine andere Buchhaltungssoftware verwenden, bei denen die Integration möglich ist. Über 12.000 Kunden in 90 Ländern haben DocuWare bereits erfolgreich integriert – und zwar in über 500 individuelle Anwendungen. Wir bieten zuverlässige Integrationsmethoden, vom einfachen „Point-and-Click“ bis hin zur tiefen API-Einbettung. Darüber hinaus sind spezielle Konnektoren für SAP, Outlook und weitere Anwendungen verfügbar.
Ja. DocuWare schützt Ihre Daten auf mehreren Ebenen.
Bei DocuWare ist Sicherheit oberstes Gebot und ist nicht verhandelbar.
DocuWare für Rechnungsverarbeitung nutzt DocuWare Cloud als Plattform und bietet vorkonfigurierte Workflows, Profile und Einstellungen, damit Sie die Lösung schnell und einfach bereitstellen können.
DocuWare Cloud ist in folgenden Lizenzmodellen verfügbar:
Für die vorkonfigurierte Lösung fallen keine zusätzlichen Kosten an. Der Preis richtet sich nach Ihrem Lizenzmodell und danach, ob Sie sich für einen Jahres- oder Mehrjahresvertrag entscheiden. Darüber hinaus ist entscheidend, in welchem Umfang Professional Services in Anspruch genommen werden, um die Lösung erfolgreich für Sie bereitzustellen.
Bitte kontaktieren Sie uns ganz unverbindlich, um ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot für ein Dokumentenmanagement zu erhalten.
Kontaktieren Sie uns gerne und wir zeigen Ihnen DocuWare für Rechnungsverarbeitung unverbindlich in einer kostenlosen Web-Präsentation. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, die Lösung 30 Tage lang kostenlos testen, gerne bereits ganz real mit eigenen Daten.
Antworten auf Fragen rund um die Anwendung der Lösung finden Sie in unseren Tutorial Videos an und erhalten detaillierten Einblick, wie die Lösung funktioniert.
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