Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Ein Leitfaden.

Reibungslose Arbeitsabläufe wünscht sich jedes Unternehmen. Je schneller, unkomplizierter und fehlerfreier die Mitarbeiter arbeiten, umso effizienter läuft am Ende der ganze Betrieb. Auf dem richtigen Weg ist, wer auf die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse setzt. Denn damit zusammen hängt ein digitales Workflow Management und das ist die Voraussetzung für effiziente betriebliche Arbeitsprozesse. Wie Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse am besten umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.


Digitalisierung und Prozess-Management – das sind die großen Vorteile

Das richtige Prozess-Management ist das Geheimnis einer erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Prozess-Management meint dabei alle Abläufe und Vorgänge rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse aller zusammenhängenden Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens, also aller Geschäftsprozesse. Diese können von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Inhalte und Schwerpunkte haben. Dabei profitieren gerade die Abteilungen eines Unternehmens von der Digitalisierung, die sich mit den zentralen Aufgaben beschäftigen. Das sind in erster Linie Buchhaltungs- und Personalabteilungen. Diese haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, gestaltet dies ihre alltägliche Arbeit doch wesentlich schneller und einfacher.

Als Folge zunehmender Digitalisierung haben Unternehmen in allen Branchen mit einer stetig steigenden Menge an täglich zu verarbeitenden Daten umzugehen. Gleichzeitig müssen sie immer ein Augenmerk auf den Wettbewerb legen, um nicht den Anschluss an den Markt zu verpassen und um weiterhin oben mitmischen zu können. Darum ist es für jedes Unternehmen essenziell, ein intelligentes System zur Organisation und Bearbeitung von Dokumenten und den dazugehörigen Arbeitsabläufen zu haben. Nur so lassen sich letztere effizient und effektiv planen sowie umsetzen. Doch für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse kommt es maßgeblich auf die gewählte Software für Ihr Prozess-Management sowie den richtigen Anbieter an.

Schritt für Schritt zum digitalen Prozess-Management

Während die gute alte Hauspost langsam, aber sicher ihren Rückzug aus den Unternehmen der heutigen Zeit antritt, ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse auf dem Vormarsch. Damit die digitale Transformation funktioniert und Sie ab Tag eins nach Implementierung von Ihrem Prozess-Management profitieren, sollten Sie unbedingt die folgenden Schritte beachten:

1. Durchleuchten Sie Ihr Unternehmen von oben bis unten

Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse umzusetzen bedeutet zugleich, Abschied zu nehmen – und zwar vom Papier. Denn das ist heutzutage ein wirklich unangenehmer Zeitgenosse, kostet papierbasiertes Arbeiten doch eine Menge an Arbeitszeit und Geld. Wer jedoch so weit wie möglich auf Papier verzichtet und die manuelle, fehleranfällige Bearbeitung durch automatisierte und damit schnelle sowie anpassungsfähige Prozesse ersetzt, hat das Erfolgsrezept für mehr Effizienz gefunden. So können sich Ihre Mitarbeiter wieder mehr auf wesentliche Aufgaben konzentrieren und den Fokus ihrer Arbeit auf strategische und gewinnbringende Projekte richten. Ein effizientes Prozess-Management bedeutet nämlich auch, dass Sie alle Scans, Office-Dateien, Mails sowie sämtliche andere Dokumente in nur einem einzigen sicheren, durchsuchbaren, elektronischen Archiv kombinieren und aufbewahren können – eine automatische Verschlagwortung zur besseren Auffindbarkeit inklusive.

Doch damit Sie so weit wie möglich auf Papier verzichten können, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über alle Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen verschaffen und diese im Idealfall genau dokumentieren. So sehen Sie genau, an welchen Stellen manuelle Arbeiten die Effizienz Ihres Betriebs bremsen. Auf dieser Grundlage können Sie dann definieren, wo automatisierte Geschäftsprozesse das Ruder übernehmen sollen. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich zudem einen Überblick über Ihr Papier-Archiv verschaffen und alles digitalisieren, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital und auf nur einem Server gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System.

2. Nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS)

Geschäftsprozesse automatisieren lohnt sich und kann Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.

Gleiches gilt für die Personalabteilung. Hier dreht sich alles um die wichtigste Ressource, die Ihr Betrieb besitzt: die Mitarbeiter. Ohne diese würden kein Prozess und keine Produktion funktionieren. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um die Klassiker der administrativen Routinearbeit, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Zeiterfassungen, als auch um strategische Aufgaben, wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, die in jedem Fall sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert sein müssen – Geschäftsprozesse, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung bieten.

3. Wählen Sie Cloud-basierte Systeme

Gerade, wenn es um die Verarbeitung und Speicherung der wachsenden Datenmenge innerhalb eines Unternehmens geht, profitieren Sie in Bezug auf die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und das Prozess-Management ganz entscheidend von Cloud-Lösungen. Denn Cloud Services sind die Zukunft aller Unternehmen, die schnell, agil und flexibel auf Marktgeschehnisse reagieren wollen. Deswegen sollten Sie bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens auf jeden Fall an Cloud-Lösungen denken. Als komplett digitale Plattform zur Datenspeicherung ermöglichen diese ihren Nutzern den Verzicht auf zusätzliche Hardware. Die Zeiten von externen Festplatten, die unnötig Kosten verursachen und Platz beanspruchen, sind damit vorbei. Wer seine Daten in der Cloud speichert, profitiert von einem unbegrenzt skalierbaren Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern lässt. Doch das ist längst nicht alles. Etliche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht.

Hinzu kommt der Sicherheitsfaktor, der bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse extrem wichtig ist. Auch hier können Cloud-Lösungen entscheidend weiterhelfen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Dokumente einsehen kann. Zudem hosten diese ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören ebenfalls regelmäßige Backups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für elektronische Rechnungen.

Langwierig oder kurzfristig – so sollte die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ablaufen

Haben Sie die ersten drei Schritte gemacht, so haben Sie die wichtigste Basis zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und zu einem gelungenen Prozess-Management gemacht. Denn beides erfordert heute längst keine langwierige und schwere Planung mehr. In kürzester Zeit implementiert, schafft die richtige Software für das Prozess-Management produktive Geschäftsprozesse, von denen Ihr gesamtes Unternehmen nur profitieren kann. Kostensparend, effizient und flexibel können Sie so den Anforderungen des digitalen Zeitalters standhalten und sich gleichzeitig gegen den Wettbewerb behaupten. Wichtig ist dabei nur, dass Sie wirklich alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten in die digitale Transformation einbeziehen. Denn je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung.

Digitale Dokumentenablage – ein großer Schritt zu mehr Effizienz

Auch wenn Sie bisher nur in Großunternehmen Standard ist: Der Einsatz einer digitalen Dokumentenablage lohnt sich für Unternehmen und Organisationen aller Art und jeder Größe.

Digitales Dokumentenmanagement leistet einen großen Beitrag bei der Verbesserung und Erleichterung aller internen Abläufe, aber auch bei der Optimierung der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Denn eine digitale Dokumentenablage ist weit mehr als die simple Speicherung digitaler Dateien in einem klassischen Filesystem. Es handelt sich dabei um eine zentrale digitale Ablage für alle Dateien und Dokumente des Unternehmens, organisiert durch eine Dokumentenmanagement-Software (DMS).

Die digitale Dokumentenablage ermöglicht nicht nur das einfache und schnelle Auffinden von Daten, sondern auch die Versionierung von Dokumenten und deren rechtssichere Aufbewahrung. Die digitale Dokumentenablage sorgt für einen zusätzlichen Effizienzschub, sobald Dokumenten-bezogene Prozesse wie der Rechnungseingang oder das Bewerbermanagement durch Workflows automatisiert werden. So wird eine Rechnung beispielsweise nach der Bearbeitung durch Kollegen A zur Prüfung direkt an Kollegen B weitergeleitet, der zusätzlich noch in einer Aufgabe mitgeteilt bekommt, was er nun genau zu prüfen hat und bis wann.

Abschied nehmen vom Papier

Mittels Collaboration lässt sich zusätzlich Zeit sparen, indem ein Team gemeinsam an einem Dokument arbeiten und in Echtzeit sehen kann, welche Korrektur ein Kollege in dem Moment vornimmt. Muss der Kollege – bevor die anderen weitermachen können – in Ruhe etwas überarbeiten, kann er per Checkout das Dokument so lange für sich exklusiv haben, bis er die Bearbeitung abgeschlossen hat. Das verhindert, dass die Kollegen mit unfertigen Passagen weiterarbeiten.

Wer die digitale Transformation erfolgreich gestalten will, muss also Abschied nehmen. Abschied von eingespielten manuellen Prozessen, Abschied vom geduldigen Papier. Denn auf lange Sicht führt an automatisierten Workflows auf Basis einer digitalen Dokumentenablage kein Weg vorbei. Workflows, die über eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) bereitgestellt werden – wahlweise noch On-Premises im eigenen Rechenzentrum, im Outsourcing bei einem Dienstleister oder zeitgemäß aus der DMS Cloud, was immer populärer wird. Die innovativen DMS-Anbieter präferieren daher inzwischen ganz offensichtlich einen „Cloud First“-Ansatz.

Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen.

Das Organisieren aller wichtigen Informationen und Unterlagen in der digitalen Dokumentenablage bietet klare Vorteile

Von den zahlreichen DMS-Vorteilen profitieren letztlich alle Abteilungen eines Unternehmens im Tagesgeschäft. Suchzeiten reduzieren sich deutlich, da die Dokumente schnell gefunden werden können. Informationen in Dokumenten, die im DMS gespeichert sind, stehen ortsunabhängig bereit – und das natürlich auch unterwegs oder im Homeoffice. Für das Unternehmen insgesamt bringt die digitale Dokumentenablage neben dem schnellen Informationszugriff und den optimierten Arbeits-Workflows vor allem mehr Flexibilität und Transparenz, Fortschritte mit Blick auf Compliance und Risikominimierung, verbesserte Kundenbeziehungen und last not least eine positive Ökobilanz.

Weil mit einer Dokumentenverwaltungssoftware nicht nur digitale Dokumente abgelegt werden können, sondern sich auch Daten aus Papierdokumenten nach der Digitalisierung am Scanner mittels Texterkennung integrieren lassen, macht die Verwendung eines DMS die Papierablage überflüssig. Hinzu kommt, dass die Daten automatisch in andere Anwendungen des Unternehmens integriert werden können, zum Beispiel in das ERP, CRM oder die Buchhaltungssoftware. Nicht zuletzt erhöht sich durch die digitale Dokumentenverwaltung die Kundenzufriedenheit, da der Service durch schnellere Reaktionszeiten ebenfalls verbessert wird.

Rechtskonformität und Sicherheit

Alle Unternehmen sind verpflichtet, sich bei der Dokumentenverarbeitung und -archivierung an die jeweils geltenden nationalen und internationalen rechtlichen Vorgaben zu halten. Dazu ist eine ausreichende Dokumentation nötig. Rechnungen, Personalakten, Patente und Verträge sind sensible rechtliche Angelegenheiten, die es adäquat zu handhaben gilt. Granulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff zu sensiblen Dokumenten erhalten und diese auch bearbeiten können. Die Versionierungsfunktion dokumentiert, wer wann was verändert hat.

Alle Unterlagen werden in dem DMS inklusive aller Versionen und Änderungen dokumentiert und fristgerecht aufbewahrt, Rechnungen beispielsweise über die vom Finanzminister geforderten zehn Jahre. Nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist werden Dokumente automatisch gelöscht. Verträge beispielsweise dürfen nicht einfach verändert werden. Sollte das doch einmal irrtümlich geschehen, enthält jedes gute DMS für diesen Fall ein Wiederherstellungssystem, mit dem sich ältere Versionen einen Dokuments rekonstruieren lassen.

Wer seine Dokumente digital und automatisch managt, muss darauf achten, jedes Dokument gemäß der rechtlichen und unternehmensinternen Vorschriften aufzubewahren – Stichwort Compliance. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins digitale Archiv verlorengehen darf – und darin erst recht nicht. Eine DMS-Software muss wirklich alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt.

Ein Unternehmen, das auf eine DMS-Software setzt, muss garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf das digitale Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz die Befugnis, alle relevanten Unterlagen anzusehen und auszuwerten; dazu gehören auch die Protokolle jeder Veränderung im Archiv und die Verfahrensdokumentation. Die wichtigsten Regelungen haben wir in einem Beitrag zur elektronischen Archivierung für Sie zusammengestellt.

Mit einer digitalen Dokumentenablage die GoBD im Blick behalten

Legt man beispielsweise die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zugrunde, die seit Anfang 2017 in Deutschland für steuerlich relevante Dokumente gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:

  • Im Original
  • Unverlier- und unveränderbar
  • Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
  • Maschinell auswertbar

Zudem muss die DMS-Software natürlich auch alle Sicherheitsbestimmungen erfüllen können. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage.

Auf dem Weg zur digitalen Dokumentenablage sind viele große und kleine Schritte notwendig

Es gilt, eine konsistente Datei-Verzeichnisstruktur zu erstellen, Namenskonventionen und Regeln für das Erstellen von Metadaten festzulegen, Zugriffsberechtigungen und Zugriffsregeln zu definieren, die vorhandene Papierablage aufzuräumen, dann zu digitalisieren und dabei die neue digitale Ablagestruktur anwenden.

Ist die digitale Dokumentenablage erst einmal etabliert, werden sukzessive die wichtigen IT-Systeme und -Anwendungen angebunden und entsprechende Workflows aufgesetzt, um Automatismen zu schaffen. Natürlich muss parallel die Belegschaft im Umgang mit dem DMS geschult werden und für die regelmäßige Qualitätssicherung bzw. Optimierung der neuen DMS-Software muss gesorgt sein. Weil deren Einführung im Normalfall eine Einmalaktion ist, empfiehlt es sich, prozessunterstützend erfahrene DMS-Experten zu Rate zu ziehen – sei es der Hersteller selbst, ein spezialisierter Dienstleister oder ein DMS-Berater.

Ergänzend gibt es zahlreiche Checklisten, die eine Übersicht über diese vielen Maßnahmen schaffen und beim Aufbau einer zielführenden Roadmap für das DMS-Projekt helfen. Beispielsweise seien hier genannt:

So gerüstet, sollten sich zeitraubende Um- und Irrwege bei der Auswahl und Einführung der digitalen Dokumentenablage-Software vermeiden lassen. Das E-Book „Papierlos in 90 Tagen“ beispielsweise zeigt Schritt für Schritt anhand bewährter Methoden auf, wie sich das Unternehmen in nur drei Monaten digitalisieren lässt – vom ersten Konzept bis zur finalen Inbetriebnahme.

Prozessautomatisierung: Essenzieller Teil Ihrer Digitalisierungsstrategie

Für jedes modern aufgestellte Unternehmen gibt es mittlerweile keinen Zweifel mehr daran, dass die Zukunft der Prozessautomatisierung gehört. Dank entsprechender Softwarelösungen können strukturierte Abläufe im Betrieb deutlich schneller und präziser umgesetzt werden. Für permanent identisch ablaufende und fehleranfällige Prozesse ergeben sich durch eine Prozessautomatisierung effizientere und ressourcenschonende Lösungen, die der Unternehmensführung wie den Mitarbeitern gleichermaßen zugutekommen. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich fehlerfrei und kostengünstig erledigen, unternehmerische Optimierungspotenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit schnell umsetzen.

Automatisierungsprozesse administrativer Aufgaben, oft auch als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet, können eine ineffiziente Verwaltungsspirale durchbrechen und bislang vergeudete Kapazitäten freisetzen. Mehrere Untersuchungen haben aufgezeigt, dass viele Betriebe in Deutschland bei der Business Process Automation und beim Einsatz entsprechender Software-Bots noch ganz am Anfang stehen oder sich mit der Thematik noch gar nicht näher auseinandergesetzt haben. Zwar kommen deutlich positiverer Signale aus den Organisationen in jüngster Zeit, trotzdem gibt es in diesem Bereich nach wie vor eine Menge Luft nach oben.

Wie auch Sie Ihr Unternehmen jetzt mit einer durchdachten und individuell implementierten Prozessautomatisierung fit für die digitale Zukunft machen, um auch künftig erfolgreich am Markt agieren zu können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Übersicht:

  • Was ist Prozessautomatisierung?
  • Wie profitieren Unternehmen von Prozessautomatisierungen?
  • Alle Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen
  • Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren
  • Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Was ist Prozessautomatisierung?

Beginnen wir mit der Definition der Prozessautomatisierung: Der vom lateinischen Wort „procedere“ abgeleitete Begriff Prozess beschreibt ein dynamisches Vorgehen, ein Geschehen. In Verbindung mit einem auf technischen Abläufen basierenden System bewirkt dieser Prozess eine Veränderung des Zustands materieller Devices, von Energien oder Informationen. Dabei wird also eine Anfangsgegebenheit überführt in eine Endgegebenheit.

Bei einer Prozessautomatisierung werden selbständig arbeitende technische Systeme eingesetzt mit dem Ziel, Vorgänge mit Hilfe entsprechender Informationsverarbeitungseinheiten zu digitalisieren und damit eben zu automatisieren. Die Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen aber nicht nur, manuelle Aufgaben zu automatisieren, sondern auch überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren. In der Phase der Vorabdefinition der notwendigen Schritte, sind einige wichtige Überlegungen erforderlich. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten.

Unter einem Unternehmens-internen Prozess sind demnach auch zusammenhängende oder sich gegenseitig beeinflussende Tätigkeiten innerhalb eines Betriebs zu verstehen, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen.

Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon auch diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch immer auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei wird in den meisten Fällen viel Zeit und Geld verloren – was sich mittels digitaler Prozessautomatisierung vermeiden lässt.

Wie profitieren Unternehmen von Prozessautomatisierungen?

Während der Analyse der innerhalb des Unternehmens bereits bestehenden Prozesse gilt es, eng mit den Fachabteilungen zusammenzuarbeiten, um die Optimierungspotenziale, die sich aus neuen oder erweiterten Prozessautomatisierungen ergeben können, zu definieren. Zur Automatisierung von Abläufen eignen sich insbesondere zyklische Prozesse mit regelbasierten Entscheidungskriterien und gleichbleibenden Informationsgrundlagen. Auch Vorgänge mit einer gesteigerten Fehleranfälligkeit, einem hohen manuellen Arbeitsquotienten oder einer langfristigen Produktionszeit mit prognostiziert geringen Kalibrierungen bieten sich für die Implementierung von Prozessautomatisierungen an.

Zu den sich aus digitalen Automatisierungsprozessen ergebenden unternehmerischen Vorteilen gehören unter anderem:

  • Eine Steigerung der Prozess-basierten Produktivität und Geschwindigkeit
  • Gewinnsteigernde Optimierung der Personal-Ressourcen
  • Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Reduzierung potenzieller Fehlerraten
  • Kumulation der Produktivitätsphasen ohne personelle Urlaubs- oder Krankheitszeiten
  • Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Herstellung der Transparenz für Audits

So erzeugt eine durchdachte digitale Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen für die Unternehmensführung und die Mitarbeiter und damit für strategische Konzepte und gewinnbringende Prozesse. Alle Mitarbeiter können ihre individuellen Talente und Qualitäten besser für das Unternehmen nutzen, indem sie sich auf punktuelle und divergente Aufgaben konzentrieren anstatt auf sich permanent wiederholende Vorgänge, die sich auch von einer Prozessautomatisierung umsetzen lassen. So eröffnen sich ganz neue Werte- und Wachstumschancen für ein Unternehmen.

Aber auch der Datenschutz ist beim Thema Prozessautomatisierung natürlich von hoher Relevanz. So garantiert etwa ein automatisierter Rechnungsworkflow eine Maximierung der Datensicherheit. Daten werden in digitalisiert automatisierten Vorgängen nicht nur vollständig, fehlerfrei und sicher erfasst – vertrauliche Informationen gelangen außerdem auch nur an die Mitarbeiter, die über eine Befugnis für die jeweilige Datenverarbeitung verfügen. Auch die automatisierte Überprüfung und Protokollierung von Vorgängen trägt zu einem höchstmöglichen Datenschutz bei.

Nicht zuletzt werden gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungspflichten von Daten sowie die Datenschutzrichtlinien der DSGVO oder der GoBD ohne fehleranfälligen manuellen Aufwand sichergestellt. Sie haben permanent einen perfekten Überblick über Ihr Business und sind dank hoher Transparenz auch für Betriebsprüfungen jederzeit bestens vorbereitet.

Alle Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen

Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Im alltäglich anfallenden Papierwust hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, drohen Ihrem Unternehmen nun Mahnkosten und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das kann zwar passieren, ist jedoch ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass sich durch Prozessautomatisierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) schnell, einfach und sicher umgehen lässt.

Ein intelligentes DMS oder ECM sorgen zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.

In Sachen Betriebsprüfungen kann die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder ebenfalls vermeiden.

Wie bereits erwähnt, unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen außerdem dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist somit ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Für die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung ergeben sich also erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier nämlich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt.

Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert – und das ab dem ersten Tag der implementierten Prozessautomatisierung.

Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Betrieb, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet.

Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort sicher zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den digitalen Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.

Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Studien zeigen, dass viele Unternehmen sich aller Vorteile zum Trotz noch immer scheuen, ihre Prozesse durch Workflow Management  gänzlich zu automatisieren. Hierfür gibt es mehrere Gründe, die sich jedoch schnell widerlegen lassen. Zum einen ist es in vielen Fällen die geringe Größe eines Unternehmens, die Verantwortliche abschreckt, eine umfassende Prozessautomatisierung durchzusetzen. Dabei lohnt es sich bereits für kleine Unternehmen, alltägliche Arbeiten mittels DMS oder ECM zu erledigen.

Zwar steht auf der einen Seite die Investition für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen.

Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte und digitalisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen in Zeiten von New Work viel Wert auf die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.

Und auch für Sie als Unternehmer liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.

Fazit

Selbst für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt es sich also ganz zweifellos, primär wiederkehrende Abläufe im Daily Business über eine Prozessautomatisierung zu optimieren. Betriebskosten lassen sich im Zuge dieses Bereichs der digitalen Transformation minimieren, sich wiederholende Aktionen können deutlich effizienter gestaltet, Fehlerquellen vermieden werden. Prozessbezogene Daten werden überwacht und verwaltet, Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten maximiert sowie die Compliance sichergestellt. Die oft artikulierte Furcht davor, dass die menschliche Arbeitskraft durch den Einsatz von Prozessautomatisierung überflüssig werden könnte, ist dabei übrigens unbegründet. Denn für die Mitarbeiter werden dank Investitionen in die Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen frei, die sie anstatt in monotone und ständig wiederkehrende Aufgaben besser in kreative oder strategische Überlegungen zum gesunden Wachstum ihres Unternehmens investieren können.

Komplexe Gesetzestexte einfach erklärt

Um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren, müssen Unternehmen zahlreiche gesetzliche Bestimmungen einhalten. Dazu gehören unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. Manche Unternehmen schrecken jedoch vor komplexen Gesetzestexten zurück und scheuen deshalb die Einführung eines ECM-Systems. Dabei sind die wichtigsten Regelungen schnell erklärt.

Der neue Leitfaden des Digitalverbands Bitkom „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ erläutert in zehn einfachen Sätzen die wichtigsten Regelungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und gibt Ratschläge für die digitale Archivierung in Unternehmen:

  1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
  2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten. Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Weitere aktuelle Publikationen zur elektronischen Archivierung:

  • GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme
  • 10 Merksätze für elektronische Rechnungen

 

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

Prozesse digitalisieren im Mittelstand Tipps und Beispiele aus der Praxis

Für jedes modern aufgestellte Unternehmen gibt es mittlerweile keinen Zweifel mehr daran, dass die Zukunft der Prozessautomatisierung gehört. Dank entsprechender Softwarelösungen können strukturierte Abläufe im Betrieb deutlich schneller und präziser umgesetzt werden. Für permanent identisch ablaufende und fehleranfällige Prozesse ergeben sich durch eine Prozessautomatisierung effizientere und ressourcenschonende Lösungen, die der Unternehmensführung wie den Mitarbeitern gleichermaßen zugutekommen. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich fehlerfrei und kostengünstig erledigen, unternehmerische Optimierungspotenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit schnell umsetzen.

Automatisierungsprozesse administrativer Aufgaben, oft auch als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet, können eine ineffiziente Verwaltungsspirale durchbrechen und bislang vergeudete Kapazitäten freisetzen. Mehrere Untersuchungen haben aufgezeigt, dass viele Betriebe in Deutschland bei der Business Process Automation und beim Einsatz entsprechender Software-Bots noch ganz am Anfang stehen oder sich mit der Thematik noch gar nicht näher auseinandergesetzt haben. Zwar kommen deutlich positiverer Signale aus den Organisationen in jüngster Zeit, trotzdem gibt es in diesem Bereich nach wie vor eine Menge Luft nach oben.

Wie auch Sie Ihr Unternehmen jetzt mit einer durchdachten und individuell implementierten Prozessautomatisierung fit für die digitale Zukunft machen, um auch künftig erfolgreich am Markt agieren zu können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist Prozessautomatisierung?

Beginnen wir mit der Definition der Prozessautomatisierung: Der vom lateinischen Wort „procedere“ abgeleitete Begriff Prozess beschreibt ein dynamisches Vorgehen, ein Geschehen. In Verbindung mit einem auf technischen Abläufen basierenden System bewirkt dieser Prozess eine Veränderung des Zustands materieller Devices, von Energien oder Informationen. Dabei wird also eine Anfangsgegebenheit überführt in eine Endgegebenheit.

Bei einer Prozessautomatisierung werden selbständig arbeitende technische Systeme eingesetzt mit dem Ziel, Vorgänge mit Hilfe entsprechender Informationsverarbeitungseinheiten zu digitalisieren und damit eben zu automatisieren. Die Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen aber nicht nur, manuelle Aufgaben zu automatisieren, sondern auch überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren. In der Phase der Vorabdefinition der notwendigen Schritte, sind einige wichtige Überlegungen erforderlich. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten.

Unter einem Unternehmens-internen Prozess sind demnach auch zusammenhängende oder sich gegenseitig beeinflussende Tätigkeiten innerhalb eines Betriebs zu verstehen, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen.

Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon auch diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch immer auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei wird in den meisten Fällen viel Zeit und Geld verloren – was sich mittels digitaler Prozessautomatisierung vermeiden lässt.

Wie profitieren Unternehmen von Prozessautomatisierungen?

Während der Analyse der innerhalb des Unternehmens bereits bestehenden Prozesse gilt es, eng mit den Fachabteilungen zusammenzuarbeiten, um die Optimierungspotenziale, die sich aus neuen oder erweiterten Prozessautomatisierungen ergeben können, zu definieren. Zur Automatisierung von Abläufen eignen sich insbesondere zyklische Prozesse mit regelbasierten Entscheidungskriterien und gleichbleibenden Informationsgrundlagen. Auch Vorgänge mit einer gesteigerten Fehleranfälligkeit, einem hohen manuellen Arbeitsquotienten oder einer langfristigen Produktionszeit mit prognostiziert geringen Kalibrierungen bieten sich für die Implementierung von Prozessautomatisierungen an.

Zu den sich aus digitalen Automatisierungsprozessen ergebenden unternehmerischen Vorteilen gehören unter anderem:

  • Eine Steigerung der Prozess-basierten Produktivität und Geschwindigkeit
  • Gewinnsteigernde Optimierung der Personal-Ressourcen
  • Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Reduzierung potenzieller Fehlerraten
  • Kumulation der Produktivitätsphasen ohne personelle Urlaubs- oder Krankheitszeiten
  • Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Herstellung der Transparenz für Audits

So erzeugt eine durchdachte digitale Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen für die Unternehmensführung und die Mitarbeiter und damit für strategische Konzepte und gewinnbringende Prozesse. Alle Mitarbeiter können ihre individuellen Talente und Qualitäten besser für das Unternehmen nutzen, indem sie sich auf punktuelle und divergente Aufgaben konzentrieren anstatt auf sich permanent wiederholende Vorgänge, die sich auch von einer Prozessautomatisierung umsetzen lassen. So eröffnen sich ganz neue Werte- und Wachstumschancen für ein Unternehmen.

Aber auch der Datenschutz ist beim Thema Prozessautomatisierung natürlich von hoher Relevanz. So garantiert etwa ein automatisierter Rechnungsworkflow eine Maximierung der Datensicherheit. Daten werden in digitalisiert automatisierten Vorgängen nicht nur vollständig, fehlerfrei und sicher erfasst – vertrauliche Informationen gelangen außerdem auch nur an die Mitarbeiter, die über eine Befugnis für die jeweilige Datenverarbeitung verfügen. Auch die automatisierte Überprüfung und Protokollierung von Vorgängen trägt zu einem höchstmöglichen Datenschutz bei.

Nicht zuletzt werden gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungspflichten von Daten sowie die Datenschutzrichtlinien der DSGVO oder der GoBD ohne fehleranfälligen manuellen Aufwand sichergestellt. Sie haben permanent einen perfekten Überblick über Ihr Business und sind dank hoher Transparenz auch für Betriebsprüfungen jederzeit bestens vorbereitet.

Alle Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen

Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Im alltäglich anfallenden Papierwust hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, drohen Ihrem Unternehmen nun Mahnkosten und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das kann zwar passieren, ist jedoch ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass sich durch Prozessautomatisierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) schnell, einfach und sicher umgehen lässt.

Ein intelligentes DMS oder ECM sorgen zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.

In Sachen Betriebsprüfungen kann die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder ebenfalls vermeiden.

Wie bereits erwähnt, unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen außerdem dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist somit ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Für die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung ergeben sich also erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier nämlich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt.

Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert – und das ab dem ersten Tag der implementierten Prozessautomatisierung.

Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Betrieb, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet.

Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort sicher zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den digitalen Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.

Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Studien zeigen, dass viele Unternehmen sich aller Vorteile zum Trotz noch immer scheuen, ihre Prozesse durch Workflow Management gänzlich zu automatisieren. Hierfür gibt es mehrere Gründe, die sich jedoch schnell widerlegen lassen. Zum einen ist es in vielen Fällen die geringe Größe eines Unternehmens, die Verantwortliche abschreckt, eine umfassende Prozessautomatisierung durchzusetzen. Dabei lohnt es sich bereits für kleine Unternehmen, alltägliche Arbeiten mittels DMS oder ECM zu erledigen.

Zwar steht auf der einen Seite die Investition für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen.

Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte und digitalisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen in Zeiten von New Work viel Wert auf die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.

Und auch für Sie als Unternehmer liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.

Fazit

Selbst für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt es sich also ganz zweifellos, primär wiederkehrende Abläufe im Daily Business über eine Prozessautomatisierung zu optimieren. Betriebskosten lassen sich im Zuge dieses Bereichs der digitalen Transformation minimieren, sich wiederholende Aktionen können deutlich effizienter gestaltet, Fehlerquellen vermieden werden. Prozessbezogene Daten werden überwacht und verwaltet, Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten maximiert sowie die Compliance sichergestellt. Die oft artikulierte Furcht davor, dass die menschliche Arbeitskraft durch den Einsatz von Prozessautomatisierung überflüssig werden könnte, ist dabei übrigens unbegründet. Denn für die Mitarbeiter werden dank Investitionen in die Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen frei, die sie anstatt in monotone und ständig wiederkehrende Aufgaben besser in kreative oder strategische Überlegungen zum gesunden Wachstum ihres Unternehmens investieren können.

Digitale Buchhaltung GoDB-konform gestalten: Ein Leitfaden

„Welche Vorteile gewährt die doppelte Buchführung dem Kaufmanne! Sie ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes und ein jeder guter Haushalter sollte sie in seiner Wirtschaft einführen.“

Das schrieb Johann Wolfgang von Goethe in „Wilhelm Meisters Lehrjahre“ – seinerzeit natürlich noch mit Tinte auf Papier. Da sind wir heute dank der Digitalisierung ein gutes Stück weiter, auch wenn das gute alte Prinzip der doppelten Buchführung nach wie vor gilt. Allerdings wird sie am besten in Form der „digitalen Buchhaltung“ umgesetzt. Dabei werden sämtliche Buchhaltungstransaktionen in elektronischer Umgebung durchgeführt – statt wie früher auf Papier.

Diese digitale Buchhaltung bringt viele Vorteile, weil sie die Erzeugung, den Fluss und die Interpretation von Finanz- und Buchhaltungsdaten mit Computerhilfe ermöglicht. Sie spart daher Zeit, beschleunigt den Cashflow, ermöglicht Skonti, senkt durch Automatisierung sowohl die Kosten als auch die Fehlerrate und trägt so letztlich auch zu Sicherheit und Agilität des Unternehmens bei. Nicht zuletzt werden die Aufgaben in der Buchhaltung dank Software-Unterstützung auch akkurater durchgeführt.

Was ist digitale Buchhaltung? Die Bausteine im Überblick

Schließlich macht die digitale Buchhaltung intelligente Datenanalysen möglich, die für einen besseren Überblick über den Gang der Geschäfte sorgen, Trends früher deutlich machen und Prognosen vereinfachen. Vielleicht wäre die Hanse im 16. Jahrhundert nicht untergegangen, wenn es die digitale Buchhaltung schon gegeben hätte. Denn manche Wirtschaftshistoriker führen ihren Untergang auch darauf zurück, dass die Kaufleute des Nordens im Laufe der Zeit den Überblick über Soll und Haben verloren und sich böse verkalkulierten.

Die digitale Buchhaltung implementiert die doppelte Buchführung automatisch. Das heißt: Jeder Geschäftsvorgang wird zweifach erfasst, Soll an Haben gebucht, die Aufwendungen den Erträgen gegenübergestellt. In der zunehmend digitalisierten Wirtschaft kann der Buchhalter nicht einfach analog weiterarbeiten. Hier hapert es noch. Selbst wenn bereits ERP- oder FiBu-Systeme wie Addison oder Datev die eigentliche Buchhaltung unterstützen, werden dort viele Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Korrespondenz immer noch konventionell abgewickelt. Dokumente werden zwar elektronisch erstellt, dann aber gedruckt, unterschrieben, gescannt und abgelegt. Der Schritt Richtung Digitalisierung erscheint schwierig und kostspielig.

Das ist aber ein Irrtum, denn die meisten Digitalisierungs-Komponenten sind längst Commodity. Allein schon die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems kann den Grundstein für die Digitalisierung der Buchhaltung legen. Denn auf der stabilen Basis eines DMS kann jeder Buchhalter sukzessive und völlig flexibel seine Arbeitsabläufe digitalisieren. Weitere Bausteine sind ein Scanner und ein OCR-Programm zur Digitalisierung der noch auf Papier eintreffenden Rechnungen sowie ein PC mit Anschluss an das Firmennetz.

Vorteil digitaler Buchhaltung: der Turbo für die Rechnungsprüfung

Dann kann die digitale Buchhaltung zum Beispiel die Rechnungsprüfung beschleunigen, indem die Pflichtangaben und der Bestellbezug automatisiert begutachtet werden. Workflows werden bei Bedarf einfach auf eine mehrstufige fachliche Prüfung ausgeweitet. Und sogar die direkte Buchung ins ERP-System erfolgt automatisch. Beispielsweise erkennt solch eine moderne Buchhaltung schon an der Artikelnummer, an einem besonderen Kennzeichen in der Rechnung oder anhand der Daten der eigenen Bestellung, ob es sich um Rohstoffe, Materialien, Bauteile, Verpackungsmaterial, Anlagegüter, nachzubuchende Transportkosten oder abzugrenzende Versicherungsgebühren handelt.

Bei der Auswahl der Software für die digitalen Buchhaltung ist besonders darauf zu achten, dass neben den grundsätzlichen Aspekten der Datensicherheit auch die rechtlichen Vorgaben berücksichtigt sind. Denn wie in der Buchhaltung aufbewahrungspflichtige oder -würdige Informationen und Dokumente in Deutschland behandelt werden müssen, ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Hauptrolle spielen:

  • das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen bzw. Führung der Handelsbücher),
  • die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
  • und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoDB).

Roadmap zur digitalen Buchhaltung

Hinter digitaler Buchhaltung steckt viel: Automatisierung in der Rechnungsstellung und -prüfung. Digitale Belegerfassung und -verwaltung. E-Banking, automatisches Mahnwesen und die Abdeckung der oft kniffligen Steuerthemen. Im ersten Schritt dahin wird die nötige Infrastruktur für die digitale Buchhaltung geschaffen. Dabei kann durchaus die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens als Basis dienen, zumal wenn das ERP- oder FiBu-System weiter betrieben wird. Eine IT-Infrastruktur, die für die digitale Transformation geeignet ist, zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

  • Flexibilität
  • Adaptionsfähigkeit
  • Skalierbarkeit
  • Sicherheit

Natürlich stehen bei der Neugestaltung der IT-Infrastruktur auch die Funktionalität und Bedienbarkeit von Buchhaltungssoftware und DMS im Fokus.

Ohne sie geht nichts: Mitarbeiter und Kunden einbeziehen

Im zweiten Schritt geht es darum, die Mitarbeiter ins Boot zu holen. Denn auch die beste Technologie kann ihr Potenzial nur dann ausspielen, wenn die Mitarbeiter entsprechendes Wissen mitbringen. Zu Beginn des Umstiegs auf digitale Buchhaltung bringen Kinderkrankheiten der neuen Infrastruktur sowie notwendige Lernprozesse deutliche Verzögerungen und Mehraufwand. Für den Projekterfolg ist es deshalb entscheidend, Mitarbeiter von der langfristigen Effektivität zu überzeugen.

Deshalb sollten alle involvierten Mitarbeiter von Anfang an aktiv in den Umstellungsprozess mit eingebunden werden. Das sorgt für die notwendige Motivation während des Umstellungsprozesses einerseits und für eine zügige Einarbeitung andererseits. Und es berücksichtigt, dass die moderne Buchhaltung den idealen Einstiegspunkt für die digitale Transformation des Unternehmens insgesamt bildet. Denn sie ist – um es mit Goethe zu sagen – „des Pudels Kern“.

Im nächsten Schritt gilt es die Kunden zu informieren, denn zahlreiche Neuerungen wirken auch nach außen. Die digitale Buchhaltung verändert den Service des Unternehmens – und Bestandskunden werden mit neuen Technologien konfrontiert, die auch sie annehmen müssen. Angebotserstellung, Rechnungsstellung, das Mahnwesen, aber auch für die Lieferabläufe werden überholt.

Sicherheit muss groß geschrieben werden

Weil es um das liebe Geld geht, ist auch bei der digitalen Buchhaltung größter Wert auf die Sicherheit der Geschäftsinformationen zu legen. In diesem Sinne sollte man die Speicherung von Daten in der Cloud in Betracht ziehen. Die ist sicherer als im eigenen Rechenzentrum, insbesondere wenn der Provider Standorte in Deutschland betreibt und über SSL-Technologie zur Verschlüsselung von Informationen verfügt, wie sie auch von Banken verwendet wird.

Qualitätsmerkmale für Instrumente digitaler Buchhaltung sind Zertifikate und Siegel. Sie zeichnen Produkte aus, die hohen Anforderungen an Funktionalität, Sicherheit und Hosting genügen. Der Anbieter sollte daher mit Rechenzentren zusammenarbeiten, die durch ISO zertifiziert sind. Darüber hinaus sollten sämtliche DIN-Normen zum Datenschutz und für die IT-Sicherheit erfüllt sein.

Ein modernes DMS wie DocuWare entspricht natürlich den GoDB. Außerdem erfüllt der Softwarehersteller alle IT-Sicherheitsmaßnahmen der internationalen Norm ISO/IEC 27001 und hat ebenso die ISO-9001-Zertifizierung für sein Qualitätsmanagement-System (QMS) inne. Es erfüllt also alle Anforderungen, um steuerrelevante Dokumente rein elektronisch aufzubewahren und für den Zweck der Betriebsprüfung zur Verfügung zu stellen.

Das bedeutet die Archivierungspflicht für Ihr Unternehmen

Viele Unternehmer streben eine hohe Produkt- und Service-Qualität an. Ein zentrales Thema im Zuge der Umsetzung entsprechender „Null-Fehler-Strategien“ ist die Archivierungspflicht – mit dem Ziel der besseren Nachverfolgbarkeit der Dokumente. Die Archivierung ist aber nicht nur fester Bestandteil des Qualitätsmanagements, sondern zu einem erheblichen Teil klipp und klar durch Gesetze geregelt.

Darüber hinaus gibt es in fast jedem Unternehmen ganz eigene Anforderungen an das Management der Dokumente. Sei es aufgrund branchenspezifischer Anforderungen, sei es aufgrund vertraglicher Regelungen mit Kunden, Lieferanten oder auch aufgrund eigener Ansprüche. Zu den wichtigsten gesetzlichen Vorgaben zählen in Deutschland HGB und BGB, aber auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)-, die DSGVO und das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ (GeschGehG).

Außerdem sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) ebenso relevant wie die Abgabenordnung, definieren sie doch die Optionen und Sorgfaltspflichten bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente. Ist das Unternehmen international aktiv, gilt es im Ausland weitere, auch völlig andere nationale Gesetzgebungen und Usancen zu beachten.

Gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben

Dazu kommen dann noch branchenspezifischen Vorgaben. All diese Vorgaben lassen sich in ihrer Gesamtheit ohne ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) kaum noch erfüllen. Denn ein DMS kann alle Dokumente jeweils gemäß der gesetzlichen und sonstigen Anforderungen speichern und verarbeiten – und zwar vollautomatisch und hundertprozentig zuverlässig. Weil manipulationssichere Protokoll- und Dokumentationsfunktionen dazugehören, ist das Unternehmen auch für Audits bestens gerüstet.

Archivierungspflichten in der Lebensmittelindustrie

Als Beispiele für branchenspezifische Vorgaben bezüglich der Archivierungspflichten seien hier die Lebensmittelindustrie, das Gesundheitswesen und die Elektroindustrie angeführt. Nach Artikel 5 der Lebensmittelhygieneverordnung 852/2004 ist beispielsweise jeder Lebensmittelunternehmer zur Einrichtung, Durchführung und Aufrechterhaltung sowie zu stetiger Anpassung eines HACCP/Eigenkontrollsystems verpflichtet. HACCP steht dabei für „Hazard Analysis and Critical Control Points“, also für „Gefahrenanalyse und kritische Lenkungspunkte“. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist gegenüber der Lebensmittelüberwachungsbehörde nachzuweisen, wozu die Archivierungspflicht einen wichtigen Beitrag leistet.

Eine Verpflichtung zur Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und Kontrollen schreibt das Gesetz selbst allerdings nicht vor; sie ist jedoch dringend anzuraten, um die Nachvollziehbarkeit gegenüber der Überwachungsbehörde zu ermöglichen.

Auch im Gesundheitswesen gelten spezielle Fristen

Vielfältig sind auch Archivierungspflichten im Gesundheitswesen. Wie die Kassenärztliche Vereinigung Bremen in einer Aufstellung für die unterschiedlichsten Dokumente dokumentiert, reichen sie von A wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bis Z wie Zytologie (Präparate und Befunde). Die entsprechenden Fristen liegen oft zwischen ein und fünf Jahren, aber auch bei zehn und manchmal sogar bei 30 Jahren. Zum Beispiel bei der Röntgentherapie oder auch bei der Anwendung von Blutprodukten bzw. gentechnisch hergestellten Plasmarproteinen.

Immer handelt es sich um Mindestaufbewahrungsfristen. Zivilrechtliche Ansprüche eines Patienten gegen seinen Arzt verjähren gemäß BGB aber erst nach 30 Jahren. Daher wird empfohlen, die Dokumente mindestens so lange aufzuheben, bis eindeutig feststeht, dass aus der ärztlichen Behandlung keine Schadensersatzansprüche mehr erwachsen können.

Archivierungspflichten in der Elektronikindustrie

Angesichts der Fülle der Archivierungspflichten hat der „Zentralverband der Elektrotechnik- und Elektronikindustrie“ (ZVEI) bereits im Jahr 2009 einen Leitfaden zur „Aufbewahrung von Dokumenten“ für Hersteller, Lieferanten und Anwender von elektronischen Bauelementen und Baugruppen erstellt. Darin sind diejenigen Aufbewahrungsfristen genannt, die vom deutschen Recht gefordert bzw. daraus ableitbar sind. Darüber hinaus gehende Anforderungen können sich aus den Verträgen im Kunden-/Lieferantenverhältnis ergeben; sie sind insoweit zusätzlich zu beachten.

Genannt hat der ZVEI neben HGB und AO unter anderem

  • das Arbeitszeitgesetz
  • das Bundesbodenschutzgesetz
  • das Bundesgesundheitsrecht und die entsprechende -verordnung,
  • die Bundesimmissionsschutz- und die Gefahrstoffverordnung,
  • das Jugendarbeitsschutzgesetz,
  • das Produkthaftungsgesetz oder
  • das Kreislaufwirtschafts-/Abfallgesetz.

Aus dem Produkthaftungsgesetz beispielsweise leiten sich zwar direkt keine unmittelbaren Anforderungen zur Archivierung von Dokumenten ab. Im Schadensfall kann sich jedoch der Hersteller durch Vorlegen geeigneter Dokumente entlasten. Welche Dokumente das sein können, hängt von der Komplexität des Fertigungsprozesses und der Komponente ab. Empfohlen werden Nachweise über Konstruktion, Produktion und Instruktion.

Laut ZVEI ist anzuraten, dass der Hersteller mittels Risikoabschätzung den Umfang und die Detailtiefe der Dokumente nach eigenem Ermessen festlegt. Mittelbar folgt aus dem Produkthaftungsgesetz – falls sich der Lieferant abzusichern wünscht – eine maximale Archivierungsdauer der Dokumente von zehn Jahren. Aufzubewahren sind z. B. Fertigungsunterlagen, Reklamationen, Gesprächsprotokolle, Prozessakten, aber auch Marketingunterlagen wie Werbung, Fachartikel oder Presseinformationen.

Andere Branchen, andere Archivierungspflichten

Darüber hinaus kann jedes Unternehmen natürlich auch interne Festlegungen zu Dokumentenarchivierung treffen, die jedoch nicht den gesetzlichen Forderungen widersprechen dürfen – beispielsweise zur Dokumentation einer Vertragshistorie. Mit „Archivierung“ gemeint ist dabei implizit immer auch die Revisionssicherheit, also die wirksame Verhinderung unzulässiger Änderungen und die Sicherstellung der Reproduktionsfähigkeit der aufbewahrungspflichtigen Inhalte (bildlich oder inhaltlich) über die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Gegebenenfalls zulässige Änderungen am Archivgut werden lückenlos protokolliert.

Die Schutzfunktion muss nachweislich implementiert und in Betrieb sein. Sie kann nicht alleine im Rahmen der Verfahrensdokumentation durch eine Arbeitsanweisung gegeben sein, weil ein „sachverständige Dritter“ dann nicht prüfen könnte, ob nicht doch Manipulationen stattgefunden haben. Die Schutzeinrichtung muss daher „prüfbar“ (und somit technischer nicht nur organisatorischer) Natur sein.

In anderen Branchen können noch ganz andere Archivierungspflichten hinzukommen, wobei oft Revisionssicherheit gefragt ist, sei es bei Banken und Versicherungen, sei es in der Chemieindustrie oder bei Behörden. Revisionssicherheit ist die Grundvoraussetzung für die Verarbeitung und Ablage geschäftlicher Korrespondenz. Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen dienen beispielsweise als Beleg dafür, dass ein Kunde die gewünschte Ware pünktlich erhalten und auch den korrekten Betrag dafür bezahlt hat.

Die Gesetze legen nicht fest, in welcher Form die Dokumente archiviert werden

Die Archivierung kann elektronisch in den unterschiedlichsten Text-, EDI-, ERP-, XML- oder Bild-Dateien erfolgen, aber natürlich immer auch noch ganz altmodisch auf Papier. Laut GoBD sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, sämtliche zu einem Geschäftsprozess gehörigen Dokumente zu archivieren. Also nicht nur Rechnungen, sondern auch Angebotsanfragen, die Angebote selbst oder der Auftrag. Weil diese heute oft per E-Mail erfolgt, gibt es seit 2017 die Pflicht zur Mailarchivierung. Und das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.

Aufbewahrungspflicht von E-Mails

So regeln in Deutschland unter anderem § 257 des Handelsgesetzbuches sowie § 147 der Abgabenordnung die Archivierungspflicht von E-Mails. Abhängig vom Dokumententyp schreiben sie vor, dass geschäftsrelevante E-Mails zwischen sechs und zehn Jahren archiviert werden müssen. Und zwar so, dass sie im Falle eines Audits oder einer sonstigen Prüfung schnell, unkompliziert und vor allem unverändert aufzufinden sind. Eine korrekte Mailarchivierung ist dafür entscheidend. Weil hier die Vorgaben der DSGVO zu beachten sind, kann die Mailarchivierung schnell komplex werden. Doch das muss nicht sein. Denn mit den richtigen Methoden und der passenden Archivierungssoftware geht die Mailarchivierung fast wie von selbst.

Wer also seine E-Mails korrekt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend archivieren will, der sollte auf eine automatische Mailarchivierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen. Das digitale DMS erkennt vollautomatisch alle geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails und legt sie mit einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten, wie beispielsweise Scans oder elektronischen Rechnungen, im digitalen Archiv ab. Informationsinseln, die typisch für die Arbeit mit E-Mails sind, haben so keine Chance.

Wie Sie HR-Prozesse standardisieren und optimieren

Viele Unternehmen stehen heute verstärkt vor der Herausforderung, Personalprozesse zur Suche kompetenter und engagierter Mitarbeiter für Ihren Betrieb neu zu definieren. Die Marktregeln bleiben auch im Bereich Human Resources schwierig – und beim weiterhin bestehenden Fachkräftemangel wird die Aufgabe der HR-Abteilungen, motivierte Spezialisten für die jeweiligen Segmente mithilfe spezifischer HR-Prozesse zu finden und zu halten, auch künftig nicht einfacher.

Durch den Einsatz individueller HR-Software-Lösungen lassen sich jedoch viele Aufgaben in diesem Umfeld digitalisieren und damit simplifizieren. Beginnend bei einer automatisierten Erfassung von Bewerberdaten und Bewertungsprozessen gibt es dank Digitalisierungsmaßnahmen zahlreiche Bereiche, die der Personalabteilung viel Zeit sparen und dem HR-Ressort eine ganz neue Effizienz verleihen können. Über digitale HR-Prozesse lassen sich beispielsweise auch Dienst- und Schichtmodelle ausarbeiten sowie die An- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern dokumentieren. Auch die digitale Personalakte spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Ein enorm wichtiger und auch von Gesetzgeberseite immer essenziellerer Aspekt ist zudem die lückenlose Arbeitszeiterfassung und die sichere und zentrale Speicherung sowie Verarbeitung dieser Daten mithilfe einer HR-Software. Alle Informationen der Mitarbeiter werden dabei in den digitalen Personalakten festgehalten. Die unnötige Verschwendung von Papier gehört der Vergangenheit an. So können auch Anpassungen in den Akten, beispielsweise bei der Änderung einer Gehaltsklasse oder bezüglich der Position eines Mitarbeiters, viel schneller und einfacher umgesetzt werden als bei papierbasierten Methoden.

Wie auch Sie die Vorteile der Prozessautomatisierung im HR-Segment für Ihren Betrieb bestmöglich nutzen und wie Sie das System schnell und einfach im gesamten Unternehmen implizieren und optimieren können, erfahren Sie in diesem Blog.

Was ist ein HR-Prozess / Personalprozess?

Um zeit- und arbeitsintensive Personalprozesse zu automatisieren und damit zu vereinfachen, wird in modernen Unternehmen eine HR-Software, also ein Programm für Human Resources, eingesetzt. Damit lassen sich alle Personaldaten verarbeiten. So kann die Personalverwaltung von der Datenerfassung über die Datenverarbeitung bis hin zur Datenanalyse komplett oder in vordefinierten Segmenten, wie zum Beispiel Recruiting, digitalisiert werden.

Von einem durchdachten HR-Prozess profitieren alle Abteilungen eines Unternehmens, denn das Personal-Management betrifft in unterschiedlichem Maße letztendlich sämtliche bestehenden und potenziellen Mitarbeiter im Betrieb. Am deutlichsten aber profitiert die HR-Abteilung selbst, der intern zahlreiche verwaltungstechnische Aufgaben obliegen und die als Schnittstelle zwischen Vorgesetzten und angestellten oder freien Mitarbeitern fungiert.

Aber ein HR-Prozess entlastet eben nicht nur die Personalabteilung, sondern wirkt sich organisatorisch auch positiv auf die Mitarbeiter selbst aus. Als Beispiel sei hier nur die Möglichkeit der Vereinfachung von Urlaubsanträgen genannt. Durch digitale HR-Prozesse schaffen Unternehmen zudem auch für ihre Mitarbeiter eine zusätzliche Transparenz, denn sie erhalten Zugriff auf ihre eigenen und für sie zusätzlich vom HR-Department freigegebene Daten – was die Mitarbeiter letztendlich auch besser in die HR-Prozesse mit einbindet.

Auch die Verknüpfung der HR-Software mit anderen Programmen, etwa mit der Lohnabrechnungs-Software, bietet zahlreiche Vorteile. Bei miteinander synchronisierten Systemen können die betreffenden Daten lückenlos und sicher untereinander ausgetauscht werden. Dank der Automatisierung zyklischer Prozesse werden zudem zeitliche Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle frei werden und gewinnbringend eingesetzt werden können.

Welche Personalprozesse gibt es?

Mehr oder weniger alle Aufgaben der Abteilung für Human Resources können von einer intelligenten und flexibel gestalteten HR-Software übernommen beziehungsweise von ihr zumindest unterstützt werden. Die so optimierten HR-Prozesse revolutionieren beispielsweise:

Die Personalbeschaffung

Zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter müssen entsprechende Ausschreibungen erstellt und die Beschaffungskanäle organisiert werden. Nach erfolgter Personalauswahl erfolgen die Einstellungen sowie die Erteilung der Absagen. Abgeschlossen wird die erfolgreiche Personalbeschaffung mit der Durchführung von Onboarding-Maßnahmen.

Die Personalplanung

Ein entscheidender Faktor ist die prinzipielle Planung des Personalbedarfs und die Organisation des Personaleinsatzes. Dabei gilt es auch, Unter- und Überbesetzungen im Auge zu behalten und zu eliminieren oder, noch besser, gar nicht erst entstehen zu lassen.

Die Personalbetreuung

Der große Bereich der Personalbetreuung umfasst primär das Verwalten von Arbeits- und Fehlzeiten, die Vergütung der Mitarbeiter mit Löhnen, Gehältern oder Honoraren, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen sowie nicht zuletzt das Abführen der spezifischen Steuern und Abgaben.

Die Personalentwicklung

Neben permanenten Mitarbeitergesprächen gehören die Durchführung von Beurteilungen und das Organisieren von Zielvereinbarungen zur Personalentwicklung. Entsprechende Maßnahmen zur Umsetzung der Entwicklung von Mitarbeitern und Führungskräften müssen umgesetzt, Entwicklungspläne erstellt werden. Auch hier spielt die Digitalisierung der Personalentwicklung eine maßgebliche Rolle.

Die Personalfreisetzung

Am Ende der Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und einem Mitarbeiter steht die Personalfreisetzung. Hierbei werden personelle Austritte abgewickelt, Zeugnisse ausgestellt und das Offboarding auf technischer Ebene durchgeführt.

Keine Angst vor der Digitalisierung von Prozessen in der Personalabteilung

Selbst viele Unternehmen, die der Digitalisierung aufgeschlossen gegenüberstehen, haben hinsichtlich der Automatisierung, Standardisierung und Optimierung der Personalabteilung immer noch Hemmungen. Oftmals gilt die Ansicht, HR-Prozesse seien ein sogenanntes „People’s business“, also eine Aufgabe, die allein von Menschen zu erledigen ist. Schließlich geht es hier um die Mitarbeiter eines Betriebs. Ob Recruting, Onboarding, Urlaubsanträge oder die Verwaltung von Personalakten – alles dreht sich um den Faktor Mensch, der wiederum maßgeblich am Erfolg des ganzen Unternehmens beteiligt ist.

Alle HR-Prozesse innerhalb eines Unternehmens sind von entscheidender Wichtigkeit und bedürfen einer besonders sorgfältigen Bearbeitung. Doch die können Mitarbeiter nur erledigen, wenn sie genügend Zeit dafür haben, wenn sie nicht von langwierigen Routinearbeiten aufgehalten werden und sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. An dieser Stelle bietet die Standardisierung von HR-Prozessen ein großes Optimierungspotenzial innerhalb von Personalabteilungen, etwa bei der Team-Vernetzung oder bei der Erstellung zuverlässiger Workflows für Recruiting oder Mitarbeitergespräche.

Diese HR-Prozesse profitieren am meisten von einer Optimierung

Generell ergibt sich aus einer Standardisierung und Optimierung der HR-Prozesse eine Reduktion von Papier. Bei der Transformation von einer analogen zu einer digitalen Personalabteilung werden in einem ersten Schritt alle vorhandenen papierbasierten Dokumente in eine digitale Form überführt und in ein digitales Archiv sortiert. Die digitale Personalakte sorgt dafür, dass alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Unterlagen an nur einem Ort sicher aufbewahrt werden und jederzeit schnell aufzufinden sind. Aus diesem Grund bietet das Digitalisieren, Bündeln und Organisieren von Personalunterlagen ein großes Optimierungspotenzial für HR-Prozesse.

Wer auf die Digitalisierung der Personalabteilung setzt, profitiert zudem von vorgefertigten, digitalen Workflows, die eine erhebliche Erleichterung und Zeitersparnis begünstigen. Das wiederum führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im gesamten Unternehmen.

Mit Personalprozessen ganz einfach Routinearbeiten standardisieren

Jede Personalabteilung hat mit detaillierten HR-Prozessen zu tun, die wichtig für den gesamten Betrieb sind. Denn hier operiert jede Abteilung früher oder später mit Abläufen, die die Mitarbeiter betreffen. Von Einarbeitungen und Kündigungen über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich eines Unternehmens vertraut sein und alle dazugehörigen Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten können. Und das funktioniert am besten mittels standardisierter HR-Prozesse.

So bieten vor allem alltägliche Routineaufgaben ein großes Potenzial zur Optimierung, handelt es sich hierbei doch überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Eine Standardisierung verhindert an dieser Stelle lange E-Mail-Ketten sowie einen Zeitverlust durch permanente Statusabfragen.

Auch regelmäßige Mitarbeitergespräche gehören zu jenen HR-Prozessen, die von standardisierten Abläufen profitieren. Mit der richtigen Software lassen sich diese nämlich noch besser planen, strukturieren und auswerten. Und je besser ein Gespräch strukturiert ist, desto schneller lässt es sich durchführen.

Mit digitalen HR-Prozessen auf dem richtigen Weg

Doch nicht nur Routinearbeiten verfügen über Optimierungspotenzial. Auch das Recruiting sowie das Onboarding neuer Mitarbeiter lassen sich durch Standardisierung wesentlich verbessern. Tritt beispielsweise ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen ein, so kann ihm eine optimale Planung den Eintritt sehr erleichtern. Digitale HR-Prozesse sorgen an dieser Stelle dafür, dass alle wichtigen Informationen direkt ab dem ersten Tag für ihn verfügbar sind. Außerdem können alle relevanten Abteilungen jegliche, den neuen Mitarbeiter betreffende Aufgaben digital einsehen und ihm in seinen ersten Arbeitstagen behilflich sein. So können auch neue Arbeitskräfte ein Unternehmen innerhalb kürzester Zeit mit ihrem Können unterstützen.

Gleiches gilt für das Recruiting: Wer hier auf standardisierte und optimierte HR-Prozesse setzt, sorgt für ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Hierzu gehört es, dass die Anforderungsprofile an Bewerber detailliert mit den betreffenden Abteilungen abgestimmt sind. Mittels Online-Bewerbungsformularen können sich potenzielle neue Mitarbeiter schnell und einfach für einen Arbeitsplatz bewerben. Dieses lässt sich wiederum ebenso schnell für alle Berechtigten einsehbar machen. Das fördert einen reibungslosen Informationsfluss. Hinzu kommt die Vereinfachung in der Koordination und Organisation von Terminabstimmungen für Bewerbungsgespräche.

HR-Prozesse sicherer gestalten

Gerade in Personalabteilungen ist Sicherheit ein Thema von höchster Priorität. Denn hier geht es um die Bearbeitung vertraulicher Unterlagen. Deswegen ist es besonders wichtig, Zugriffsberechtigungen klar zu definieren und den Zugang zu den jeweiligen Dokumenten ausreichend zu sichern. Das bedeutet aber nicht allein, Unterlagen in einer sicheren Umgebung zu speichern. Um Mitarbeiter und Unternehmensdaten zu schützen, bedarf es einer Software, die so programmierbar sein muss, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.

Digitale HR-Prozesse bieten folglich etliche Ansatzpunkte für eine Standardisierung und Optimierung, um einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Dennoch gibt es innerhalb mancher Unternehmen Bedenken, dass menschliche Arbeitskraft dadurch überflüssig werden könnte – lassen sich doch mittlerweile viele Vorgänge automatisieren.

In der Realität sieht das jedoch anders aus, denn einige wichtige Aufgaben einer Personalabteilung sind nicht durch automatisches Arbeiten zu ersetzen. So zum Beispiel die Förderung von Kompetenzen, die Auswahl der besten Talente sowie der Aufbau eines Talentpools. Dafür braucht es tatsächlich den Menschen selbst.

Gleiches gilt für das Führen von Bewerbungsgesprächen. Nur ein Mensch kann entscheiden, wer auch auf mentaler und emotionaler Ebene in ein Team passt. So ist es am Ende die Mischung aus manuellen und automatisierten HR-Prozessen, die ein Unternehmen langfristig erfolgreich macht.

Tipps für die Optimierung von Personalprozessen

Die technische Komponente ist somit immer nur ein Teil der HR-Digitalisierung. Denn der Prozess hat eben auch einen ganz menschlichen Faktor, bei dem alle involvierten Mitarbeiter inklusive des Managements auf dem Weg hin zur digitalen Personalverwaltung mitgenommen werden müssen. Hierzu geben wir Ihnen nachfolgend einige Tipps:

Einsatzbereiche definieren

Am Anfang steht die Unternehmens-spezifische Entscheidung, in welchen Bereichen die Transformation hin zu digitalen HR-Prozessen am sinnvollsten ist und daher zuerst implementiert werden sollte. Dabei bieten sich in der Regel zusammengefasst primär diese Segmente an:

  • Personalentwicklung / Recruiting
  • Bewerbermanagement
  • Personalverwaltung
  • Mitarbeitergespräche
  • Weiterbildung
  • Digitale Personalakte
  • Performance- und Kompetenz-Management

Interne Skills aufbauen

Überlegen Sie sich auch, über welche digitale Kompetenzen die HR-Abteilung selbst für die Anforderungen der digitalisierten HR-Prozesse verfügen muss. Auch das Ressort für HR muss zunächst das digitale Know-how für diese Transformation entwickeln. Diese Skills müssen nicht nur das Wissen zur Anwendung der neuen Software beinhalten, sondern auch ein grundlegendes Verständnis hinsichtlich der Funktionsweise der HR-Software. So verhindern Sie, dass weiterführende und sinnvolle Funktionen der Software gegebenenfalls nicht genutzt werden.

Haben sich sowohl Führungskräfte als auch die übrigen Mitarbeiter mit der HR-Software ausreichend vertraut gemacht und stehen dem System offen gegenüber, können alle Involvierte über so genannte Employee Self Services etwa selbständig Urlaube oder Weiterbildungen beantragen beziehungsweise genehmigen, gemeinsame Betriebsziele definieren und vieles mehr.

Datenschutz-Zertifizierung beachten

Bei jeder Digitalisierung von Daten muss in besonderem Maße an den Datenschutz gedacht werden. Achten Sie darauf, dass die HR-Software Ihres Anbieters entsprechend zertifiziert ist. Natürlich sind auch die Anwender der Software selbst dem Schutz der Daten verpflichtet. Prinzipiell empfiehlt es sich, die sensiblen Daten einer HR-Software nicht in öffentlich zugänglichen Räumen zu nutzen. Eine genau Rechte-und-Rollen-Vergabe stellt zudem sicher, dass Mitarbeiter nur auf für sie freigegebene Daten Zugriff erhalten.

Neue Strukturen intern etablieren

Grundsätzlich bedeutet die Digitalisierung von HR-Prozessen eine enorme Erleichterung für die Mitarbeiter. Die Aufgabe der HR-Division ist es, die sich daraus ergebenden neuen Strukturen der Zusammenarbeit intern zu konstituieren. Dazu gehören in einem modern ausgerichteten Unternehmen auch die Implementierung von Software für eine virtuelle Zusammenarbeit der Mitarbeiter, um auch mobiles Arbeiten und eine Flexibilisierung von Arbeitszeiten zu realisieren.

Viele wichtige Bereiche entfallen in Summe also auf die Human-Resources-Abteilung – doch mit der Nutzung digitalisierter HR-Prozesse lässt sich diese Mammutaufgabe in Unternehmen jeder Größe meistern.

Fazit

In einer Zeit, in der der Fachkräftemangel Unternehmen in Deutschland vor erhebliche Herausforderungen stellt, kommt den Personalabteilungen eine immer entscheidendere Rolle zu. Denn der Kampf um neue Talente wird mit zunehmend harten Bandagen geführt und entwickelt sich für manche Branchen geradezu zur Überlebensfrage. Umso unverzichtbarer ist es, HR-Abteilungen fit für die aktuellen Aufgaben zu machen – und das gelingt am besten über digitale HR-Prozesse.

Die HR-Abteilung operiert naturgemäß mit sensiblen personenbezogenen Daten, für die datenschutzrechtliche Vorgaben zu jeder Zeit und vollumfänglich eingehalten werden müssen. Mit einer sicheren HR-Software haben Sie alle ihre HR-Prozesse in organisatorischer, technischer und rechtlicher Hinsicht immer perfekt im Griff.

Recruiting-Prozesse, das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Lohnbuchhaltung sowie das Daily Business der HR-Abteilung lassen sich mithilfe einer modernen HR-Software spürbar effizienter gestalten. Der gesamte Human-Resources-Bereich wird signifikant entlastet – und kann sich so endlich mehr auf den enorm wichtigen zwischenmenschlichen Part seiner Arbeit konzentrieren.

Digitale Zusammenarbeit: Grundlagen, Vorteile, Chancen

Allgegenwärtige Trends wie Cloud Computing, soziale Netzwerke, digitale Zusammenarbeit oder mobiles Arbeiten helfen generell bei der digitalen Transformation der Unternehmen. Insbesondere helfen diese Trends aber auch bei der Minimierung der gesundheitlichen und wirtschaftlichen Risiken der Pandemie. Doch sie verändern auch Bedürfnisse und bringen neue Herausforderungen mit sich. Deshalb ist Wandlungsfähigkeit – der Mitarbeiter, der Prozesse und vor allem auch der IT – entscheidend für die Gestaltung einer effizienten und agilen Zusammenarbeit im Unternehmen der Zukunft – dem „Enterprise 4.0“.

Nur mit der richtigen Atmosphäre gedeiht digitale Zusammenarbeit

Analystin Christie Struckman stellt in einem Gartner-Bericht fest: „Kollaboratives Arbeiten erfordert die Bereitschaft von Einzelpersonen und Gruppen, die Arbeit auf andere Art und Weise zu erledigen, Entscheidungen anders zu treffen und spezialisierte und einseitig genutzte Ressourcen aufzugeben.“ Die Analystin weist darauf hin, dass dazu eine Atmosphäre oder Unternehmenskultur erforderlich ist, in der die Zusammenarbeit gedeiht, was wiederum eine Änderung sowohl der Denkweise als auch der Nutzung von Technologie erfordert. Es geht darum, die Mitarbeiter aufzufordern, über die in ihren Stellenbeschreibungen definierten Aufgaben hinaus mitzudenken und zu überlegen, wie sie Mehrwerte für das Unternehmen als Ganzes schaffen können. Das bildet die Grundlage für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit.


Diese moderne Form des Teamworking erfolgt vollständig oder zumindest teilweise in digitaler Form, denn moderne Software kann heutzutage sämtliche Prozesse im Unternehmen digitalisieren. Digitale Zusammenarbeit kann darüber hinaus die gesamte Belegschaft, alle Führungskräfte und jede Abteilung zu einer vernetzten Community machen. Damit sind alle (eigen-)verantwortlich in die Prozesse und Informationsflüsse eingebunden. Die einfachere Zusammenarbeit über die Grenzen von Abteilungen und Standorten oder auch Generationen hinweg steigert einerseits Innovation, Synergien und Transparenz, ist aber auch mit der Förderung von Unternehmenskultur und Mitarbeiterloyalität verbunden.

Digitale Zusammenarbeit mit Collaboration-Tools

Moderne Collaboration-Tools fördern die Zusammenarbeit – sowohl „Peer-to-Peer“, d.h. auf einer Unternehmensebene, als auch über Abteilungen, Hierarchien und Standorte hinweg. Die Systeme sind meistens relativ einfach gehalten, so dass einigermaßen versierte Mitarbeiter auch ohne Schulung damit umgehen können. Stichwort: „Form follows Function“. Die Systeme stehen letztlich auch für Agilität, denn sie gehen weg vom hierarchisch organisierten Informationsfluss – hin zu Transparenz bei Arbeits- bzw. Wissensständen.

Unternehmen, die Arbeit 4.0 und einen Digital Workplace vorantreiben wollen, können am Markt auf für sie passende Plattformen zurückgreifen. Das sind vor allem Enterprise Content- oder Dokumentenmanagement-Systeme, die eine zuverlässige und sichere Infrastruktur für den „Modern Workplace“ und mobiles Arbeiten bilden und ganz nebenbei die Dokumentation und Archivierung aller Vorgänge übernehmen.

Technische Herausforderungen: Kein Hexenwerk

So kann moderne Dokumentenverwaltungssoftware dafür sorgen, dass der Start in die Digitalisierung wesentlich einfacher und schneller gelingt. Die technischen Herausforderungen sind kein Hexenwerk, sondern mit den am Markt vorhandenen Produkten beherrschbar. Egal ob On-Premises oder in der Cloud – auch die Anbindung an bereits vorhandene ERP-, FiBu- oder HR-Systeme ist über Webservices, APIs und Adapter unkompliziert möglich.

Wichtige Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit sind auch Add-ons zu diesen ECM- und DMS-Plattformen, wie etwa für den Rechnungseingang oder die Personalakte. Ergänzend hinzu kommen Lösungen wie klassisches Intranet, Social Intranet, Portale und/oder eventuell eine Prozess-Plattform zur Implementierung der Workflows, falls die nicht ohnehin schon in der eingesetzten DMS-/ECM-Lösung enthalten ist.

Last but not least prägt eine ergänzende Collaboration-Suite den Modern Workplace ganz augenfällig. Tools wie Zoom, Slack, Jira, Google Meet, Microsoft Teams oder Cisco Webex ermöglichen eine einfache interne Kommunikation, die die digitale Zusammenarbeit unterstützt. Sie bringen viele weitere Vorteile für die agile Zusammenarbeit. Zusätzlich zu den Messaging-Tools gehören die gemeinsame Dokumentenbearbeitung und -ablage sowie Ressourcenplanung für Projekte in das Collaboration-Repertoire. Arbeitsfortschritte sowie -ergebnisse lassen sich so nachvollziehen und visualisieren. Weitere Anwendungsbeispiele sind Datenaustausch, -analyse und -reporting.

Dezentrale Teams arbeiten mit den richtigen Tools problemlos zusammen

Die digitale Zusammenarbeit gelingt mit entsprechenden Tools auch Teams, deren Mitglieder an unterschiedlichen Standorten aktiv sind und manche Aufgaben auch aus dem Homeoffice oder unterwegs erledigen. Weiterhin erleichtern die Collaboration-Tools das informelle Lernen, das Auffinden von Informationen und die Identifikation von Experten im eigenen Unternehmen. Die Reduktion der Belastung durch die Bearbeitung von Mails gehört natürlich auch zu den Erwartungen. Ein großer Vorteil ist das schnelle Finden der richtigen Informationen und Dokumente mit Hilfe einer Suchfunktion für die tagtägliche Recherche.

Bei der Auswahl der passenden Lösung kommt es auf die Skalierbarkeit des Systems, die notwendigen Konnektoren und Adapter sowie natürlich auf die Qualität der Trefferliste mit den Suchergebnissen an. Über eine smarte Vorschau sollte man auf einen Blick erkennen, ob das Dokument relevant ist oder nicht, ohne dafür jeden Treffer separat öffnen zu müssen. Dabei sollten alle Änderungen in der IT-Infrastruktur – auch von Zugriffsrechten – und im Datenbestand von der Suchfunktion automatisch berücksichtigt werden.

Wichtige Dokumente existieren oft nur in Papierform

Bei Homeoffice und mobilem Arbeiten hapert es mit der Dokumentation oft noch
Aktuell werden bei Collaboration-Projekten auch Themen wie Homeoffice und Mobile Work adressiert. Hier hapert es oft noch. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Dokumente sind das organisatorische Grundgerüst eines jeden Unternehmens. Nichts geht ohne Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Lohnnachweise oder Materialzeugnisse.

Leider sind diese Dokumente in manchen Unternehmen immer noch nicht digital, sondern nur auf Papier vorhanden. Speziell im Homeoffice und im Bereich des mobilen Arbeitens ist das ein großes Problem. Ohne Zugriffsmöglichkeit auf diese Dokumente steht die digitale Zusammenarbeit administrativ oft still. Somit ist die Grundlage für Homeoffice und Mobile Work ein gut geführtes digitales Dokumenten-Management.

Eine aktuelle Forrester-Studie im Auftrag von Adobe zeigt, dass sich die Digitalisierung von Zusammenarbeit und Dokumentenprozessen vom operativen Bedarf zur strategischen Notwendigkeit verlagert. Digitale Dokumenten-Workflows verbessern demnach sowohl die Kundenzufriedenheit (dank digitaler Kundenprozesse) als auch die Remote-Arbeit, beispielsweise im Homeoffice. Digitale Zusammenarbeit beschleunigt Entscheidungen und erhöht die Transparenz. Junge Mitarbeiter können von älteren lernen und umgekehrt. Und falls ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist ein guter Teil seines schriftlichen Outputs in der Plattform bewahrt – und wird nicht wie beim Mailfile einfach gelöscht.

Digitale Zusammenarbeit im „Enterprise 4.0“

Wirklich kommunikativer und kollaborativer werden Unternehmen letztlich aber nur dann, wenn die Einführung der Tools zur digitalen Zusammenarbeit sorgfältig vorbereitet und gut begleitet wird. Die Einführung ist immer auch ein Veränderungsprozess. Sie erfordert (und fördert) eine andere, direktere Zusammenarbeit. Abhängig von der Unternehmenskultur fällt die Umstellung in einigen Firmen leicht, bei anderen dauert es länger. Entscheidende Erfolgskriterien sind wie fast immer bei ehrgeizigen IT-Projekten die Unterstützung durch die Unternehmensführung und die Integration mit den anderen IT-Systemen. Auch ein Coach – ob intern oder extern – macht sich sehr schnell bezahlt, wenn er hilft, „Use Cases“ zu identifizieren und umzusetzen.

Folglich ist der Umstieg von analoger auf digitale Zusammenarbeit einfacher gesagt als getan. Klar ist nur: Kollaborative Teams sind meistens produktiver, insbesondere wenn sich die Fähigkeiten der Team-Mitglieder ergänzen. Solche Teams treffen auch bessere Entscheidungen, weil sie über bessere Informationen verfügen, mit denen sie auch knifflige Probleme lösen können. Übertrieben sein sollten die Erwartungen aber auch nicht. Manche Mitarbeiter werden ihre Arbeitsweise nicht oder kaum ändern. Wer sich 20 Jahre an die Arbeit mit E-Mails gewöhnt hat, wird immer wieder einmal Informationen per Mails verschicken, die besser direkt in der Collaboration-Plattform geteilt worden wären.

Fazit: Digitale Zusammenarbeit als Zukunftsprojekt

Die Einführung digitaler Zusammenarbeit ist daher logischerweise als Teilprojekt der digitalen Transformation und als gemeinsames Unterfangen von IT, HR und Unternehmenskommunikation zu sehen. Weil aber sowohl Innovation als auch Zusammenarbeit soziale Aktivitäten sind, machen die akuten Bedingungen in einem Unternehmen einige der Collaboration-Initiativen weniger nützlich als im Durchschnitt. Leider ist es alles andere als einfach, Menschen dazu zu bringen, miteinander zu kommunizieren – und dann zu hoffen, dass sich daraus Innovationen ergeben.

Dann kann digitale Zusammenarbeit zu einem der Garanten dafür werden, dass die Wirtschaft auch in Zeiten von Ausgangssperren, Kontaktverboten und Produktionsstopps lebendig bleibt. Die Corona-Krise kann daher auch als eine Aufforderung an Politik und Wirtschaft verstanden werden, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die Arbeitswelt schnellstmöglich umfassend, rechtssicher und human digitalisiert werden kann.

Digitale Dokumentenablage – ein großer Schritt zu mehr Effizienz

Auch wenn Sie bisher nur in Großunternehmen Standard ist: Der Einsatz einer digitalen Dokumentenablage lohnt sich für Unternehmen und Organisationen aller Art und jeder Größe.

Digitales Dokumentenmanagement leistet einen großen Beitrag bei der Verbesserung und Erleichterung aller internen Abläufe, aber auch bei der Optimierung der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Denn eine digitale Dokumentenablage ist weit mehr als die simple Speicherung digitaler Dateien in einem klassischen Filesystem. Es handelt sich dabei um eine zentrale digitale Ablage für alle Dateien und Dokumente des Unternehmens, organisiert durch eine Dokumentenmanagement-Software (DMS).


Die digitale Dokumentenablage ermöglicht nicht nur das einfache und schnelle Auffinden von Daten, sondern auch die Versionierung von Dokumenten und deren rechtssichere Aufbewahrung. Die digitale Dokumentenablage sorgt für einen zusätzlichen Effizienzschub, sobald Dokumenten-bezogene Prozesse wie der Rechnungseingang oder das Bewerbermanagement durch Workflows automatisiert werden. So wird eine Rechnung beispielsweise nach der Bearbeitung durch Kollegen A zur Prüfung direkt an Kollegen B weitergeleitet, der zusätzlich noch in einer Aufgabe mitgeteilt bekommt, was er nun genau zu prüfen hat und bis wann.

Abschied nehmen vom Papier

Mittels Collaboration lässt sich zusätzlich Zeit sparen, indem ein Team gemeinsam an einem Dokument arbeiten und in Echtzeit sehen kann, welche Korrektur ein Kollege in dem Moment vornimmt. Muss der Kollege – bevor die anderen weitermachen können – in Ruhe etwas überarbeiten, kann er per Checkout das Dokument so lange für sich exklusiv haben, bis er die Bearbeitung abgeschlossen hat. Das verhindert, dass die Kollegen mit unfertigen Passagen weiterarbeiten.

Wer die digitale Transformation erfolgreich gestalten will, muss also Abschied nehmen. Abschied von eingespielten manuellen Prozessen, Abschied vom geduldigen Papier. Denn auf lange Sicht führt an automatisierten Workflows auf Basis einer digitalen Dokumentenablage kein Weg vorbei. Workflows, die über eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) bereitgestellt werden – wahlweise noch On-Premises im eigenen Rechenzentrum, im Outsourcing bei einem Dienstleister oder zeitgemäß aus der DMS Cloud, was immer populärer wird. Die innovativen DMS-Anbieter präferieren daher inzwischen ganz offensichtlich einen „Cloud First“-Ansatz.

Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen.

Das Organisieren aller wichtigen Informationen und Unterlagen in der digitalen Dokumentenablage bietet klare Vorteile

Von den zahlreichen DMS-Vorteilen profitieren letztlich alle Abteilungen eines Unternehmens im Tagesgeschäft. Suchzeiten reduzieren sich deutlich, da die Dokumente schnell gefunden werden können. Informationen in Dokumenten, die im DMS gespeichert sind, stehen ortsunabhängig bereit – und das natürlich auch unterwegs oder im Homeoffice. Für das Unternehmen insgesamt bringt die digitale Dokumentenablage neben dem schnellen Informationszugriff und den optimierten Arbeits-Workflows vor allem mehr Flexibilität und Transparenz, Fortschritte mit Blick auf Compliance und Risikominimierung, verbesserte Kundenbeziehungen und last not least eine positive Ökobilanz.

Weil mit einer Dokumentenverwaltungssoftware nicht nur digitale Dokumente abgelegt werden können, sondern sich auch Daten aus Papierdokumenten nach der Digitalisierung am Scanner mittels Texterkennung integrieren lassen, macht die Verwendung eines DMS die Papierablage überflüssig. Hinzu kommt, dass die Daten automatisch in andere Anwendungen des Unternehmens integriert werden können, zum Beispiel in das ERP, CRM oder die Buchhaltungssoftware. Nicht zuletzt erhöht sich durch die digitale Dokumentenverwaltung die Kundenzufriedenheit, da der Service durch schnellere Reaktionszeiten ebenfalls verbessert wird.

Rechtskonformität und Sicherheit

Alle Unternehmen sind verpflichtet, sich bei der Dokumentenverarbeitung und -archivierung an die jeweils geltenden nationalen und internationalen rechtlichen Vorgaben zu halten. Dazu ist eine ausreichende Dokumentation nötig. Rechnungen, Personalakten, Patente und Verträge sind sensible rechtliche Angelegenheiten, die es adäquat zu handhaben gilt. Granulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff zu sensiblen Dokumenten erhalten und diese auch bearbeiten können. Die Versionierungsfunktion dokumentiert, wer wann was verändert hat.

Alle Unterlagen werden in dem DMS inklusive aller Versionen und Änderungen dokumentiert und fristgerecht aufbewahrt, Rechnungen beispielsweise über die vom Finanzminister geforderten zehn Jahre. Nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist werden Dokumente automatisch gelöscht. Verträge beispielsweise dürfen nicht einfach verändert werden. Sollte das doch einmal irrtümlich geschehen, enthält jedes gute DMS für diesen Fall ein Wiederherstellungssystem, mit dem sich ältere Versionen einen Dokuments rekonstruieren lassen.

Wer seine Dokumente digital und automatisch managt, muss darauf achten, jedes Dokument gemäß der rechtlichen und unternehmensinternen Vorschriften aufzubewahren – Stichwort Compliance. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins digitale Archiv verlorengehen darf – und darin erst recht nicht. Eine DMS-Software muss wirklich alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt.

Ein Unternehmen, das auf eine DMS-Software setzt, muss garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf das digitale Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz die Befugnis, alle relevanten Unterlagen anzusehen und auszuwerten; dazu gehören auch die Protokolle jeder Veränderung im Archiv und die Verfahrensdokumentation. Die wichtigsten Regelungen haben wir in einem Beitrag zur elektronischen Archivierung für Sie zusammengestellt.

Mit einer digitalen Dokumentenablage die GoBD im Blick behalten

Legt man beispielsweise die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zugrunde, die seit Anfang 2017 in Deutschland für steuerlich relevante Dokumente gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:

  • Im Original
  • Unverlier- und unveränderbar
  • Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
  • Maschinell auswertbar

Zudem muss die DMS-Software natürlich auch alle Sicherheitsbestimmungen erfüllen können. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage.

Auf dem Weg zur digitalen Dokumentenablage sind viele große und kleine Schritte notwendig

Es gilt, eine konsistente Datei-Verzeichnisstruktur zu erstellen, Namenskonventionen und Regeln für das Erstellen von Metadaten festzulegen, Zugriffsberechtigungen und Zugriffsregeln zu definieren, die vorhandene Papierablage aufzuräumen, dann zu digitalisieren und dabei die neue digitale Ablagestruktur anwenden.

Ist die digitale Dokumentenablage erst einmal etabliert, werden sukzessive die wichtigen IT-Systeme und -Anwendungen angebunden und entsprechende Workflows aufgesetzt, um Automatismen zu schaffen. Natürlich muss parallel die Belegschaft im Umgang mit dem DMS geschult werden und für die regelmäßige Qualitätssicherung bzw. Optimierung der neuen DMS-Software muss gesorgt sein. Weil deren Einführung im Normalfall eine Einmalaktion ist, empfiehlt es sich, prozessunterstützend erfahrene DMS-Experten zu Rate zu ziehen – sei es der Hersteller selbst, ein spezialisierter Dienstleister oder ein DMS-Berater.

Ergänzend gibt es zahlreiche Checklisten, die eine Übersicht über diese vielen Maßnahmen schaffen und beim Aufbau einer zielführenden Roadmap für das DMS-Projekt helfen. Beispielsweise seien hier genannt:

So gerüstet, sollten sich zeitraubende Um- und Irrwege bei der Auswahl und Einführung der digitalen Dokumentenablage vermeiden lassen. Das E-Book „Papierlos in 90 Tagen“ beispielsweise zeigt Schritt für Schritt anhand bewährter Methoden auf, wie sich das Unternehmen in nur drei Monaten digitalisieren lässt – vom ersten Konzept bis zur finalen Inbetriebnahme.