Mauerbach
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Schnellen Zugriff auf wichtige Informationen als Vorteil im Wettbewerb nutzen – dies ermöglicht ein modernes Dokumentenmanagement-System. Ausgangsbasis hierfür ist die Archivierung von Dokumenten mithilfe einer entsprechenden Archivierungssoftware. So kann Wissen langfristig gespeichert werden und jedem Mitarbeiter die für ihn relevanten Dokumente zugänglich gemacht werden.
Wie wichtig Wissensmanagement ist, verdeutlichen folgende Zahlen*:
Die Lösung für diese Zeitfresser ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems als Archivierungssoftware. Mit deren Hilfe können alle Dokumente an zentraler Stelle archiviert werden und lange Suchzeiten sowie verschwundene Dokumente gehören der Vergangenheit an.
*Quelle: Kyocera
Beschleunigen Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit einer vollständig papierlosen Lösung.
Sie sparen Zeit bei der Suche nach Dateien – und können Inhalte nun ganz einfach organisieren und ermitteln. So bleibt Ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
Allein das Material Papier kostet viel Geld – hinzu kommen die nicht unerheblichen Kosten für Weitergabe, Ablage und Lagerung von Papierdokumenten. Durch die Digitalisierung interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere betriebliche Kosten eingespart.
Sie ersparen sich die Erstellung mehrerer Versionen desselben Dokuments zur Weitergabe. Stattdessen speichern Sie eine Hauptversion an einem zentralen Ort, die ganz einfach abgerufen werden kann.
Die Weitergabe von Papier ist langsam. Mit einem DMS vereinheitlichen Sie Ihre internen und externen Prozesse.
Durch Nutzung der Suchmaske können Sie das digitale Archiv nach Ihnen freistehenden Begriffen durchsuchen. Mit Hilfe automatischer Vorschläge kann eine Liste erstellt und durch die Volltextsuche die Inhalte aller Daten durchforscht werden. Das passende Dokument wird geöffnet und die relevanten Textstellen farblich hervorgehoben. Zusätzlich ist auch die Darstellung des Archivs als hierarchische Baumstruktur im Windows-Explorer möglich.
Aufgrund ihrer Inhalte müssen Dokumente wie Geschäfts-E-Mails oft ebenfalls digital archiviert werden. Mit Hilfe von DocuWare/DocuMatic Archiv kann die elektronische Archivierung von E-Mails entweder vollautomatisch oder manuell durch den Anwender erfolgen. Durch die Hinterlegung von Suchbegriffen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Datum oder Betreff der E-Mails können diese automatisch indexiert werden.
Durch Nutzung der Suchmaske können Sie das digitale Archiv nach Ihnen freistehenden Begriffen durchsuchen. Mit Hilfe automatischer Vorschläge kann eine Liste erstellt und durch die Volltextsuche die Inhalte aller Daten durchforscht werden. Das passende Dokument wird geöffnet und die relevanten Textstellen farblich hervorgehoben. Zusätzlich ist auch die Darstellung des Archivs als hierarchische Baumstruktur im Windows-Explorer möglich.
Aufgrund ihrer Inhalte müssen Dokumente wie Geschäfts-E-Mails oft ebenfalls digital archiviert werden. Mit Hilfe von DocuWare/DocuMatic Archiv kann die elektronische Archivierung von E-Mails entweder vollautomatisch oder manuell durch den Anwender erfolgen. Durch die Hinterlegung von Suchbegriffen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Datum oder Betreff der E-Mails können diese automatisch indexiert werden.
Durch Nutzung der Suchmaske können Sie das digitale Archiv nach Ihnen freistehenden Begriffen durchsuchen. Mit Hilfe automatischer Vorschläge kann eine Liste erstellt und durch die Volltextsuche die Inhalte aller Daten durchforscht werden. Das passende Dokument wird geöffnet und die relevanten Textstellen farblich hervorgehoben. Zusätzlich ist auch die Darstellung des Archivs als hierarchische Baumstruktur im Windows-Explorer möglich.
Bei immer wiederkehrenden bzw. gleichartigen Dokumenten, wie z. B. eingehenden Rechnungen, können die Suchbegriffe auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder Formulare werden verschlagwortet – also mit Suchbegriffen versehen - und automatisch in das System übernommen, wenn sie als Datei gesichert oder gedruckt werden.
Durch Nutzung der Suchmaske können Sie das digitale Archiv nach Ihnen freistehenden Begriffen durchsuchen. Mit Hilfe automatischer Vorschläge kann eine Liste erstellt und durch die Volltextsuche die Inhalte aller Daten durchforscht werden. Das passende Dokument wird geöffnet und die relevanten Textstellen farblich hervorgehoben. Zusätzlich ist auch die Darstellung des Archivs als hierarchische Baumstruktur im Windows-Explorer möglich.
Bei immer wiederkehrenden bzw. gleichartigen Dokumenten, wie z. B. eingehenden Rechnungen, können die Suchbegriffe auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder Formulare werden verschlagwortet – also mit Suchbegriffen versehen - und automatisch in das System übernommen, wenn sie als Datei gesichert oder gedruckt werden.
Über DocuWare ist der Zugang per Internet und sogar mit Smartphones möglich. So haben Externe oder Mitarbeiter auf Geschäftsreise jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente. Zudem können Home-Offices oder extern arbeitende Anwender in jeden Workflow integriert und durch die automatische Versendung von E-Mails über dessen aktuellen Status benachrichtigt werden.
Über das DMS können Dokumente automatisiert vorgelegt, abgerufen, geprüft und bearbeitet werden. Mit Hilfe von anwender-/funktionsbezogenen Stempeln, Aufgabenlisten oder Formularen verfügt jeder Benutzer, der die entsprechenden Rechte hat, rechtzeitig über die zum jeweiligen Bearbeitungsstand relevanten Werkzeuge zur Erledigung seiner Aufgaben.
Über DocuWare ist der Zugang per Internet und sogar mit Smartphones möglich. So haben Externe oder Mitarbeiter auf Geschäftsreise jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente. Zudem können Home-Offices oder extern arbeitende Anwender in jeden Workflow integriert und durch die automatische Versendung von E-Mails über dessen aktuellen Status benachrichtigt werden.
Über das DMS können Dokumente automatisiert vorgelegt, abgerufen, geprüft und bearbeitet werden. Mit Hilfe von anwender-/funktionsbezogenen Stempeln, Aufgabenlisten oder Formularen verfügt jeder Benutzer, der die entsprechenden Rechte hat, rechtzeitig über die zum jeweiligen Bearbeitungsstand relevanten Werkzeuge zur Erledigung seiner Aufgaben.
Der Zugriff auf die Dokumente kann durch ein detailliertes Berechtigungskonzept zuverlässig gesteuert werden. Protokollfunktionen bieten jederzeit den Nachweis darüber, welcher Nutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat.
Mit Hilfe eines DMS können Unterschriften und Freigaben mittels vordefinierter Prozesse gesteuert werden. Der automatische Versand von E-Mails über den aktuellen Status maximiert die Transparenz und zielt auf eine zügige und ressourcensparende Erledigung der anfallenden Tätigkeiten.
Der Zugriff auf die Dokumente kann durch ein detailliertes Berechtigungskonzept zuverlässig gesteuert werden. Protokollfunktionen bieten jederzeit den Nachweis darüber, welcher Nutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat.
Mit Hilfe eines DMS können Unterschriften und Freigaben mittels vordefinierter Prozesse gesteuert werden. Der automatische Versand von E-Mails über den aktuellen Status maximiert die Transparenz und zielt auf eine zügige und ressourcensparende Erledigung der anfallenden Tätigkeiten.
Nutzen Sie die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung und profitieren Sie von unserem Know-How. Archivieren Sie sämtliche Dokumente zukünftig elektronisch mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System.
Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation. Kontaktieren Sie uns und wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen.
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Dank unserer langjährigen Erfahrung wissen wir genau worauf es bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ankommt.
Kontaktieren Sie uns und wir begleiten Sie Schritt für Schritt.
