Beim Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen müssen eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachtet wSerden. Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. Unternehmen stellt sich oft die Frage, wie sie diese Anforderungen erfüllen können.

Die neue kostenlose „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ des Digitalverbands Bitkom erklärt in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten. Der erste Teil geht der Frage nach, welche gesetzlichen Anforderungen genau erfüllt sein müssen. Dann wird an Beispielen erläutert, wie diese Bestimmungen in der Unternehmenspraxis umzusetzen sind. Dabei werden auch Besonderheiten und Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Systemen berücksichtigt.

Worauf beim unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen zu achten ist, ist übersichtlich im Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ zusammengefasst.

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