Workflow-Management-System einfach erklärt: So unterstützt Software das Workflow Management

Auf dieser Seite erhalten Sie einen umfassenden Überblick zum Thema Workflow Management. Sie erfahren, was sich hinter dem Begriff verbirgt und wie ein Workflow-Management-System zur Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung Ihrer Prozesse beiträgt.

Definition: Was ist Workflow Management?

Der Begriff Workflow Management (kurz: WflM, deutsch: Arbeitsablaufverwaltung) beschreibt die Modellierung, Simulation, Steuerung, Überwachung, Analyse und Optimierung von Workflows in Unternehmen. Ein Workflow (zu Deutsch Arbeitsablauf) ist wiederum die zeitliche und räumliche Reihenfolge zusammengehöriger Arbeitsvorgänge.

Das Ziel des Workflow Managements ist es, optimale Arbeitsabläufe zu gestalten. Hierfür bezieht es sowohl die Prozessbeteiligten als auch elektronische Systeme mit ein. Oftmals wird eine größere Anzahl an Prozessbeteiligten, welche an unterschiedlichen Orten Teilschritte des Prozesses bearbeiten, durch das Workflow Management koordiniert. Ziel ist es hierbei, Fehler, Zeitverzögerungen, unnötige Aufwände und Redundanzen zu vermeiden. Eine weitere wichtige Aufgabe ist zudem die operative Kontrolle des Prozessverlaufs und des Status der einzelnen Bearbeitungsschritte.

Wie unterscheidet sich Workflow Management von Business Process Management (BPM)?

Häufig wird in Zusammenhang mit Workflow Management auch der Begriff Business Process Management (Geschäftsprozessmanagement oder kurz Prozessmanagement​​​​​​​) genannt. Es handelt sich jedoch nicht um Synonyme. Vielmehr sollten Sie die Begriffe klar voneinander abgrenzen. So besitzt das Business Process Management einen eher fachlich-konzeptionellen Charakter. Es findet zudem auf einer übergeordneten (strategischen) Ebene statt. Hierbei befasst sich BPM auch mit der Einbindung von Geschäftsprozessen in die Organisation, Kultur und Strategie eines Unternehmens.

Dem gegenüber ist der Fokus von Workflow Management kleiner. Arbeitsabläufe werden in ihrer Abfolge detailliert analysiert, modelliert (inklusive Verantwortlichkeiten), verbessert und abschließend wieder in das übergeordnete Gesamtkonstrukt eingeordnet. Somit kann das Workflow Management als Teilbereich von BPM und gleichzeitig als operative Ebene des Prozessmanagements bezeichnet werden.

Entsprechend besteht ein Unterschied zwischen BPM-Software und Workflow-Management-Software: BPM-Software hat eine Managementperspektive und erlaubt die End-to-End-Verwaltung von Prozessen aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Workflow-Management-Systeme dienen hingegen der aktiven und operativen Steuerung von Geschäftsprozessen (siehe nächster Abschnitt).

Was ist der Unterschied zwischen Workflow Management und Workflow-Management-Software?

Während Workflow Management eine betriebswirtschaftliche Methode ist, handelt es sich bei Workflow-Management-Software um Systeme, die diese Methode unterstützen. Sie bestehen zumeist aus mehreren Komponenten. Das Herzstück sind im Regelfall Funktionen zur (rechte- und rollenabhängigen) Prozessmodellierung und -organisation. Meist erfolgt die Modellierung grafisch in Form von Flussdiagrammen.

Eine weitere wichtige Komponente ist die sogenannte Workflow-Engine. Sie ist für die Steuerung und Überwachung einzelner Workflows sowie für das Anstoßen von Folgeprozessen zuständig. Ebenso ermöglicht sie eine Interaktion zwischen den angebundenen Applikationen und den Prozessbearbeitern. Auch eine Dokumentenmanagement-Anwendung gehört im Regelfall zu einem klassischen Workflow-System.

Weiterhin enthält Workflow-Management-Software Analyse- und Reporting-Features. Diese erlauben einerseits die operative Überwachung der Arbeitsabläufe (zum Beispiel für die Termin- und Aufgabenkontrolle), andererseits globale Analysen für die Prozessoptimierung.

Grundbausteine im Workflow Management

Jeder definierte Workflow folgt einem festen Schema und besteht aus einer Kombination verschiedener Bausteine, die sich wie folgt darstellen:

  • Trigger (auch Auslöser)
  • Rollen (auch Bearbeiter, Mitarbeiter oder Akteure)
  • Arbeitsschritte (auch Aktionen, Steps, Tätigkeiten, Aktivitäten), die sequenziell oder parallel ablaufen
  • Zuordnung von Arbeitsschritten zu Bearbeitern, Teams oder Systemen
  • Ergebnisse (zum Beispiel Lieferungen, Lösungen, Dokumente)
  • Zuordnung der Ergebnisse zu Bearbeitern
  • Zustände (Status zum aktuellen Fortschritt oder Fertigstellungsgrad von Ergebnissen)
  • Kardinalität (Festlegung, wie häufig ein Arbeitsschritt durchgeführt oder ein Ergebnis erzielt werden muss)
  • Definiertes Ende (Workflow-Abschluss)

Welche Workflow-Arten gibt es im Hinblick auf die Workflow-Verarbeitung?

Zwar ist jeder Workflow eine Abfolge bestimmter Arbeitsschritte und Ergebnisse, hinsichtlich der Verarbeitung existieren jedoch Unterschiede. Es gibt fünf verschiedene Arten von Workflows:

Sequenzielle Workflow-Verarbeitung

Die sequenzielle Verarbeitung ist das gängigste Workflow-Muster. Hierbei nutzen Sie ein Flussdiagramm, das Aktivitäten (Arbeitsschritte) der Reihe nach geordnet – also sequenziell – darstellt. Jede Aktivität beginnt erst nach Abschluss des vorangegangenen Arbeitsschritts. Eine Rückwärtsfunktion ist im Regelfall nicht vorgesehen.

Regelbasierte Workflow-Verarbeitung

Bei dieser Variante entscheiden Sie nach Abschluss einer Aktivität, ob der nachfolgende Arbeitsschritt angestoßen wird. Die Entscheidung erfolgt anhand definierter Workflow-Regeln. In diesem Rahmen können anhand der vorliegenden Prozessdaten mehrere Bedingungen analysiert werden. Sodann lassen sich Folgeaktivitäten anstoßen, welche parallel oder als Teilschritte verarbeitet werden.

Parallele Workflow-Verarbeitung

Bei der Parallel-Verarbeitung fassen Sie mindestens zwei Schritte in einer Schrittgruppe zusammen. Somit können diese unabhängig voneinander und gleichzeitig ablaufen. Das Vorgehen wird auch „Split“ genannt. Nachfolgende Arbeitsschritte aktivieren Sie erst, sobald alle vorangegangenen Schritte innerhalb der parallelen Schrittgruppe abgeschlossen sind („Join“).

Split-Merge-Workflow-Verarbeitung

Bei dieser Variante teilen Sie Workflows an einem definierten Punkt auf, sodass mehrere Teilprozesse entstehen. Diese Teilprozesse können Sie parallel durchlaufen und so konfigurieren, dass sie voneinander unabhängig sind. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, die Teilprozesse in einer späteren Prozessphase wieder zu einem Prozess zu verschmelzen, sobald sie allesamt abgeschlossen sind.

Anwendergesteuerte und Ad-hoc-Workflow-Verarbeitung

Neben den bereits genannten Varianten können Sie Schritte auch so definieren, dass sie von Anwendern kurzfristig an andere Rollen weitergeleitet werden dürfen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, das direkte manuelle Aktivieren anderer Prozessschritte zu erlauben. Auf diese Weise können Ihre Nutzer also das Delegieren oder Überspringen von Arbeitsschritten veranlassen.

Welche Vorteile hat ein Workflow-Management-System?

Workflow-Systeme bringen eine ganze Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen. Zunächst steigern sie die Qualität Ihrer Arbeitsabläufe, da die Prozesse definierten Schemata und Vorgaben folgen. Unter anderem regelt Workflow-Management-Software die Verwendung bestimmter Vorlagen, den Zugang zu Informationen, die Durchführung von Arbeitsschritten und die Ablagelogik für Dokumente. Inwiefern die definierten Abläufe eingehalten werden, können Sie mit Workflow-Management-Systemen ebenfalls überwachen. Bei Abweichungen sind somit Korrekturen möglich.

Weiterhin erlauben Workflow-Systeme eine Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe im Hinblick auf die Effizienz. So können Sie, durch Regeln, Vorgaben und festgelegte Schritte, Durchlaufzeiten verkürzen und Wartezeiten minimieren. Besonders groß ist das Optimierungspotenzial der Workflow-Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen, die sehr häufig durchlaufen werden.

Ein weiterer Pluspunkt, den softwaregestützte, digitale Workflows mitbringen, ist die Steigerung Ihrer Prozesstransparenz. Beispielsweise können Sie erkennen, welche Arbeitspakete in Bearbeitung sind und wie lange die Fertigstellung voraussichtlich noch dauern wird. Natürlich können Sie die Erkenntnisse auch sammeln und aggregieren, um Schwachstellen zu identifizieren und weitere Optimierungspotenziale aufzudecken.

Nicht zuletzt vereinfachen Sie über Workflows den Zugang zu benötigten Informationen. So können Ihre Bearbeiter zum Beispiel automatisch über neue Aufgaben informiert werden, sobald sie zur Bearbeitung bereitstehen. Dies optimiert die Kommunikation und vermeidet unnötige Rückfragen. Ebenso wird die Zusammenarbeit der Workflow-Beteiligten verbessert. Transparente Zusammenhänge steigern darüber hinaus das gegenseitige Verständnis.

Spezifische Vorteile einer unabhängigen Low-Code-Plattform

Zusätzliche Vorteile entstehen, wenn Sie eine unabhängige Low-Code-Plattform für das Workflow Management einsetzen. Denn in diesem Fall bilden Sie Ihre digitalen Workflows mit visueller Unterstützung ab. Spezifische Programmierkenntnisse benötigen Sie hingegen nicht.

Entscheiden Sie sich darüber hinaus für eine unabhängige Lösung, die daten- und dokumentenbezogene Prozesse gleichermaßen unterstützt, so ist der Mehrwert noch größer. Denn in diesem Fall sind Sie in der Lage, auch anwendungsübergreifende Workflows ohne großen Mehraufwand abzubilden.

Wie funktionieren Workflow-Systeme?

JobRouter® vereint alle Funktionen einer leistungsstarken Workflow-Management-Lösung mit agilem Dokumentenmanagement, integriertem Datenmanagement und den Vorteilen von Digital Process Automation (DPA). Dabei gründet die Digitalisierungsplattform auf einem Low-Code-Ansatz für digitale Prozesse mit minimalem Programmieraufwand. Sie erlaubt es Ihnen nicht nur, Ihre Workflows zu digitalisieren. Auch eine Workflow-Automatisierung ist möglich. Aus technischer Sicht funktioniert dies wie folgt: Nach der Installation verbinden Sie die Plattform mit allen relevanten Systemen im Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Datenbanken
  • Archive
  • Betriebssysteme
  • ERP-Systeme
  • FiBu-Lösungen
  • CRM-Systeme
  • Office-Anwendungen
  • unternehmensspezifische Applikationen

JobRouter® fungiert als Standardschnittstelle für all diese Komponenten. Die DPA-Plattform sammelt alle prozessrelevanten Dokumente und Daten aus den angebundenen Quellen, verarbeitet sie und stellt die benötigten Informationen im Geschäftsprozess exakt zum richtigen Zeitpunkt bereit. Dabei geht der Funktionsumfang im Hinblick auf das Workflow Management deutlich über den von klassischen BPM-, DMS- und ERP-Systemen hinaus.

Beispiel: Eingangsrechnungsverarbeitung

Ein gutes Beispiel für die Funktionsweise ist der Anwendungsfall „Eingangsrechnungsverarbeitung“. Dieser Geschäftsprozess ist nur dem ersten Anschein nach simpel. In der Praxis ist er nämlich mit komplexen Anforderungen verbunden, die sich wie folgt darstellen können:

  • Sie möchten Einträge in Dialoge hinzufügen mithilfe von Tabellen (zum Beispiel Rechnungs- oder Bestellpositionen).
  • Vorgänge sollen auf Positionsebene parallelisiert werden (zum Beispiel Aufteilung von Rechnungen auf Kostenstellenverantwortliche).
  • Sie möchten direkt aus dem Vorgangsschritt Rückfragen stellen.
  • Sie müssen sämtliche Änderungen am Rechnungsdokument revisionssicher protokollieren.
  • Sie wollen Rechnungsdaten an Systeme wie SAP übertragen.
  • Der Prozess soll Hintergrundaktivitäten ausführen (zum Beispiel Datenbankeinträge lesen und schreiben, externe Programme starten).
  • Sie möchten individuelle Eingabeformulare bereitstellen.
  • Ihr Unternehmen benötigt mehrsprachige Dialoge und Aufgabenlisten.
  • Einzelne Dialogelemente sollen dynamisch ein- und ausgeblendet werden.
  • Sie möchten bestimmte Felder als Pflichtfelder definieren.

Klassische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) sind sehr dokumentenlastig und können diese Anforderungen der Rechnungsverarbeitung im Regelfall nicht vollständig erfüllen. Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform ist dank ihrer flexiblen Schnittstellen und Module hingegen in der Lage, solch komplexe Szenarien abzudecken. Somit ist es Ihnen möglich, alle Arten von Workflows abzubilden. Auch eine Parallelisierung von Schritten, eine individuelle Verwaltung von Rollen und Berechtigungen, Benachrichtigungen und flexible Eskalationen können Sie umsetzen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche Schritte im Workflow zu automatisieren. Welche weiteren Einsatzszenarien sich daraus ergeben, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Für welche Einsatzszenarien eignet sich ein Workflow-Management-System?

Ob Finanzwesen, Buchhaltung, Beschaffung, Administration, Kundenservice, HR, Vertrieb, Lagerhaltung, Gebäudemanagement, IT, Logistik oder Schulungswesen: Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihr Workflow Management mit einer umfassenden Digitalisierungsplattform wie JobRouter® zu realisieren, ergeben sich unendlich viele Einsatzmöglichkeiten für Ihre Prozessdigitalisierung und -automatisierung. Möglich wird dies durch die äußerst flexible, anwendungs- und abteilungsübergreifende Vernetzung von Prozessen, Dokumenten und Daten. Einige beispielhafte Einsatzszenarien sind:

  • Digitales Management von Geschäftsreisen
  • Automatisierung der Vertragsverwaltung
  • Digitales Fuhrparkmanagement
  • Mitarbeiter-Onboarding

Betrachten wir diese Use Cases im Folgenden genauer.

Digitales Management von Geschäftsreisen

Mit einem Workflow-Management-System können Sie sowohl den Reiseantrag als auch die spätere Reisekostenabrechnung digitalisieren. Prozessabläufe legen Sie in der Software genau fest. Gleiches gilt für Freigabezyklen und -fristen. Sicherheit und Schnelligkeit erreichen Sie mit klar definierten Rechten, Rollen sowie Eskalationsstufen. Die Formulare stellen Sie ebenfalls in digitaler Form bereit, sodass sie endgeräteunabhängig genutzt werden können. Mit Vorschlagswerten und Konsistenzprüfungen senken Sie hierbei das Fehlerpotenzial. Zudem werden alle Entscheidungen automatisch dokumentiert. Ihr gesamter Workflow wird transparent, nachvollziehbar und auch revisionssicher.

Automatisierung der Vertragsverwaltung

Mit Workflow-Systemen wie der JobRouter®-Plattform können Sie Verträge nicht nur digital abbilden, verwalten und abteilungsübergreifend bereitstellen. Sie realisieren bei Bedarf auch eine weitgehende Workflow-Automation. Zur Verfügung stehen Ihnen beispielsweise folgende Optionen:

  • Verträge automatisch anlegen
  • Vertragsdaten automatisch erfassen
  • Termine und Fristen automatisch überwachen
  • Erinnerungen oder Kündigungen automatisch versenden

Insgesamt sorgt der Ansatz für ein hohes Maß an Informationstransparenz, für Sicherheit und für eine deutliche Reduzierung Ihrer administrativen Aufwände.

Digitales Fuhrparkmanagement

Gerade bei größeren Flotten ist das Fuhrparkmanagement eine komplexe Aufgabenstellung. Zu den Aufgaben zählen etwa die Verwaltung von Fahrzeugakten, die Durchführung von Führerscheinkontrollen sowie das Management von Versicherungen, steuerlichen Angelegenheiten, Tankkarten und Leasingverträgen. Verantwortliche wünschen sich, all diese Informationen an einem zentralen Ort verwalten und überwachen zu können. Gleichzeitig entfällt durch ein digitales Fuhrparkmanagement das manuelle Erfassen und Übertragen von Daten. Exakt an dieser Stelle setzen Digitralisierungsplattformen wie JobRouter® an.

Mitarbeiter-Onboarding

Auch im Human-Ressources-Umfeld generieren Workflow-Management-Systeme einen erheblichen Mehrwert. Ein Beispiel ist der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess. Er hat das Ziel, eine systematische und zielgerichtete Einarbeitung zu gewährleisten. Es ist wichtig, neue Mitarbeiter schnell über ihre zukünftigen Aufgaben zu informieren, Strukturen und Abläufe verständlich zu erklären, Kontakte aufzubauen, die Unternehmenskultur greifbar zu machen und die wichtigsten Ansprechpartner zu benennen. Hierfür müssen Sie eine ganze Reihe von Informationen, Daten und Dokumenten aus verschiedenen Quellen bereitstellen. Insgesamt sorgt Workflow-Management-Software bei diesem wichtigen HR-Prozess für Klarheit – sowohl bei bestehenden als auch beim neuen Kollegen.

E-Akte: So digitalisieren Sie Ihre Verwaltung richtig

Den Strom der ein- und ausgehenden Informationen korrekt zu kanalisieren und möglichst schnell strukturiert zur Verfügung zu stellen: Das ist eines der Geheimnisse unternehmerischen Erfolges und das Prinzip des Verwaltungshandeln in jeder Behörde. Mit Hilfe der E-Akte wird dafür gesorgt, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Dokumente stets zur Hand haben, die sie im Tagesgeschäft benötigen.

Jederzeit informiert, permanent auskunftsfähig

Elektronische Akten bringen also Struktur in die tagtägliche Flut der Informationen: Analog und digital, in Form von E-Mails, Briefen, Verträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellbestätigungen, Reklamationen, Rückfragen und vieler anderer Belege. E-Akten schaffen Transparenz, bringen alle Beteiligten auf einen einheitlichen Wissensstand und sind im Gegensatz zu schweren Aktenordnern äußerst mobil und dezentral zugreifbar. Und das in unterschiedlichster Ausprägung, zum Beispiel als digitale Kundenakte, als digitale Personalakte oder als elektronische Vertragsakte.

Doch was genau ist eine E-Akte?

Elektronische Akten fassen alle sachlich zusammengehörigen Vorgänge und Dokumente in einem „digitalen Ordner“ zusammen, der durch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bereitgestellt wird. Diese E-Akten enthalten dann alle relevanten E-Mails, sonstige elektronisch erstellte Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente (Dateien). Sie stellen also die vollständige Information über einen bestimmten Sachverhalt bereit.

Die E-Akte kann, abhängig vom Bedarf, als eigenständige Lösung implementiert werden oder aber um Workflows zur elektronischen Vorgangsbearbeitung ergänzt werden. Das sind zum Beispiel Rechnungseingang oder Urlaubsantrag. Mögliche Ergänzungen bieten auch Collaboration-Tools, etwa zur Unterstützung von Projekt- und Gremienarbeit, und IT-Systeme wie ERP, HR oder CRM.

Auf diese Weise ersetzt die E-Akte – auch in Behörden – die Aktenführung auf Papierbasis. Die elektronische Akte gliedert sich typischerweise in die eigentliche Akte, den zugehörigen Vorgang bzw. Prozess und die entsprechenden Dokumente. Akte, Vorgang und Dokument werden durch ihre Metadaten beschrieben und haben typische Eigenschaften.

Die E-Akte gibt so beim Dokumenten-Management den formalen und inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Vorgänge und Dokumente vor, die davon nicht abweichen dürfen. E-Akten werden mit Metadaten beschrieben (zum Beispiel Aktenzeichen, Aktentitel, Erstellungs-/Änderungstermin, Laufzeit/Aufbewahrungsfrist usw.) und sind chronologisch oder fachlich geordnet.

Der Vorgang als Teileinheit einer E-Akte ist die kleinste Sammlung zusammengehöriger Dokumente zur Bearbeitung eines Geschäftsprozesses. Er bildet den formalen, inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Dokumente und wird ebenfalls durch Metadaten beschrieben (zum Beispiel Vorgangszeichen/-titel, Laufzeit usw.).

Dokumente werden im Vorgang bearbeitet und sind papiergebundene oder elektronisch erstellte Objekte wie Fax, E-Mail, Datenbank-Auszüge und andere Dateien (zum Beispiel Scans, PDF- oder Office-Dateien, Bilder) einschließlich aller ergänzenden Angaben, die zum Verständnis notwendig sind. Zu diesen Angaben gehören vor allem die Metadaten, z. B. Dokumentennummer, Absender, Betreff, Aktenzeichen oder Laufzeit.

Versionierung inklusive

Jedes Dokument ist bei allen Änderungen, Vermerken und Ergänzungen grundsätzlich einem Vorgang zugeordnet; die Versionierung und die Zugriffskontrolle wird automatisch sichergestellt. Alle Metadaten müssen sich in dem durch die Objekthierarchie vorgegebenen Rahmen bewegen. Enthält die Akte zum Beispiel eine Aufbewahrungsfrist, so kann die Aufbewahrungsfrist im Vorgang oder Dokument derjenigen der Akte nicht widersprechen.

Auch Papierdokumente können Bestandteil einer E-Akte sein. Man spricht dann von einer Hybridakte, bei der aus rechtlichen oder praktischen Gründen bestimmte papierbasierte Originale parallel in einer sogenannten „Papierrest-Akte“ geführt werden. Das ist dann eine simple, zum Beispiel chronologisch sortierte, Sammlung von Unterlagen, die entweder nicht gescannt werden können, zum Beispiel gebundene Eingänge, oder aufgrund von Formvorschriften im Original in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Aus pragmatischen Gründen können scanbare Papierdokumente digitalisiert und als elektronische Kopien der E-Akte zugeordnet werden. Um Aktenvollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Beziehung zwischen Papierrest-Akte und vollständiger E-Akte zu gewährleisten, werden beiderseitig Verweise angelegt.

Elektronische Akten gibt es im Standardformat oder auch als Individuallösung, die im Rahmen eines Projektes auf Basis von DocuWare konzipiert und wahlweise On-Premises oder in der Cloud bereitgestellt wird. E-Akten ermöglichen es, Daten und Dokumente nach vordefinierten, flexiblen Ordnungskriterien und Aktenstrukturen zu organisieren und an spezifische Arbeitsabläufe, z. B. im Rahmen des Vertragsmanagements, anzupassen.

Branchen- und abteilungsspezifische Aktenstrukturen – Beispiele für die E-Akte

Die gute Nachricht: Es gibt längst branchen- und abteilungsspezifische Aktenstrukturen. Sie müssen also bei der digitalen Dokumentenverwaltung nicht bei null anfangen, sondern können auf das Know-how erfahrener Anwender zurückgreifen.

Ein typisches Beispiel ist die digitale Personalakte

Sie bildet heutzutage die Grundlage eines modernen Personalmanagements und ist wesentlicher Bestandteil zeitgemäßer HR-Prozesse. Die Gründe sind vielfältig: Sie ist revisionssicher, ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auch auf Dienstreise oder im Homeoffice und spart Zeit bei der Ablage und Suche. Auch die Versionierung der Dokumente kann automatisch erfolgen.

Digitale Vertragsakten

Digitale Vertragsakten sind inzwischen aus dem P2P-Prozess nicht mehr wegzudenken. Sie helfen unter anderem, Termine, Sonderkonditionen und Lieferbedingungen immer im Blick zu haben.

Die E-Akte Bund

Dieses dritte Beispiel ist ein Kernelement des 2013 verabschiedeten E-Government-Gesetzes (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden, von denen damals 70 Prozent noch keine elektronische Aktenführung betrieben.

Im § 6 EGovG heißt es deshalb: „Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. […] Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden.“ Das erklärte Ziel: Ende 2025 sollen für gleiche Funktionen jeweils nur noch maximal zwei Basisdienste bzw. zwei Querschnittsdienste laufen. Die E-Akte Bund sollte den fachlichen Anforderungen der Ressorts sowie den organisatorischen Anforderungen genügen, die im „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ (OeV) beschrieben sind.

Dabei sind E-Akten weit mehr als nur die digitale Kopie einer Papierakte. Sie sind intelligent und stellen dem Anwender genau die Informationen zur Verfügung, die er für seine Aufgabe benötigt. Dank ergänzender Workflow- und Reporting-Features sorgen E-Akten ganz nebenbei für mehr Effizienz und Transparenz.

Die Personalakte als „intelligente Akte“

Das wird am Beispiel Personalakte deutlich: Adressänderungen, Arbeitsverträge oder Krankenversicherungsnachweise sind typische Vorgänge und Dokumente, die zu den E-Akten der Personalabteilungen gehören. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HR-Abteilung müssen die Informationen in den Dokumenten und Formularen überprüfen und verschiedene Transaktionen nutzen, um die entsprechenden Stammdaten im ERP- und/oder HR-System einzusehen oder zu ändern.

Die Arbeit mit Papierdokumenten ist für die Personalabteilung mühsam, da zusätzliche Zeit benötigt wird, um die Dokumente in Ordnern und Regalen zu finden, die eingehenden Unterlagen zu sortieren und abzulegen und die gedruckten Daten mit den elektronischen Daten im ERP- bzw. HR-System abzugleichen oder sie dort einzutippen. Dieser Prozess wird noch komplizierter, wenn Mitarbeiterakten von einem Standort zum anderen geschickt werden müssen. Ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der gern auch als „Papiertourismus“ bezeichnet wird, weil „das Papier auf die Reise“ geht. Die E-Akte ist also weit mehr als nur ein „Informationsträger“. Der Zugriff auf die Dokumente in der E-Akte erfolgt bequem über die Anwendungsoberfläche oder einen Browser.

Wenn die Verwaltung digitalisiert werden soll, kommt es nicht nur auf eine detaillierte Planung und sorgfältige Implementierung an, die bestehende IT-Systeme und Prozesse berücksichtigt. Vor allem geht es aber darum, die Belegschaft ins Boot zu holen und durch ihre aktive Beteiligung an der Umsetzung Akzeptanz zu schaffen. Denn auch die beste E-Akte bringt keinen Vorteil, wenn sie nicht genutzt wird. Hier gilt es, unbegründete Vorbehalte – Stichwort „Jobkiller Digitalisierung“ – und Scheu vor der Technik durch Schulungen und praxisnahe Übungen aus dem Weg zu räumen. Das gelingt am besten, wenn die Vorteile für die tagtägliche Arbeit praxisnah kommuniziert werden.

Vorgehensmodell E-Akte Bund

Das Vorgehensmodell „E-Akte Bund“ ist ein gutes Beispiel für einen organisatorischen Handlungsleitfaden, aus dem nicht nur Großkonzerne, sondern auch Mittelständler die für ihr Umfeld relevanten Maßnahmen ableiten können. Darin ist die Einführung der E‐Akte in fünf überschaubare Projektphasen gegliedert:

  1. Anbahnung
  2. Initialisierung
  3. Voraussetzungen
  4. Durchführung
  5. Abschluss

Phase 1, Anbahnung:

In dieser Phase legt das Management Ziele und Strategien fest, stellt personelle und finanzielle Ressourcen bereit und gibt das Projekt in Auftrag.

Phase 2, Initialisierung:

Zu Beginn arbeitet sich das Projektteam thematisch ein und setzt darauf aufbauend das Projektmanagement auf. Das Projektteam legt den Grundstein für Querschnittsaufgaben, die während des gesamten Projektverlaufs fortlaufend geprüft werden. Mit zunehmender Erfahrung können diese Aufgaben, z. B. Projektplanung und -controlling, Wissens- und Veränderungsmanagement sowie Risikomanagement, angepasst werden.

Phase 3, Voraussetzungen schaffen:

Anschließend geht es um die Erarbeitung eines Konzepts und den Aufbau spezifischen Wissens. Dafür sammelt das Projektteam Unterlagen und tauscht sich mit internen und externen Experten aus. Um den Wissenstransfer zu gewährleisten und Spezialprobleme zu behandeln und immer sonst, wenn verschiedene Fachleute zusammenarbeiten, kann die Methode des „Runden Tisches“ gewählt werden.

Phase 4, Durchführung:

Hier gilt es, das erforderliche Wissen für den User-Support aufzubauen, der entscheidende Beiträge zur Zufriedenheit der Userschar leistet. Erfahrungen werden geteilt und dokumentiert, um zu vermeiden, dass bei jeder neuen Rollout-Stufe die immer gleichen Fehler wiederholt werden. Treten Fehler und Probleme auf, werden Lösungswege und Prozesse definiert, um die Zusammenarbeit des Projektteams mit First-, Second- und Third‐Level‐Support effizient zu gestalten.

Phase 5, Abschluss:

Ist die E-Akte erfolgreich implementiert, geht es darum, das im Projektteam gesammelte Wissen allgemein nutzbar zu machen. Das erfolgt idealerweise sukzessive durch die Dokumentation im Projektverlauf. Das Projektteam prüft die gesammelten „Lessons Learned“ im Rückblick daraufhin, ob sie für zukünftige Projekte nützlich und verständlich dokumentiert sind. Außerdem wird ein Expertenregister angelegt, das dann auch gepflegt wird. Denn in der Praxis können sich diese Daten schnell ändern. Dauerhafte Aufgaben werden an die Fachbereiche und die IT-Abteilung übergeben.

Die E-Akte kann die digitale Transformation der Verwaltungsarbeit nicht allein stemmen

Ähnliche Überlegungen für eine Strategie zur Einführung der E-Akte finden sich im Kochbuch für E‐Government, das für die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit auf kommunaler Ebene fünf Strategien empfiehlt:

  1. Priorisierung nach Bedarfen und Bedürfnissen der Kunden
  2. Priorisierung nach verwaltungsbezogenem Nutzen
  3. Systematische Veränderung der Arbeitsweise gesamter Organisationseinheiten
  4. Rechtlichen Vorgaben folgen
  5. „Quick Wins“ nutzen

Diese Strategien stellen Typisierungen dar und können miteinander kombiniert werden. Im „Kochbuch“ befinden sich nähere Erläuterungen.

Mit einer reinen E‐Akte, d. h. einer elektronischen Ablage bzw. Dokumentenverwaltungssoftware, können die strategischen Ziele einer digitalen Transformation der Verwaltungsarbeit voraussichtlich nicht erfüllt werden. Somit ist die E‐Akte immer im Kontext zu den anderen Komponenten zu sehen. Dazu gehören neben den klassischen IT-Systemen rund um ERP, CRM und HR auch Collaboration-Software und virtuelle Arbeitsräume für die Teamarbeit sowie Workflow- bzw. RPA-Tools zu Dokumentenlenkung.