Die passende Dokumentenablage-Software finden

Sobald die vielen Vorteile von Dokumenten-Managementsystemen (DMS) das Management überzeugt haben, beginnt für die IT-Abteilung die eigentliche Arbeit: Die Auswahl der passenden Dokumentenablage-Software, anschließend ihre Implementierung und schlussendlich Roll-out und Inbetriebnahme. Danach geht das neue DMS in den üblichen Routinebetrieb von Wartung, Pflege, Weiterentwicklung und Störungsbehebung über. Dieser muss für alle Software-Systeme des Unternehmens gewährleistet werden.

Mitentscheidend für den Projekterfolg bei der DMS-Einführung ist die Auswahl der „richtigen“ Software zur digitalen Dokumentenablage. Bei der Suche gibt die Antwort auf folgende Frage die Richtung vor: Wozu wird die Dokumentenverwaltungs-Software gebraucht – und welche Vorteile will man sich zunutze machen?

Auf Basis der Antwort kann man sich einen ersten Marktüberblick verschaffen, gibt es doch zahlreiche DMS-Anbieter, die unter Begriffen wie Content Services, Enterprise Content Management (ECM) oder eben Dokumentenmanagement-System ausgereifte, aber auch völlig neue Software-Produkte vermarkten. Weil das Angebot an Standardsoftware sehr groß ist, erübrigt sich die Notwendigkeit einer Individualentwicklung. Denn eine passende Dokumentenablage-Software sollte sich am Markt finden lassen.

Die Softwareauswahl ist aber nicht allein Aufgabe der IT-Abteilung. Besser ist es, einige derjenigen Mitarbeiter ins Boot zu holen, die später mit der Software arbeiten sollen. Zusätzlich empfiehlt es sich, kompetente Fachleute zu Rate zu ziehen, die nach der Beratung bei der Auswahl auch ihre Erfahrung bei der DMS-Einführung mit einbringen und das Projektmanagement unterstützen. Natürlich spielen auch Art, Umfang und Komplexität des Projektes eine Rolle bei Besetzung und Manpower des Projektteams. Kommen Fachleute von außen dazu, sollten diese anhand von Referenzen ähnlicher Projekte ausgewählt werden.

Das Lastenheft, ein Schlüssel zum Projekterfolg

Steht das Team, folgt wie bei der Beschaffung jeder anderen Standardsoftware das Festlegen des Kostenrahmens und das Erstellen des Lastenheftes. Letzteres soll möglichst konkret sowohl die Anforderungen an die Dokumentenablage-Software selbst als auch den Ist-Zustand sowie den gewünschten Zielzustand beschreiben. Die Dokumentation des Ist-Zustandes erleichtert später im Projekt die Definition aller technischen Randbedingungen. Etwa für Schnittstellen oder für nötige Hardware- und Netzwerk-Anpassungen.

Im DMS-Projekt geht es ja nicht nur um die Verarbeitung aktuell eintreffender digitaler Contents, sondern auch um die Digitalisierung eingehender und/oder archivierter Papierdokumente. Wichtig ist außerdem gegebenenfalls die Übernahme der archivierten digitalen Dokumente aus einem Vorgängersystem. Zu berücksichtigen sind dabei alle Geschäftsprozesse, die von der Einführung der Dokumentenablage-Software tangiert sind bzw. damit verbessert werden sollen. Weiterhin alle unter Umständen erforderlichen Anpassungen der Organisationsstruktur des Unternehmens.

Höchste Sorgfalt im Vorfeld gefragt

Deshalb ist höchste Sorgfalt bei der Bestimmung aller zwingend notwendigen Schnittstellen und der erforderlichen Richtlinien bzw. Standards gefragt, die von der gesuchten Dokumentenablage-Software unterstützt werden müssen. Der Im- und Export von Dokumenten aus anderen IT-Systemen, sowohl aus den eigenen als auch aus denen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, klappt nur dann, wenn die Daten in einem der Software bekannten Format vorliegen. Der Bedarf an Schnittstellen, Datenformaten und aller für das Unternehmen wichtigen Normen und Richtlinien gehört daher als K.O.-Kriterium in jedes Lastenheft.

Die „Must Haves“ festlegen

Bei der Suche nach der passenden Dokumentenablage-Software kommt es aber nicht nur darauf an, dass die Kriterien des Lastenheftes erfüllt werden. Neben den Kriterien des Lastenhefts zählt auch, dass die neue Dokumentenablage-Software mit wachsenden bzw. völlig neuen Anforderungen Schritt halten kann. Diese funktionalen „Must Haves“ spiegeln die DMS-Vorteile, die erwartet werden:

  • Automatisierte Unterstützung von dokumentbasierten Unternehmensprozessen.
  • Definition von Workflows und ganzen Prozessen, die dann vollautomatisch oder mit minimalem Input von Menschen abgewickelt werden – mit Funktionen für die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten sowie Kommentarfunktionen zur Erläuterung von Entscheidungen inklusive Automatismen für den Fall, dass Dokumente nicht genehmigt werden.
  • Eine „Workflow-Engine“ für die Verteilung, Archivierung und Disposition von Dokumenten. Sie „schiebt“ Dokumente durch eine Reihe aufeinanderfolgender Schritte, um die zuvor definierten Geschäftsprozesse zu unterstützen.
  • Einbinden von Mitarbeitern/Außenstehenden in transparente, nachvollziehbare Workflow-Prozesse.
  • Unterstützung für den Lebenszyklus aller Contents, von der Informationserfassung über die Organisation, Speicherung und Aufbewahrung bis hin zur unwiderruflichen Vernichtung.
  • Bibliotheksdienste für das Aus- und Einchecken von Dokumenten und Verfahren, um bei der Teamarbeit Konflikte bei der Aktualisierung von Dateien zu vermeiden.
  • Eine Versionierung speichert alle Änderungen an Dokumenten automatisch als neue Version des Dokuments. Bei einem guten DMS ist auch die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung möglich.
  • Revisionssicherheit: Die Dokumente sind vor unberechtigten Zugriffen, Änderungen oder Manipulationen geschützt.
  • Life-Cycle-Management z.B. mit Audit-Protokollen, um die Verarbeitung von Dokumentenwährend ihres gesamten Lebenszyklus überprüfen zu können, und Warnmeldungen, die rechtzeitig anstehende Verarbeitungsschritte während des Lebenszyklus von Inhalten signalisieren.
  • Unveränderbare Archivierung digitaler Dokumente
  • Verwaltung der Metadaten, um Dateien mit vordefinierten Schlüsselwörtern zu kennzeichnen („Indexieren“) sowie automatisch generierte Attribute, z. B. Datums-Zeitwerte zum Auffinden von Dokumenten.
  • Die Möglichkeit, Inhalte nach Schlüsselwörtern, Dokumentbeschreibungen und anderen vordefinierten Attributen zu suchen.

DMS: Cloud oder On-Premises-Installation?

Last but not least sollte die Bedienung der Software zur Dokumentenverwaltung ebenso zeitgemäß sein wie ihre Konfiguration. Das heißt erstens: Die Arbeit mit dem DMS sollte im Webbrowser ebenso möglich sein wie in einer Microsoft Office-Anwendung – und das sowohl in einem Desktop-Client als auch in mobilen Apps auf Smartphones und Tablets. Zweitens steht die Frage des Betriebskonzeptes im Raum: Ist eine Cloud-Lösung gewünscht oder ist eine On-Premises-Installation Pflicht? Oder sollte das DMS als SaaS- oder Outsourcing-Lösung gehostet werden?

Deswegen ist neben den funktionalen Vorgaben abschließend auch eine Liste der „Must Haves“ für Bereitstellung, Performance und Verwaltung nötig. Typisch sind:

  • Ein über das Netzwerk zugängliches Content-Repository für große Datenspeicher.
  • Verwaltungen von Medien und anderen inhaltsorientierten Dateitypen.
  • Integrierte Funktionen für die Verwaltung von E-Mails.
  • Unterstützung aller vorhandenen Clients.
  • Bereitstellungsfunktionen für den Betrieb vor Ort oder in öffentlichen, privaten und hybriden Cloud-Infrastrukturen.
  • Interoperabilität mit den übrigen Backoffice-Systemen.
  • Erfassung von Contents aus externen Systemen, z. B. ERP-und CRM-Systemen oder Dokumentenscannern (um Papierdokumente zu digitalisieren).
  • Dateiorganisation und -zuordnung in einer Art und Weise, die den Geschäftszielen des Unternehmens entspricht.
  • Skalierbar nach oben oder unten, um sich an wechselnde Workloads anzupassen.
  • Redundante Backups, um Daten jederzeit schnell und unkompliziert wiederherstellen zu können.
  • Recovery mit Abrufzeiten, die den Anforderungen entsprechen, falls gesicherte Inhalte wiederhergestellt werden müssen.
  • Zugriffskontrollen und Berechtigungen zum Erstellen, Lesen, Aktualisieren und Löschen von Dokumenten innerhalb des Repositorys – zur Gewährleistung von Datensicherheit bzw. gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
  • Umfassende und flexible Sicherheitsfunktionen, die die vorhandene Sicherheitsarchitektur des Unternehmens so weit wie möglich nutzen.
  • Skripting-Tools für die zeitgesteuerte Ausführung von Automatismen.
  • Tools zur Überwachung und Verwaltung des Speicherplatzes und für das Entwerfen und Verwalten von Workflows, für das Konfigurieren von Lebenszyklen der Dokumente und für die Definition von Zugriffskontrolllisten.

Der letzte Schritt, um die passende DMS-Software zu finden

Sobald die Liste aller „Must Haves“ festgelegt ist, geht es im nächsten Schritt darum, die Ausschreibung zu erstellen und dann die marktführenden Produkte zu prüfen. So werden diejenigen Produkte und Hersteller ermittelt, die die spezifischen Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllen.

Schließlich erfolgt in den Gesprächen mit den ins Auge gefassten DMS-Anbietern die Endauswahl. Dabei geht es nicht nur um die optimale Abdeckung der „Must Haves“, sondern natürlich auf um die Kosten und das Timing des Vorhabens. Bei diesen Gesprächen wird dann auch sehr schnell deutlich, ob die Chemie zwischen allen Projektbeteiligten stimmt. Und das ist erfahrungsgemäß eine nicht zu unterschätzende Voraussetzung für eine erfolgreiche DMS-Einführung. Denn mit der passenden Software, einem kompetenten Team und dem richtigen Projektpartner kann kaum etwas schief gehen.

Rechnungseingang automatisieren – als Schritt in Richtung Digitalisierung

Besonders in kleinen oder mittelständischen Unternehmen kann die Rechnungsverarbeitung Kopfzerbrechen verursachen. Die manuelle Bearbeitung eingehender Rechnungen kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern und Korrekturen, die zu weiteren Zahlungsverzögerungen führen.

In Rechnungen wird festgehalten, welches Produkt oder welche Dienstleistung das Unternehmen wann und von wem gekauft hat, die Kosten pro Einheit, die Gesamtmenge der gekauften Einheiten, die Zahlungsbedingungen, die möglichen Zahlungsarten, die anfallenden Steuern und andere finanzielle Informationen, wie z. B. Rabatte oder Skonti für frühzeitige Zahlungen oder zusätzliche Gebühren für verspätete Zahlungen.


All das muss geprüft werden, denn wer will schon zu viel bezahlen? Diese Prüfung dauert. Denn neben der Buchhaltung ist in der Regel auch die Fachabteilung und gelegentlich auch die Geschäftsführung involviert. Deshalb macht das Automatisieren des Rechnungseingangs viel Sinn: Das papierlose Arbeiten spart Zeit und schaltet den Fehlerteufel aus. So muss das Unternehmen nicht auf Skonti oder Rabatte verzichten und läuft erst recht nicht in Gefahr, als säumiger Zahler zu gelten.

Manuelle Rechnungsbearbeitung

Traditionell erstellt der Lieferant eine Rechnung für die geleistete Arbeit oder das verkaufte Produkt und schickt diese per Brief oder Fax an den Kunden. Der gibt die Rechnungsdaten manuell in sein ERP- oder Buchhaltungs-System ein. In dieser Phase wird auch eine Kopie der Lieferantenrechnung zu Sicherungs- und Prüfungszwecken in das Archiv eingescannt – oder auch noch in einem Ordner abgeheftet. Die Rechnung wird dann manuell im System mit den richtigen Lieferantendaten abgeglichen.

Der Kunde prüft dabei die Rechnungsdaten. In dieser Phase kommt es oft zu Engpässen, besonders in großen Unternehmen. Dann kann der Genehmigungsprozess aufgrund von vielen Genehmigern und komplexeren Genehmigungsabläufen länger dauern. Wurde die Rechnung erfolgreich geprüft, in das System eingegeben und sicher abgelegt, wird sie genehmigt und dann auch bezahlt.

Erster Schritt beim Automatisieren des Rechnungseingangs: Digitaler Posteingang

Um den Rechnungseingang zu automatisieren, gilt es zunächst die Rechnungen zu digitalisieren. Dazu werden Scanner und Computer mit intelligenter Software eingesetzt, die sowohl die manuelle Dateneingabe als auch andere mühsame Aufgaben im Rechnungsprozess überflüssig machen. Im ersten Schritt werden alle Eingangsrechnungen digitalisiert, die noch auf Papier eintreffen – sei es per Fax oder Briefpost. Diese Rechnungen werden gescannt und als digitales Dokument abgespeichert.

Danach werden aus allen, nunmehr digitalen, Rechnungen die relevanten Daten ausgelesen. Also auch aus den z. B. per Mail oder EDI eingehenden Rechnungen. Dieser Prozess kann bei strukturierten EDIFACT-Dokumenten simpel sein, bei eingescannten Bilddateien oder PDF-Dokumenten aber auch beliebig komplex. Zur Verarbeitung solcher Rechnungen muss der Empfänger ja alle Rechnungsdaten mit Hilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) in das System einpflegen. Dabei können Verfahren der Künstlichen Intelligenz bzw. des Maschinellen Lernens gute Dienste leisten.

Zweiter Schritt: Automatisierung von Standardprozessen

Sind die Dokumente in der Buchhaltung erst einmal digitalisiert, sieht das Automatisieren des Rechnungseingang so aus: Die Buchhalter sammeln, scannen und extrahieren die Daten für die Validierung sowie die anschließende Übergabe in die Beschaffungs- und Buchhaltungssysteme. Dort erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den Bestellungen und den tatsächlich gelieferten Waren und Dienstleistungen. Digitalisierung hilft also auch, im Büro die Ablage zu organisieren. Zum anderen ist das genau der richtige Zeitpunkt, das Rechnungswesen insgesamt in Sachen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung“ und Revisionssicherheit auf den Prüfstand zu stellen.

Automatisierung in dieser Phase spart zusätzlich auch Zeit bei der Eingabe der Lieferantendaten, da in der Regel auch Abgleich automatisiert werden kann. Auch alle Genehmiger werden automatisch benachrichtigt, dass sie Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen haben. Sind sie im Urlaub oder krank, werden automatisch ihre Stellvertreter informiert. Sind Genehmiger auf Dienstreise oder im Homeoffice, ist das kein Problem, weil auch die mobilen Geräte in die Workflows einbezogen sind. Zudem haben die Genehmiger Zugriff auf sämtliche Informationen, die sie für die Rechnungsprüfung brauchen.

Hier spart die Automatisierung sehr viel Zeit, denn oft sind mehrere Genehmigungsrunden erforderlich. Wieviel Zeit verstreicht, wenn mehrere E-Mails und/oder Anrufe bei den involvierten Genehmigern nötig sind, um sie an ihre Aufgabe zu erinnern? Und wie lange dauert es, die Rechnungen möglicherweise neu einzugeben, falls Fehler entdeckt werden? All das erübrigt das Automatisieren des Rechnungseingangs.

Ist sie freigegeben, kann die Rechnung bezahlt werden. Auch dieser Schritt lässt sich automatisieren, um noch mehr Zeit zu sparen. Automatische Zahlungen können über z. B. Online-Zahlungsplattformen oder das Electronic Banking für vorgegebene Zeitpunkte terminiert werden, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen. Mit der Automatisierung sinkt auch hier der Spielraum für menschliche Fehler drastisch, und es lässt sich Zeit sparen, die sonst für die Behebung solcher Fehler nötig wäre.

Eingebaute Fehlerkontrollen sind ein weiterer Vorteil beim Automatisieren des Rechnungseingangs

Eingebaute Fehlerkontrollen und automatischer Abgleich stellen sicher, dass das Geld an den richtigen Lieferanten geht. Diese automatisierten Prozesse im Rechnungswesen helfen außerdem auch dabei, potenzielle Überzahlungen zu erkennen, wenn z. B. die Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt oder die Lieferung nicht vollständig war. Die Automatisierung hilft auch doppelte Rechnungen automatisch zu erkennen, was verhindert, dass aufgrund eines Flüchtigkeitsfehlers beim Abgleich mit dem ERP-System eine Rechnung mehrfach bezahlt wird.

Automation sorgt so für einen reibungsloseren Arbeitsablauf, weniger Kopfzerbrechen im Finanzteam und insgesamt für ein wettbewerbsfähigeres Unternehmen. Die Mitarbeiter können ihre Zeit und Ressourcen auf andere Aufgaben konzentrieren und so zu Wachstum und Innovation beitragen. Der automatisierte Rechnungseingang bedeutet auch, dass alle Lieferanten eine bessere Erfahrung mit Ihnen als Geschäftspartner machen, da pünktliche Zahlungen zu einer insgesamt hervorragenden Servicequalität beisteuern. Ein wichtiger Beitrag zu Aufbau und Pflege guter Kundenbeziehungen!

Die Einhaltung von Vorschriften

Das Automatisieren des Rechnungseingangs kann ebenfalls dafür sorgen, dass Sicherungskopien von Rechnungen zuverlässig gespeichert werden, sodass beispielsweise das Gerangel bei der Suche nach Dokumenten für Audits vermieden wird. Außerdem sinkt in einer digitalen Buchhaltung die Gefahr, dass eine Rechnung verloren geht. Die Möglichkeit, in Echtzeit auf alle Finanzdaten zuzugreifen, hilft etwaige Unstimmigkeiten möglichst früh zu erkennen.

Eine anschließende Automatisierung der Debitorenbuchhaltung verschafft dann sogar einen Echtzeit-Überblick über den Cashflow des gesamten Unternehmens und erlaubt es, den Status der ausstehenden Rechnungen zu verfolgen. Außerdem spart dieser Schritt Geld für Papier, Tinte, Kuverts und Porto ausgehender Rechnungen – und schont gleichzeitig die Umwelt.

In der schnelllebigen, technologiegetriebenen Welt von heute erhöhen automatisierte Rechnungsworkflows die Flexibilität des gesamten Teams, das sich weniger um zeitraubende Routinetätigkeiten kümmern muss. Sie verschafft dem Unternehmen zusätzlich das Image eines modernen Arbeitgebers – ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels.

Die Vorteile des E-Invoicing sind vielfältig, zumal es viele potenziellen Probleme der manuellen Rechnungsverarbeitung mildert. Wer sich also auf die Suche nach der besten Software für sein Unternehmen macht, sollte nicht nur auf die Funktionalität und die Kosten achten. Auch die Integration mit der bereits verwendeten Hardware- und Software-Welt ist von Bedeutung, ebenso wie die Frage, ob in Zukunft der Schritt in die Cloud möglichst reibungslos möglich ist.

Automatisieren des Rechnungseingangs als wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation

Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist nicht zuletzt eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen der digitalen Transformation des Unternehmens insgesamt. Dass die Digitalisierung ja sämtliche Grenzen im Unternehmen sprengt und verschiedenste, bisher separierte Bereiche miteinander verbindet, steht längst außer Frage. Systeme und Organisationen, Unternehmen und Institutionen erfahren auf digitalen Wegen eine neue Art der Zusammenarbeit und der Kommunikation.

Innerhalb eines Unternehmens haben alle Abteilungen mit radikalen Veränderungen umzugehen. Im Zentrum des Umbruchs steht das Rechnungswesen als Herz und Hirn des Unternehmens, das daher als einer der ersten Bereiche digitalisiert werden soll.

Bisher spielen Buchhaltung und Rechnungswesen eine ganz zentrale Rolle innerhalb eines jeden Unternehmens. Auch in Zukunft muss das so bleiben, weil hier einige der wichtigsten Prozesse eines jeden Betriebs ablaufen. Mit einer passiven Haltung allen Veränderungen gegenüber kann das jedoch nicht funktionieren. Vielmehr braucht das Rechnungswesen eine aktive Gestaltung, eine sehr gute Organisation sowie Offenheit für neue Wege und damit neue Erfolge. Das papierlose Büro inklusive des Automatisierens vom Rechnungseingangs ist ein Meilenstein auf dem Weg dahin.