Mobiles Arbeiten rechtssicher im Unternehmen einführen

Im Verlauf der Pandemie haben Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten deutlich an Verbreitung gewonnen. Während sich die Arbeitsstättenverordnung, im Jargon kurz „ArbStättV“ genannt, auch auf die Arbeit im Homeoffice anwenden lässt, gibt es für das „mobile Arbeiten“ noch keine arbeitsrechtlichen Vorgaben. Immerhin: Erste Gesetzentwürfe werden bereits diskutiert.

Viele Unternehmen haben den Homeoffice-Arbeitsplatz in der Pandemie aus der Not heraus in kürzester Zeit entweder eingeführt oder stark propagiert. Um das Infektionsrisiko bei der Arbeit zu senken, ist Abstand immer noch Gebot der Stunde – und wird es, aller Voraussicht nach, auch auf absehbare Zeit bleiben. Also gilt es, Homeoffice und mobile Arbeit rechtssicher einzuführen. Denn auch wenn mobiles Arbeiten sich als probates Mittel im Kampf gegen die wirtschaftlichen und gesundheitlichen Konsequenzen des Virus bewährt hat, gilt es neben allen technischen und organisatorischen Fragen auch die rechtlichen Risiken nicht zu vergessen. Beispielsweise bei Arbeitsschutz, Versicherung etc.

Im eigenen Haushalt des Heimarbeiters scheint es unter anderem gerechtfertigt zu sein, den Versicherungsschutz zum Beispiel auch auf die mit der Kinderbetreuung oder dem Essen zusammenhängenden Wege zu erstrecken. Wie bei der Tätigkeit an einer betrieblichen Arbeitsstätte besteht ja durchaus ein Interesse des Unternehmers an der Unterbringung der Kinder und der Ernährung, um die Ausübung der beruflichen Tätigkeit der Versicherten überhaupt erst zu ermöglichen. Auch wenn er natürlich auf dessen Heim keinen gestalterischen Einfluss hat.

Was genau bedeutet „mobiles Arbeiten“?

Das ist aber durchaus differenziert zu sehen für das „mobile Büro“, also z. B. für den Vertreter, der sich im Café oder im Zug auf den nächsten Termin vorbereitet. Also steht die Frage im Raum: Was genau bedeutet „mobiles Arbeiten“? Telearbeit oder Homeoffice bezeichnet ja die übliche Büroarbeit – nur ohne die Anwesenheit im Unternehmen. Dafür gibt es gesetzliche Regelungen, allen voran die ArbStättV. Das ist beim mobilen Arbeiten noch anders, weil es bisher tatsächlich noch keine gesetzliche Definition dafür gibt. Es ist auch nicht zwingend eine Vereinbarung vorgeschrieben – und es gibt keine besonderen Auflagen an den Arbeitgeber bezogen auf den Arbeitsschutz.

In der Praxis mobiler Arbeit ist aber nicht nur die Dienstreise oder das Arbeiten während einer Dienstreise gemeint. Immerhin: Die im August 2020 veröffentlichte SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel nennt mobile Arbeit eine Arbeitsform, „die nicht in einer Arbeitsstätte gemäß § 2 Arbeitsstättenverordnung oder an einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz gem. § 2 Absatz 7 Arbeitsstättenverordnung im Privatbereich des Beschäftigten ausgeübt wird, sondern bei dem die Beschäftigten an beliebigen anderen Orten (z. B. beim Kunden, in Verkehrsmitteln, in einer Wohnung) tätig werden.“

Das heißt mit anderen Worten: Homeoffice am Notebook oder Laptop ist eine spezielle Ausprägung der mobilen Arbeit, die es Beschäftigten ermöglicht, nach vorheriger Abstimmung mit dem Arbeitgeber zeitweilig im Privatbereich unter Nutzung von mobilen IT-Systemen für den Arbeitgeber tätig zu sein. Regelungen zur klassischen Telearbeit (fest eingerichteter Arbeitsplatz zuhause) bleiben unberührt.

Die aktuelle Gesetzeslage

Die Frage liegt also auf der Hand: Kann mobiles Arbeiten „einfach so“ im Unternehmen eingeführt werden? „Es kommt drauf an!“, wird der Jurist antworten. Um für alle Beteiligten – also diverse Teams, Führungskräfte, Personaler, Betriebsräte und Geschäftsführung – möglichst viel Klarheit und Transparenz zu schaffen und damit die digitale Zusammenarbeit zu unterstützen, hat sich für die Einrichtung von Homeoffice als eben auch mobiles Arbeiten in der Praxis eine solche Vereinbarung sehr bewährt. Auch wenn das in kleinen Unternehmen vielleicht nicht notwendig sein muss.

Die bisherigen Gesetzeslücken werden wie gesagt geschlossen. Aktuell sind zwei Entwürfe für eine gesetzliche Regelung in Arbeit, die die Rahmenbedingungen für Arbeitnehmer festlegen, die regelmäßig mobil – entweder von zu Hause oder einem anderen Ort aus – arbeiten möchten. Während der Arbeitsminister bereits konkrete Formulierungsvorschläge für ein Gesetz zur mobilen Arbeit (Mobile Arbeit-Gesetz – MAG) unterbreitet hat, wartet der „Arbeitskreis der Zukunft“ der CDU/CSU-Bundestagsfraktion mit ersten Eckpunkten für ein Gesetz zur „Erleichterung mobiler Arbeit“ (EMAG) auf.

Anders sieht es bei der Telearbeit aus

Telearbeit wird entweder durch Arbeitsvertrag oder durch Betriebsvereinbarungen, seltener in Tarifverträgen, im europäischen Ausland häufiger auch durch Gesetz geregelt. Sie zieht aber nicht nur einen arbeitsrechtlichen Regulierungsbedarf nach sich, sondern berührt darüber hinaus eigentums-, datenschutz- oder haftungsrechtliche Fragen. Diese sind im Rahmen des Arbeitsvertrages, der Betriebsverfassung oder durch die Tarifparteien nicht immer vollständig zu lösen.

Die Telearbeit gehört – auch wenn sie dort nicht erwähnt wird – formal zum Heimarbeitsgesetz (HAG), weil das auch Bürotätigkeiten umfasst. Demnach ist Heimarbeiter, wer in selbstgewählter Arbeitsstätte (eigener Wohnung oder selbstgewählter Betriebsstätte) allein oder mit Familienangehörigen im Auftrag erwerbsmäßig arbeitet, jedoch die Verwertung der Arbeitsergebnisse dem unmittelbar oder mittelbar auftraggebenden Gewerbetreibenden überlässt (§ 2 Abs. 1 HAG).

Das „mobile Arbeiten“ (Stichwort „Digital Workplace“) baut zwar ebenso wie das Homeoffice auf einer Verbindung zur Informations- und Kommunikationstechnik des Arbeitgebers auf. Diese Arbeitsform zeichnet sich aber vor allem dadurch aus, dass sie weder an das Büro noch an den häuslichen Arbeitsplatz gebunden ist. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können von beliebigen anderen Orten mithilfe von Laptop, Tablet oder Smartphone als „Modern Workplace“ arbeiten. Über das mobile Netz geschieht das unabhängig von festen Arbeitszeiten und -plätzen. Auch mit Blick auf Arbeits- und Datenschutz unterscheidet sich Mobilarbeit von Homeoffice.

Die spontane mobile Arbeit fällt nicht unter die geplanten gesetzlichen Regelungen

Ist sie anlassbezogen, etwa zur Kinderbetreuung, zum Empfang von Handwerkern oder auch infolge pandemiebedingter Beschränkungen, kann ja per se die vorgesehene Ankündigungsfrist von drei Monaten nicht eingehalten werden.

Auf jeden Fall muss ein geeigneter Arbeitsplatz mit Infrastruktur zur Verfügung stehen. Auch Fragen in den Bereichen Datenschutz und -sicherheit, Arbeitsschutz und -sicherheit sowie Versicherung müssen beantwortet sein. Mobiles Arbeiten erfordert, ähnlich wie bei flexiblen Arbeitszeiten, besondere Vorkehrungen, um an Besprechungen teilzunehmen. Das wären etwa eine Zusicherung der Anwesenheit seitens der Mitarbeiter, ihre Zuschaltung durch Videokonferenztechnik oder ihre nachträgliche Information durch Protokolle.

Schwierigkeiten können sich zum Beispiel daraus ergeben, dass die Einflussmöglichkeiten des Arbeitgebers auf mobile Arbeitsplätze begrenzt sind. Ein innovativer Lösungsansatz findet sich in dem erwähnten EMAG-Entwurf: Mit Hilfe einer App soll der Arbeitsplatz mit dem Smartphone aufgenommen und einer näheren Gefährdungsbeurteilung unterzogen werden. Durch Bereitstellung der App hätte der Arbeitgeber dann seine Begutachtungspflichten erfüllt.

Vor- und Nachteile des mobilen Arbeitens

Unternehmen bringt mobiles Arbeiten einiges an Vorteilen:

  • Es wird weniger Bürofläche gebraucht.
  • Die Kompetenzen der Beschäftigten sind auch in Situationen nutzbar, in denen sie aus privaten Gründen eigentlich nicht zur Verfügung stehen. Kinderbetreuung oder die Pflege Angehöriger lassen sich so beispielsweise für die Arbeitnehmer verbinden.
  • Mobiles Arbeiten wird oft positiv bewertet und kann den Ruf eines Arbeitgebers verbessern.
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation sowie der Arbeitseffektivität.

Eine große Herausforderung beim mobilen Arbeiten ist für die Arbeitgeber das Zuweisen von Aufgaben und Aufträgen und das Bereitstellen der erforderlichen Informationen. Insoweit gilt es bei der Vorbereitung des Umstiegs, den Schwerpunkt auf die mitlaufende Unterstützung und kooperative Steuerung zu legen – und nicht auf die Kontrolle. Diese neue Art des Arbeitsverhältnisses setzt ein hohes Vertrauen voraus. Ziel: eine ergebnisorientierte Arbeit. Als einzig tragfähiges Managementkonzept gilt hier das „Management by Objectives“ – mit einer Zielvereinbarung und einer „Vertrauensarbeitszeit“.

Viele Arbeitnehmer begrüßen mobiles Arbeiten wegen der einfacheren Verbindung von Beruf und Familie, freier Zeiteinteilung und besserer Möglichkeiten zur Nutzung kreativer Phasen. Der Wegfall des Weges zur Arbeit, Unabhängigkeit von Witterungsbedingungen, höhere Eigenverantwortung und Motivation oder ungestörte Arbeitsmöglichkeit kommen ebenfalls gut an. Beliebt ist mobiles Arbeiten z. B. bei jungen Eltern, denen so der Wiedereinstieg in das Berufsleben erleichtert wird. Die Arbeitsleistung kann verteilt erbracht, Kinder können trotzdem versorgt werden. Als Nachteile werden die Gefahr der sozialen Isolation, erschwerter Informationsfluss ohne unmittelbaren Kontakt und weniger informelle Informationen genannt. Auch Scheinselbstständigkeit, erschwertes kollaboratives Arbeiten oder Schwierigkeiten bei der Trennung von Berufs- und Privatleben gelten als Kritikpunkte.

Die Praxis zeigt: Sowohl Homeoffice als auch mobiles Arbeiten sind arbeitsrechtlich kein brisantes Thema

Die Herausforderung der Arbeit 4.0 ist vielmehr die Realität des Alltags, wie zum Beispiel die Größe der Wohnung, das Alter und die Anzahl der Kinder oder pflegebedürftige Angehörige. Hier können weder der Staat noch Unternehmen einwirken – und Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten einfacher machen. Eines muss aber nicht sein: Dass durch unzureichende Technologie- und Kommunikations-Tools in der Remote-Arbeit die Unternehmenskultur leidet, wie gemäß einer neuen europaweiten Ricoh-Studie 42 Prozent der Arbeitnehmer meinen.

Archivierungssystem: Definition und Beispiele

Archivierungssysteme sind fast so alt wie das Schriftgut selbst. Der Begriff „Archiv“ stammt aus dem Lateinischen und geht auf das Wort „Archivum“ (Aktenschrank) zurück. Das wiederum ist ein Lehnwort, abgeleitet vom altgriechischen Wort „ἀρχεῖον“ (Archeíon, Amtsgebäude). Gemeint ist also eine Instanz oder Organisationseinheit, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt im Rahmen der Zuständigkeit des Archivs oder des jeweiligen Sammlungsschwerpunktes aufbewahrt, nutzbar gemacht und erhalten wird.

Schon die Ableitung vom Wort „Amtsgebäude“ macht deutlich, dass Archivierung mehr ist als die reine Informationssammlung. Denn es gibt zahlreiche rechtliche Vorgaben, die dank Archivierung besser eingehalten werden können. Das sind Themen wie Produkthaftung oder -patente, die teilweise sehr lange Aufbewahrungsfristen für Dokumente erforderlich machen.

Schneller Rückgriff auf alle Daten

Hinzu kommt der steuerrechtlich zentrale Aspekt der „Revisionssicherheit“. Gemeint ist der Schutz aller archivierten Dokumente vor unberechtigtem Zugriff, vor Änderungen und vor Manipulationen. Denn Dokumente können – falls die Sicherheitsmaßnahmen nicht ausreichend sind – unbeabsichtigten oder gar böswilligen Aktionen ausgesetzt sein. Sowohl in digitaler Form als auch ganz konventionell auf Papier. Deshalb wurden vom Gesetzgeber Regelungen für die Handhabung von geschäftlichen Dokumenten im Zusammenhang mit der Revisionssicherheit erlassen.

Weil inzwischen das meiste Schriftgut ebenso digital ist wie die Archivierung selbst, können auch ganz triviale Fragen der Rechnungsprüfung oder der Vorbereitung von Kundengesprächen durch den schnellen digitalen Rückgriff auf alle Daten leichter von der Hand gehen. Darüber hinaus erspart ein digitales Archivierungssystem dem Unternehmen viele Kosten für die Suche, beschleunigt und automatisiert die Prozesse und steigert letztlich die Produktivität. Zu den weiteren Vorteilen der elektronischen Archivierung gehört, dass Produktionssysteme weniger Ressourcen verbrauchen, effizienter laufen und die Speicherkosten insgesamt reduziert werden.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) versteht unter Archivierung „die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. „Kontrolliert“, „systematisch“ und „langfristig“ sind weitere häufig mit Archivierung in Verbindung gebrachte Adjektive.

Was ist ein Archivierungssystem?

Die Aufbewahrung aller geschäftlichen Dokumente, z. B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Belege, Verträge oder Geschäftsbriefe, muss in Deutschland den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, letzte Neufassung vom 1. Januar 2020) genügen – und zwar unabhängig davon, ob die Dokumente auf Papierform in digitaler Form als Datei oder E-Mail aufbewahrt werden. Laut GoBD ist auch die Erstellung der Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse absolute Pflicht für jedes Unternehmen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, auch Versicherungspolicen, Marketingunterlagen (wie Fotos und Videos) oder Personalakten sicher elektronisch zu archivieren. Ebenso Dokumente aus Konstruktion und Fertigung, wie z. B. Stücklisten oder CAD-Zeichnungen. Eine solche digitale Archivierung ist kein Hexenwerk, sondern eine seit mehr als vierzig Jahren bewährte Technologie.

Jedes Archivierungssystem besteht aus drei Komponenten:

  1. Der entsprechenden Hardware, bestehend aus einem Archivserver und einem adäquaten Speichersystem. Alternativ bietet sich heute eine Cloud-Lösung an, die wesentlich flexibler und einfacher skalierbar ist.
  2. Archivierungssoftware, am besten in Form eines umfassenden Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bzw. einer Suite für das „Enterprise Content Management“ (ECM).
  3. Für die Archivierung geeignete Dateiformate. Institutionen wie das BSI empfehlen hier die Beschränkung auf Standardformate, weil dann der Zugriff auch nach vielen Jahren wahrscheinlich noch möglich ist und eine Dokumentenmigration vermieden werden kann.

Auf die Dateiformate achten

Erste Wahl bei den Dateiformaten sind herstellerunabhängige Standards, die von anerkannten Organisationen wie der ISO oder DIN spezifiziert sind, zum Beispiel ASCII, Unicode, SVG und XML. Für die Archivierung infrage kommen aber auch Bildformate wie TIFF. Einige herstellerabhängige Formate haben sich als Quasi-Standards am Markt durchgesetzt, wie etwa PDF von Adobe. Diese Spezifikation ist frei verfügbar, steht aber unter der alleinigen Kontrolle des Eigentümers. Beim BSI gibt es darüber hinaus eine Liste von Formaten, die für die langfristige Archivierung von Text-, Bild-, Audio- und Videodateien empfohlen werden.

Das muss Ihr Archivierungssystem leisten

Das Archivierungssystem bzw. die -software, die entweder inhouse auf adäquat dimensionierter Hardware oder immer häufiger flexibel in der Cloud betrieben wird, erzeugt aus den Dokumenten archivierbare Dateiformate und bietet nützliche Zusatzfunktionen. Beispiel: Da zum Archivierungszeitpunkt oft nicht klar ist, welche Merkmale eines Dokumentes für eine spätere Reproduktion erforderlich sind, wird das Originaldokument oft in mehreren Formaten gespeichert, was als „Rendition“ bezeichnet wird.

Entsprechende Software-Produkte sollten als Teilkomponenten einer DMS- oder ECM-Lösung in der Lage sein, zu archivierende Dokumente möglichst automatisch zu verschlagworten und die Dokumente so aufzubereiten, dass aus deren Inhalt Metadaten gewonnen werden können. Enthaltene Texte werden während der Bearbeitung hinterlegt. Sie können jedoch auch nachträglich, wie etwa bei gescannten Dokumenten, mittels OCR ergänzt werden. Über eine integrierte Suchfunktion lassen sich dann archivierte Dokumente über Schlagworte oder per Volltextsuche finden.

Ganz wichtig mit Blick auf die Revisionssicherheit: Über ein ausgefeiltes Berechtigungssystem steuert und protokolliert das Archivierungssystem, wer wann welche Dokumente lesen, bearbeiten oder löschen darf. Werden archivierte Dokumente bearbeitet, stellt die Archivierungssoftware sicher, dass dies mit entsprechenden Dokumentversionen nachvollziehbar ist – Stichwort Versionierung.

Eine gute Archivierungssoftware ist auch in der Lage, zu archivierende Dokumente über unterschiedliche Eingangskanäle zu verarbeiten. Sie kann also nicht nur gescannte Papierdokumente oder elektronisch erzeugte PDFs verarbeiten, sondern auch E-Mails und – ganz entscheidend – deren Anhänge automatisch den richtigen elektronischen Akten zuordnen. Mit den richtigen Methoden und der passenden Software geht die Mailarchivierung fast wie von selbst. Last but not least macht es eine Archivierungssoftware möglich, alle Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder auch Projekten übersichtlich in elektronischen Akten an einem Ort zu bündeln. Die Akten-Archivierung beschleunigt die Suche und hilft bei der Vorgangsbearbeitung.

Aufbewahrungsfristen immer im Blick – 3 Praxisbeispiele

Die durch die GoBD definierten Aufbewahrungspflichten und -fristen behalten Sie mit einem modernen DMS immer im Blick

  • Ein- und Ausgangsrechnungen etwa müssen zehn Jahre, Geschäftsbriefe wie Bestellungen und Lieferscheine sechs Jahre aufbewahrt werden.
  • Auch im Personalmanagement gilt es, verschiedene Richtlinien im Blick zu behalten. Scheidet ein Mitarbeiter aus, sollten Dokumente in Personalakten in der Regel noch drei Jahre danach verfügbar bleiben, um die im BGB geregelte Verjährungsfrist abzudecken.
  • Gehaltsabrechnungen bleiben sechs Jahre gespeichert, da sie steuerlich relevant sind.
  • Bei abgelehnten Bewerbungen liegt die Aufbewahrungsfrist bei maximal sechs Monaten, außer der Bewerber willigt einer längeren Nutzung ein.
  • Zusätzlich haben diverse Branchen eigene Aufbewahrungsfristen, in der Braubranche gelten für manche Unterlagen zum Beispiel bis zu dreißig Jahre.

Um diesen sehr unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden, kann ein DMS für jeden Zeitrahmen Geschäftsdokumente vorschriftsmäßig archivieren, ohne Platzverschwendung und sicher vor Verlust. Das ist von entscheidender Bedeutung, denn Löschen kann sogar zum Muss werden, sobald die Pflicht zur Aufbewahrung entfällt. Sobald die gesetzliche Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist, fällt in der Regel der zweckgebundene Aufbewahrungsgrund weg, was bedeutet: Alle Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, dürfen laut Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht länger aufbewahrt werden. Das DMS kann entsprechend klare Prozesse zur Löschung dieser Dokumente etablieren, sicher steuern und weitgehend automatisieren.

Zenit automatisiert seine Verwaltung mit einem digitalen Archivierungssystem

Die Vorteile eines DMS werden in der Praxis schnell deutlich, so zum Beispiel beim Salzburger Logistikunternehmen Zenit. Im ersten Schritt wurden im Verwaltungsbereich die Aus- und Eingangsrechnungsprozesse automatisiert. In der Folge wurden im Bereich der operativen Abwicklung branchenspezifische Dokumente indexiert und digital abgelegt. Die Ausgangsrechnungen werden im Hauptsystem generiert, den Verkehrsakten zugeordnet und im Hintergrund automatisch archiviert.

Das Rote Kreuz von Ulm und Heidenheim digitalisiert seine Buchhaltung

Anderes Beispiel: Damit die verantwortungsvolle Arbeit im Rettungswesen nicht durch aufwendige Verwaltungsarbeiten auf Papier ausgebremst werden, hat sich das Rote Kreuz in Ulm und Heidenheim für ein effizientes DMS entschieden; es wurde sowohl mit der Buchhaltungssoftware DATEV als auch mit CareMan, einer Branchensoftware für Rettungsdienste und Krankentransportunternehmen, integriert. So werden heute sämtliche Ausgangsrechnungen automatisch im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert – und sind gleichzeitig auf Knopfdruck verfügbar.

Die BMK Gruppe verknüpft amerikanische und deutsche Rechnungsprozesse in Sekunden

Als drittes Beispiel sei die DMS-Einführung bei der schwäbischen BMK Gruppe angeführt. Im Vorfeld wurden bei dem 1972 gegründeten Hersteller für Imprägnate die erforderlichen Workflows erstellt und das Finanzbuchhaltungssystem so Varial integriert, dass die selbst erstellten Dokumente direkt im zentralen Dokumenten-Pool archiviert werden können. Dabei erwies sich die zuvor getroffene Entscheidung für die Cloud als Riesenvorteil, da die Implementierung der amerikanischen Prozesse von Deutschland aus vorgenommen werden konnte. Heute kann die kaufmännische Leitung in Deutschland nach wenigen Sekunden einen Beleg digital prüfen, sobald in den USA eine Rechnung gebucht wird.

So finden Sie die passende DMS-Software für Ihr Kleinunternehmen

Gut Ding will Weile haben, weiß der Volksmund. Das gilt auch und ganz besonders für die gelungene Einführung von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Kleinunternehmen, also Digitalisierung aller Papierdokumente und Speicherung der Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv. Das ist ein gutes Projekt, weil die automatisierte Dokumentenverwaltung jedem Kleinunternehmen sehr viele Vorteile beschert. Angefangen bei der spürbaren Erleichterung alltäglicher Arbeitsabläufe. Allerdings muss man sich dafür auch die nötige Zeit für die Vorbereitung und Einführung des DMS nehmen, speziell auch für die Auswahl des passenden Produkts.

Das bringt ein DMS Ihrem Kleinunternehmen

Der Einsatz eines DMS in Kleinunternehmen bedeutet wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente. Denn die Arbeit läuft normalerweise dann am besten, wenn dank DMS die Erfassung, die Archivierung und die Verwaltung von Dokumenten automatisiert wird – also ebenso schnell, sicher und effizient erfolgt wie der Zugriff darauf. Ohne umständliche Workflows, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust. So beseitigt ein DMS die Ineffizienzen der Arbeit mit Papierdokumenten und viele mühsame manuelle Abläufe, die sich negativ auf Produktivität und Motivation der Belegschaft auswirken.

Gründliche Vorbereitung gefragt

Allerdings sollten sich gerade Kleinunternehmen die nötige Zeit für eine gründliche Vorbereitung des DMS-Projektes nehmen. Denn es gibt durchaus Stolperfallen und Hürden, die es aus dem Weg zu räumen gilt. Das beginnt schon damit, zunächst viele unbegründete Vorbehalte aus dem Weg zu räumen. Oft gilt ein DMS zu Unrecht als kompliziert und kostspielig. Das führt dazu, dass viele Kleinunternehmen zu den Nachzüglern bei der Digitalisierung zählen, wie der Branchenverband Bitkom im „Digital Office Index 2020“ ermittelt hat. Betrachtet man die Unternehmensgröße, liegen hier die Großunternehmen (500 Mitarbeiter oder mehr) mit 67 Punkten deutlich vor den kleinen und mittleren Unternehmen mit 53 bzw. 59 Punkten.

Dabei liegen die Vorteile eines DMS auf der Hand: Es automatisiert viele Arbeitsschritte in den Geschäftsprozessen, andere kann es mit Hilfe vordefinierter Workflows IT-gestützt in wenigen Schritten digital abwickeln. Dank der Suchfunktion sind alle Dokumente in wenigen Sekunden auffindbar, das aufwendige Durchsuchen von Ordnern entfällt. Experten schätzen, dass ein DMS bis zu 50 Prozent der Bürokosten und 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit bei der Verwaltung der Informationen sparen kann, da diese zuvor in Dokumentensilos wie Aktenschränken und E-Mail-Konten verborgen waren.

Automatisch und individuell

Der Grund ist einfach: Das DMS sortiert die Dokumente automatisch nach individuellen Kriterien des Mitarbeiters und gleichzeitig gemäß der Vorgaben des Unternehmens. Falsche Ablagen gehören der Vergangenheit an. Eine optische Zeichenerkennung automatisiert die Archivierung und Verschlagwortung der Dokumente zusätzlich. Das hilft entscheidend mit, die Vorgaben des Finanzamtes und des Gesetzgebers bei der Buchführung zu erfüllen – neben AO, HGB, UStG vor allem die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die GoBD gelten für sämtliche Unternehmer im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts – auch für Kleinunternehmen. Werden die GoBD nicht eingehalten, droht bei einer Steuerprüfung die Schätzung – und die kann teuer werden.

Legt man die GoBD zugrunde, die seit Anfang 2015 gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:

  • Im Original
  • Unverlier- und unveränderbar
  • Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
  • Maschinell auswertbar

Und: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Ohne DMS kann das sehr schnell sehr aufwendig, zeitraubend und fehleranfällig werden. Vorschriften wie GoBD, aber auch die DSGVO lassen sich durch Funktionen wie Versionierung, Rechtevergabe und das Eingeben von Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch einhalten. Der Verband Bitkom hat – ausgehend von den Anforderungen der GoBD – eine Checkliste für konkreten Anforderungen an ein DMS zusammengestellt und gibt zusätzliche diverse Tipps für die Umsetzung innerhalb der Unternehmens-IT.

So finden Sie das passende DMS für Ihr Kleinunternehmen

Vor allem DMS-Anbieter, die sich auf Mittel- und Kleinunternehmen spezialisieren, werben mit individuellen Funktionen und der Ausrichtung auf den spezifischen Bedarf eines Unternehmens. Das kann zwar sehr von Vorteil sein, erhöht aber das Risiko, sich für eine Software zu entscheiden, die nicht ideal auf das eigene Unternehmen zugeschnitten ist. Daher sollte im Zweifel – oder wenn keine eigene Expertise im Unternehmen vorhanden ist – ein erfahrener Berater hinzugezogen werden, der dann auch die Einführungsphase begleitet.

Die Unterschiede bei Produkten im DMS-Markt sind ebenso groß wie die Spezialisierung auf Branchen und Aufgabenfelder (wie Buchhaltung, Personalwesen, Konstruktion oder Logistik). Neben Branche und Funktionsschwerpunkten können weitere Auswahlkriterien eine entscheidende Rolle spielen:

  • Die Anzahl der Mitarbeiter
  • Das Volumen der Dokumente oder die Frequenz ihrer Zugänge und/oder Änderungen
  • Die Internationalität sowie die Art der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
  • Die benötigte Hardware-Infrastruktur
  • Die Art der Schnittstellen zu vorhandenen Systemen
  • Mobilität und Cloud-Unterstützung

Am Anfang steht die Frage nach der Branche

Das ist bei der DMS-Auswahl für Ihr Kleinunternehmen wichtig. Auch wenn die DMS-Produkte im Allgemeinen nicht für bestimmte Branchen entwickelt werden, weil Hersteller (bzw. ihre Partner) mit Erfahrung in der Branche die jeweiligen Geschäftsprozesse schneller verstehen und die Implementierung reibungsloser gestalten.

Ein ebenfalls entscheidendes Kriterium ist die Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens. Die Frage ist auch: Benötigen alle einen Zugang für die Software? Falls nicht: Wie viele Zugänge werden in etwa benötigt? Das ist wichtig zu klären, denn nicht alle Mitarbeiter nutzen Dokumente auf dieselbe Art und Weise. Oft wird eine kleine Gruppe von „Administratoren“ die Dokumente verwalten und anpassen, andere Mitarbeiter werden Dokumente nur einsehen oder weiterleiten können. Bei der DMS-Auswahl für Kleinunternehmen ist es daher wichtig zu wissen, wie viele Benutzer Schreibrechte und wie viele nur Leserechte haben müssen. Schreibberechtigungen erfordern mehr Komplexität bei der Verwaltung und Absicherung der Zugriffe – und können letztlich auch teurer sein als die Lizenzen für Leserechte.

Die Frage ist auch: Welche Abteilungen sollen hauptsächlich mit dem DMS arbeiten – und welche Funktionen sind dabei am wichtigsten? Es macht einen Unterschied, ob Archivierung, Versionsverwaltung oder die Digitalisierung von Dokumenten den Einsatzschwerpunkt des DMS bilden. Oder ob Compliance (Standards und Gesetzgebung), Revisionssicherheit, Verbesserung der Zusammenarbeit und Workflow-Management, eine möglichst leistungsfähige Suchfunktion oder aber ganz spezielle Features besonders gefragt sind. Etwa bei Rechnungseingang oder Personalakte. Jedes DMS hat hier seine Stärken und Schwächen. Wer weiß, wofür er das DMS in seinem Kleinunternehmen einsetzen möchte, findet schneller diejenigen Anbieter, die sich dabei hervortun.

Integrationsfähigkeit gefragt

Aber auch technische Fragen spielen bei der Suche nach dem passenden DMS für Kleinunternehmen eine entscheidende Rolle: Läuft es auf der vorhandenen IT-Infrastruktur – oder müssen neue Server- und Speichersysteme angeschafft werden? Soll das DMS in andere Software integriert werden, z.B. in das ERP- oder CRM-System, in die Personalsoftware, den Webshop oder das Portal, soll eine Verbindung zum CAD-Programm oder Collaboration- bzw. E-Mail-System bestehen? Das ist bei der DMS-Auswahl wichtig, weil sich die Funktionen der verschiedenen Systeme überschneiden können. Zum Beispiel könnten kundenbezogene Dokumente wie Rechnungen auch im ERP-System verwaltet werden, wobei wichtige Informationen sich nicht an zwei verschiedenen Orten befinden sollten. Leider ist dies technisch nicht immer einfach zu realisieren – und einige Anbieter sind hier mehr geeignet als andere.

Andere typische Fragen, die vor der Auswahl beantwortet werden sollten, sind:

  • Muss das DMS mobil genutzt werden können?
  • Sollte die Offline-Arbeit damit möglich sein?
  • Soll es für mehrere Niederlassungen – auch international – bereitgestellt werden?
  • Gibt es spezielle Anforderungen, die zu berücksichtigen sind?

Durch die Beantwortung dieser Fragen wird die Suche nach dem passenden DMS für Ihr Kleinunternehmen zielgerichteter erfolgen können.

DMS in der Cloud – auch für Kleinunternehmen eine interessante Möglichkeit

Außerdem sollte darüber Klarheit herrschen, ob eine klassisch Server-basierte Software oder aber eine moderne Cloud-Lösung gesucht wird. Letztere weist deutlich mehr Flexibilität durch örtliche Unabhängigkeit und einfache Skalierbarkeit auf. Fällt die Wahl auf ein Cloud-basiertes System ist zu beachten, dass der Europäische Gerichtshof am 16. Juli 2020 das sogenannte „Privacy-Shield“-Abkommen gekippt hat, das den Datentransfer zwischen der EU und den USA erlaubt. Das wirkt sich auch auf Cloud-Dienstleister aus. Bevor Sie sich für ein Cloud-basiertes DMS in Ihrem Kleinunternehmen entscheiden, sind daher unbedingt die Datenschutzrichtlinien des Anbieters zu prüfen. Denn einige Dienstleister berufen sich weiterhin auf dieses Abkommen. Solange dies der Fall ist, machen Sie sich bei der Nutzung dieser Cloud-Dienste möglicherweise strafbar.

Egal, ob Server- oder Cloud-basiert: Um ein passgenaues DMS für Ihr Kleinunternehmen zu finden, müssen Sie sich über Ihre An- und Herausforderungen im Klaren sein. Weil niemand das Unternehmen besser kennt als die eigenen Mitarbeiter, sollten Externe die Aufgabe der DMS-Auswahl niemals allein übernehmen. Weil Bedienbarkeit, Skalierbarkeit und Kosten-Nutzen-Relation bei Kleinunternehmen immer zu den wichtigsten Auswahlkriterien gehören, sollte beim Dokumentenmanagement im Mittelstand eine Cloud-Lösung in der Regel besser passen als eine On-Premises-Installation.

Schon allein die Vielfalt der Fragen und der Umfang der einschlägigen Checklisten macht klar: Eile mit Weile ist das Gebot der Stunde, denn unnötige Hektik bei der DMS-Auswahl wird später bei Einführung und Betrieb unweigerlich zu Problemen führen. Gefragt ist also höchste Sorgfalt bei der Auswahl des am geeigneten Produkts. Diese Sorgfalt macht sich später bezahlt, weil unnötige Probleme vermieden werden. Dann lässt sich die DMS-Einführung problemlos in 90 Tagen meistern.