Das bedeutet die Archivierungspflicht für Ihr Unternehmen

Viele Unternehmer streben eine hohe Produkt- und Service-Qualität an. Ein zentrales Thema im Zuge der Umsetzung entsprechender „Null-Fehler-Strategien“ ist die Archivierungspflicht – mit dem Ziel der besseren Nachverfolgbarkeit der Dokumente. Die Archivierung ist aber nicht nur fester Bestandteil des Qualitätsmanagements, sondern zu einem erheblichen Teil klipp und klar durch Gesetze geregelt.

Darüber hinaus gibt es in fast jedem Unternehmen ganz eigene Anforderungen an das Management der Dokumente. Sei es aufgrund branchenspezifischer Anforderungen, sei es aufgrund vertraglicher Regelungen mit Kunden, Lieferanten oder auch aufgrund eigener Ansprüche. Zu den wichtigsten gesetzlichen Vorgaben zählen in Deutschland HGB und BGB, aber auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)-, die DSGVO und das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ (GeschGehG).

Außerdem sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) ebenso relevant wie die Abgabenordnung, definieren sie doch die Optionen und Sorgfaltspflichten bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente. Ist das Unternehmen international aktiv, gilt es im Ausland weitere, auch völlig andere nationale Gesetzgebungen und Usancen zu beachten.

Gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben

Dazu kommen dann noch branchenspezifischen Vorgaben. All diese Vorgaben lassen sich in ihrer Gesamtheit ohne ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) kaum noch erfüllen. Denn ein DMS kann alle Dokumente jeweils gemäß der gesetzlichen und sonstigen Anforderungen speichern und verarbeiten – und zwar vollautomatisch und hundertprozentig zuverlässig. Weil manipulationssichere Protokoll- und Dokumentationsfunktionen dazugehören, ist das Unternehmen auch für Audits bestens gerüstet.

Archivierungspflichten in der Lebensmittelindustrie

Als Beispiele für branchenspezifische Vorgaben bezüglich der Archivierungspflichten seien hier die Lebensmittelindustrie, das Gesundheitswesen und die Elektroindustrie angeführt. Nach Artikel 5 der Lebensmittelhygieneverordnung 852/2004 ist beispielsweise jeder Lebensmittelunternehmer zur Einrichtung, Durchführung und Aufrechterhaltung sowie zu stetiger Anpassung eines HACCP/Eigenkontrollsystems verpflichtet. HACCP steht dabei für „Hazard Analysis and Critical Control Points“, also für „Gefahrenanalyse und kritische Lenkungspunkte“. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist gegenüber der Lebensmittelüberwachungsbehörde nachzuweisen, wozu die Archivierungspflicht einen wichtigen Beitrag leistet.

Eine Verpflichtung zur Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und Kontrollen schreibt das Gesetz selbst allerdings nicht vor; sie ist jedoch dringend anzuraten, um die Nachvollziehbarkeit gegenüber der Überwachungsbehörde zu ermöglichen.

Auch im Gesundheitswesen gelten spezielle Fristen

Vielfältig sind auch Archivierungspflichten im Gesundheitswesen. Wie die Kassenärztliche Vereinigung Bremen in einer Aufstellung für die unterschiedlichsten Dokumente dokumentiert, reichen sie von A wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bis Z wie Zytologie (Präparate und Befunde). Die entsprechenden Fristen liegen oft zwischen ein und fünf Jahren, aber auch bei zehn und manchmal sogar bei 30 Jahren. Zum Beispiel bei der Röntgentherapie oder auch bei der Anwendung von Blutprodukten bzw. gentechnisch hergestellten Plasmarproteinen.

Immer handelt es sich um Mindestaufbewahrungsfristen. Zivilrechtliche Ansprüche eines Patienten gegen seinen Arzt verjähren gemäß BGB aber erst nach 30 Jahren. Daher wird empfohlen, die Dokumente mindestens so lange aufzuheben, bis eindeutig feststeht, dass aus der ärztlichen Behandlung keine Schadensersatzansprüche mehr erwachsen können.

Archivierungspflichten in der Elektronikindustrie

Angesichts der Fülle der Archivierungspflichten hat der „Zentralverband der Elektrotechnik- und Elektronikindustrie“ (ZVEI) bereits im Jahr 2009 einen Leitfaden zur „Aufbewahrung von Dokumenten“ für Hersteller, Lieferanten und Anwender von elektronischen Bauelementen und Baugruppen erstellt. Darin sind diejenigen Aufbewahrungsfristen genannt, die vom deutschen Recht gefordert bzw. daraus ableitbar sind. Darüber hinaus gehende Anforderungen können sich aus den Verträgen im Kunden-/Lieferantenverhältnis ergeben; sie sind insoweit zusätzlich zu beachten.

Genannt hat der ZVEI neben HGB und AO unter anderem

  • das Arbeitszeitgesetz
  • das Bundesbodenschutzgesetz
  • das Bundesgesundheitsrecht und die entsprechende -verordnung,
  • die Bundesimmissionsschutz- und die Gefahrstoffverordnung,
  • das Jugendarbeitsschutzgesetz,
  • das Produkthaftungsgesetz oder
  • das Kreislaufwirtschafts-/Abfallgesetz.

Aus dem Produkthaftungsgesetz beispielsweise leiten sich zwar direkt keine unmittelbaren Anforderungen zur Archivierung von Dokumenten ab. Im Schadensfall kann sich jedoch der Hersteller durch Vorlegen geeigneter Dokumente entlasten. Welche Dokumente das sein können, hängt von der Komplexität des Fertigungsprozesses und der Komponente ab. Empfohlen werden Nachweise über Konstruktion, Produktion und Instruktion.

Laut ZVEI ist anzuraten, dass der Hersteller mittels Risikoabschätzung den Umfang und die Detailtiefe der Dokumente nach eigenem Ermessen festlegt. Mittelbar folgt aus dem Produkthaftungsgesetz – falls sich der Lieferant abzusichern wünscht – eine maximale Archivierungsdauer der Dokumente von zehn Jahren. Aufzubewahren sind z. B. Fertigungsunterlagen, Reklamationen, Gesprächsprotokolle, Prozessakten, aber auch Marketingunterlagen wie Werbung, Fachartikel oder Presseinformationen.

Andere Branchen, andere Archivierungspflichten

Darüber hinaus kann jedes Unternehmen natürlich auch interne Festlegungen zu Dokumentenarchivierung treffen, die jedoch nicht den gesetzlichen Forderungen widersprechen dürfen – beispielsweise zur Dokumentation einer Vertragshistorie. Mit „Archivierung“ gemeint ist dabei implizit immer auch die Revisionssicherheit, also die wirksame Verhinderung unzulässiger Änderungen und die Sicherstellung der Reproduktionsfähigkeit der aufbewahrungspflichtigen Inhalte (bildlich oder inhaltlich) über die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Gegebenenfalls zulässige Änderungen am Archivgut werden lückenlos protokolliert.

Die Schutzfunktion muss nachweislich implementiert und in Betrieb sein. Sie kann nicht alleine im Rahmen der Verfahrensdokumentation durch eine Arbeitsanweisung gegeben sein, weil ein „sachverständige Dritter“ dann nicht prüfen könnte, ob nicht doch Manipulationen stattgefunden haben. Die Schutzeinrichtung muss daher „prüfbar“ (und somit technischer nicht nur organisatorischer) Natur sein.

In anderen Branchen können noch ganz andere Archivierungspflichten hinzukommen, wobei oft Revisionssicherheit gefragt ist, sei es bei Banken und Versicherungen, sei es in der Chemieindustrie oder bei Behörden. Revisionssicherheit ist die Grundvoraussetzung für die Verarbeitung und Ablage geschäftlicher Korrespondenz. Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen dienen beispielsweise als Beleg dafür, dass ein Kunde die gewünschte Ware pünktlich erhalten und auch den korrekten Betrag dafür bezahlt hat.

Die Gesetze legen nicht fest, in welcher Form die Dokumente archiviert werden

Die Archivierung kann elektronisch in den unterschiedlichsten Text-, EDI-, ERP-, XML- oder Bild-Dateien erfolgen, aber natürlich immer auch noch ganz altmodisch auf Papier. Laut GoBD sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, sämtliche zu einem Geschäftsprozess gehörigen Dokumente zu archivieren. Also nicht nur Rechnungen, sondern auch Angebotsanfragen, die Angebote selbst oder der Auftrag. Weil diese heute oft per E-Mail erfolgt, gibt es seit 2017 die Pflicht zur Mailarchivierung. Und das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.

Aufbewahrungspflicht von E-Mails

So regeln in Deutschland unter anderem § 257 des Handelsgesetzbuches sowie § 147 der Abgabenordnung die Archivierungspflicht von E-Mails. Abhängig vom Dokumententyp schreiben sie vor, dass geschäftsrelevante E-Mails zwischen sechs und zehn Jahren archiviert werden müssen. Und zwar so, dass sie im Falle eines Audits oder einer sonstigen Prüfung schnell, unkompliziert und vor allem unverändert aufzufinden sind. Eine korrekte Mailarchivierung ist dafür entscheidend. Weil hier die Vorgaben der DSGVO zu beachten sind, kann die Mailarchivierung schnell komplex werden. Doch das muss nicht sein. Denn mit den richtigen Methoden und der passenden Archivierungssoftware geht die Mailarchivierung fast wie von selbst.

Wer also seine E-Mails korrekt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend archivieren will, der sollte auf eine automatische Mailarchivierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen. Das digitale DMS erkennt vollautomatisch alle geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails und legt sie mit einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten, wie beispielsweise Scans oder elektronischen Rechnungen, im digitalen Archiv ab. Informationsinseln, die typisch für die Arbeit mit E-Mails sind, haben so keine Chance.

Wie Sie HR-Prozesse standardisieren und optimieren

Viele Unternehmen stehen heute verstärkt vor der Herausforderung, Personalprozesse zur Suche kompetenter und engagierter Mitarbeiter für Ihren Betrieb neu zu definieren. Die Marktregeln bleiben auch im Bereich Human Resources schwierig – und beim weiterhin bestehenden Fachkräftemangel wird die Aufgabe der HR-Abteilungen, motivierte Spezialisten für die jeweiligen Segmente mithilfe spezifischer HR-Prozesse zu finden und zu halten, auch künftig nicht einfacher.

Durch den Einsatz individueller HR-Software-Lösungen lassen sich jedoch viele Aufgaben in diesem Umfeld digitalisieren und damit simplifizieren. Beginnend bei einer automatisierten Erfassung von Bewerberdaten und Bewertungsprozessen gibt es dank Digitalisierungsmaßnahmen zahlreiche Bereiche, die der Personalabteilung viel Zeit sparen und dem HR-Ressort eine ganz neue Effizienz verleihen können. Über digitale HR-Prozesse lassen sich beispielsweise auch Dienst- und Schichtmodelle ausarbeiten sowie die An- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern dokumentieren. Auch die digitale Personalakte spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Ein enorm wichtiger und auch von Gesetzgeberseite immer essenziellerer Aspekt ist zudem die lückenlose Arbeitszeiterfassung und die sichere und zentrale Speicherung sowie Verarbeitung dieser Daten mithilfe einer HR-Software. Alle Informationen der Mitarbeiter werden dabei in den digitalen Personalakten festgehalten. Die unnötige Verschwendung von Papier gehört der Vergangenheit an. So können auch Anpassungen in den Akten, beispielsweise bei der Änderung einer Gehaltsklasse oder bezüglich der Position eines Mitarbeiters, viel schneller und einfacher umgesetzt werden als bei papierbasierten Methoden.

Wie auch Sie die Vorteile der Prozessautomatisierung im HR-Segment für Ihren Betrieb bestmöglich nutzen und wie Sie das System schnell und einfach im gesamten Unternehmen implizieren und optimieren können, erfahren Sie in diesem Blog.

Was ist ein HR-Prozess / Personalprozess?

Um zeit- und arbeitsintensive Personalprozesse zu automatisieren und damit zu vereinfachen, wird in modernen Unternehmen eine HR-Software, also ein Programm für Human Resources, eingesetzt. Damit lassen sich alle Personaldaten verarbeiten. So kann die Personalverwaltung von der Datenerfassung über die Datenverarbeitung bis hin zur Datenanalyse komplett oder in vordefinierten Segmenten, wie zum Beispiel Recruiting, digitalisiert werden.

Von einem durchdachten HR-Prozess profitieren alle Abteilungen eines Unternehmens, denn das Personal-Management betrifft in unterschiedlichem Maße letztendlich sämtliche bestehenden und potenziellen Mitarbeiter im Betrieb. Am deutlichsten aber profitiert die HR-Abteilung selbst, der intern zahlreiche verwaltungstechnische Aufgaben obliegen und die als Schnittstelle zwischen Vorgesetzten und angestellten oder freien Mitarbeitern fungiert.

Aber ein HR-Prozess entlastet eben nicht nur die Personalabteilung, sondern wirkt sich organisatorisch auch positiv auf die Mitarbeiter selbst aus. Als Beispiel sei hier nur die Möglichkeit der Vereinfachung von Urlaubsanträgen genannt. Durch digitale HR-Prozesse schaffen Unternehmen zudem auch für ihre Mitarbeiter eine zusätzliche Transparenz, denn sie erhalten Zugriff auf ihre eigenen und für sie zusätzlich vom HR-Department freigegebene Daten – was die Mitarbeiter letztendlich auch besser in die HR-Prozesse mit einbindet.

Auch die Verknüpfung der HR-Software mit anderen Programmen, etwa mit der Lohnabrechnungs-Software, bietet zahlreiche Vorteile. Bei miteinander synchronisierten Systemen können die betreffenden Daten lückenlos und sicher untereinander ausgetauscht werden. Dank der Automatisierung zyklischer Prozesse werden zudem zeitliche Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle frei werden und gewinnbringend eingesetzt werden können.

Welche Personalprozesse gibt es?

Mehr oder weniger alle Aufgaben der Abteilung für Human Resources können von einer intelligenten und flexibel gestalteten HR-Software übernommen beziehungsweise von ihr zumindest unterstützt werden. Die so optimierten HR-Prozesse revolutionieren beispielsweise:

Die Personalbeschaffung

Zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter müssen entsprechende Ausschreibungen erstellt und die Beschaffungskanäle organisiert werden. Nach erfolgter Personalauswahl erfolgen die Einstellungen sowie die Erteilung der Absagen. Abgeschlossen wird die erfolgreiche Personalbeschaffung mit der Durchführung von Onboarding-Maßnahmen.

Die Personalplanung

Ein entscheidender Faktor ist die prinzipielle Planung des Personalbedarfs und die Organisation des Personaleinsatzes. Dabei gilt es auch, Unter- und Überbesetzungen im Auge zu behalten und zu eliminieren oder, noch besser, gar nicht erst entstehen zu lassen.

Die Personalbetreuung

Der große Bereich der Personalbetreuung umfasst primär das Verwalten von Arbeits- und Fehlzeiten, die Vergütung der Mitarbeiter mit Löhnen, Gehältern oder Honoraren, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen sowie nicht zuletzt das Abführen der spezifischen Steuern und Abgaben.

Die Personalentwicklung

Neben permanenten Mitarbeitergesprächen gehören die Durchführung von Beurteilungen und das Organisieren von Zielvereinbarungen zur Personalentwicklung. Entsprechende Maßnahmen zur Umsetzung der Entwicklung von Mitarbeitern und Führungskräften müssen umgesetzt, Entwicklungspläne erstellt werden. Auch hier spielt die Digitalisierung der Personalentwicklung eine maßgebliche Rolle.

Die Personalfreisetzung

Am Ende der Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und einem Mitarbeiter steht die Personalfreisetzung. Hierbei werden personelle Austritte abgewickelt, Zeugnisse ausgestellt und das Offboarding auf technischer Ebene durchgeführt.

Keine Angst vor der Digitalisierung von Prozessen in der Personalabteilung

Selbst viele Unternehmen, die der Digitalisierung aufgeschlossen gegenüberstehen, haben hinsichtlich der Automatisierung, Standardisierung und Optimierung der Personalabteilung immer noch Hemmungen. Oftmals gilt die Ansicht, HR-Prozesse seien ein sogenanntes „People’s business“, also eine Aufgabe, die allein von Menschen zu erledigen ist. Schließlich geht es hier um die Mitarbeiter eines Betriebs. Ob Recruting, Onboarding, Urlaubsanträge oder die Verwaltung von Personalakten – alles dreht sich um den Faktor Mensch, der wiederum maßgeblich am Erfolg des ganzen Unternehmens beteiligt ist.

Alle HR-Prozesse innerhalb eines Unternehmens sind von entscheidender Wichtigkeit und bedürfen einer besonders sorgfältigen Bearbeitung. Doch die können Mitarbeiter nur erledigen, wenn sie genügend Zeit dafür haben, wenn sie nicht von langwierigen Routinearbeiten aufgehalten werden und sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. An dieser Stelle bietet die Standardisierung von HR-Prozessen ein großes Optimierungspotenzial innerhalb von Personalabteilungen, etwa bei der Team-Vernetzung oder bei der Erstellung zuverlässiger Workflows für Recruiting oder Mitarbeitergespräche.

Diese HR-Prozesse profitieren am meisten von einer Optimierung

Generell ergibt sich aus einer Standardisierung und Optimierung der HR-Prozesse eine Reduktion von Papier. Bei der Transformation von einer analogen zu einer digitalen Personalabteilung werden in einem ersten Schritt alle vorhandenen papierbasierten Dokumente in eine digitale Form überführt und in ein digitales Archiv sortiert. Die digitale Personalakte sorgt dafür, dass alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Unterlagen an nur einem Ort sicher aufbewahrt werden und jederzeit schnell aufzufinden sind. Aus diesem Grund bietet das Digitalisieren, Bündeln und Organisieren von Personalunterlagen ein großes Optimierungspotenzial für HR-Prozesse.

Wer auf die Digitalisierung der Personalabteilung setzt, profitiert zudem von vorgefertigten, digitalen Workflows, die eine erhebliche Erleichterung und Zeitersparnis begünstigen. Das wiederum führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im gesamten Unternehmen.

Mit Personalprozessen ganz einfach Routinearbeiten standardisieren

Jede Personalabteilung hat mit detaillierten HR-Prozessen zu tun, die wichtig für den gesamten Betrieb sind. Denn hier operiert jede Abteilung früher oder später mit Abläufen, die die Mitarbeiter betreffen. Von Einarbeitungen und Kündigungen über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich eines Unternehmens vertraut sein und alle dazugehörigen Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten können. Und das funktioniert am besten mittels standardisierter HR-Prozesse.

So bieten vor allem alltägliche Routineaufgaben ein großes Potenzial zur Optimierung, handelt es sich hierbei doch überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Eine Standardisierung verhindert an dieser Stelle lange E-Mail-Ketten sowie einen Zeitverlust durch permanente Statusabfragen.

Auch regelmäßige Mitarbeitergespräche gehören zu jenen HR-Prozessen, die von standardisierten Abläufen profitieren. Mit der richtigen Software lassen sich diese nämlich noch besser planen, strukturieren und auswerten. Und je besser ein Gespräch strukturiert ist, desto schneller lässt es sich durchführen.

Mit digitalen HR-Prozessen auf dem richtigen Weg

Doch nicht nur Routinearbeiten verfügen über Optimierungspotenzial. Auch das Recruiting sowie das Onboarding neuer Mitarbeiter lassen sich durch Standardisierung wesentlich verbessern. Tritt beispielsweise ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen ein, so kann ihm eine optimale Planung den Eintritt sehr erleichtern. Digitale HR-Prozesse sorgen an dieser Stelle dafür, dass alle wichtigen Informationen direkt ab dem ersten Tag für ihn verfügbar sind. Außerdem können alle relevanten Abteilungen jegliche, den neuen Mitarbeiter betreffende Aufgaben digital einsehen und ihm in seinen ersten Arbeitstagen behilflich sein. So können auch neue Arbeitskräfte ein Unternehmen innerhalb kürzester Zeit mit ihrem Können unterstützen.

Gleiches gilt für das Recruiting: Wer hier auf standardisierte und optimierte HR-Prozesse setzt, sorgt für ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Hierzu gehört es, dass die Anforderungsprofile an Bewerber detailliert mit den betreffenden Abteilungen abgestimmt sind. Mittels Online-Bewerbungsformularen können sich potenzielle neue Mitarbeiter schnell und einfach für einen Arbeitsplatz bewerben. Dieses lässt sich wiederum ebenso schnell für alle Berechtigten einsehbar machen. Das fördert einen reibungslosen Informationsfluss. Hinzu kommt die Vereinfachung in der Koordination und Organisation von Terminabstimmungen für Bewerbungsgespräche.

HR-Prozesse sicherer gestalten

Gerade in Personalabteilungen ist Sicherheit ein Thema von höchster Priorität. Denn hier geht es um die Bearbeitung vertraulicher Unterlagen. Deswegen ist es besonders wichtig, Zugriffsberechtigungen klar zu definieren und den Zugang zu den jeweiligen Dokumenten ausreichend zu sichern. Das bedeutet aber nicht allein, Unterlagen in einer sicheren Umgebung zu speichern. Um Mitarbeiter und Unternehmensdaten zu schützen, bedarf es einer Software, die so programmierbar sein muss, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.

Digitale HR-Prozesse bieten folglich etliche Ansatzpunkte für eine Standardisierung und Optimierung, um einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Dennoch gibt es innerhalb mancher Unternehmen Bedenken, dass menschliche Arbeitskraft dadurch überflüssig werden könnte – lassen sich doch mittlerweile viele Vorgänge automatisieren.

In der Realität sieht das jedoch anders aus, denn einige wichtige Aufgaben einer Personalabteilung sind nicht durch automatisches Arbeiten zu ersetzen. So zum Beispiel die Förderung von Kompetenzen, die Auswahl der besten Talente sowie der Aufbau eines Talentpools. Dafür braucht es tatsächlich den Menschen selbst.

Gleiches gilt für das Führen von Bewerbungsgesprächen. Nur ein Mensch kann entscheiden, wer auch auf mentaler und emotionaler Ebene in ein Team passt. So ist es am Ende die Mischung aus manuellen und automatisierten HR-Prozessen, die ein Unternehmen langfristig erfolgreich macht.

Tipps für die Optimierung von Personalprozessen

Die technische Komponente ist somit immer nur ein Teil der HR-Digitalisierung. Denn der Prozess hat eben auch einen ganz menschlichen Faktor, bei dem alle involvierten Mitarbeiter inklusive des Managements auf dem Weg hin zur digitalen Personalverwaltung mitgenommen werden müssen. Hierzu geben wir Ihnen nachfolgend einige Tipps:

Einsatzbereiche definieren

Am Anfang steht die Unternehmens-spezifische Entscheidung, in welchen Bereichen die Transformation hin zu digitalen HR-Prozessen am sinnvollsten ist und daher zuerst implementiert werden sollte. Dabei bieten sich in der Regel zusammengefasst primär diese Segmente an:

  • Personalentwicklung / Recruiting
  • Bewerbermanagement
  • Personalverwaltung
  • Mitarbeitergespräche
  • Weiterbildung
  • Digitale Personalakte
  • Performance- und Kompetenz-Management

Interne Skills aufbauen

Überlegen Sie sich auch, über welche digitale Kompetenzen die HR-Abteilung selbst für die Anforderungen der digitalisierten HR-Prozesse verfügen muss. Auch das Ressort für HR muss zunächst das digitale Know-how für diese Transformation entwickeln. Diese Skills müssen nicht nur das Wissen zur Anwendung der neuen Software beinhalten, sondern auch ein grundlegendes Verständnis hinsichtlich der Funktionsweise der HR-Software. So verhindern Sie, dass weiterführende und sinnvolle Funktionen der Software gegebenenfalls nicht genutzt werden.

Haben sich sowohl Führungskräfte als auch die übrigen Mitarbeiter mit der HR-Software ausreichend vertraut gemacht und stehen dem System offen gegenüber, können alle Involvierte über so genannte Employee Self Services etwa selbständig Urlaube oder Weiterbildungen beantragen beziehungsweise genehmigen, gemeinsame Betriebsziele definieren und vieles mehr.

Datenschutz-Zertifizierung beachten

Bei jeder Digitalisierung von Daten muss in besonderem Maße an den Datenschutz gedacht werden. Achten Sie darauf, dass die HR-Software Ihres Anbieters entsprechend zertifiziert ist. Natürlich sind auch die Anwender der Software selbst dem Schutz der Daten verpflichtet. Prinzipiell empfiehlt es sich, die sensiblen Daten einer HR-Software nicht in öffentlich zugänglichen Räumen zu nutzen. Eine genau Rechte-und-Rollen-Vergabe stellt zudem sicher, dass Mitarbeiter nur auf für sie freigegebene Daten Zugriff erhalten.

Neue Strukturen intern etablieren

Grundsätzlich bedeutet die Digitalisierung von HR-Prozessen eine enorme Erleichterung für die Mitarbeiter. Die Aufgabe der HR-Division ist es, die sich daraus ergebenden neuen Strukturen der Zusammenarbeit intern zu konstituieren. Dazu gehören in einem modern ausgerichteten Unternehmen auch die Implementierung von Software für eine virtuelle Zusammenarbeit der Mitarbeiter, um auch mobiles Arbeiten und eine Flexibilisierung von Arbeitszeiten zu realisieren.

Viele wichtige Bereiche entfallen in Summe also auf die Human-Resources-Abteilung – doch mit der Nutzung digitalisierter HR-Prozesse lässt sich diese Mammutaufgabe in Unternehmen jeder Größe meistern.

Fazit

In einer Zeit, in der der Fachkräftemangel Unternehmen in Deutschland vor erhebliche Herausforderungen stellt, kommt den Personalabteilungen eine immer entscheidendere Rolle zu. Denn der Kampf um neue Talente wird mit zunehmend harten Bandagen geführt und entwickelt sich für manche Branchen geradezu zur Überlebensfrage. Umso unverzichtbarer ist es, HR-Abteilungen fit für die aktuellen Aufgaben zu machen – und das gelingt am besten über digitale HR-Prozesse.

Die HR-Abteilung operiert naturgemäß mit sensiblen personenbezogenen Daten, für die datenschutzrechtliche Vorgaben zu jeder Zeit und vollumfänglich eingehalten werden müssen. Mit einer sicheren HR-Software haben Sie alle ihre HR-Prozesse in organisatorischer, technischer und rechtlicher Hinsicht immer perfekt im Griff.

Recruiting-Prozesse, das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Lohnbuchhaltung sowie das Daily Business der HR-Abteilung lassen sich mithilfe einer modernen HR-Software spürbar effizienter gestalten. Der gesamte Human-Resources-Bereich wird signifikant entlastet – und kann sich so endlich mehr auf den enorm wichtigen zwischenmenschlichen Part seiner Arbeit konzentrieren.