5 juristische Fallen, die Sie mit elektronischer Rechnungsstellung umgehen

Die elektronische Rechnungsstellung spart Unternehmen viel Zeit und einiges an Geld. Schnell, unkompliziert und leicht einzusetzen, vereinfacht sie auch kleinen Betrieben die Buchhaltung und trägt einen großen Teil dazu bei, Arbeitsabläufe effizienter und effektiver zu machen. Doch damit das Finanzamt die elektronischen Rechnungen anerkennt und ein Unternehmen die Vorsteuer geltend machen kann, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten. Welche fünf juristischen Fallen Sie auf jeden Fall kennen sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Elektronische Rechnungsstellung richtig angehen

Generell gilt, die elektronische Rechnungsstellung ist über viele Wege realisierbar. Als Mail mit oder ohne PDF- oder Textanhang, als Web_Download, via De-Mail oder E-Post oder als Computer-Fax – die Möglichkeiten zur Übermittlung sind vielfältig. Eine bestimmte Technologie zur Übermittlung ist nicht vorgeschrieben. Dennoch lauert bereits hier die erste juristische Falle, die Sie auf jeden Fall kennen sollten.

1. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers

Wenn Sie sich in Ihrem Unternehmen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen entschieden haben, ist das sicher eine kostengünstige und effiziente Alternative zum herkömmlichen Papierversand. Nur wenn Ihre Kunden dagegen sind, kommen Sie nicht weiter. Um allen Ansprüche seitens des Finanzamts genügen zu können, ist es essenziell, dass Ihr Rechnungsempfänger die elektronische Rechnungsstellung akzeptiert. Seine Zustimmung kann auf zwei Arten erfolgen: Entweder trifft er eine sogenannte stillschweigende Willenserklärung, indem er Ihnen die geforderten Beträge einfach überweist. Oder, was empfehlenswert ist, Sie setzen auf eine schriftliche Einverständniserklärung. So sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite. Zusätzlich haben Sie damit auch die Option, gemeinsam festzulegen, ob Sie die Rechnung verschlüsselt übermitteln oder nicht.

2. Die Aufzeichnungspflicht beachten

Während die elektronische Rechnungsstellung früher mit hohen technologischen Anforderungen wie beispielsweise einer elektronischen Signatur oder der Anbindung an ein Elektronic Data Interchange (EDI) Verfahren aufwartete, hat sich die Situation heute wesentlich geändert. Durch das Steuererleichterungsgesetz von 2011 und die EU-Rechnungsrichtlinie 2015/45/EU von Juli 2010 gab es wesentliche Vereinfachungen im Umgang mit elektronischen Rechnungen. Rechtlich gilt seitdem jedes Dokument als Rechnung, das eine Lieferung abrechnet. Der Vorsteuerabzug ist dadurch nicht gefährdet und der Aufwand der Rechnungsstellung erheblich vereinfacht. So lohnt sich dieses Verfahren auch für kleinere Unternehmen. Doch auch hier gibt es eine wichtige juristische Falle zu beachten: die Aufzeichnungspflicht!

Genau wie bei Papierrechnungen ist es erforderlich, elektronische Rechnungen aufzubewahren und zu archivieren. Dabei muss jede Eingangsrechnung mindestens 10 Jahre lang in einem Archiv abgelegt und darüber hinaus jederzeit lesbar sein. Konkret bedeutet das: Der Rechnungseingang muss genau dokumentiert und immer nachweisbar sein. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss spätestens im Falle eines Audits mit Mahngebühren oder hohen Bußgeldern rechnen. Hinzu kommt, dass elektronische Rechnungen in genau dem Format abgelegt sein müssen, in dem sie eingegangen sind. Denn hier lauert eine weitere juristische Falle für die elektronische Rechnungsstellung.

3. Vorsicht bei Veränderung der Dokumente

Alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung in ihrem Originalzustand ablegen zu müssen, bedeutet auch, dass man diese Dokumente nicht verändern darf. Passiert es, dass ein Mitarbeiter Teile einer Rechnung oder die gesamte Datei löscht, handelt dieser rechtswidrig. Passieren kann es bei alltäglichen Arbeitsprozessen dennoch. Deswegen sollten Sie immer genauestens prüfen, dass alle Rechnungen in dem Format abgelegt sind, das sie bei ihrer Übermittlung hatten. Hinzu kommt, dass alle elektronischen Rechnungen auch bei Änderungen in der IT-Struktur des Unternehmens immer vollständig verfügbar bleiben müssen.

Auch umgekehrt gibt es einige Risiken, über die Sie sich bewusst sein sollten. Denn fehlende oder falsche Rechnungsangaben können auch Rechnungen treffen, die Sie selbst zu begleichen haben. Als Empfänger dürfen Sie diese auf keinen Fall korrigieren oder ergänzen. Geben Sie dem Rechnungssteller umgehend Bescheid und greifen Sie nicht in den Prozess ein. Andernfalls erfüllen Sie den Strafbestand der Urkundenfälschung!

4. Echtheit der Dokumente nachweisbar machen

Eine weitere juristische Falle für die elektronische Rechnungsstellung lauert bei der Echtheit der Rechnungsdokumente. Damit Sie die Vorsteuer geltend machen können und das Finanzamt Ihre Rechnungen anerkennt, müssen Sie einige rechtliche Bedingungen beachten. Dazu gehört auch, dass Ihr Unternehmen jede Rechnung überprüft und jede Überprüfung dokumentiert. Wichtig ist hierbei, zwischen zwei Prüfungsarten zu unterscheiden.

Auf der einen Seite gibt es das innerbetriebliche Kontrollverfahren nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG. Dieses erfordert lediglich den Nachweis und die Kontrolle über die Echtheit Ihrer Rechnungsdokumente. Auf der anderen Seite steht die Forderung, dass all jene Angaben in einer elektronischen Rechnung enthalten sind, die in § 14 Abs. 4 UStG genannt sind. Diese sind besonders wichtig für den Vorsteuerabzug. Ein elektronisches Prüfverfahren hat auch hier entscheidende Vorteile. Es geht wesentlicher schneller als eine manuelle Prüfung, es minimiert Fehlerquellen und es prüft und dokumentiert das Vorgehen in einem Schritt. Für ein Unternehmen bedeutet das eine erhebliche Einsparung an Zeit und Kosten.

Weiterhin wichtig für die elektronische Rechnungsstellung ist auch, dass Ihre Dokumente vier Punkte hinsichtlich ihrer Authentizität erfüllen: die Echtheit der Herkunft, einen unversehrten Rechnungsinhalt, die Lesbarkeit und die Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinn.

5. Fristen beachten

Gerade für Unternehmen wie beispielsweise Vermessungstechniker, Bauunternehmen oder Immobilienmakler, deren Arbeit mit Grundstücken zusammenhängt, gibt es eine wichtige Regelung für die elektronische Rechnungsstellung zu beachten. Sie sind dazu verpflichtet, alle Rechnungen an andere Unternehmen und Personen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, innerhalb von nur sechs Monaten auszustellen. Missachten Sie diese Vorschrift, drohen Ihnen Bußgelder bis zu einer Höhe von 5.000 Euro. Geld, das sich sicher sinnvoller investieren ließe.

Juristische Fallen vermeiden mit Hilfe eines DMS

Mit Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung auf dem Vormarsch, denn die Richtlinie fordert einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Für ein Unternehmen, dass bei seiner Buchhaltung und Rechnungsstellung lediglich auf ein Standardprogramm des jeweiligen Betriebssystems wie beispielsweise Excel sowie auf die Ablage in manuell angelegten Ordnern setzt, ist es schwer, dieser Forderung nachzukommen. Aus diesem Grund bietet es sich an, mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) zu arbeiten. Ein leistungsfähiges DMS übernimmt und automatisiert Routineaufgaben und vereinfacht die elektronische Rechnungsstellung erheblich.

Ob automatische Annahme von Rechnungen und deren elektronische Zeiterfassung mit Zeitstempel, Rechnungsbearbeitung oder Ablage und Archivierung – ein digitales DMS kann zeitaufwändige Aufgaben schnell und einfach erledigen und erfüllt zudem die gesetzliche Forderung einer Verfahrensdokumentation. Zudem minimiert es die Fehlerquellen manueller Arbeit und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen alle anderen gesetzlichen Richtlinien ebenfalls einhält. So sind Sie in Sachen juristischer Fallen bei der elektronischen Rechnungsstellung immer auf der sicheren Seite. 

Dieser Artikel ist auf Grundlage eingehender Recherchen und nach besten journalistischen Grundsätzen verfasst. DocuWare kann dennoch keine Rechtsberatung geben. Wenden Sie sich deswegen im Zweifel an einen Fachanwalt.

Lohnt sich die Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen

Wer hat als Kind nicht davon geträumt – ein Roboter, der Hausaufgaben macht und das Zimmer aufräumt? Der Wunsch nach einer Automatisierung zeitintensiver, aber notweniger Aufgaben ist wohl uralt. Heute, im Zeitalter der Digitalisierung zeigt er sich nicht nur bei Kindern, sondern vor allem bei großen Unternehmen: in der Prozessautomatisierung. Welche Vorteile Firmen durch digitale und automatisierte Prozesse haben und wann sich die Prozessautomatisierung auch für Sie und Ihr Unternehmen lohnt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Prozesse definieren und ihre Potenziale erkennen

Geht es in einem Unternehmen darum, manuelle Aufgaben zu automatisieren und überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren, so ist die passende Prozessautomatisierung gefragt. Doch um die zu finden, sind im Vorfeld einige wichtige Schritte und Überlegungen zu machen. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten. Aus diesem Grund geht es an erster Stelle darum, festzulegen, was sich überhaupt hinter dem Begriff des Prozesses verbirgt.

Im Allgemeinen meint ein Prozess einen Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen. Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei verlieren sie in den meisten Fällen viel Zeit und Geld, was sich mittels Prozessautomatisierung vermeiden lässt.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen

Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Im alltäglich anfallenden Papierwust hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, drohen Ihrem Unternehmen nun Mahnkosten und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das kann zwar passieren, ist jedoch ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass sich durch Prozessautomatisierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) schnell, einfach und sicher umgehen lässt. Ein intelligentes DMS oder ECM sorgen zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.

In Sachen Betriebsprüfungen kann die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder ebenfalls vermeiden. Darüber hinaus unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren

Klar ist, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Zwei Abteilungen, die in jedem Unternehmen maßgeblich davon profitieren, sind zweifelsohne die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung. Erstere zieht dabei erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier nämlich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt. Auf diese Weise sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie wiederum für andere gewinnbringende Projekte investieren können. Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert und das ab dem ersten Tag.

Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Unternehmen, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet. Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.

Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Studien zeigen, dass viele Unternehmen sich aller Vorteile zum Trotz noch immer scheuen, ihre Prozesse durch Workflow Management gänzlich zu automatisieren. Hierfür gibt es mehrere Gründe, die sich jedoch schnell widerlegen lassen. Zum einen ist es in vielen Fällen die Größe eines Unternehmens, die Verantwortliche abschreckt, eine umfassende Prozessautomatisierung durchzusetzen. Dabei lohnt es sich bereits für kleine Unternehmen, alltägliche Arbeiten mittels DMS oder ECM zu erledigen. Zwar steht auf der einen Seite die Investition einer größeren Summe für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen. Das kommt am Ende nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch dem gesamten Unternehmen zu Gute.

Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen mittlerweile viel Wert darauf, wie zukunftsfähig ein Unternehmen ist. Und auch für Sie liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.