Warum fällt vielen mittelständischen Unternehmen das Management wichtiger Informationen so schwer? Meistens liegt das ganz einfach daran, dass es keine zentrale Stelle für die Ablage ihrer Geschäftsdokumente gibt. Die Dokumente müssen also zunächst an verschiedenen Orten gesucht werden, was den schnellen Zugriff verhindert. Vor allem dann, wenn die Informationen auf Papier und nicht elektronisch gespeichert sind.

Oft sind Informationen sowohl auf Papier als auch digital gespeichert – aber leider nicht sauber strukturiert und geordnet. Mit anderen Worten: Durch Digitalisierung allein werden die Probleme im Dokumenten-Management nicht gelöst.

Digitalisiert ein mittelständisches Unternehmen seine Papierarchive und den Dokumentenfluss, bleiben einige Dokumente trotzdem schwer zugänglich und sind umständlich zu bearbeiten. Das kommt insbesondere dann vor, wenn Prozesse sich dauernd ändern, weil die Organisation der zugehörigen Dokumente – sei es ihre Form oder ihr Name – nicht den Erwartungen der Anwender entspricht.

Ohne das richtige Dokumentenmanagement-System (DMS) als Organisator aller im Unternehmen anfallenden Dokumente im Hintergrund bleibt das digitale Dokumenten-Management genauso chaotisch wie die Papierablage. Denn oft ist es mühsam, Dateien in den digitalen Ordnern des Computers bei Bedarf wiederzufinden.

Wer dabei mit verschiedenen IT-Systemen arbeiten muss und die Informationen nicht auf Anhieb findet, wird sich mit Gedankenstützen und Eselsbrücken behelfen, was neue Ineffizienzen verursacht und das Potential des digitalen Dokumenten-Managements verschenkt. Mit anderen Worten: Ohne ein in die führenden IT-Anwendungen integriertes DMS werden viele Vorteile verschenkt.

Integration führt zur Organisation der Dokumente

Ein übergreifendes DMS lässt eine Arbeitsumgebung im Unternehmen entstehen, die sämtliche Geschäftsdokumente aus allen IT-Systemen – inklusive Buchhaltung, CRM und Warenwirtschaft – konsistent und aktuell bereitstellt, und zwar als Single Point of Truth. Widersprüchliche Informationen aus redundanten Quellen mit teilweise veralteten oder veränderten Dokumentenkopien gehören der Vergangenheit an. Wenige Mausklicks genügen und das DMS stellt die gewünschte Information bereit. Diese Integration des DMS in die IT-Infrastruktur bringt drei entscheidende Vorteile im Arbeitsalltag:

1. Beschleunigung von Anfragen und Absprachen

Ist die Fibu-Software, zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics, Sage oder Datev, in das DMS integriert, lassen sich etwa telefonische Rückfragen zu Rechnungen schnell beantworten. Falls der Kunde erklärt, er habe bereits bezahlt oder nie eine Rechnung erhalten, kann das schon während des Telefonats am Bildschirm geprüft werden. So lässt sich feststellen, ob die Rechnungsadresse stimmt oder ob sich bei der Überweisung ein Zahlendreher in die Rechnungsnummer eingeschlichen hat. Das Gleiche gilt für Reklamationen und Bestellungen, wenn DMS und CRM- beziehungsweise ERP-System integriert sind.

2. Fundiertere Entscheidungen

Die Zentralisierung und Integration des Dokumenten-Managements erleichtert den Einsatz von Tools für Business Analytics, zum Beispiel bei der Auswertung der Ergebnisse einer mit dem CRM-System gestarteten Marketing-Kampagne. Dank Vorher/Nachher-Vergleichen wird schnell klar, ob eine Maßnahme sich lohnt oder ob eine Entscheidung falsch war und korrigiert werden muss. Dieser analytische Informationszugriff macht das Unternehmen wettbewerbsfähiger.

3. Vereinfachte und automatisierte Workflows

Auf Basis des DMS lassen sich digitale Workflows schaffen, die den Fluss der Informationen durch das Unternehmen automatisieren. Das beschleunigt die Geschäftsprozesse nachhaltig. Außerdem ist so nachweislich sichergestellt, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, bevor eine Rechnung bezahlt oder bestellte Ware geliefert wird. Denn alle in den Zahlungs- oder Lieferungsprozess involvierten Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail informiert und mit den für ihre Entscheidung oder Prüfung erforderlichen Dokumenten versorgt. Automatische Erinnerungen an die Empfänger oder die Weiterleitung an Stellvertreter verkürzen den Prozess zusätzlich.

Damit die Workflows auch tatsächlich und nachhaltig effizienter werden, lohnt sich also eine genaue Betrachtung der aktuellen Ausprägung der Geschäftsprozesse. Auf Basis dieser Analyse sollten die Prozesse dann noch vor der DMS-Implementierung optimiert werden. Sonst bringt die Digitalisierung wenig – außer einer Beschleunigung des Chaos.

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