Für viele scheint es ein ewiger Traum zu sein: das papierlose Büro. Einfach alle Dokumente digitalisieren, Aktenberge minimieren und keinen Papierstau im Drucker haben. Mit einigen wenigen, aber effektiven Schritten lässt sich dieser Traum in die Realität umsetzen. Lesen Sie hier, wie das Digitalisieren von Dokumenten funktioniert und was die fünf wichtigsten Gründe sind, um direkt damit zu beginnen.
Alles in unserer Welt entwickelt sich in Richtung smarte Technologien. Autos, Computer oder Handys – sie alle setzen auf die digitale Vernetzung, um ihren Nutzern den (Arbeits-) Alltag zu erleichtern. Nur in Büros herrscht aus heutiger Sicht oft noch Steinzeit. Berge von Papier füllen Schreibtische, Ordner und Lagerräume. Sie beanspruchen Platz, erfordern Geld und benötigen vor allem Arbeitszeit. Gerade das Suchen von Dokumenten in etlichen Ablagen kostet Mitarbeiter Zeit und Nerven. Einen großen Vorteil hat, wer hier auf die Arbeit mit digitalen Dokumenten setzt. Denn Dokumente digitalisieren verspricht garantiert einen dauerhaft geringeren Arbeitsaufwand sowie effizientere Prozesse und ist ganz nebenbei auch noch schnell realisierbar.
5 entscheidende Gründe, jetzt Ihre Dokumente zu digitalisieren
Dokumente digitalisieren spart nicht nur Kosten, sondern vor allem auch Stauraum und Arbeitszeit. Für Sie bedeutet das erhebliche Vorteile, die Ihren gesamten Arbeitsalltag neu gestalten:
1. Digitalisierung und Automatisierung durch Workflows
Dokumente digitalisieren bedeutet in erster Linie, dem langen Suchen von benötigten Dokumenten ein Ende zu setzen. Technisch richtig eingerichtet, können sich alle berechtigten Mitarbeiter schnell Zugriff auf entsprechende Dateien verschaffen. Stehen alle relevanten Informationen mit wenigen Klicks bereit, lassen sie sich innerhalb weniger Sekunden an beliebig viele Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Abteilungen verteilen, unabhängig davon, mit welchen IT-Systemen diese gerade arbeiten. Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht eine Automatisierung vieler Routineaufgaben. So entfallen manuelle Vorgänge und Geschäftsprozesse gestalten sich effizienter. Das erleichtert nicht nur mühsame Arbeiten, sondern begünstigt darüber hinaus auch eine schnellere und genauere Bearbeitung von Rechnungen, Aufträgen und Serviceanfragen.
Vor allem die elektronische Rechnungsstellung birgt ein riesiges Potenzial zur Verbesserung betrieblicher Workflows. Übermittelt beispielsweise ein Lieferant digitale Informationen zu einer Bestellung, lassen sich alle für die Bearbeitung nötigen Daten automatisch aus den Dateien der digitalisierten Dokumente und elektronischen Formulare extrahieren. Sachbearbeiter müssen Daten nur einmalig erfassen und können danach unbegrenzt auf sie zugreifen. Das fördert eine effiziente Bearbeitung betrieblicher Vorgänge.
2. Digitalisierung von Dokumenten spart Kosten und verbessert Inkassovorgänge
Vor allem die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens profitiert davon, Dokumente zu digitalisieren. Gerade im Inkasso bzw. in der Debitorenbuchhaltung gestalten sich Zahlungsangelegenheiten oft schwierig. Hat ein Kunde seine Rechnung noch nicht bezahlt und erhält neben Mahnungen auch telefonische Aufforderungen, ist es oft schwierig, alle Unterlagen zu seiner Bestellung direkt parat zu haben. Alle Dokumente digitalisieren kann hier Abhilfe schaffen. Intelligente Sortierungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen direkt und mit wenigen Klicks abrufen können und das zeitintensive Suchen in Papierarchiven entfällt. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Nerven und beschleunigt den Zahlungseingang. So lässt sich der gesamte Cashflow eines Unternehmens signifikant verbessern.
Mit der Digitalisierung von Dokumenten lässt sich zudem auch einiges an Kosten sparen: Allein für Erstellung, Bearbeitung, Versand und Archivierung von Papierrechnungen geben deutsche Unternehmen jährlich rund 30 Milliarden Euro aus. Geld, das sich an anderen Stellen sicher sinnvoller investieren ließe.
3. Größere Agilität herstellen
Schnelligkeit und Flexibilität sind absolut notwendig, um im Wettbewerb mit der Konkurrenz mithalten zu können. Wer seine Daten gut strukturiert und sortiert hat, kann alle Anfragen, die sein Unternehmen betreffen, direkt und ohne Verzögerung bearbeiten. Dokumente digitalisieren bedeutet also eine hohe Zeitersparnis. Das wiederum lässt Unternehmen konkurrenzfähig bleiben und schafft oft sogar entscheidende Vorteile gegenüber dem Wettbewerb. Hinzu kommt ein großer qualitativer Nutzen, denn von schnelleren Arbeitsprozessen profitieren auch die Kunden. Und zufriedene Kunden kaufen mehr, was wiederum eine Steigerung des Umsatzes bedeutet.
4. Durch digitale Dokumente werden unternehmerische Risiken minimieren
Dokumente digitalisieren verspricht nicht nur einen schnelleren Arbeitsfluss, sondern macht ein Unternehmen auch zuverlässiger. Zunächst sorgen dauerhafte Backups dafür, dass alle Daten ausreichend gesichert sind. So sinkt das Risiko eines Datenverlustes. Außerdem sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente über einen gewissen Zeitraum, oftmals Jahrzehnte, aufzubewahren und jederzeit im Originalzustand zur Verfügung zu haben. Sind alle Dokumente digitalisiert und gesichert, liegen sie auch nach Jahren noch unverändert vor. Wenn ihre Sicherung den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien entspricht, sind sensible Daten wie beispielsweise Personalakten oder Verträge durch eine digitale Aufbewahrung ebenfalls besser archiviert.
5. Verwaltung von digitalen Dokumenten ermöglicht mehr Transparenz
Nehmen Unternehmen Abstand von der Arbeit mit Papier und arbeiten stattdessen mit digitalen Dokumenten, erleichtert das auch dem Management seine Arbeit. Fortschritte der Geschäftsprozesse lassen sich in Echtzeit überwachen und Probleme oder Verbesserungschancen direkt ausmachen. So behält das Management den Überblick über alle wichtigen Aufgaben innerhalb des Unternehmens und kann bei Bedarf sofort handeln. Vor allem transparente Zahlungsprozesse ermöglichen eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Bei eventuellen Verzögerungen kann das Management direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden.
Die Grundlage der Dokumentendigitalisierung: Hard- und Software finden
Dokumente digitalisieren hat nicht nur entscheidende Vorteile, sondern ist zudem schnell im Arbeitsalltag realisierbar. Ist die Entscheidung für ein digitales Dokumentenmanagement gefallen, startet die Arbeit bei der Suche nach der richtigen Hardware. Viele der bereits vorhandenen Dokumente in Papierform müssen eine digitale Form bekommen. Zur Digitalisierung eignet sich am besten ein Scanner. Je nach Anforderungen und Größe des Büros kann man entweder einen mobilen oder einen Arbeitsplatzscanner wählen. Wichtig hierbei ist, dass die Hardware einfach zu bedienen ist und eine zügige Arbeit begünstigt. Der Blatteinzug sollte mehrere Papiergrößen und -dicken verarbeiten können und alle Dokumente gerade und fehlerfrei einziehen. Diverse Elektronikhersteller bieten hier unterschiedlichste Produkte an, die sich für die meisten Anforderungen eignen.
Auch die Software ist essenziell, wenn es um die reibungslose Digitalisierung von Papierdokumenten geht. Diese sollte unterschiedliche Dateiformate erzeugen können. Für die langfristige Archivierung digitaler Dokumente empfehlen sich TIF- oder PDF/A-Formate. Diese sind über viele Jahre mit allen möglichen Betriebssystemen kompatibel, sodass die gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung erfüllt sind. Eine OCR-Funktion erkennt den Textinhalt eines Dokumentes und stellt ihn separat als Volltext zur Verfügung.
Betriebssystem oder digitales Dokumentenmanagement-System?
Zunächst eignet sich jedes Betriebssystem für die digitale Archivierung von Dokumenten. So setzen die meisten Unternehmen bereits auf eine Ablage elektronisch erstellter Dokumente in digitalen Ordnern. In vielen Fällen aber ist die Sortierung unübersichtlich und nicht von allen Abteilungen einheitlich strukturiert. Das erschwert die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten eher, als dass es sie erleichtert. Kommen dann noch Scans, gespeicherte Mails und andere Dateien hinzu, ist das Chaos vollendet. Je mehr Dateien also verfügbar sind, desto unübersichtlicher wird es. Die einzig sinnvolle Lösung, die hier Abhilfe schaffen kann, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS). Neben seinen umfangreichen Such- und Filterfunktionen bietet es viele Möglichkeiten, Dokumente zu verschlagworten und mit zusätzlichen Infos zu versehen. Eine standardisierte und gut nachvollziehbare Benennung der Dokumente begünstigt zudem das leichte Wiederfinden. Cloud-basiert oder lokal installiert bietet eine DMS Software also entscheidende Vorteile, wenn es um den schnellen Zugriff auf Dateien geht.
Sind alle Dokumente in digitaler Form vorhanden und gut strukturiert abgelegt, geht es vor allem darum, die Mitarbeiter ausreichend für das neue System zu schulen. Zwar ist das mit Kosten verbunden, die sich in einer direkten Gegenüberstellung mit den Einsparungen aber als sinnvoll herausstellen. Sind nämlich alle Mitarbeiter mit dem digitalen Arbeiten vertraut, lernen sie schnell, die Vorteile des Systems zu schätzen und Dokumente digitalisieren als erhebliche Effizienzsteigerung zu nutzen.
